黃澤珊

摘 要：傳統(tǒng)的文書檔案管理方法由于工作效率低，從而影響著檔案現代化管理的實施。在實踐當中，文書檔案以件歸檔將克服傳統(tǒng)以卷歸檔的弊端，更加符合單位的發(fā)展需求與方向。

關鍵詞：文書檔案；以件歸檔；措施

文書檔案作為檔案管理的重要組成部分，它記載著單位的所有發(fā)展過程，在任何有關單位的事情處理過程、成果進行詳細記錄。隨著我國經濟的快速發(fā)展，檔案管理人員在不斷創(chuàng)新文書檔案的管理策略，以往的以卷歸檔已被淘汰，而以件歸檔開啟了文書檔案的新篇章。

1 文書檔案以件歸檔的優(yōu)點

（1）跟基本原則更契合，有利于檢索

單位整理文書檔案的基本原則是：必須遵循文書的自然形成規(guī)律，確保文件之間的有機聯(lián)系不被破壞。以件歸檔是客觀標準，嚴格遵循了文書的自然形成規(guī)律，減少整理過程中的隨意性。同時，以件歸檔按照年度、機構等進行分類，并按照時間及成套性進行排列，促使文件之間的有機聯(lián)系完好無損。另外，以件歸檔的方法不僅加強了對單位文書檔案的整理、歸檔，還加強了對檔案信息的組織，通過提示相關文件、編制專題目錄等方法加強文件之間的有機聯(lián)系，對文書檔案信息的檢索更有利。

（2）以件歸檔更簡便易行，確定性更高

傳統(tǒng)以卷歸檔的文書檔案整理方法要求檔案人員以個人的經驗為依據進行主觀判斷，通常會使人產生難以掌握標準的無力感，導致整理工作繁雜、難度較大。而以件歸檔的方法按照年度、機構及保管期限等進行分類整理，不僅簡化了文書檔案的整理程序，還降低了工作難度，促使文書檔案工作更加簡便易行。同時，傳統(tǒng)的整理方法是以檔案人員的主觀判斷為依據的，于是不同的檔案人員整理就會出現多種不同的結果，導致文書檔案歸類交叉，組卷很不合理，在擬寫案卷標題時通常會出現偏差等。而以件歸檔的整理方法使用的是客觀的標準，消除檔案人員的主觀臆斷，即便整理文書檔案的人員不同，整理的結果也是一致的，且不需要進行案卷標題的歸納、擬寫，促使單位整理文書檔案的確定性更高。

（3）便于單位鑒定、開放及利用檔案

不管是使用以卷歸檔的傳統(tǒng)整理方法，還是使用以件歸檔的新方法，單位對于文書檔案的鑒定單位都是“件”。首先，在文件鑒定方面，如果單位使用傳統(tǒng)的整理方法，當不同價值的文件出現在同一裝訂案卷中時，就需要拆卷，重新分類整理后再裝訂，否則案卷里的一些已經超過保管期限的無價值文書檔案就會繼續(xù)存在，這樣不僅會增加單位文件鑒定工作人員的勞動量，還無法取得較好的鑒定效果。以件歸檔的文書檔案整理方法能很好地克服這一弊端，因為以件歸檔的方法不需要立卷裝訂，各個文件之間存在相對的獨立性，當鑒定單一的文件時，不會對其他文件鑒定造成影響，也不會出現價值不同的文件排放在一起的問題。其次，在開放利用文書檔案方面，以卷歸檔的方法把數份文件裝訂成一卷，嚴重影響了單位對單件文件的開放及利用。以件歸檔的方法促使單位在利用文書檔案時針對性更強，單件文件可以獨立開放，將有效避免文件閱讀范圍的擴大。同時，在單位辦公自動化軟件的支持下，單份文件可以充分開放，利用率被大大提高。

