摘 要：本文首先對(duì)企業(yè)文件材料歸檔工作現(xiàn)狀及問題進(jìn)行了歸納總結(jié)，并對(duì)其困境從體制機(jī)制、管理網(wǎng)絡(luò)、制度建設(shè)、人員意識(shí)、外部監(jiān)管和信息化發(fā)展這六個(gè)方面進(jìn)行了深入分析，進(jìn)而提出了企業(yè)文件材料歸檔的工作建議。

關(guān)鍵字：企業(yè)檔案；歸檔工作；電子文件

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源和知識(shí)資產(chǎn)，是企業(yè)不斷進(jìn)步與發(fā)展的力量源泉。企業(yè)文件材料歸檔作為企業(yè)檔案工作的起點(diǎn)，其工作成效將對(duì)企業(yè)檔案的整理、鑒定、保管與利用產(chǎn)生重要影響。然而，在實(shí)際工作中，如何順利實(shí)現(xiàn)文件材料齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的歸檔仍然是一個(gè)亟待解決的問題。

1 企業(yè)文件材料歸檔工作現(xiàn)狀及存在問題

1、歸檔制度內(nèi)容不夠完善

雖然國家層面先后出臺(tái)了《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》（檔發(fā)﹝2004﹞4號(hào)）、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42-2009）和《企業(yè)文件材料歸檔范圍與保管限期規(guī)定》（國家檔案局令第10號(hào)）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)企業(yè)文件材料歸檔工作進(jìn)行了規(guī)范和指引。但筆者通過調(diào)研廣東省部分省直企業(yè)，發(fā)現(xiàn)其歸檔制度內(nèi)容不夠完善。主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：一是，管理類文件材料歸檔要求，照抄照搬國家規(guī)章制度現(xiàn)象較多，真正結(jié)合企業(yè)工作實(shí)際制定企業(yè)自身歸檔要求的較少；二是，主營業(yè)務(wù)類文件材料的形成與歸檔工作往往側(cè)重于滿足業(yè)務(wù)需求，較少能全面考慮檔案管理要求；三是，新興電子文件材料的歸檔要求側(cè)重于理論層面的，實(shí)際可操作性不強(qiáng)等。

2、應(yīng)歸而不能盡歸問題十分突出

誠然，國家層面已對(duì)企業(yè)文件材料歸檔工作提出了相應(yīng)的管理要求，但在企業(yè)文件材料歸檔工作中卻難以真正且有效的得到落實(shí)，應(yīng)歸而不能盡歸問題十分突出。首先，業(yè)務(wù)類文件材料歸檔齊全率偏低。在國家監(jiān)管較為嚴(yán)格的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，如工程建設(shè)項(xiàng)目，筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)前期文件、設(shè)計(jì)變更、監(jiān)理日志等文件材料缺漏情況比較普遍；在國家監(jiān)管相對(duì)較弱的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，如信息化建設(shè)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目，事后為評(píng)優(yōu)創(chuàng)先工作增補(bǔ)材料現(xiàn)象較為普遍。其次，帳外文件材料難以把控。例如，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在重要場(chǎng)合的講話稿、參與重要會(huì)議帶回的會(huì)議材料、簽署的重大戰(zhàn)略合作協(xié)議、領(lǐng)導(dǎo)的重要批示等，這些文件材料往往分散于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及各部門業(yè)務(wù)人員的手中，檔案部門難以有效把控。此外，電子文件歸檔工作尚未有效開展。應(yīng)歸檔的電子文件卻較少受到關(guān)注，移交至檔案室的電子文件主要是OA辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)而來的正式公文類電子文件，歸檔的電子照片音頻、視頻等文件數(shù)量較少，網(wǎng)頁文件、電子郵件、多媒體文件、程序性文件等電子文件的歸檔工作更是鮮少開展。

3、形成質(zhì)量及整理質(zhì)量偏低

眾所周知，文件材料歸檔工作在范圍和數(shù)量方面存在明顯不足，反觀已歸檔的文件材料，其形成質(zhì)量和整理質(zhì)量也同樣難以滿足國家檔案管理的相關(guān)要求。一方面，歸檔文件材料的形成質(zhì)量難以保證。筆者通過對(duì)工程現(xiàn)場(chǎng)歸檔文件材料的抽查，發(fā)現(xiàn)字跡不清晰、字體格式失真、文件污損、簽署手續(xù)不完備等問題時(shí)有發(fā)生。另一方面，歸檔文件材料整理質(zhì)量也參差不齊。筆者通過對(duì)下屬單位檔案工作的評(píng)估檢查，發(fā)現(xiàn)其管理類文件材料保管期限劃定不準(zhǔn)確、主營業(yè)務(wù)類檔案案卷題名擬寫不規(guī)范、文件材料著錄信息完備等問題較為普遍。

