李一卉

摘 要：在現(xiàn)代化發(fā)展的大背景下，城市工程項(xiàng)目建設(shè)在不斷增多，一個(gè)個(gè)城建項(xiàng)目的實(shí)施，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，其中實(shí)物檔案成為重要的一種類型。實(shí)物檔案，顧名思義，就是實(shí)際存在的資源與物品，其具有很高的檔案管理價(jià)值與收藏價(jià)值，一般的城建實(shí)物檔案管理都是一些文物、檔案、書籍等，具有高度的珍藏價(jià)值。為了充分發(fā)揮實(shí)物檔案的重要價(jià)值，應(yīng)強(qiáng)化對(duì)實(shí)物檔案的有效管理與利用，為此，本文就實(shí)物檔案的管理及利用進(jìn)行了分析與探究。

關(guān)鍵詞：實(shí)物檔案；管理；利用

作為城建工作的重要內(nèi)容，檔案管理工作非常關(guān)鍵，其所管理的檔案資料都具有重要的價(jià)值意義，尤其是實(shí)物檔案，具有獨(dú)一無二性。城建過程中的實(shí)物檔案是在城建工作開展的過程中經(jīng)過不斷的收集、整理而發(fā)現(xiàn)的，如木制品、石頭、器具、陶器、瓷器等等，都屬于實(shí)物檔案，其中還包含有大量的文物，做好實(shí)物檔案的科學(xué)化管理，是城建部門的重要工作。

1 實(shí)物檔案的管理及利用的重要意義

新時(shí)期，為了實(shí)現(xiàn)社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，城市工程建設(shè)項(xiàng)目在不斷增加，城市規(guī)劃與建設(shè)正緊羅密布的展開，其在工程項(xiàng)目實(shí)施的過程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案信息，其中不乏有城建資料、合同、項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案、圖片、音頻、影像資料等。除此之外，還會(huì)產(chǎn)生大量的實(shí)物檔案資料，如木制品、石頭、器具、陶器、瓷器等等，都是在城建過程中的常見實(shí)物資料[1]。這些實(shí)物資料都是城建工程建設(shè)過程中不斷積累下來的，且這些實(shí)物資料具有很高的應(yīng)用價(jià)值，能為研究人員提供重要的信息借鑒，同時(shí)，在城建過程中還會(huì)發(fā)現(xiàn)一些文物，如古代的寶劍、刀具、陶瓷等，既是實(shí)物檔案資料與文物資料，對(duì)城建工作具有重要意義。新時(shí)期，城建工作在如火如荼的開展，若想城市建設(shè)工作得到不斷的突破與發(fā)展，應(yīng)強(qiáng)化對(duì)城建實(shí)物資料的管理，對(duì)實(shí)物資料進(jìn)行合理的開發(fā)與利用，對(duì)未來城建工作的開展具有重要價(jià)值。實(shí)物檔案信息必須保證資料的原始性與完整性，不得對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行更改，否則就失去實(shí)物檔案資源管理的意義[2]。

2 實(shí)物檔案收集的基本流程

2.1 注重對(duì)實(shí)物檔案基礎(chǔ)信息的掌握

城鎮(zhèn)化建設(shè)的不斷推進(jìn)，城市環(huán)境改造與建設(shè)成為當(dāng)前的重要工作，在舊城改造過程中，必須對(duì)所施工區(qū)域的實(shí)物檔案資料予以調(diào)查、分析，及時(shí)對(duì)舊城改造現(xiàn)場(chǎng)或歷史文化區(qū)域進(jìn)行實(shí)物檔案的及時(shí)規(guī)范，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)物檔案資源的類型、形態(tài)與基本布局等信息進(jìn)行初步的把握，同時(shí)為保證實(shí)物檔案資料的完整性，應(yīng)強(qiáng)化對(duì)信息的有效收集，開展檔案的實(shí)時(shí)跟蹤與管理工作，是保證檔案質(zhì)量的重要前提。

2.2 注重檔案由粗到細(xì)開展收集工作

在城建項(xiàng)目開展的過程中，做好實(shí)物檔案的收集工作變得異常重要，以館藏檔案為重要根據(jù)和前提，尤其應(yīng)關(guān)注館藏中關(guān)于實(shí)物檔案典藏的記錄與運(yùn)行模式，與城建工程實(shí)際運(yùn)行情況的有機(jī)結(jié)合，進(jìn)而確定初步的收集范圍。在開展檔案調(diào)研與咨詢的過程中，應(yīng)對(duì)城建實(shí)物檔案開展更為規(guī)范性的分析，以突發(fā)城建工作開展的特色性、代表性與系統(tǒng)性[3]，在保證實(shí)物檔案具備高度珍藏價(jià)值的同時(shí)，還要具備實(shí)際使用效益，可為收集范圍的確定提供重要的借鑒。

2.3 強(qiáng)化對(duì)實(shí)物檔案的組織論證工作

通常條件下，實(shí)物檔案的存在價(jià)值更高，甚至很多都屬于重要的文物，其社會(huì)價(jià)值與文化價(jià)值較高，其在城建工作中發(fā)揮重要價(jià)值的同時(shí)，還要具備一定的文化儲(chǔ)備功能，為了保證實(shí)物檔案運(yùn)營的規(guī)范性，應(yīng)開展組織論證工作，由專家對(duì)所收集的實(shí)物檔案資料的價(jià)值予以評(píng)估，同時(shí)還要對(duì)檔案資料的特色性、應(yīng)用價(jià)值、開發(fā)空間和易保管性等予以分析，以保證實(shí)物檔案的真實(shí)性。

