丁春龍

摘 要：伴隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，各種各樣的信息越來(lái)越公開(kāi)透明，在為大眾提供方便的同時(shí)，也會(huì)帶來(lái)一些安全方面的問(wèn)題。高校是人員容納數(shù)量較多的場(chǎng)所，因此檔案管理是一個(gè)很重要的問(wèn)題。本文將從高校檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，分析其中存在的問(wèn)題，進(jìn)而提高高效檔案管理的水平，保證檔案信息的安全。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境；高校檔案管理；應(yīng)對(duì)方法

檔案管理在我們的生活中起著非常重要的作用，影響著我們的生活、工作和進(jìn)修學(xué)習(xí)。它是一個(gè)很重要的信息資源系統(tǒng)，在高校中被統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一安排和監(jiān)管。目前，我國(guó)的高校檔案管理還存在一定的問(wèn)題，在系統(tǒng)中存在許多漏洞。因此建立完善的高效管理系統(tǒng)，提高檔案從業(yè)人員水平，顯的尤為重要。

1 信息化環(huán)境對(duì)高效檔案管理造成的影響

1.1 對(duì)檔案管理安全造成一定的威脅

信息化時(shí)代，每個(gè)人的全部信息都處于陽(yáng)光暴曬之下。雖然檔案管理相對(duì)安全，限制較多，但相對(duì)之前安全性還是有所降低。每年，出現(xiàn)檔案問(wèn)題的學(xué)生成千上萬(wàn)，對(duì)學(xué)生的生活和學(xué)習(xí)造成了一定的困擾?，F(xiàn)在檔案管理點(diǎn)，都有專業(yè)化的信息管理系統(tǒng)，但是安全性設(shè)置上還不算太高，在加上人為因素的影響，造成安全問(wèn)題上的缺失。只要知道一個(gè)學(xué)生的姓名和其他一些信息，他人也可以進(jìn)行代領(lǐng)或查詢，帶來(lái)一定的方便的同時(shí)，也造成一定的威脅[1]。

1.2 造成了高校檔案的信息公開(kāi)

信息化公開(kāi)，是這個(gè)時(shí)代對(duì)信息領(lǐng)域的要求，每個(gè)行業(yè)都不例外。例如政府實(shí)行的信息陽(yáng)光工程，就是為了實(shí)現(xiàn)政府行政信息的透明和實(shí)時(shí)發(fā)布，實(shí)現(xiàn)外部監(jiān)管和后期工作的順利實(shí)施。信息公開(kāi)，有利于高校政務(wù)工作的開(kāi)展，提高工作效率。學(xué)生在網(wǎng)站上就能獲得學(xué)校發(fā)布的即時(shí)信息，了解學(xué)校的最新動(dòng)態(tài)，提高信息傳播的速度，便于學(xué)生生活、學(xué)習(xí)的開(kāi)展。檔案管理就是高校信息公開(kāi)中的一部分，在信息公開(kāi)中也起著一定的作用。檔案部門(mén)是學(xué)生檔案信息的集散地，同時(shí)也保留著學(xué)校許多各方面的文史、科研、管理資料，為學(xué)校其他的職能部門(mén)提供幫助，在學(xué)校管理中是重要的一個(gè)組成環(huán)節(jié)。在信息公開(kāi)大背景下，檔案部門(mén)也進(jìn)行了一定的開(kāi)放，為社會(huì)各個(gè)層面進(jìn)行服務(wù)，同時(shí)也豐富了信息原材料[2]。

2 高校在信息管理中存在的問(wèn)題

2.1 存檔設(shè)備落后，手段滯后

目前，檔案管理采用的都是人工管理。有一定的檔案存放場(chǎng)所和一定的管理模式和手段。但隨著大學(xué)生的增多，學(xué)校的規(guī)模和人數(shù)達(dá)到了空前的高度，在加上信息公開(kāi)增加了查詢和利用的次數(shù)，造成了檔案管理工作中的難度。而且，有些檔案室是跟隨著學(xué)校共同建立起來(lái)的，面積小，設(shè)施老，還采用過(guò)去落后的管理方式，分類(lèi)不到位，存在錯(cuò)放漏放亂放的特點(diǎn)，增加在查找過(guò)程中的復(fù)雜性。在一定程度上降低了管理水平和工作效率。

2.2 檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高

檔案部門(mén)是隨著高校建立成長(zhǎng)起來(lái)的，當(dāng)初進(jìn)行招募時(shí)，對(duì)檔案從業(yè)人員的要求不高，于是導(dǎo)致了現(xiàn)在的檔案人員整體素質(zhì)偏低，服務(wù)意識(shí)不高。大部分工作人員仍處于被動(dòng)的工作狀態(tài)，不懂得積極主動(dòng)的進(jìn)行業(yè)務(wù)提升和方法改造。在加上自身專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備的陳舊性，跟不上高校檔案管理的快速發(fā)展，水平上有所欠缺。并且存在服務(wù)意識(shí)淡薄、服務(wù)不好的相關(guān)問(wèn)題，這些都需要加以改進(jìn)。目前，高校的檔案管理專業(yè)性要求較高，檔案人員除了業(yè)務(wù)跟不上，也不太熟悉學(xué)校相關(guān)的運(yùn)行程序，導(dǎo)致檔案工作并未發(fā)揮大的作用。

