劉琴

【摘要】當(dāng)前，高校實(shí)物檔案管理工作暴露出了很多問題，這些問題如不及時(shí)處理將會(huì)對(duì)高校檔案信息的利用產(chǎn)生不利影響。本文中，筆者提出高校實(shí)物檔案管理中存在的4個(gè)主要問題，并給出建立數(shù)字化實(shí)物檔案管理、制作照片檔案、建立牌匾陳列室等對(duì)策，旨在為提高高校實(shí)物檔案管理水平提供參考。

【關(guān)鍵詞】高校；實(shí)物檔案；管理

實(shí)物檔案是指以實(shí)物為載體的，能夠反映檔案主體真實(shí)歷史面貌的特定物品，如榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、印章、字畫等等。高校實(shí)物檔案管理是高校檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容之一，同時(shí)也是高等教育事業(yè)不可缺少的環(huán)節(jié)，對(duì)于史實(shí)性要求較高的檔案需求以及重大歷史事件的傳承具有極大的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校實(shí)物檔案管理存在的問題

（一）對(duì)實(shí)物檔案管理工作重視度不足。首先，大多數(shù)人認(rèn)為高校的核心任務(wù)是教學(xué)科研等人才培養(yǎng)工作，實(shí)物檔案管理時(shí)輔助性的，甚至是無關(guān)緊要的，只有當(dāng)上級(jí)視察或富裕時(shí)間時(shí)才安排檔案管理工作。其次，檔案工作者投入了大量時(shí)間與精力在文字檔案的收集、整理上，忽視了實(shí)物檔案的整理與保管。加之實(shí)物檔案種類、形態(tài)各異，大到牌匾、錦旗，小到獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書，整理、歸集起來有一定難度，一些管理人員缺乏工作熱情，實(shí)物檔案長(zhǎng)期處于無人管理的混亂狀態(tài)。

（二）高校實(shí)物檔案管理方式落后。當(dāng)前，參與高校實(shí)物檔案管理的工作人員大多不是檔案專業(yè)出身，普遍存在著業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低、年齡偏大等問題，加之高學(xué)歷、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的管理者稀缺，導(dǎo)致實(shí)物檔案管理工作遲遲得不到發(fā)展，管理方式仍很落后。尤其是檔案管理信息化的今天，證書、牌匾、獎(jiǎng)狀等實(shí)物均需要用電腦系統(tǒng)進(jìn)行登記，一些檔案管理人員仍采用手工紙質(zhì)登記的方法，這不僅浪費(fèi)了大量時(shí)間和人力，還容易造成重要信息的丟失。

（三）管理工作循規(guī)蹈矩，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)。高校檔案工作人員對(duì)于如何利用高科技管理實(shí)物檔案、如何提高檔案信息服務(wù)效率缺乏實(shí)質(zhì)性創(chuàng)新，有些檔案管理人員在接手實(shí)物檔案后，不愿花心思與精力去解決實(shí)物檔案的存放問題，也不愿依據(jù)實(shí)際情況制定出一套簡(jiǎn)便、快速的實(shí)物檔案接待查詢方案，致使實(shí)物檔案管理常年以陳舊的模式運(yùn)行，服務(wù)效率較為低下。

（四）實(shí)物檔案質(zhì)量不高，無法有效開發(fā)利用。以往，實(shí)物檔案管理工作過于注重檔案數(shù)量，盲目收集實(shí)物檔案，這造成實(shí)物檔案的質(zhì)量和利用率不高。一些有價(jià)值的實(shí)物檔案被埋沒于眾多實(shí)物檔案中，一旦使用難以找到。譬如，對(duì)于榮譽(yù)證書的管理，工作人員大多不做分類直接堆到一個(gè)地方，利用時(shí)需要耗費(fèi)大量人力和時(shí)間進(jìn)行翻找。而一些獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案由于怕借用損壞，常年堆積在角落中，利用價(jià)值很低。

二、高校實(shí)物檔案管理的對(duì)策

（一）解放思想，重視實(shí)物檔案管理工作。1.高校檔案管理部門的主管領(lǐng)導(dǎo)要提起對(duì)實(shí)物檔案管理工作的重視度，努力發(fā)揮實(shí)物檔案在高校發(fā)展中的作用。2. 發(fā)動(dòng)廣大師生共同參與實(shí)物檔案的搜集、保管工作，讓他們真正成為實(shí)物檔案信息的受益者。3. 調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性，激發(fā)他們的創(chuàng)新意識(shí)，讓他們更加熱愛實(shí)物檔案管理工作。

（二）建立數(shù)字化、信息化實(shí)物檔案管理系統(tǒng)。目前，高校實(shí)物檔案的登記多以紙質(zhì)為主，電子形式的存儲(chǔ)少之又少。高校應(yīng)積極利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)高校實(shí)物檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化、信息化改革，通過數(shù)字化的實(shí)物檔案信息匯總縮短檔案的查找時(shí)間，提高檔案利用效率。同時(shí)，將實(shí)物檔案制作成書籍、光盤，供課堂教學(xué)、新生入學(xué)培訓(xùn)、愛國(guó)教育培訓(xùn)等日常教育教學(xué)活動(dòng)使用。

（三）制作照片實(shí)物檔案，按主次收集照片。實(shí)物檔案管理要適應(yīng)當(dāng)下社會(huì)“讀圖”為主的信息傳遞特性，以照片的形式記錄實(shí)物檔案信息。高?？蓪W(xué)校獲得的牌匾、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、名人字畫等拍攝成照片，從而便于收藏、拷貝。在對(duì)照片進(jìn)行采集時(shí)，檔案管理部門要掌握好主次：一是要將實(shí)物檔案進(jìn)行主次分類，對(duì)使用率高、意義重大的實(shí)物檔案照片進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)備份、傳播。二是要按重要與否分類存放照片，以提高工作效率，方便師生調(diào)取。

（四）建立網(wǎng)絡(luò)化牌匾實(shí)物室。高?？蓪⒉糠峙曝壹杏谝婚g可供展覽與多媒體直播的房間內(nèi)，以此向外界更加直觀地展示牌匾等實(shí)物本身。這種立體化的檔案展示方式能夠給檔案使用者更全面的印象，是對(duì)高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)最有力的支持。

（五）建立實(shí)物檔案陳列室，以滿足高校教育教學(xué)目的。實(shí)物檔案是見證學(xué)校榮譽(yù)與歷史的重要印記，將這些檔案展示出來，可以使廣大師生更加了解學(xué)校，更加以學(xué)校為榮，從而激勵(lì)自己為學(xué)校爭(zhēng)光。有條件的高?？蓪⒈阌谥苯油饨缃佑|的實(shí)物檔案歸集到一間陳列室內(nèi)，定期開放，供廣大師生以及校外人士參觀。同時(shí)，學(xué)校還可將實(shí)物檔案陳列室的參觀作為愛國(guó)愛校教育的必要內(nèi)容，將課堂搬到陳列室中，以更好地發(fā)揮實(shí)物檔案的價(jià)值與意義。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，高校要不斷引導(dǎo)檔案工作人員朝著實(shí)物檔案工作所應(yīng)當(dāng)努力的方向前進(jìn)，讓實(shí)物檔案管理的工作目標(biāo)成為檔案工作人員積極工作的內(nèi)在動(dòng)力。當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，實(shí)物檔案管理方法要跟上時(shí)代的步伐，走科學(xué)化、信息化的道路，努力改革舊有模式，最大限度發(fā)揮實(shí)物檔案的內(nèi)在價(jià)值。

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