容悅玲

【摘要】本文對信息時代發(fā)展背景下的文書檔案管理工作改革和創(chuàng)新進行了分析和探究，為新時期的文書檔案管理工作提供了一定的參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院文書檔案管理；信息社會；改革；創(chuàng)新

當前經(jīng)濟社會的發(fā)展，尤其是科學技術(shù)的發(fā)展對醫(yī)院文書檔案管理工作產(chǎn)生了深刻的影響。如何適應(yīng)新時期社會的發(fā)展，更好地提升醫(yī)院內(nèi)部文書檔案管理工作水平和質(zhì)量成為人們關(guān)注和探究的熱點。

一、信息時代下文書檔案管理的重要性體現(xiàn)

（一）文書檔案管理工作的重要價值。首先，醫(yī)院文書檔案管理工作是記錄和承載醫(yī)院建立、發(fā)展以及相關(guān)活動開展的重要文件載體，是醫(yī)院開展和優(yōu)化管理工作的重要依據(jù)。其次，文書檔案具有一定的歷史性，能夠真實反映醫(yī)院發(fā)展的業(yè)務(wù)范圍、資金使用情況和人員變動情況等等，為單位發(fā)展和社會發(fā)展提供可靠的價值信息。

（二）信息時代背景下文書檔案管理的現(xiàn)狀。首先，對信息化技術(shù)的認識仍然有待進一步提高，信息技術(shù)的普及存在一定的困難和障礙。其次，信息技術(shù)培訓工作有待進一步優(yōu)化，醫(yī)院沒有組織有效的培訓，沒有建立相關(guān)的技術(shù)輔導(dǎo)和培訓課程。另外，文書檔案管理信息化雖然帶來了工作效率的提升，但是在安全保障體系建設(shè)方面仍然存在一些問題，很容易出現(xiàn)檔案信息的破壞和丟失。

二、信息社會背景下文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新方式

（一）強化相關(guān)人員對文書檔案信息化管理的認識。在思想意識上對信息社會背景下的文書檔案信息化管理工作進行認識是新時期文書檔案管理工作改革和創(chuàng)新的首要步驟，也是十分重要的思想基礎(chǔ)。信息化發(fā)展已經(jīng)是當前經(jīng)濟社會發(fā)展的必然趨勢，任何經(jīng)濟社會活動都不可避免地會受到信息化的影響，在這種前提下，醫(yī)院要想跟上時代發(fā)展的步伐，更好地開展相關(guān)運營活動，就必須進行信息化改革。文書檔案管理是醫(yī)院的重要工作內(nèi)容，運用信息化手段開展文書檔案管理工作是必經(jīng)的途徑，這一點要在單位全體職工內(nèi)部達成共識，這樣才有利于文書檔案管理信息化工程的推進。首先，作為醫(yī)院的決策者要認識文書檔案管理的重要性，要在資金、政策和管理制度上進行積極地改革，從多個方面確保文書檔案管理信息化的建設(shè)，在管理制度上加入信息化考核和管理規(guī)范等等，在領(lǐng)導(dǎo)層面強化認識。其次，文書檔案管理工作人員也要提高自身的認識，明確自身工作的重要性，要明確未來自身工作需要改革和努力的方向，自覺地參與到信息化工作手段的培訓當中，開展自學活動，不斷提升自身的信息化管理手段應(yīng)用水平，為信息社會背景下的文書檔案管理工作提供可靠的人力保障。

（二）注重文書檔案管理工作人員信息技術(shù)培訓。醫(yī)院文書檔案管理工作人員是文書檔案管理效率和質(zhì)量的核心因素和關(guān)鍵因素，這些工作人員的技能水平直接關(guān)系到文書檔案管理工作的信息化水平，因此需要加大對文書檔案管理工作人員的信息技術(shù)培訓，提升其信息化工作技能。首先，要對文書檔案管理人員的計算機操作技能進行培訓，特別是電子病歷的查詢、核對、歸檔等，這樣才能夠有效地利用計算機開展文書檔案的信息化管理。其次，醫(yī)院要對文書檔案管理工作人員進行相關(guān)信息化管理軟件和管理系統(tǒng)操作水平的培訓，通過系統(tǒng)對醫(yī)院發(fā)展歷程、科室信息和重要事件進行記錄，這是開展具體工作的重要技能要求，同時也是新時期文書檔案管理的重要方式。

（三）構(gòu)建符合單位實際的文書檔案管理信息平臺。信息化管理平臺的構(gòu)建是信息社會背景下，文書檔案管理工作開展的重要形式，需要結(jié)合醫(yī)院的實際，構(gòu)建符合實際需求的文書檔案管理信息平臺和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。首先，要對文書檔案管理的工作體系進行全面分析，確保管理平臺建設(shè)完整性和系統(tǒng)性。其次，要對檔案信息管理的加工系統(tǒng)進行構(gòu)建，檔案信息加工是開展文書檔案管理電子化的重要步驟，要結(jié)合相關(guān)需求對文書檔案進行分類、整理，構(gòu)建文書檔案管理文件的收發(fā)渠道。另外，要建立文書檔案管理的存儲系統(tǒng)，將單位中的相關(guān)文書檔案管理信息完整地輸入到檔案存儲系統(tǒng)當中，通過相關(guān)的數(shù)據(jù)庫管理和資料庫管理對文書檔案進行管理。在建立文書檔案存儲系統(tǒng)的時候，要特別注重文書檔案管理的安全性問題，要構(gòu)建配套的文書檔案查閱系統(tǒng)和保密系統(tǒng)，對文書檔案進行便利、安全的管理，實現(xiàn)文書檔案管理的科學化和嚴密化。文書檔案管理人員作為管理者登錄系統(tǒng)，其他醫(yī)生、護士等相關(guān)人員以使用者身份進入系統(tǒng)進行檔案的查詢和應(yīng)用，針對檔案的性質(zhì)，設(shè)置文檔的保密性，例如病患的私密性、核心技術(shù)的保護等等需要特別注重保密，但是在臨床經(jīng)驗分享、工作心得學習等檔案管理方面可以開放，同時利用現(xiàn)代信息手段，對文檔進行分類管理，可以按照時間、科室以及文件的重要性等進行分類，更好地發(fā)揮文書檔案的價值和作用。

總之，醫(yī)院的文書檔案管理對單位的發(fā)展、工作計劃的制定等都起到十分重要的作用，需要根據(jù)當前的發(fā)展形勢開展信息化管理創(chuàng)新和改革。在實際工作過程中，要從提高認識、強化技術(shù)培訓和信息化平臺構(gòu)建等方面采取措施，不斷提高單位文書檔案管理的信息化水平，提高醫(yī)院的工作效率。

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