程征

【摘 要】新形勢下綜合管理工作面臨的問題隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，工作內(nèi)容逐漸豐富，管理模式不斷創(chuàng)新，工具日益升級，手段日趨優(yōu)化，陳舊的綜合管理方式方法必將面臨新的挑戰(zhàn)，只有認清問題與困難，不斷進行自我改進和升級，才能充分發(fā)揮作用，適應組織建設。

【關(guān)鍵詞】 新形勢；高效率；綜合辦公

作為鋼鐵行業(yè)中的綜合辦公室部門是分廠為公司各部門提供管理服務等多項職能的綜合性部門，在實際生產(chǎn)經(jīng)營工作中發(fā)揮著上傳下達，統(tǒng)籌管理的紐帶作用。先進的綜合管理水平，是整個組織的潤滑劑。綜合辦公室的管理水平，直接關(guān)系到整體工作是否能夠全面落實，以及組織中各部門是否能夠有效協(xié)調(diào)、長遠的發(fā)展。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，社會各部門管理水平不斷提升，針對不同的組織特征，辦公室綜合管理工作已經(jīng)逐漸形成相應體系。總體而言，綜合辦公室管理工作在企業(yè)中起著承上啟下、綜合協(xié)調(diào)、參謀助手、督促檢查和服務保障等作用。

在新的形勢下，如何進一步轉(zhuǎn)變工作作風，改進工作方式，提高管理和服務質(zhì)量，是對當前企業(yè)綜合辦公室管理工作提出的新要求。

一、綜合辦公室工作的主要特征

（1）樞紐部門。溝通工作是綜合辦公室的一項主要工作。很多時候需要將信息歸集，經(jīng)過加工后再有指向性的向其他組織或部門傳遞。對外，綜合辦公室是一個組織的窗口，負責來訪接待、上傳下達；對內(nèi)，是一個協(xié)調(diào)器，負責統(tǒng)一協(xié)調(diào)組織內(nèi)部各個部門之間、領導之間的工作。作為一個樞紐部門，綜合辦公室需要在多層次、跨部門之間進行溝通往來，從而提升組織的工作效率。（2）督辦部門。綜合辦公室承擔著組織內(nèi)部的公文處理、政務信息、機要保密等工作，通過這些工作，建立與各個部門的信息往來。綜合辦公室通過對收發(fā)文的集中管理，對各項工作進度進行管控，進而發(fā)揮督辦作用，可以有效推動各項工作順利落實。（3）服務部門。綜合辦公室負責組織內(nèi)部后勤保障管理工作，大到辦公場所，小到筆墨紙硯，任何一個環(huán)節(jié)出了疏漏都會影響工作正常開展，工作中突發(fā)事件多，面對的情況復雜。做好服務工作，可以保證組織內(nèi)各項工作順利開展。（4）參謀部門。綜合辦公室需要為組織內(nèi)部領導提供信息參考和決策建議。綜合辦公室需要為領導安排日程，要在關(guān)鍵節(jié)點提醒領導，要站在領導的層面，以領導的視覺去深入了解工作，充當決策助手的角色。從而幫助領導做出科學的決策。

