陳久麗

摘 要：隨著社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的不斷加速，傳統(tǒng)檔案管理方法在經(jīng)歷了科技化變革之后，信息化、數(shù)字化、智能化等服務(wù)將成為其下一個(gè)必然靠近的趨勢(shì)。同時(shí)，在現(xiàn)有的檔案管理方法當(dāng)中，與互聯(lián)網(wǎng)“大”意識(shí)糅合共促，將成為當(dāng)今檔案管理工作的一種全新趨勢(shì)，亦將成為提升檔案管理質(zhì)量、滿足現(xiàn)代化社會(huì)人們對(duì)于檔案管理工作需求的必然途徑。為此，本文以互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的檔案特征為切入點(diǎn)，分析了檔案的價(jià)值基礎(chǔ)，并結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)提出了提高、改善檔案管理效能的若干建議，以期為我國(guó)檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供有益參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；互聯(lián)網(wǎng)；智能檔案

檔案管理，顧名思義就是指相關(guān)的檔案部門對(duì)于實(shí)體的或是信息檔案等資料進(jìn)行的一系列管理和利用工作。而隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，數(shù)字檔案在管理發(fā)展中存在的一系列問題與弊端逐漸凸顯。比如數(shù)字時(shí)代所生成的多媒體、電子信息檔案與固有的實(shí)體檔案管理思維之間的矛盾，海量數(shù)據(jù)信息與有限的人力、物力之間的矛盾，落后的檔案管理能力與先進(jìn)的社會(huì)檔案管理需求之間的矛盾等。鑒于當(dāng)下這一發(fā)展現(xiàn)狀，檔案管理事業(yè)該如何發(fā)展？如何緩解傳統(tǒng)檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化過程中呈現(xiàn)出的矛盾等一系列問題，本文將就此展開探討。

1 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的檔案特點(diǎn)

（一）資源服務(wù)社會(huì)化。檔案管理工作的最終目的即是服務(wù)群眾、實(shí)現(xiàn)信息資源社會(huì)化。為此，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下推進(jìn)其信息化進(jìn)程是實(shí)現(xiàn)改革創(chuàng)新的必然路徑，具體地說，即建立信息共享平臺(tái)與基礎(chǔ)設(shè)施，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息利用社會(huì)化、信息服務(wù)差異化。

（二）數(shù)據(jù)資源共享化。立足于信息化社會(huì)，互聯(lián)網(wǎng)普及與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使得數(shù)據(jù)資源獲取、共享成為現(xiàn)實(shí)，使得散落于世界各個(gè)角落的每一個(gè)人都能夠通過計(jì)算機(jī)訪問數(shù)據(jù)信息資源。在此環(huán)境下，數(shù)據(jù)檔案館、檔案信息系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，由此進(jìn)一步提高了數(shù)據(jù)資源的共享程度。

（三）信息存取自動(dòng)化?；ヂ?lián)網(wǎng)下的檔案管理，積極應(yīng)用了信息技術(shù)，從而有效實(shí)現(xiàn)了信息自動(dòng)化存取，改變了以往紙質(zhì)檔案的收集、保管耗時(shí)耗力的情況，大部分區(qū)域基本上全面實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)資源數(shù)字化、電子化目標(biāo)，從而進(jìn)一步提高了檔案管理工作的效率。

（四）資源開發(fā)智能化。信息化條件下，先進(jìn)科學(xué)技術(shù)取代傳統(tǒng)檔案工作方式，管理人員無須花費(fèi)大量精力、時(shí)間處理瑣碎工作。使檔案管理工作人員能夠從繁瑣的工作中解放出來，有了更多精力投入到檔案資源的開發(fā)中去。與此同時(shí)，在信息化技術(shù)支持下，檔案資源開發(fā)也開始向著深層次、高水平、智能化發(fā)展，能夠更好的滿足不同角度、不同層次讀者需求。

2 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的基礎(chǔ)組成

客觀地說，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的基礎(chǔ)主要由下述幾部分組成：其一，社會(huì)發(fā)展需求。檔案是知識(shí)的載體，因此，檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)必須要符合社會(huì)發(fā)展的需求。而互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案電子化管理方式的廣泛普及等變化趨勢(shì)，也都是為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求而產(chǎn)生的，因此，歸根結(jié)底，檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)就是為了對(duì)社會(huì)的應(yīng)用需求予以回應(yīng)。其二，專業(yè)內(nèi)在需求。從檔案管理的作用來說，其主要包括行政作用和科學(xué)作用兩部分。但隨著現(xiàn)代管理工作當(dāng)中各種信息科技的融入與應(yīng)用，傳統(tǒng)檔案中的行政作用在不斷被弱化，科學(xué)屬性卻在不斷被增強(qiáng)，不斷增強(qiáng)的科學(xué)作用又在更廣泛的范圍內(nèi)發(fā)揮功能，當(dāng)固有的管理模式、管理思想難以維系這樣一種發(fā)展變化的態(tài)勢(shì)時(shí)，融入知識(shí)思維的檔案管理就應(yīng)運(yùn)而生。其三，技術(shù)應(yīng)用需求。各種科技信息得到快速推廣與應(yīng)用，許多傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)程中單純依靠體力和腦力勞動(dòng)的諸多工作流程，被科技智能所替代，無形之中增加了人們對(duì)于這些新領(lǐng)域的關(guān)注度和依賴性。另一方面，隨著普通工作人員對(duì)于信息利用技術(shù)的不斷加強(qiáng)，原本會(huì)影響和限制檔案社會(huì)價(jià)值實(shí)現(xiàn)的諸如社會(huì)發(fā)展水平、檔案管理意識(shí)和管理水平等限制性因素也隨著外在環(huán)境的變化而得到一定程度的改善，從而間接或直接促使了檔案管理信息時(shí)代的必然到來。

