許珣

【摘要】企業(yè)辦公室管理工作對企業(yè)可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展具有重要的意義，因此，在新時期的背景下，企業(yè)辦公室管理要摒棄傳統(tǒng)低效的管理模式，不斷創(chuàng)新和探索高效的辦公室管理方法，才能滿足企業(yè)的發(fā)展需求，從而適應新時期社會的發(fā)展方向。本文主要探究新時期企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新及方法創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】新時期；企業(yè)辦公室管理；創(chuàng)新

由于信息化社會的迅速發(fā)展，經(jīng)濟轉(zhuǎn)型加速向縱深推進，給企業(yè)的發(fā)展壯大帶來廣闊機遇和挑戰(zhàn)。辦公室是一個為企業(yè)經(jīng)營提供服務(wù)保障的綜合性管理部門，在企業(yè)經(jīng)營中起著信息反饋、承上啟下、協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部各類資源等作用，對企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展具有很重要的促進作用。因此，在新時期的背景下，企業(yè)辦公室管理要摒棄傳統(tǒng)低效的管理模式，不斷創(chuàng)新和探索高效的辦公室管理方法，才能滿足新時期企業(yè)的發(fā)展需求，從而為企業(yè)的發(fā)展保駕護航。

一、企業(yè)辦公室的職責

企業(yè)辦公室的主要特點是服務(wù)，在此基礎(chǔ)上有幾個具體職能。第一，企業(yè)辦公室管理的制訂制度職責。制定和完善企業(yè)的各項制度是企業(yè)辦公室管理中的最重要職責，直接關(guān)系到企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。第二，企業(yè)辦公室管理的輔助決策職責。辦公室可以通過收集整理相關(guān)信息以及深層次的分析向決策者提供翔實的資料和建設(shè)性的意見，為決策者正確地做出決策提供參考和依據(jù)，為領(lǐng)導者的科學決策提供支持和保障，起到信息補充和定制操作的輔助作用。第三，企業(yè)辦公室管理的公共關(guān)系管理職責。企業(yè)辦公室要根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，積極與政府、合作企業(yè)和客戶等建立良好的公共關(guān)系，提高危機公關(guān)意識和危機處理能力，組織相關(guān)部門共同做好危機公關(guān)工作，化解各類矛盾。第四，企業(yè)辦公室管理的日常管理職責?？茖W的管理和嚴謹?shù)闹贫仁瞧髽I(yè)穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展的前提條件，辦公室的日常管理工作，就是要將管理和制度有機地結(jié)合，進一步優(yōu)化完善高效科學的管理制度和操作流程，將制度落實到日常的管理工作中，并把企業(yè)的各個部門緊密地聯(lián)系起來，起到管理、監(jiān)督、協(xié)調(diào)的作用。第五，企業(yè)辦公室的檔案管理職責。隨著企業(yè)的發(fā)展，業(yè)務(wù)檔案也越來越多。在辦公室業(yè)務(wù)管理中，要根據(jù)實際情況做好檔案的收集工作和分類歸檔保存工作，從而提高企業(yè)檔案的再利用。

二、新時期對企業(yè)辦公室管理的沖擊

（一）對辦公室的管理水平的沖擊。辦公室管理工作有極強的全局性和服務(wù)性，一個小小的失誤都可能會給辦公室管理甚至是企業(yè)造成很大的損失。因此，辦公室管理工作要求工作人員具有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，從而保證辦公室的整體管理水平的高效性。只有制定和完善辦公室管理制度，才能使得辦公室的日常工作能夠有效地運轉(zhuǎn)。只有把一些瑣碎的工作做在前面，才能使得辦公室的職能發(fā)揮出最大的功效。因此，在新時期的時代背景下，企業(yè)辦公室工作人員要根據(jù)工作中的實際情況，不斷探索和創(chuàng)新高效的管理方法，修正和完善辦公室管理制度，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化管理手段，從而提高辦公室管理工作的效率，提升管理水平。

（二）對辦公室管理職能的沖擊。在傳統(tǒng)的辦公室管理模式中，辦公室的主要工作是進行大量瑣碎的日常事務(wù)性工作，從而導致公文收發(fā)和文秘機要工作逐漸成為辦公室管理工作的代名詞，只重視辦公室管理工作的服務(wù)性，而忽略了其全局性。辦公室除了要做好日常行政服務(wù)工作之外，還要利用辦公室對企業(yè)全局性的掌握和了解，通過收集內(nèi)外部相關(guān)信息資源，幫助公司的決策者做出準確的分析和判斷，成為企業(yè)決策者的智囊團。因此，新時期給企業(yè)辦公室管理的工作屬性和職能歸屬帶來更大的要求和壓力。

（三）對辦公人員素質(zhì)的沖擊。在新時期的時代背景下，要求企業(yè)辦公室改變長期以來行政工作的單一性職能，使得辦公室工作不僅體現(xiàn)在日常工作的服務(wù)性，更重要的是善于在面臨復雜的內(nèi)外部經(jīng)營環(huán)境時足夠的敏銳性和預見性。因此，這就要求辦公室在選擇人員上的綜合考量。新時期辦公室管理應更注重提高辦公室人員的綜合管理能力、協(xié)調(diào)能力、創(chuàng)新能力，辦公室管理人員要轉(zhuǎn)變自身視野與管理理念，積極提高工作技能、拓寬和更新專業(yè)知識。因此，新時期辦公室管理的工作人員要具備調(diào)查和篩選企業(yè)發(fā)展信息的能力，積極收集與整理對企業(yè)有用的信息資源，并通過分析和研究，直接或間接地為企業(yè)領(lǐng)導決策提供一定的參考意見。