二、新形勢下綜合管理工作面臨的問題

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，工作內(nèi)容逐漸豐富，管理模式不斷創(chuàng)新，工具日益升級，手段日趨優(yōu)化，陳舊的綜合管理方式方法必將面臨新的挑戰(zhàn)，只有認清問題與困難，不斷進行自我改進和升級，才能充分發(fā)揮作用，適應組織建設。我本著結(jié)合自身八年的綜合辦公室管理工作經(jīng)驗，總結(jié)出目前綜合辦公室主要存在以下幾方面問題：（1）管理體制相對滯后。體制是管理的準繩，體現(xiàn)著管理思想。綜合管理，往往因為事務性工作繁重而忽視體制創(chuàng)新，導致體制革新滯后。綜合管理體制，應當隨著綜合管理工作內(nèi)容的拓展而不斷優(yōu)化，而實際中綜合管理體制卻受慣性思維影響，往往墨守陳規(guī)，造成面對新生事物無從下手，處理不當，影響整個系統(tǒng)的工作效率。（2）信息傳遞效率低。綜合辦公室工作內(nèi)容很大程度上是信息傳遞過程。受傳統(tǒng)思想及管理體制影響，信息傳遞過程中往往出現(xiàn)不及時、不準確的現(xiàn)象。甚至雖然采用了現(xiàn)代信息化的設備，但是由于層級過多，或者傳遞過程中仍然過分依賴于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件傳送，導致時效性和準確性都無法滿足管理需要。（3）人員素質(zhì)相對偏低。傳統(tǒng)觀念認為，綜合辦公室從業(yè)人員專業(yè)要求不高。因此，人員配備相對素質(zhì)較低。很多的工作人員認為自己所從事的工作無法直接體現(xiàn)組織效能，認為只要領導交辦的眼前事情做完做好就行，長此以往就喪失了工作的思考能力，不去主動思考工作應該如何改進，缺乏自己工作規(guī)劃和目標。對綜合辦公室機構(gòu)職能定位的缺失導致從業(yè)人員對個人崗位也缺乏正確評估，簡單認為辦公室是機關(guān)中樞，是指揮機構(gòu)，什么都作單方面決定，這種觀點是錯誤的。認識不到綜合辦公室所處理的繁雜事務關(guān)系到機構(gòu)的發(fā)展，導致無法處理好一些細小繁雜的事，職責定位不準。這些都很可能對整個組織產(chǎn)生消極的影響。

三、提升綜合辦公室管理水平的建議

（1）處理好兩個關(guān)系：即政務和事物的關(guān)系、全局與局部的關(guān)系。政務和事物是綜合辦公室工作的兩條腿，政務工作主要包括決策參謀、調(diào)查研究、政務信息、督促檢查、檔案保密等，事務工作主要是行政后勤工作，諸如接待應酬、吃住行、安全衛(wèi)生等。事務工作是搞好政務工作乃至其他工作的先決保障條件，不能重政務而輕事物。辦公室工作的主要性質(zhì)在于服務，“服從大局，服務大局”是服務的思想準繩。當局部工作與全局工作發(fā)生矛盾的時候，就應自覺地做到局部服從全局。同時也要盡力做好局部工作，因為局部工作是做好全局工作的基礎和前提。（2）建立完善的管理制度體系。要讓綜合辦公室工作向制度化、標準化、流程化、科學化的方向發(fā)展，加強對日常工作的規(guī)范，做到以制度管理，按流程辦事，在工作中避免一事一議，要做到有理可循，有據(jù)可依。加強責任管理，每一項工作落實到具體崗位，即使人員變更，入職人員也能清楚掌握崗位職責，不缺位，不越位。（3）要構(gòu)建有效的溝通體制，某種程度而言，綜合辦公室的管理效率就是信息傳遞效率，要借助先進的信息傳遞工具，加強對信息傳遞系統(tǒng)的建立與完善，提高信息傳遞的效率， 同時保證信息傳遞的準確性，實現(xiàn)各層次之間信息的有效傳遞，促進辦公室綜合管理水平與效率的提高。（4）提高參與決策的能力，做好領導參謀助手。綜合辦公室從業(yè)人員要不斷加強政治意識、責任意識，工作中要發(fā)揮主動性、預見性、創(chuàng)造性，培養(yǎng)政策理論素養(yǎng)，提升業(yè)務工作能力，為領導出謀劃策、查漏補缺。要培養(yǎng)全局意識，能夠以全局戰(zhàn)略的視角和高度，思考那些影響企業(yè)戰(zhàn)略、體現(xiàn)核心價值觀的事物上，精力更多的放在情況復雜、矛盾突出的熱點、難點問題上。