薛君妍

摘 要：隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各個(gè)事業(yè)單位檔案的需求與數(shù)量都呈現(xiàn)為不斷增長(zhǎng)的趨勢(shì)，再加上信息化技術(shù)在各行各業(yè)的不斷普及，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)的必然發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理信息化發(fā)展程度已經(jīng)成為衡量檔案管理質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。鑒于此，本文主要針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重要進(jìn)行了詳盡的探討，在此基礎(chǔ)上提出幾點(diǎn)檔案管理信息化建設(shè)的措施，旨在為促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的綿薄之力。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；措施

當(dāng)前這個(gè)時(shí)代是一個(gè)信息化技術(shù)快速普及與發(fā)展的時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代最為重要的資源，各行各業(yè)信息化的發(fā)展程度逐漸發(fā)展成衡量一個(gè)行業(yè)、一個(gè)地區(qū)、乃至于一個(gè)國家社會(huì)發(fā)展程度與經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的重要指標(biāo)[1]。檔案管理信息化建設(shè)，能夠進(jìn)一步提升相關(guān)工作的效率與質(zhì)量，真正實(shí)現(xiàn)檔案資料共建共享的目標(biāo)。所以，為進(jìn)一步滿足社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展的相關(guān)需求，檔案管理信息化建設(shè)就成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。

1 檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

我國各個(gè)事業(yè)單位是社會(huì)和諧發(fā)展、社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的中流砥柱，而事業(yè)單位檔案則是公共服務(wù)的重要提供載體，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)能夠有效提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量，進(jìn)一步促進(jìn)社會(huì)事業(yè)穩(wěn)定、快速的發(fā)展，有效滿足廣大人民群眾不斷增長(zhǎng)的物質(zhì)文化需求。事業(yè)單位檔案管理屬于社會(huì)進(jìn)步的記錄者，其客觀、真實(shí)的記錄了相關(guān)的歷史資料，其是有效維護(hù)社會(huì)健康、有序發(fā)展的重要工具，信息化時(shí)代推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，使得檔案管理工作能夠與各項(xiàng)工作進(jìn)行有效的整合，能夠有效促進(jìn)社會(huì)事業(yè)的大繁榮、大發(fā)展[2]。檔案管理信息化可以進(jìn)一步保障檔案原件的真實(shí)性與完整性，能夠更為深入的進(jìn)行檔案資料開發(fā)利用。與此同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)能夠有效改革傳統(tǒng)檔案管理中繁重的工作，使得檔案收集、分類以及整理等相關(guān)流程更為便捷、簡(jiǎn)單，同時(shí)也能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作的規(guī)范性。

2 檔案管理信息化建設(shè)的措施與建議

（一）加大各項(xiàng)基礎(chǔ)的建設(shè)力度

1、檔案管理局域網(wǎng)建設(shè)

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)主動(dòng)爭(zhēng)取上級(jí)部門的支持，通過綜合籌資，加強(qiáng)檔案管理局域網(wǎng)建設(shè)，積極將檔案管理系統(tǒng)與上級(jí)機(jī)關(guān)、一線部門進(jìn)行有效的對(duì)接。與此同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與電信機(jī)構(gòu)進(jìn)行更為深入的交流合作，針對(duì)互聯(lián)網(wǎng)寬帶數(shù)據(jù)實(shí)施技術(shù)改造，不斷提升網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)馁|(zhì)量與速度，使得檔案管理網(wǎng)絡(luò)能夠逐漸形成連接快速、覆蓋面廣以及網(wǎng)點(diǎn)多的網(wǎng)絡(luò)，能夠?yàn)闄n案管理工作共建共享提供堅(jiān)實(shí)的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)。

2、檔案管理硬件系統(tǒng)建設(shè)

各個(gè)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)主動(dòng)為檔案部門配置打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描以及高性能計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施，針對(duì)部分涉及到國計(jì)民生的事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)配置專門應(yīng)用于檔案收集、整理的電腦，以便于檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化傳遞，充分發(fā)揮硬盤儲(chǔ)存便捷、容量大以及檢索便捷等優(yōu)勢(shì)。

3、檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極選擇先進(jìn)的開發(fā)工具，進(jìn)一步加大檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度，通過建立統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)，有效解決傳統(tǒng)檔案管理中各個(gè)事業(yè)單位自行收集、各自為政的局面。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)將之前分散的、多種介質(zhì)的檔案文本、照片、錄像以及錄音等進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)化歸檔處理，真正實(shí)現(xiàn)檔案資料的自動(dòng)整理、檢索、查閱以及利用，進(jìn)一步提升檔案管理工作的精確度與質(zhì)量。

