朱艷燕

[摘 要]現(xiàn)有的建設工程檔案管理系統(tǒng)已不能滿足新型城市化發(fā)展的高要求，城建檔案信息化已迫不及待。城建檔案信息化工作不能一蹴而就，要結合新的社會形勢及技術發(fā)展方向，本著“規(guī)劃先行，分步實施”的原則，依據(jù)國內外建設工程檔案信息化的標準規(guī)范，借鑒國內外先進經驗，從系統(tǒng)定位、制度需求、規(guī)范需求、業(yè)務流程、技術架構、安全要求、實施建議等方面進行全面規(guī)劃設計，從而有序開展和穩(wěn)步發(fā)展。

[關鍵詞]建設工程 城建檔案 信息化

中圖分類號：F299.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0177-01

隨著十八大的新精神、李克強總理提出的“簡化行政審批，為企業(yè)松綁”的新要求、云計算等信息技術環(huán)境的日新月異以，以及國內部分城市，在政府行政審批流程上已進行全面改革和優(yōu)化，如廣州市政府自2013年5月1日起實施建設工程并聯(lián)審批的新做法，致使廣州市的城建檔案管理者發(fā)現(xiàn)既有的建設工程檔案管理系統(tǒng)已不能滿足廣州新型城市化發(fā)展的高要求，城建檔案信息化已迫不及待。筆者結合日常工作中的一點體會，從城建檔案信息化管理系統(tǒng)規(guī)劃設計、信息資源共享建設、信息化效益三個方面與讀者們進行分享，探索城建檔案信息化的發(fā)展。

一、城建檔案信息化管理系統(tǒng)規(guī)劃設計

城建檔案信息化必須要有相應的管理系統(tǒng)方能運作，所以管理系統(tǒng)的建設是開展城建檔案信息化工作的當務之急，而系統(tǒng)建設過程中最首要及最重要的環(huán)節(jié)就是系統(tǒng)規(guī)劃，通過系統(tǒng)規(guī)劃研究，探索城建檔案信息化行業(yè)咨詢服務模式，為建設工程檔案管理系統(tǒng)建設提供具有前瞻性、合理性和可操作性的支撐和指導，為提高城市建設工程檔案管理與服務的規(guī)范性和工作效率，提高建設工程信息化建設與應用水平，實現(xiàn)在建工程檔案的適時動態(tài)管理，實現(xiàn)建設工程電子文件歸檔，大幅度降低城建檔案館、建設單位、施工單位等管理成本奠定理論研究基礎。通過系統(tǒng)規(guī)劃研究，為今后搭建建設工程檔案綜合信息管理和服務平臺提供頂層設計，以便今后通過升級版的系統(tǒng)平臺深層次開發(fā)建設工程檔案的內在價值，最大限度地滿足城市規(guī)劃、建設、管理和社會對建設工程檔案信息的需求，為“信息城市”、“智慧城市”建設提供基礎系統(tǒng)平臺和檔案信息資源。

系統(tǒng)規(guī)劃首先要對工程檔案法規(guī)，規(guī)則，規(guī)范文件與研究文獻整理。通過網絡公開信息，內部文獻數(shù)據(jù)庫等方法，收集梳理建設工程檔案管理領域的法規(guī)政策、標準規(guī)范、工作流程以及參考文獻與工程檔案研究文獻資料。

接著要通過對國內外信息技術與系統(tǒng)構建的調研，對建設工程檔案管理先進的城市進行學習，借鑒其他省市及國外在這一領域的研究成果和實際經驗，同時對新型城市化發(fā)展戰(zhàn)略，云計算平臺的建設情況及發(fā)展趨勢，政府優(yōu)化行政審批的實際做法及城市建設檔案館的建設情況，研究分析新形勢、新環(huán)境對建設工程檔案信息化管理和提供利用工作的影響和要求；結合目前城市建設檔案館現(xiàn)有建設工程檔案管理系統(tǒng)的建設和使用情況進行調研與分析。

最后，對建設工程檔案管理系統(tǒng)存在的問題分析。結合新的社會形勢及技術發(fā)展方向，本著“規(guī)劃先行，分步實施”的原則，依據(jù)國內外建設工程檔案信息化的標準規(guī)范，借鑒國內外先進經驗，對建設工程檔案管理系統(tǒng)以及配套服務管理體系從建設定位、系統(tǒng)與技術架構，開發(fā)平臺與編程軟件，制度與職能、服務體系，系統(tǒng)規(guī)范、業(yè)務操作、系統(tǒng)安全、系統(tǒng)可擴展性與柔性，實施方案建議等方面進行全面規(guī)劃設計。