三、新時期辦公室管理及方法創(chuàng)新

（一）高效的制度建設(shè)。高效的制度建設(shè)是建立在規(guī)范有序的管理和優(yōu)化的工作流程的基礎(chǔ)上。由于辦公室的管理工作流程比較復雜，并且具有涉及范圍廣的特點，因此，必須建立嚴謹?shù)囊?guī)章制度和辦公流程，來保證辦公室管理工作規(guī)范性和有序性。在優(yōu)化工作流程方面，辦公室要堅持有序性、系統(tǒng)性、可行性、簡潔性的原則，使得辦公室的管理制度統(tǒng)籌兼顧和簡潔高效。管理者在制度審定中要根據(jù)企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃，分析工作程序，擬定工作流程的關(guān)鍵路線，從而優(yōu)化工作途徑。通過加強基礎(chǔ)管理，簡化工作流程，從而有效提高工作效率。

（二）合理的分工與合作。辦公室內(nèi)部分工的科學與合理，對提高辦公室管理的工作效率、實現(xiàn)辦公室科學化管理具有重要的意義，而如何將分工與合作有機地結(jié)合是更好地發(fā)揮辦公室樞紐作用的關(guān)鍵點。要想實現(xiàn)辦公室管理的科學化，首先就要合理地劃分辦公室的內(nèi)部職能，并將各項工作細化到崗位職責中，使得辦公室人員能夠各司其責、各盡其能，防止工作中盲點的出現(xiàn)。在合理分工的同時，要強化每位辦公室員工的責任意識和團隊意識，切實落實AB角負責制和首問負責制，加強崗位間的補位與合作，以保證辦公室的各項工作真正落到實處。

（三）發(fā)揮樞紐作用提高執(zhí)行力。辦公室作為企業(yè)內(nèi)外部公共關(guān)系的樞紐單位，要求辦公室人員不僅具有很強的協(xié)調(diào)能力和應變能力，還要有高效的執(zhí)行力。提高部門間的協(xié)作性，在協(xié)調(diào)中既要熱情、主動也要把握尺度；協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部關(guān)系時，不僅要自上而下，還要做到自下而上，運用逆向思維來解決工作協(xié)調(diào)中的困難。提高工作執(zhí)行力，辦公室人員要眼疾手快，善于掌握上級精神、領(lǐng)會領(lǐng)導意圖、傾聽了解各部門各基層的情況，根據(jù)具體發(fā)生的事件分清輕重緩急，處理工作做到忙而不亂、煩而不雜。對于企業(yè)、領(lǐng)導下達的工作目標和任務(wù)，要處理及時落實到位，以高效的執(zhí)行力提升辦公室工作的保障作用和服務(wù)水準。

（四）樹立嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L。樹立嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，一是體現(xiàn)在以嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度加強理論研究分析。辦公室不僅要圍繞企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展現(xiàn)狀和經(jīng)營管理情況，開展調(diào)查研究，也要密切關(guān)注國際國內(nèi)宏觀經(jīng)濟形勢變化以及國家重大戰(zhàn)略、產(chǎn)業(yè)發(fā)展方向、經(jīng)濟政策最新動態(tài)，拓展研究廣度和深度，持續(xù)提高研究分析能力，為領(lǐng)導決策提供有力支撐。二是體現(xiàn)在依托科學有效的數(shù)據(jù)加強信息化管理。辦公室要充分利用信息技術(shù)，要求技術(shù)部門通過收集、檢測、模擬等方法提供支持，建立一系列科學有效、直觀的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，建立簡報制度和案例分析報告制度，以科學的手段為辦公室輔助決策職能提供有效支撐。

（五）提高辦公室人員的綜合素質(zhì)?！肮び破涫?，必先利其器”，人員綜合素質(zhì)始終是做好工作的關(guān)鍵。在新時期的時代背景下，辦公室人員除了具備基本的學歷、綜合技能等條件外，還需要不斷進行自我知識的更新、創(chuàng)新能力的培養(yǎng)以及心理素質(zhì)的磨練。另外，為了保證辦公室工作的可持續(xù)性和高效性，需要引進專業(yè)性人才，以滿足新時期辦公室管理創(chuàng)新對于人才的迫切需求。

四、結(jié)束語

本文主要通過對新時期企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新的分析和探究，讓我們知道了在新時期的背景下，企業(yè)辦公室管理要摒棄傳統(tǒng)低效的管理模式，不斷創(chuàng)新和探索高效的辦公室管理方法，才能滿足新時期社會的發(fā)展需求，從而為企業(yè)的發(fā)展保駕護航。因此，辦公室管理人員要建立高效的管理制度，對辦公室內(nèi)部工作進行合理、科學地分工，使得辦公室人員能夠各司其職、各盡其能。同時提高辦公室人員的綜合素質(zhì)，形成良好的工作作風，從而增強企業(yè)辦公室管理的有效性。

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