戴麗虹

高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作存在的問題與對策研究

戴麗虹

高校學(xué)生數(shù)量的增長以及人事制度改革的推進(jìn)，高校畢業(yè)生就業(yè)日益多元化，這給學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作帶來了新的挑戰(zhàn)和難題。因此，聯(lián)系我校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的實際情況，試圖針對目前學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞過程中普遍存在的問題提出些針對性的建議。

學(xué)生檔案；檔案意識；轉(zhuǎn)遞方式

基于高校學(xué)生檔案對學(xué)生個人及用人單位的重要價值，對學(xué)生檔案工作方面的研究越來越多，主要集中在高校學(xué)生檔案的價值、高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀、問題及對策等方面。本文試圖就高校學(xué)生檔案管理工作中的轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)進(jìn)行研究，針對存在的問題進(jìn)行闡述并提出改進(jìn)措施。

一、高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作存在的問題

(一)檔案意識較薄弱

高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的順利完成需要專職檔案員、兼職檔案員、學(xué)生的良好配合。專職檔案員的檔案意識相對較高，對學(xué)生檔案的了解與認(rèn)識更清楚。高校兼職檔案員主要是指輔導(dǎo)員。輔導(dǎo)員的檔案意識相對較薄弱，能對學(xué)生檔案有基本了解，但由于自身教學(xué)管理工作繁重，在學(xué)生檔案工作上精力投入較少。檔案意識最薄弱的則是學(xué)生。學(xué)生對學(xué)生檔案的了解甚少，不知道其對自身發(fā)展的價值，更不清楚檔案安全轉(zhuǎn)遞的重要性。

一方面，很多大學(xué)生在填寫歸檔檔案材料時不重視，不按規(guī)定要求書寫，書寫內(nèi)容隨便，這些問題雖小，卻會影響最終的檔案轉(zhuǎn)遞，延長學(xué)生檔案整理郵寄時間。另一方面，學(xué)生不能及時提交檔案郵寄信息、不及時查詢檔案去向。考取研究生、公務(wù)員、事業(yè)單位的學(xué)生需將調(diào)檔函及時上交輔導(dǎo)員，由于檔案意識的欠缺，部分學(xué)生往往不能及時上報信息，這導(dǎo)致部分學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞延遲，不能在用人單位規(guī)定時間內(nèi)寄達(dá)檔案。每年畢業(yè)季我校檔案室都會按照就業(yè)處的就業(yè)分配方案將學(xué)生檔案寄出，并將郵寄單號及相關(guān)信息掛于校園網(wǎng)，同時還通知各學(xué)院告知學(xué)生讓其上網(wǎng)查詢以確認(rèn)檔案是否正確郵寄。但很多學(xué)生對此不重視，認(rèn)為自己沒有正式單位，只有考公務(wù)員、事業(yè)單位才需要檔案，有些學(xué)生甚至不知道檔案郵寄這回事。此外，現(xiàn)在很多單位人事關(guān)系完全被勞動合同關(guān)系取代，并不接收學(xué)生檔案。這也是學(xué)生不夠重視檔案的原因之一?；谶@種檔案意識缺乏，很多檔案成為“棄檔”。在工作中經(jīng)常遇到畢業(yè)很多年的學(xué)生回母校找檔案的情況，只有需要檔案的時候才知道檔案的重要性卻已然不知檔案去向。