二、信息資源共享建設

（一） 更新觀念， 轉移工作重心。將建設工程檔案作為信息服務行業(yè)，認真做好信息共享建設。用信息業(yè)的范疇來規(guī)范檔案館的信息共享工作，把檔案館工作的重心從過去檔案實體管理轉移到檔案信息管理上來， 檔案館的一切業(yè)務工作都要圍繞信息服務這個中心來開展， 把城建工程信息資源視為全民、全社會的財產， 要把靜態(tài)的檔案信息用先進的網絡設施傳輸出去，實現(xiàn)其社會價值和經濟價值， 真正實現(xiàn)檔案信息資源社會共享。

（二）加快城建檔案工作的標準化進程。城建檔案管理標準化是城建檔案工作的前途和方向，只有統(tǒng)一標準， 才能實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化， 這是檔案信息資源共享的重要條件，盡快修訂與實施建設工程檔案歸檔整理規(guī)程，進一步規(guī)范建設工程文件的歸檔標準，要求紙質、聲像、電子檔案同時歸檔移交，加大了子文件接收力度。聲像檔案堅持自拍的同時開展多渠道收集，將具有時代精神和歷史價值的檔案補充到館藏檔案信息資源之中。規(guī)劃館藏資源構架，保障信息資源來源，科學有序的做好館藏檔案數(shù)字化工作城建檔案信息化建設。

（三）加快已有館藏檔案信息資源的數(shù)字化進程，實現(xiàn)館藏檔案信息的智能化綜合管理，科學有序地整合和存儲原始視音頻、圖紙、文件等多媒體資料，實現(xiàn)多載體、多格式的檔案信息全面兼容和整合，同時加大電子檔案信息資源的積累。建立面向元數(shù)據(jù)的異構數(shù)據(jù)交換平臺，通過數(shù)據(jù)封裝實現(xiàn)對異構平臺的數(shù)據(jù)共享，解決不同格式、不同結構電子檔案的接收問題，在各城建管理部門使用的不同數(shù)據(jù)庫之間，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享訪問，解決多種數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的信息交換問題。通過共享平臺建設，實現(xiàn)城市規(guī)劃、管理、建設部門、城建檔案館彼此信息共享，使檔案館從信息的存儲基地轉變?yōu)樾畔⒌奶幚怼⒓庸ず吞峁├弥行?。改變在檔案館只能利用館藏歷史數(shù)據(jù)的局面，實現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)與現(xiàn)實數(shù)據(jù)的互動交換，使檔案信息資源整合的范圍更加廣闊。實現(xiàn)城市規(guī)劃、管理、建設檔案信息前端動態(tài)管理。從電子文件的生成開始逐步跟蹤電子檔案形成的整個周期，通過各類業(yè)務管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)有效銜接。

（四）開展檔案人員專業(yè)培訓工作， 實現(xiàn)人才知識化。人是信息化社會的主要組成部分， 也是檔案管理活動的主體， 是檔案管理活動中最主動、最有潛力的因素。提高檔案人員的素質關鍵在于教育。應舉辦多層次、多方面的專業(yè)教育及培訓， 以適應檔案現(xiàn)代化管理的需要， 只有配備一支具有現(xiàn)代科學文化和先進技術的專業(yè)化檔案人員工作隊伍， 才有可能實現(xiàn)檔案信息資源共享的目的。

（五）采取檔案信息加密手段， 維護網絡安全與數(shù)據(jù)保密。對于一個寵大的、聯(lián)系著社會各層次的、信息資源共享的大系統(tǒng)來說， 安全維護、檔案信息加密都是必要的前提， 只有妥善解決這一問題， 才能保證檔案信息網絡的通暢， 杜絕檔案失、泄密的發(fā)生， 使城建檔案館真正成為全社會信息服務中心。

三、社會效益和經濟效益分析。

通過對建設工程檔案管理系統(tǒng)級相關的支撐體系，如規(guī)范與標準化設計、城建檔案信息自由的共享與服務設計，將使城建檔案利用項目增加，從而滿足整個社會對城建檔案信息的需求，達到城建檔案信息資源共享的社會效益，同時由于提供了一定的創(chuàng)收項目的拓展，必然創(chuàng)造一定的經濟效益。同時通過用戶對城建檔案的需求產生的社會與經濟效益，還有推動政府優(yōu)化行政審批制度的落實，推動智慧城市的建設，產生極大的潛在社會效益與經濟效益。

通過以上的分析，城建檔案信息化工作不能一蹴而就，要結合新的社會形勢及技術發(fā)展方向，本著“規(guī)劃先行，分步實施”的原則，依據(jù)國內外建設工程檔案信息化的標準規(guī)范，借鑒國內外先進經驗，從系統(tǒng)定位、制度需求、規(guī)范需求、業(yè)務流程、技術架構、安全要求、實施建議等方面進行全面規(guī)劃設計，從而有序開展和穩(wěn)步發(fā)展。