2 企業(yè)文件材料歸檔工作困境的原因分析

1、歸檔工作體制機(jī)制未能有效理順

歸檔工作體制機(jī)制是關(guān)于歸檔工作關(guān)系的一種基本設(shè)計(jì)，它指導(dǎo)著歸檔工作制度的制定與落實(shí)。《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42-2009）對(duì)企業(yè)檔案工作提出了 “三納入”、“四參加”與“四同步”的工作要求，也為歸檔工作體制機(jī)制的建立和理順奠定了基礎(chǔ)。

事實(shí)上，企業(yè)歸檔工作仍然僅限于檔案部門和檔案人員的職責(zé)范疇，歸檔考核機(jī)制僅限于檔案部門對(duì)自身的考核，檔案工作的全員責(zé)任制得不到有效落實(shí)，這就從根本上造成了歸檔工作的困難。因而，那些所謂的文件材料歸檔制度只能是檔案部門的“自圓其說”，歸檔工作也只能是檔案人員的“獨(dú)角戲”，歸檔責(zé)任與考核未能真正落實(shí)到各部門、各崗位之中，提出的歸檔要求難以得到業(yè)務(wù)部門的貫徹執(zhí)行，歸檔工作難以得到業(yè)務(wù)部門的有效配合，歸檔工作也難以及時(shí)、有效的順利開展，這都客觀上造成了歸檔文件的數(shù)量和質(zhì)量難以滿足檔案管理的要求。

2、檔案管理網(wǎng)絡(luò)未能完全建立

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42-2009）中明確要求“建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項(xiàng)目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案管理體系”，這就為企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立指明了方向。檔案人員是檔案工作的主體，也是檔案管理網(wǎng)絡(luò)的重要支撐，其業(yè)務(wù)水平的高低將對(duì)歸檔文件的質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。

在企業(yè)檔案管理的實(shí)際工作中，不少企業(yè)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)停留在“一紙文書”層面，檔案人員常常因工作需要而兼顧其它事情，這種現(xiàn)象在規(guī)模較小、層級(jí)較低的企業(yè)中尤為普遍；然而，不論企業(yè)規(guī)模大小，其各職能部門、各項(xiàng)目的專兼職檔案人員均較難得到規(guī)范與落實(shí)，其業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作技能往往較低，其歸檔工作質(zhì)量則難以保障。更有甚者連這“一紙文書”都未能成行，歸檔工作的順利開展無從說起，歸檔文件材料的形成、積累與移交歸檔工作更是難以責(zé)任到人。

3、歸檔制度使人不易理解與認(rèn)可

與檔案館收集工作的附加要求使人不易接受類似，企業(yè)文件材料的歸檔要求也同樣使人不易理解與認(rèn)可。

雖然《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》（檔發(fā)﹝2004﹞4號(hào)）明確了企業(yè)文件材料的歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求，對(duì)企業(yè)文件材料的歸檔進(jìn)行了指引?？刹浑y發(fā)現(xiàn)，其內(nèi)容較多的是從檔案部門的角度對(duì)業(yè)務(wù)部門的歸檔工作進(jìn)行了規(guī)范與約束，而這些要求卻不易得到業(yè)務(wù)部門的理解與認(rèn)同，特別是在那些檔案管理網(wǎng)絡(luò)未能完全建立、歸檔責(zé)任制未能有效落實(shí)的企業(yè)，其業(yè)務(wù)部門認(rèn)為是這些歸檔要求是額外增加的工作負(fù)擔(dān)，例如，非紙質(zhì)文件需要擬寫文字說明與之一并歸檔，專兼職檔案人員需檢查檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確，部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需簽字審核后方能移交等。實(shí)際工作中，有不少原本計(jì)劃移交歸檔的文件材料的業(yè)務(wù)部門因?yàn)殡y以接受這些“額外條件”而選擇了拒不移交，這無形中又增加了文件材料歸檔的難度。

4、人員檔案意識(shí)的偏差

物質(zhì)決定意識(shí)，意識(shí)對(duì)物質(zhì)具有能動(dòng)作用，意識(shí)能夠使人能動(dòng)的認(rèn)識(shí)世界和改變世界。于企業(yè)文件材料歸檔而言，企業(yè)人員檔案意識(shí)的偏差也是造成了企業(yè)文件材料歸檔的不暢的又一重要原因。主要表現(xiàn)為以下兩個(gè)方面：