3 實(shí)物檔案管理策略

3.1 做好實(shí)物檔案的收集與登記工作

檔案信息的合理化處理與歸檔，應(yīng)及時(shí)對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行收集與處理，并將重要的信息進(jìn)行更為規(guī)范性的整理與歸檔處理，及時(shí)按照實(shí)物檔案的儲(chǔ)藏要求進(jìn)行更為規(guī)范性的保管，是保證檔案真實(shí)價(jià)值的基本條件。在城建實(shí)物檔案收集時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理好相應(yīng)的交接手續(xù)，要填寫好相應(yīng)的移交書[4]，并對(duì)相關(guān)實(shí)物的數(shù)量、類型、資料完整性等予以檢查與清點(diǎn)，以保證資料信息的一致性與完整性。在檔案移交書中應(yīng)主要涉及到交接雙方的名字、責(zé)任、工程項(xiàng)目的名稱、事物名稱、數(shù)量以及一系列的目錄清單等，然后對(duì)這些實(shí)物資料進(jìn)行整理與安排，最終移至檔案庫。實(shí)物檔案資料收集完畢后，應(yīng)加強(qiáng)后續(xù)的檔案管理工作，制定更為科學(xué)合理的檔案管理制度，強(qiáng)化日常檔案資料管理的合理化登記，若相關(guān)人員來領(lǐng)取或借閱檔案時(shí)，必須對(duì)檔案室的出入記錄進(jìn)行登記，及時(shí)對(duì)檔案領(lǐng)取人員姓名、領(lǐng)取時(shí)間、隸屬部門、用途等予以明確記錄，不可遺漏任何一個(gè)檔案管理的關(guān)鍵點(diǎn)，是檔案管理工作的基本條件。

3.2 建立完善的實(shí)物檔案管理制度

在城建工作開展的過程中，僅僅是通過紙質(zhì)檔案、音頻檔案、影像檔案是完全不夠的，還需要相應(yīng)的實(shí)物檔案予以輔助，是保證城建工作高效開展的關(guān)鍵[5]。面對(duì)實(shí)物檔案管理工作，應(yīng)建立更為完善的實(shí)物檔案管理制度，借助制度來約束與規(guī)范相關(guān)人員的行為、責(zé)任，能大大增強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識(shí)與使命感，同時(shí)，建立相配套的獎(jiǎng)懲制度，將日常實(shí)物檔案管理工作中所存在的實(shí)際性問題全部羅列到制度體系中，利用制度來約束相關(guān)人員的行為，保證檔案管理工作的規(guī)范性，做到檔案管理工作的有章可循。

3.3 做好實(shí)物檔案的合理化庫存管理

一般情況下，實(shí)物檔案與一般的文字檔案、音頻檔案不同，其對(duì)外界環(huán)境的要求較高，會(huì)使得實(shí)物檔案的質(zhì)量受到嚴(yán)重的威脅，且實(shí)物檔案的壽命會(huì)受到嚴(yán)重的影響，做好檔案的庫存管理工作非常關(guān)鍵。實(shí)物檔案庫存管理的有效開展，必須根據(jù)實(shí)物的儲(chǔ)存要求進(jìn)行合理化的規(guī)范，且其會(huì)因?yàn)榉N類不同對(duì)存儲(chǔ)條件的要求也不盡相同。實(shí)物檔案形態(tài)各異，體積不同，若想保證實(shí)物檔案的質(zhì)量與使用價(jià)值，應(yīng)強(qiáng)化對(duì)實(shí)物檔案的針對(duì)性保管，分別從檔案的安全性、經(jīng)濟(jì)性等方面予以考量，對(duì)于檔案管理來說是一項(xiàng)重大的挑戰(zhàn)。一般情況下，實(shí)物檔案都保管在庫房，因此，庫房必須具備干燥、防潮、防火、防高溫、防霉等特點(diǎn)，根據(jù)實(shí)物檔案的實(shí)際屬性來選擇合適的承載器皿與保存環(huán)境。例如，在城建項(xiàng)目中所收集的易碎實(shí)物，要將其放置在相對(duì)平穩(wěn)、安全、固定的空間內(nèi)；若實(shí)物為金屬材質(zhì)，應(yīng)禁止放置在容易生銹、防止氧化的條件下，以提升實(shí)物檔案的質(zhì)量。

4 實(shí)物檔案的利用

實(shí)物檔案的收集與管理并不是一種擺設(shè)，而是可以作為后續(xù)相關(guān)工作的重要依據(jù)，強(qiáng)化對(duì)實(shí)物檔案的合理化應(yīng)用非常關(guān)鍵。實(shí)物檔案的利用，其所呈現(xiàn)的是最為原始性的信息，能為城建相關(guān)人員提供重要的信息借鑒，更具立體性與說服力。此外，以實(shí)物檔案為前提，打造相關(guān)的照片管理體系，可大大提高實(shí)物檔案的利用率。借助現(xiàn)代化的數(shù)字化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等，可為館藏提供足夠的制作目錄、圖冊(cè)以及光盤等，能豐富檔案資料的表現(xiàn)形式，提高檔案的利用率。

5 結(jié)束語

綜上所述，實(shí)物檔案是城建工程項(xiàng)目實(shí)施過程中的常見檔案表現(xiàn)形式，研究人員會(huì)將這些實(shí)物進(jìn)行收集、整理與歸檔，以求為后續(xù)的研究、工程建設(shè)提供重要的借鑒與依據(jù)，實(shí)物檔案的價(jià)值意義是不容忽視的。強(qiáng)化城建實(shí)物檔案的有效管理，既能為以后的城建工作提供借鑒，也可為實(shí)現(xiàn)對(duì)重要文物的保護(hù)，將這些實(shí)物檔案視為城市發(fā)展的特色與名片，創(chuàng)新與完善實(shí)物檔案管理模式是必然選擇。

參考文獻(xiàn)

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