2 加強文書檔案以件歸檔管理的策略

（1）提高文書檔案以件歸檔的標準化程度

當單位的文書檔案被收集、入室之后，文書檔案人員必須第一時間按照單位既定的保管期限、歸檔范圍等標準完成文書檔案以件歸檔的整理工作。首先，單位文書檔案保管期限的標準規(guī)定應進一步明晰，檔案人員在整理時不僅要重視各個文件之間的有機聯(lián)系，還要將存在必然邏輯聯(lián)系的文書檔案放在一起，防止檔案的價值被孤立劃分；不僅要鑒定文書檔案的實際內容，還要研究其作用，避免片面地看待檔案價值。其次，檔案人員在整理文書檔案時，并不是每一份文件材料都需要以件歸檔，而應仔細分析、區(qū)別對待，掌握好文化檔案以件歸檔的范圍要求，不僅要防止有文必歸及重份文件現象的出現，還要避免發(fā)生有檔不歸的現象，確保在單位歸檔范圍內的、有價值的每一份文書檔案都以件歸檔。例如，單位重要的文書檔案底稿應包括其歷次修改稿，并將這些修改稿視作重要文件一起歸檔。不在單位歸檔范圍內的文書檔案可由相應部門自行保管一定的期限，之后按照規(guī)定進行銷毀。例如，單位各部門辦公室經辦的介紹信、出門條及去倉庫領用物品時產生的領料單等文書檔案就不在單位的歸檔范圍里，不需要以件歸檔。因此，檔案人員在以件歸檔整理單位的文書檔案時應充分掌握標準化程度，以提高單位文書檔案管理水平。

（2）提高單位檔案人員的業(yè)務素質

雖然以件歸檔的方法大大簡化了單位檔案人員的文書檔案整理工作，但以件歸檔并不是隨意整理或取消整理，而應嚴格按照標準化的程序進行整理，減少出錯，甚至可以避免出錯，以使歸檔文件有序。造成單位文書檔案以件歸檔出錯的主要原因是檔案人員自身：其一，客觀原因。單位每一年都會招聘一些新的檔案人員，他們不熟悉檔案業(yè)務，對以件歸檔整理方法的掌握不夠。其二，主觀原因。單位一部分檔案人員受到傳統(tǒng)觀念的影響，很難接受以件歸檔的新理念、新方法等。因此，單位文書檔案人員應努力提高自身業(yè)務素質，確保以件歸檔工作標準化、規(guī)范化。

首先，單位新進的檔案人員要盡快進入崗位角色。其一，新進人員在思想上應正確認識文書檔案管理工作，認真對待以件歸檔，認識到以件歸檔是一項專業(yè)性很強的文化檔案管理工作。單位的文書檔案工作是重點，怎么收集文書檔案、怎么以件歸檔等都不是一蹴而就就能掌握的。其二，新進人員應主動參與各種業(yè)務培訓活動，不僅要掌握整理單位文書檔案必要的理論知識，還要重點掌握單位文書檔案的操作性、應用性等知識，如以件歸檔應如何進行、整理步驟是怎樣的等，確保將單位以件歸檔整理文書檔案的標準吃透，以便在實踐工作中熟練運用。其次，在單位從事較長時間檔案工作的人員也應及時更新知識，自覺執(zhí)行新的以件歸檔標準。這部分檔案人員是單位文書檔案戰(zhàn)線上的中堅力量，他們更應緊跟檔案工作的發(fā)展步伐，主動接受繼續(xù)教育，不斷更新自身業(yè)務知識體系，熟悉并嚴格執(zhí)行國家新出臺的檔案業(yè)務規(guī)定，不能一味固守傳統(tǒng)的以卷歸檔理念、做法。在以件歸檔過程中，檔案人員應積極主動收集文書檔案、材料，并嚴格執(zhí)行標準，在提高自身業(yè)務水平的同時避免出現錯誤，強化對文書檔案工作的責任心。

3 結語

以件歸檔的方法確實為單位檔案人員帶來方便，但它同時也對檔案人員提出了新的要求和挑戰(zhàn)，檔案人員不僅要充分認識到以件歸檔的優(yōu)勢，還要重視提高自身業(yè)務素質，不斷改進文書檔案工作，確保單位文書檔案管理工作標準化，從而為單位的發(fā)展提供優(yōu)質服務。

參考文獻

[1] 霍奇道. 高?；n案以“件”歸檔的嘗試與實踐——以無錫工藝職業(yè)技術學院為例[J]. 出國與就業(yè)（就業(yè)版），2011（22）：148.