一方面，部分企業(yè)人員的檔案意識(shí)不足，對(duì)企業(yè)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案作為企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要作用認(rèn)識(shí)不到位，這就造成了對(duì)企業(yè)文件材料的形成、積累與移交工作的忽視，部分重要文件在個(gè)人手中散失情況屢現(xiàn)不鮮；另一方面，隨著社會(huì)檔案意識(shí)的增強(qiáng)，部分企業(yè)檔案工作重要性得到了提高，但這并不意味著歸檔工作的順暢，恰恰相反，業(yè)務(wù)部門往往則更傾向于從自身利益發(fā)出而不愿向檔案部門主動(dòng)移交歸檔。

5、外部執(zhí)法監(jiān)督檢查效力的不足

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的進(jìn)一步深化與落實(shí)，國家檔案管理機(jī)構(gòu)與企業(yè)之間的關(guān)系也悄然發(fā)生了變化。政企分開前，國家檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)檔案工作的管理主要采取的是行政業(yè)務(wù)指導(dǎo)的方式；而現(xiàn)在，其關(guān)系則表現(xiàn)為檔案管理機(jī)構(gòu)作為外部力量，對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)與檢查評(píng)估，這種關(guān)系的變化直接導(dǎo)致了外部監(jiān)管力量的弱化。

雖然《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作暫行規(guī)定》（國家檔案局令第4號(hào)）明確指出了“拒不向本單位檔案部門移交應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文件材料”的，應(yīng)由“檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)和人員通過發(fā)出《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查通知書》以明確其違法事實(shí)與改進(jìn)要求”。但在實(shí)際工作中，國家檔案管理機(jī)構(gòu)往往通過監(jiān)督檢查對(duì)其發(fā)現(xiàn)的企業(yè)歸檔工作中存在的問題與不足提出改進(jìn)性意見，而較少就落實(shí)情況予以核實(shí)，采取相關(guān)懲處措施的案例則更是難得一見。由此不難看出，國家檔案管理機(jī)構(gòu)在執(zhí)法監(jiān)督檢查力度上的不足，使得企業(yè)歸檔工作失去了外部的支撐。

6、信息化建設(shè)過程中的“信息孤島”

隨著企業(yè)信息化的不斷發(fā)展，其業(yè)務(wù)工作越來越多依賴于各自業(yè)務(wù)系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)，應(yīng)歸檔的電子文件數(shù)據(jù)也越來越多的來源于這些信息系統(tǒng)，如果在各信息系統(tǒng)建設(shè)初期未能進(jìn)行有效的頂層設(shè)計(jì)與統(tǒng)籌整合，則各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案信息系統(tǒng)就會(huì)形成一個(gè)個(gè)的“信息孤島”，形成影響電子文件數(shù)據(jù)交換與共享的壁壘，電子文件數(shù)據(jù)歸檔就難以順利有效進(jìn)行。而在企業(yè)信息化建設(shè)實(shí)踐中，大多數(shù)企業(yè)難以做到檔案信息化與企業(yè)信息化同步、協(xié)調(diào)發(fā)展，在優(yōu)先建設(shè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)時(shí)往往重視業(yè)務(wù)需求而忽視電子文件數(shù)據(jù)的歸檔需求，這就大大的增加了后期建設(shè)的檔案信息系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件數(shù)據(jù)的順利歸檔的難度。

3 關(guān)于企業(yè)文件材料歸檔工作的建議

1、理順歸檔工作體制機(jī)制，落實(shí)歸檔工作制度

所謂沒有規(guī)矩不成方圓，歸檔工作體制機(jī)制是歸檔制度建立的依據(jù)，也是歸檔工作得以順利進(jìn)行的重要基礎(chǔ)。因此，企業(yè)有必要對(duì)歸檔工作體制和機(jī)制進(jìn)行全面而細(xì)致的梳理，明確歸檔工作的全員責(zé)任，制定切合實(shí)際的文件形成、積累與傳遞工作制度，建立切實(shí)有效的文件歸檔考核與責(zé)任追究機(jī)制。例如，東華汽車實(shí)業(yè)有限公司在制定內(nèi)控手冊(cè)時(shí)就將檔案管理的各類標(biāo)準(zhǔn)申報(bào)列入公司內(nèi)控體系，引導(dǎo)企業(yè)文件材料歸檔向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方向發(fā)展；同時(shí)，建立了員工崗位檔案歸檔責(zé)任卡，從源頭對(duì)文件材料進(jìn)行及時(shí)控制，逐步實(shí)現(xiàn)文件材料齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)歸檔。