3 提高檔案管理效能的措施

（一）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。即全面提升檔案管理人員綜合能力，積極打造專業(yè)、高素質(zhì)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)，利用強(qiáng)大的人力支撐為檔案管理工作提供技術(shù)與智力支持，全面推動(dòng)檔案管理工作的順利開展。為此，檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，積極轉(zhuǎn)變思想觀念，真正認(rèn)識(shí)到互聯(lián)網(wǎng)信息傳播在檔案管理中的重要作用，深入開發(fā)、利用檔案資源，更好地為社會(huì)信息需求服務(wù)。同時(shí)，全面提高自身技術(shù)與知識(shí)儲(chǔ)備，掌握檔案管理工作特點(diǎn)，切實(shí)提高自身現(xiàn)代化技術(shù)操作能力，努力打造成社會(huì)急需的“復(fù)合型”專業(yè)人才，以更好地致力于檔案管理工作。

（二）建立健全檔案信息安全體系。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下檔案云端管理是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享和平臺(tái)公用的非常有效的檔案管理與保障方法，但其所隱藏的有關(guān)信息泄露的安全隱患也是十分令人惶恐和擔(dān)憂的。為此，建立健全檔案信息安全體系，必須將傳統(tǒng)檔案專網(wǎng)與物聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合來進(jìn)行管理，通過彼此間的相互獨(dú)立運(yùn)作，來保障檔案信息的安全、獨(dú)立，不為外界所竊。但要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，必須構(gòu)筑嚴(yán)格的云端分級(jí)系統(tǒng)，將其內(nèi)部所置檔案信息的可共享程度、安全指數(shù)進(jìn)行一定程度的劃分，其中，核心程度和密級(jí)要求越高的信息內(nèi)容越需要置于與外界相互隔離的核心平臺(tái)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理；而對(duì)于安全要求和密級(jí)程度較低的非核心性檔案，則可以利用普通的云端進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)檔案管理過程中云端共享和安全維護(hù)的融合共生。

（三）加大檔案信息系統(tǒng)建設(shè)力度。建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)即是促使檔案管理智能化、客戶使用方便化、信息資源共享網(wǎng)絡(luò)化；同時(shí)建設(shè)以網(wǎng)絡(luò)傳遞與計(jì)算機(jī)管理方式為主的新型檔案管理模式。對(duì)此，筆者建議可從幾方面入手：第一步，規(guī)范并改進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)條件下檔案管理基本工作流程，促使檔案管理與信息化需求兩者相吻合；第二步，結(jié)合檔案管理流程設(shè)計(jì)檔案信息系統(tǒng)軟件，促使檔案管理全面實(shí)現(xiàn)信息化、科技化；第三部，在建立健全完善的信息系統(tǒng)過程中，以實(shí)際為基礎(chǔ)逐步強(qiáng)化內(nèi)部控制策略，加大內(nèi)部控制制度建設(shè)力度，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理各項(xiàng)工作順利開展；第四步，充分抓住“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展契機(jī)，將公開電子文件及相關(guān)檔案積極納入信息化建設(shè)流程中去，進(jìn)一步加快數(shù)字化信息建設(shè)步伐，有步驟、有計(jì)劃地建設(shè)文件信息數(shù)據(jù)庫。此外，還可借助大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，從大量的數(shù)據(jù)信息當(dāng)中挖掘潛在的內(nèi)容資料，通過對(duì)結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容的檔案數(shù)據(jù)模型進(jìn)行篩選與轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案數(shù)據(jù)化模型的基本構(gòu)建，并結(jié)合相應(yīng)的分析、識(shí)別，來完成對(duì)于多樣化檔案信息的處理和總結(jié)，以充分發(fā)揮檔案管理在服務(wù)進(jìn)程中的作用，使之在產(chǎn)生一定信息關(guān)聯(lián)性和開發(fā)價(jià)值的基礎(chǔ)上為未來社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出突出貢獻(xiàn)。

4 結(jié)語

移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)的快速發(fā)展，加上各類網(wǎng)絡(luò)終端、手機(jī)APP技術(shù)的快速應(yīng)用，越來越多的傳統(tǒng)服務(wù)通過“指尖觸碰”便可以完成，這給傳統(tǒng)檔案管理帶來了巨大的沖擊與挑戰(zhàn)。但正是這樣一種發(fā)展現(xiàn)狀，對(duì)于數(shù)字檔案管理卻意味著更大的發(fā)展機(jī)遇，在“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下的檔案建設(shè)完全可以朝著現(xiàn)階段以互聯(lián)網(wǎng)為依托的發(fā)展模式，進(jìn)一步推動(dòng)移動(dòng)辦公與即時(shí)服務(wù)的實(shí)現(xiàn)。

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