(二)學(xué)生檔案管理制度欠完善

雖然高校檔案工作日益受到重視，但相對于教學(xué)、行政等類檔案，高校學(xué)生檔案起步較晚，并未被給予高度重視。目前很多高校的學(xué)生檔案管理工作都有一些管理制度，但都相對籠統(tǒng)，缺乏完善的有針對性的學(xué)生檔案管理制度。大多數(shù)高校學(xué)生檔案由學(xué)生處或者檔案館(室)保管。欠完善的管理制度會讓學(xué)生檔案在收集、整理、移交各個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，最終增加學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的難度或?qū)е虏糠謱W(xué)生檔案不能及時轉(zhuǎn)寄。由于工作量大，各部門在畢業(yè)季集中移交檔案材料時問題較多。如：材料填寫不規(guī)范，材料不符合歸檔要求，材料缺失，材料種類多、數(shù)量大導(dǎo)致的移交手續(xù)不齊全等問題。這些問題都易造成檔案不完整并直接影響學(xué)生檔案郵寄工作。此外，很多高校都沒有一套針對學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的管理制度或章程，沒有明確檔案轉(zhuǎn)遞的整理流程及相關(guān)人員在轉(zhuǎn)遞工作中的職責(zé)分工等事項，一定程度上影響學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的有序開展。以我校為例，學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞流程主要是：我們將招生就業(yè)處發(fā)來的派遣信息按郵寄需要進(jìn)行部分刪減后傳至郵局；郵局按照此信息打印出快遞單并按班級、學(xué)號依次排序；將檔案裝入快遞袋并貼上相對應(yīng)的快遞單；郵局派專人取走檔案；雙方簽移交清單(一式兩份)；將郵寄信息掛在校園網(wǎng)供查詢。但每年在此環(huán)節(jié)中還是會出現(xiàn)一些或大或小的問題。這都要求我們以學(xué)生檔案管理工作具體要求為依據(jù)，逐步健全學(xué)生檔案管理制度并有針對性的制定管理章程，規(guī)范學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，營造良好的制度環(huán)境。

(三)學(xué)生檔案管理隊伍建設(shè)需加強(qiáng)

高校檔案工作的合理有序開展需要一支相對合理和專業(yè)化的檔案人員隊伍。目前很多高校仍存在人員結(jié)構(gòu)配置不合理之處，檔案專職工作人員配備數(shù)量與自身檔案規(guī)模不相符。高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作主要集中在畢業(yè)生離校階段，需集中整理一屆畢業(yè)生在校期間產(chǎn)生的需歸檔的材料，工作量大且有時間限制。這要求檔案專職人員和兼職人員投入較大精力去管理學(xué)生檔案。但檔案專職人員配備不夠，兼職檔案員精力不夠且更換頻繁，這樣的檔案隊伍建設(shè)嚴(yán)重限制了學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的開展。以宿州學(xué)院為例。首先，我校專職檔案人員三名，應(yīng)對大批量的學(xué)生檔案整理歸檔郵寄工作完全力不能及，通常是招勤工儉學(xué)的學(xué)生協(xié)助做好此工作。但學(xué)生畢竟對檔案了解少，短期的教導(dǎo)并不能完全確保檔案的歸檔郵寄工作準(zhǔn)確無誤，這使得學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作存在安全隱患。其次，我校各二級學(xué)院和部門兼職檔案員不固定，更換頻繁，易導(dǎo)致檔案專職人員與兼職人員的聯(lián)系交流困難。兼職檔案員通常是各學(xué)院的行政(黨務(wù))秘書或輔導(dǎo)員，他們本身的教學(xué)、行政、管理任務(wù)繁重，投入在學(xué)生檔案上面的精力少之又少，在收集整理檔案材料時很容易出現(xiàn)內(nèi)容不規(guī)范、材料缺失等現(xiàn)象，這對學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作持續(xù)發(fā)展存在制約。

(四)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞方式較混亂

長期以來，機(jī)要郵寄一直是大學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞的主要方式。2015年4月，中國郵政集團(tuán)公司發(fā)布文件，“自2015年6月1日起，各省(含自治區(qū)、直轄市，下同)郵政公司各級機(jī)要通信機(jī)構(gòu)停止收寄和投遞各大專院校、人社部門及所屬各級人才交流中心的各類‘大學(xué)生檔案’”，“引導(dǎo)有關(guān)單位將原由郵政機(jī)要通信渠道傳遞的‘大學(xué)生檔案’轉(zhuǎn)由‘EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞’等方式傳遞”。2015年6月25日，教育部辦公廳、人力資源社會保障部辦公廳、國家郵政局辦公室又聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞有關(guān)事項的通知》(教學(xué)廳函[2015]39號)，明確指出：“2015年高等學(xué)?？赏ㄟ^郵政機(jī)要通信轉(zhuǎn)遞高校畢業(yè)生檔案”，“已與郵政部門簽署協(xié)議的高校，畢業(yè)生檔案可采取EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞方式轉(zhuǎn)遞”。傳統(tǒng)的機(jī)要郵寄方式正規(guī)、系統(tǒng)、安全，但郵寄速度相對較慢；EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞方式則速度較快，查詢便捷。因此，我?，F(xiàn)在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞方式是機(jī)要與EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞兩種方式相結(jié)合。這兩種方式各有利弊，能結(jié)合使用的確可以提高檔案轉(zhuǎn)寄的效率。但是兩種郵寄方式適用范圍的不明確，接收單位接收檔案方式的不確定等因素都影響著學(xué)生檔案的安全及時郵寄。往往我們用EMS郵寄的檔案會被退回，或機(jī)要方式郵寄的檔案不能及時寄達(dá)。這些問題都成為學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作開展的制約因素。此外，現(xiàn)在學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞還出現(xiàn)一種自帶方式。以往檔案是不允許本人攜帶的，但現(xiàn)在很多用人單位急用或者其他原因允許本人攜帶檔案去報道。學(xué)生個人來提取檔案，我們則需要在成千的檔案中找出該份檔案，這也一定程度上降低了我們的工作效率，延長了學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞時間，加大了學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的難度。