誠然，有了機(jī)制保障，歸檔工作的順利開展也離不開檔案部門與各業(yè)務(wù)部門的有效配合。一方面，檔案部門在制定歸檔制度時(shí)需要與各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，形成既符合檔案部門歸檔要求又盡量降低業(yè)務(wù)部門歸檔工作負(fù)擔(dān)的歸檔制度；開展歸檔工作時(shí)需要與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行相互配合，共同做好歸檔文件的審核、把關(guān)與移交工作。另一方面，業(yè)務(wù)部門的兼職檔案人員也需要更加注重業(yè)務(wù)活動(dòng)的參與度，既需要按照國家要求參與設(shè)備開箱驗(yàn)收、科研課題審定、產(chǎn)品鑒定等，也需要自主參與企業(yè)重要會(huì)議、重要活動(dòng)及等，從而及時(shí)的做好文件材料的積累與收集工作。

2、加強(qiáng)歸檔工作宣傳培訓(xùn)，提升歸檔工作水平

一方面，企業(yè)檔案部門應(yīng)發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極開展歸檔宣傳工作，樹立正確的歸檔價(jià)值觀，普及全員的歸檔意識(shí)，強(qiáng)化整體的歸檔責(zé)任，避免因檔案意識(shí)偏差造成歸檔障礙。例如，可利用每年一度的“國際檔案日活動(dòng)”在企業(yè)內(nèi)部開展檔案法制宣傳教育，從正面對(duì)歸檔工作進(jìn)行規(guī)范化引導(dǎo)；亦可在企業(yè)開展檔案違法懲處事例的宣傳展覽，從反面對(duì)歸檔工作進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)控。

另一方面，企業(yè)檔案部門也應(yīng)加強(qiáng)專兼職檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流，既可通過月、季、年度例會(huì)方式開展面對(duì)面的交流，亦可通過網(wǎng)絡(luò)方式搭建實(shí)時(shí)交流平臺(tái)，積極調(diào)動(dòng)專兼職檔案人員的工作積極性與工作熱情；同時(shí)也應(yīng)重視專兼職檔案人員專業(yè)技能水平的提升，可通過培訓(xùn)、競(jìng)賽及獎(jiǎng)勵(lì)等舉措來充分挖掘?qū)＜媛殭n案人員的學(xué)習(xí)與工作潛能，逐步提升其工作技能和業(yè)務(wù)水平，從而提高歸檔文件材料的質(zhì)量。

3、強(qiáng)化歸檔工作監(jiān)督檢查，規(guī)范歸檔工作開展

國家檔案管理機(jī)構(gòu)作為外部監(jiān)管力量，應(yīng)為企業(yè)檔案工作進(jìn)行公平、公正、公開的監(jiān)督指導(dǎo)，應(yīng)充分履行自身的執(zhí)法監(jiān)督檢查職責(zé)，可借助年度評(píng)估、達(dá)標(biāo)升級(jí)等業(yè)務(wù)活動(dòng)對(duì)管轄范圍內(nèi)企業(yè)歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，提出整改意見并對(duì)其整改情況進(jìn)行復(fù)查，做到“閉環(huán)管理”；也應(yīng)對(duì)“拒不歸檔”行為進(jìn)行依法懲處，做到執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，彰顯國家檔案管理機(jī)構(gòu)的外部監(jiān)管能力，引導(dǎo)企業(yè)文件材料歸檔工作的規(guī)范化發(fā)展。

4、重視電子文件歸檔工作，打破歸檔不暢壁壘

事實(shí)證明信息化的不斷發(fā)展正給企業(yè)檔案工作帶了深刻的變革與影響，企業(yè)歸檔文件材料越來越多以電子文件形式產(chǎn)生、越來越多的來源于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，其全生命周期管理的需求也越來越強(qiáng)烈。因此，企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)之初就應(yīng)對(duì)企業(yè)各部門的信息化需求進(jìn)行充分調(diào)研，對(duì)各業(yè)務(wù)部門的管理要求進(jìn)行協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化建設(shè)的頂端設(shè)計(jì)與全面統(tǒng)籌；同時(shí)，企業(yè)檔案部門也應(yīng)更加重視企業(yè)電子文件的管理與檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)工作，抓住企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展契機(jī)，努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展，理順電子文件歸檔工作的業(yè)務(wù)流程，借助檔案管理系統(tǒng)建設(shè)落實(shí)各方歸檔職責(zé)，通過數(shù)據(jù)遷移、搭建系統(tǒng)接口等方式實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的互通互聯(lián)，打破電子文件歸檔的壁壘，實(shí)現(xiàn)電子文件數(shù)據(jù)的順利歸檔。

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作者簡(jiǎn)介

蘇珊珊（1989-），女，湖南，漢族，中山大學(xué)2011級(jí)檔案學(xué)碩士研究生。