2.3 解決“保密”與“公開(kāi)”方面的矛盾

這個(gè)是信息化時(shí)代對(duì)檔案管理水平的要求。這個(gè)要視情況而定。在解決保密問(wèn)題和公開(kāi)的情況上，要根據(jù)材料使用的地方和適用對(duì)象而定。對(duì)于要嚴(yán)格保密的材料，一定要加強(qiáng)安全防護(hù)，提高保密性；對(duì)于可以適當(dāng)共享的材料，可以放寬限制，提高它的公開(kāi)性和利用率。檔案管理人員要擯棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，更新理念，正確認(rèn)識(shí)信息開(kāi)放這一產(chǎn)物，做到與時(shí)代相呼應(yīng)，在檔案館中做到有分寸，正確開(kāi)放，適時(shí)開(kāi)放、部分開(kāi)放。

2.4 信息化系統(tǒng)利用不到位

信息化時(shí)代，給人們帶來(lái)了便捷，提供了方便。傳統(tǒng)的檔案管理需要人為的進(jìn)行控制，在加上查詢分類(lèi)要浪費(fèi)大量的人力、物力和時(shí)間。查檔案時(shí)，需要親自去進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理，如果遇到檔案未到，就相當(dāng)于白跑一趟。如果有相應(yīng)的管理系統(tǒng)，進(jìn)去輸入個(gè)人信息就可以知道檔案是否已存在檔案室，就可以減少在這方面時(shí)間的花費(fèi)，提高辦理業(yè)務(wù)的能力。目前，我們?cè)S多地區(qū)的檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上查詢，但還存在檔案歸檔時(shí)間的不能及時(shí)顯示和檔案中途的歸置未知這方面的不足。但高校與之相比還存在一定的差距，有教學(xué)系統(tǒng)內(nèi)部的檔案查詢，但是對(duì)外公開(kāi)系統(tǒng)沒(méi)有到位，某些學(xué)校學(xué)生不能在學(xué)校網(wǎng)站進(jìn)行到檔查詢。

3 高校檔案管理策略

3.1 加大資金投入，完善設(shè)備

高校檔案管理也要跟上時(shí)代的發(fā)展步伐。高校檔案管理存在經(jīng)費(fèi)不足的問(wèn)題，這個(gè)需要學(xué)校自己做好全面成本預(yù)算，加大對(duì)檔案管理的資金分配。通過(guò)加大資金投入，對(duì)檔案管理工作室進(jìn)行修繕，完善設(shè)備，對(duì)里面的用具進(jìn)行全面更新。同時(shí)學(xué)校要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理方法，借鑒其他優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)，在自己已有的管理方法上進(jìn)行揚(yáng)長(zhǎng)避短，擯棄落后的技術(shù)手段，提高檔案的信息化管理。

3.2 提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)

一方面，學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培養(yǎng)?？梢匝?qǐng)檔案管理這方面的專家多對(duì)工作人員進(jìn)行實(shí)地培訓(xùn)，提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。同時(shí)也可以選擇表現(xiàn)優(yōu)秀的人員到別的高校進(jìn)行實(shí)地學(xué)習(xí)，交流經(jīng)驗(yàn)，把好的部分應(yīng)用于現(xiàn)有的檔案管理工作中來(lái)。

另一方面，檔案館人員自身也要有一定的意識(shí)，提高對(duì)培養(yǎng)自己業(yè)務(wù)水平能力的重視。在日常生活中，自己可以去多聽(tīng)一下這方面的講座，利用網(wǎng)絡(luò)及時(shí)對(duì)自己的知識(shí)體系進(jìn)行更新。對(duì)于新的管理方法要及時(shí)的進(jìn)行嘗試，在摸索中建立適合自己部門(mén)的一套管理方法。同時(shí)也要了解學(xué)校的相關(guān)工作流程，與其他部門(mén)進(jìn)行工作上的銜接。

3.3 轉(zhuǎn)變觀念，正確認(rèn)識(shí)信息公開(kāi)與檔案管理的關(guān)系

對(duì)于信息公開(kāi)和檔案管理的矛盾，其實(shí)是由于認(rèn)識(shí)不到位導(dǎo)致的。首先在檔案工作中，要轉(zhuǎn)變觀念，正確認(rèn)識(shí)信息公開(kāi)。檔案管理是一個(gè)保密性比較強(qiáng)的工作，但是它的工作目的是為了給人們的生活、工作帶來(lái)一定的便利。單純的保密，守著檔案材料，不發(fā)揮其用處，是不正確的工作方式。在加上信息化時(shí)代的要求，對(duì)發(fā)揮檔案管理的用處提供了契機(jī)。當(dāng)然，這也是有一定的工作原則的，并不是所有的檔案材料都可以應(yīng)用，而是要根據(jù)情況來(lái)確定。具體問(wèn)題，具體分析。

3.4 發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

信息化時(shí)代，為所有的信息插上騰飛的翅膀，可以把信息輸送到世界各地。利用信息化優(yōu)勢(shì)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，建立一個(gè)完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，方便各方面工作，是一件非常有價(jià)值有意義的研究項(xiàng)目。目前，我國(guó)高校這方面還存在一定的欠缺，對(duì)檔案管理還存在一定的局限，并沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，在一定程度上不利于檔案管理工作水平的提高和信息技術(shù)的利用。

3.5 做好檔案的分類(lèi)、歸檔

目前，在高校檔案管理工作中，還存在分類(lèi)布局不合理，歸檔不到位，期間也出現(xiàn)了一定的差錯(cuò)，對(duì)學(xué)生、教學(xué)等產(chǎn)生了一定的影響。做好檔案的分類(lèi)、歸檔，是檔案管理工作的基礎(chǔ)，有利于提高檔案工作的效率，縮短檔案查找的時(shí)間。

4 結(jié)語(yǔ)

做好檔案管理工作，是學(xué)校管理的重要部分。在信息化時(shí)代，要充分利用數(shù)字優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平的大提升。

參考文獻(xiàn)

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