二、做好學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的有效措施

(一)加強(qiáng)宣傳工作，提升檔案意識

專職檔案員在提高自身檔案意識的同時，要加大宣傳力度，讓兼職檔案員和學(xué)生充分認(rèn)識學(xué)生檔案的價值，了解學(xué)生檔案在學(xué)生日后升學(xué)或工作中的重要作用。檔案意識提高才能凝固力量，做好高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。一方面，學(xué)?？梢酝ㄟ^校內(nèi)宣傳板、校園網(wǎng)等資源大力宣傳學(xué)生檔案相關(guān)知識，包括學(xué)生檔案材料內(nèi)容、學(xué)生檔案材料填寫要求、學(xué)生檔案價值、學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程、學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞注意事項等內(nèi)容。也可以將這些內(nèi)容編制成冊發(fā)放下去，提高他們對學(xué)生檔案的認(rèn)知，進(jìn)而提升檔案意識，更重視學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。另一方面，開展培訓(xùn)并將培訓(xùn)常態(tài)化。這里主要是指專職檔案員對兼職檔案員的培訓(xùn)。專職檔案員應(yīng)定期(例如每年畢業(yè)季到來之前)就學(xué)生檔案的知識組織兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞知識，總結(jié)上一年學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作中出現(xiàn)的問題，指出該年學(xué)生檔案工作中需注意的事項等。由于檔案專職人員和學(xué)生接觸較少，對學(xué)生的檔案教育培訓(xùn)還得通過兼職檔案員進(jìn)行開展。輔導(dǎo)員可以在日常的學(xué)生管理工作中多提及學(xué)生檔案方面的知識，認(rèn)真指導(dǎo)學(xué)生如何規(guī)范填寫各類檔案材料，告知學(xué)生基本注意事項，如及時提交檔案材料、及時查詢檔案去向等。目前我校主要通過網(wǎng)站宣傳的形式提高學(xué)生的檔案意識，擴(kuò)展學(xué)生的檔案知識；同時會在學(xué)生畢業(yè)回校辦理離校手續(xù)時派一名專職檔案工作人員在大學(xué)生事務(wù)中心進(jìn)行檔案價值、檔案郵寄等知識的介紹宣傳并接受咨詢。

(二)完善管理制度，營造優(yōu)良制度環(huán)境

高校學(xué)生檔案管理工作良性發(fā)展的前提和保障就是一套健全完善的規(guī)章制度。如果沒有健全的學(xué)生管理制度做支撐，學(xué)生檔案管理水平無法提升，易導(dǎo)致學(xué)生檔案從建檔、歸檔到轉(zhuǎn)寄過程中的錯誤及混亂現(xiàn)象。一是高校應(yīng)健全完善學(xué)生檔案管理制度。制度應(yīng)明確學(xué)生檔案的任務(wù)和歸檔范圍，細(xì)化新生檔案接收、在校期間檔案收集整理、歸檔、郵寄這一系列環(huán)節(jié)中的基本要求，保障學(xué)生檔案的完整與安全性。制度還需確定各部門在學(xué)生檔案管理工作中的職責(zé)范圍，確保分工清楚，各執(zhí)其責(zé)。專職檔案工作人員除了負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理的大方向，也要時常指導(dǎo)培訓(xùn)兼職檔案員如何更好地做好這項工作。良好的制度環(huán)境可以讓學(xué)生檔案管理工作做到有章可循。二是制定學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作方面的規(guī)章制度。在方向性的學(xué)生檔案管理制度指導(dǎo)下，需根據(jù)學(xué)校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞實際情況，明確學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞的各項要求。如明確轉(zhuǎn)遞流程、與郵局的移交手續(xù)、學(xué)生自取的手續(xù)，確定每種轉(zhuǎn)遞方式適用的檔案范圍等。細(xì)化的完善的學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞章程可以更好地保障該工作的順利開展。