（二）建立健全檔案管理制度與監(jiān)督制度

處在我國基本國情狀況下，事業(yè)單位本身的性質(zhì)較為特殊，在傳統(tǒng)的管理理念下，事業(yè)單位檔案管理部門完全處于邊緣化的部門。要想改變上述局面，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，必須要嚴(yán)格根據(jù)國家與地方主管機(jī)構(gòu)推薦的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，綜合參考自身的實(shí)際情況，建立健全檔案管理制度。主管機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將檔案管理信息化建設(shè)納入到檔案管理工作的業(yè)績(jī)考核指標(biāo)，在進(jìn)一步提升事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度的同時(shí)，以此來激發(fā)廣大工作人員的能動(dòng)性，使其能夠更為積極主動(dòng)的投入到檔案管理信息化建設(shè)工作中。

科學(xué)合理的監(jiān)督制度是保障事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有序開展，通過對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中進(jìn)行有效的監(jiān)督與制約，能夠保障相關(guān)工作始終處于法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)開展。這就需要事業(yè)單位綜合參考自身的實(shí)際情況，充分利用內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督，使得兩者進(jìn)行互相合作、互相結(jié)合、互相補(bǔ)充，以此來充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的創(chuàng)新性、積極性以及主動(dòng)性，充分保障檔案管理信息化建設(shè)高效、穩(wěn)定的開展。

（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)教育

人才隊(duì)伍是決定檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素之一。對(duì)檔案信息化建設(shè)工作來說，需要檔案管理人員具備良好的知識(shí)素養(yǎng)與先進(jìn)技術(shù)能力。反觀各個(gè)事業(yè)單位的檔案管理隊(duì)伍，復(fù)合型人才的缺失是各個(gè)事業(yè)單位普遍存在的現(xiàn)象。與此同時(shí)，因?yàn)橐恍┦聵I(yè)單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不足，導(dǎo)致廣大檔案管理人員嚴(yán)重缺乏相應(yīng)的態(tài)度與責(zé)任心，檔案管理信息化建設(shè)并不理想。針對(duì)上述情況，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)做好以下幾點(diǎn)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)教育工作：首先，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)培訓(xùn)教育工作，通過開展多門類、多層次的知識(shí)體系培訓(xùn)教育，根據(jù)檔案部門、檔案管理人員自身的實(shí)際情況以及信息化建設(shè)的相關(guān)要求，進(jìn)一步完善檔案管理人員的知識(shí)體系。其次，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極組織相應(yīng)的專題學(xué)術(shù)、業(yè)務(wù)交流會(huì)議，積極舉辦形式豐富的專業(yè)網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)活動(dòng)，通過邀請(qǐng)相關(guān)專家舉辦講座的模式，積極向檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)層與基層員工講解檔案管理的先進(jìn)方法、發(fā)展趨勢(shì)以及辦信息化技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)等，切實(shí)提升領(lǐng)導(dǎo)層與檔案管理人員的管理水平與工作能力[3]。再者，高度重視檔案管理隊(duì)伍的繼續(xù)教育，通過制定一套科學(xué)合理的人才引入制度，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)制定一套符合事業(yè)單位實(shí)際情況的激勵(lì)晉升體系，積極吸引并引入檔案管理人才。最后，事業(yè)單位還必須要高度重視檔案管理隊(duì)伍的學(xué)歷教育，通過在職培訓(xùn)，有效提升檔案管理隊(duì)伍的職稱水平。

（四）加大網(wǎng)絡(luò)安全管理力度

網(wǎng)絡(luò)在帶來各種優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也帶來一些弊端。要想保障檔案管理信息化建設(shè)的安全，就必須要高度重視網(wǎng)絡(luò)安全管理工作。首先，檔案管理部門的路由器必須要針對(duì)全部IP地址實(shí)施屏蔽處理，然后再有選擇性的將部分IP接入到檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中。其次，設(shè)置專門的防火墻，針對(duì)單位檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行有效的隔離，通過有效的認(rèn)證機(jī)制來保障檔案系統(tǒng)的安全[4]。

3 結(jié)語

檔案管理信息化建設(shè)主要是綜合利用信息化技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的建設(shè)，針對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，通過檔案管理信息化建設(shè)，對(duì)事業(yè)單位科研力量的加強(qiáng)、組織建設(shè)的增強(qiáng)以及工作質(zhì)量的提升等都具有重要的促進(jìn)作用。這就需要各個(gè)事業(yè)單位意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要作用，通過加大各項(xiàng)基礎(chǔ)的建設(shè)力度、建立健全檔案管理制度與監(jiān)督制度、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)教育以及加大網(wǎng)絡(luò)安全管理力度，有效保障檔案管理信息化建設(shè)的有序開展。

參考文獻(xiàn)

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