(三)建立合理檔案管理隊伍，加強(qiáng)人員素質(zhì)培養(yǎng)

首先，高校應(yīng)根據(jù)本校檔案工作實際適當(dāng)擴(kuò)大檔案專職人員隊伍，可招聘檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)生，保障學(xué)校檔案工作人員數(shù)量及質(zhì)量。足夠的檔案專職人員才能保證學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作安全開展。其次，高校檔案管理人員應(yīng)不斷提高自身綜合素質(zhì)，包括理論素質(zhì)和實踐能力，提高檔案管理工作效率及服務(wù)水平。專職檔案工作人員應(yīng)加強(qiáng)對學(xué)生檔案管理知識的學(xué)習(xí)，關(guān)注學(xué)生檔案管理研究方面最新知識，充分學(xué)習(xí)并運用到學(xué)生檔案安全管理工作中。同時要做好對學(xué)校各部門兼職檔案管理人員檔案安全知識的培訓(xùn)教育，并將此類培訓(xùn)經(jīng)常化、規(guī)律化。在實際工作中不斷創(chuàng)新，與其他兄弟院校多交流學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作中的經(jīng)驗；同時做好對兼職檔案員的培訓(xùn)，加強(qiáng)與兼職檔案員的溝通聯(lián)系，并要求其做好對學(xué)生的宣傳工作，督促其配合學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的開展。最后，高校應(yīng)為學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞管理加大投入，包括資金、人力、政策各方面的投入。

(四)合理利用郵寄方式，確保轉(zhuǎn)遞安全

高校應(yīng)根據(jù)最新政策，聯(lián)系本校工作實際，明確機(jī)要方式和EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞方式這兩種郵寄方式的適用范圍，有效利用兩種方式做好學(xué)生檔案的安全轉(zhuǎn)遞。我校目前采取的措施是：外省及考取研究生的學(xué)生的檔案一律用機(jī)要方式轉(zhuǎn)遞；其他檔案一律用EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞方式轉(zhuǎn)遞。如若接收單位有明確要求轉(zhuǎn)遞方式，我們則嚴(yán)格按照要求郵寄檔案。同時，針對個別學(xué)生自取檔案的現(xiàn)象，我們也有嚴(yán)格要求。自取檔案的學(xué)生必須攜帶接收單位調(diào)檔函及本人身份證件，填寫檔案領(lǐng)取表并簽字確認(rèn)。我們也會和學(xué)生強(qiáng)調(diào)聲明由他們本人自取的檔案無論何種情況一律不接受退回。這兩年我校采取這兩種郵寄渠道相結(jié)合的方式，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作相對便捷安全。在日后的工作經(jīng)驗中會不斷地完善，總結(jié)經(jīng)驗，細(xì)化快遞方式各自適用的檔案范圍。

作為學(xué)生在高校求學(xué)期間各項活動的真實性記錄，學(xué)生檔案對學(xué)生的個人發(fā)展存在巨大價值。高校應(yīng)加大對學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的重視程度，提高學(xué)生檔案意識，健全完善學(xué)生檔案管理制度，合理采取郵寄方式確保檔案的安全轉(zhuǎn)遞。

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責(zé)任編輯：李應(yīng)青

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1673-1794(2016)06-0134-03

戴麗虹，宿州學(xué)院辦公室碩士，研究方向：高校檔案管理(安徽 宿州 234000)。

安徽省高等學(xué)校檔案工作協(xié)會一般研究項目(2016yb21)

2016-09-11