摘 要：通過從事地震監(jiān)測預(yù)報、震災(zāi)預(yù)防、地震應(yīng)急和救援的科研、儀器的研制，以及在基本建設(shè)活動中產(chǎn)生的具有一定保存價值的圖文圖表、文字?jǐn)?shù)據(jù)、計算材料、光盤、照片、錄像等等資料統(tǒng)稱為地震檔案。筆者在黔江區(qū)地震監(jiān)測站從事檔案管理工作的過程中，充分認(rèn)識到開發(fā)利用地震檔案信息對于防震減災(zāi)事業(yè)的重要性。

關(guān)鍵詞：地震檔案；數(shù)字化工作；檔案管理

由于計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)時代的到來，檔案資源在不同范圍內(nèi)共享成為發(fā)展趨勢。檔案數(shù)字化將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過智能的信息處理手段，掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運(yùn)用各種存儲管理技術(shù)將他們存貯于各種介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速檢索出所需要的檔案資料。依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺，逐步建立起全省乃至全國性的檔案目錄中心和真正意義上的檔案數(shù)字信息中心，不因時間和空間的限制，方便給人們更多地從網(wǎng)絡(luò)中提供查詢、搜索。數(shù)字化的檔案具有資源數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化、用戶使用方便化等優(yōu)點(diǎn)。檔案數(shù)字化是大勢所趨，具有便于修改、便于復(fù)制的特性，同時數(shù)字檔案還具有開放、易于檢索、便于利用等特性，這樣利于檔案信息資源更廣泛更高效地服務(wù)于社會各方面的需求。一方面，檔案信息數(shù)字化將使得許多的利用者不需要直接到檔案館，任何電腦都可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息；另一方面，網(wǎng)上利用檔案的開展，將會使檔案工作進(jìn)入一個嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。

1 地震監(jiān)測站檔案數(shù)字化的發(fā)展情況

通過從事地震監(jiān)測預(yù)報、震災(zāi)預(yù)防、地震應(yīng)急和救援的科研、儀器的研制，以及在基本建設(shè)活動中產(chǎn)生的具有一定保存價值的圖文圖表、文字?jǐn)?shù)據(jù)、計算材料、光盤、照片、錄像等等資料統(tǒng)稱為地震檔案。在從事地震科技檔案管理的工作中，科技檔案管理與利用對于防震減災(zāi)事業(yè)有著不可忽視的重要性。為了使地震檔案信息更好地服務(wù)于防震減災(zāi)事業(yè)，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我市根據(jù)中國地震局的統(tǒng)一部署，嚴(yán)格按照國家檔案局和地震局的管理標(biāo)準(zhǔn)，在優(yōu)化管理上下足工夫，建立了重慶市黔江區(qū)地震檔案數(shù)據(jù)庫。通過成熟的計算機(jī)管理系統(tǒng)，改善了地震檔案的管理和服務(wù)模式，提高了服務(wù)的質(zhì)量和工作效率。但同時，通過一系列的工作實(shí)踐，總結(jié)出我站在工作中的一些不足之處，數(shù)字化的工作經(jīng)驗(yàn)不夠，建設(shè)不能一步到位，同時，也受到經(jīng)費(fèi)、技術(shù)設(shè)施以及人才等因素的限制。

1檔案工作數(shù)字化受到經(jīng)費(fèi)制約，現(xiàn)代化設(shè)備投入不足，檔案信息對于計算機(jī)及軟件系統(tǒng)的更新要求較高，制約著數(shù)字化工作的發(fā)展。檔案數(shù)字化前期鑒定工作量大，并且工作要求較高，費(fèi)時耗力，導(dǎo)致許多工作人員不愿接手。并且，檔案數(shù)字化工作需要的工作人員素質(zhì)相對偏高，而我站工作人員素質(zhì)有限，這些都制約著檔案數(shù)字化工作的進(jìn)一步發(fā)展。

2檔案部門工作機(jī)制不健全，檔案管理人員的安全危機(jī)意識不強(qiáng)，沒有引起足夠重視。安全工作不扎實(shí)，流于形式，少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的安全意識不強(qiáng)，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，工作流程不夠規(guī)范，工作效率低，隨意性大，使得檔案數(shù)字化工作落實(shí)不到實(shí)處，以致災(zāi)難發(fā)生時，檔案損失慘重。檔案安全制度和規(guī)范是檔案數(shù)字化工作順利開展的保證。

3通過把紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案，雖然解決了傳統(tǒng)檔案容易損壞或者遺失等諸多問題，但同時又帶來新的管理問題。電子檔案的真實(shí)、可靠、完整和可利用性受到考驗(yàn)，計算機(jī)病毒危害及黑客的攻擊，都會對數(shù)據(jù)庫和服務(wù)器造成致命的破壞。

2 對地震檔案數(shù)字化工作的思考

為了更好地開發(fā)利用地震檔案信息資源，使地震科技檔案在為防震減災(zāi)事業(yè)服務(wù)的同時，做到面向社會、面向科技、面向經(jīng)濟(jì)、面向市場，更好地為經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。我們一直在努力探索檔案管理及資源開發(fā)利用的新思路、新理念，力爭使“信息數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、超越時空化”早日實(shí)現(xiàn)，為防震減災(zāi)事業(yè)提供更加有力的知識支撐。

2.1 健全標(biāo)準(zhǔn)化體系

標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化的數(shù)據(jù)是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享的前提和基本保障。因此，要根據(jù)國家地震局制訂的地震科技檔案業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和要求，并遵照國際、國內(nèi)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化過程中各部門共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，建立健全標(biāo)準(zhǔn)化體系，從而保證在進(jìn)行地震檔案數(shù)字資源建設(shè)中，嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)，避免出現(xiàn)不按規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)建立非標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫的現(xiàn)象和造成人力、物力、財力的浪費(fèi)。

2.2 改變傳統(tǒng)管理方式

建立起規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、特色的資源專題數(shù)據(jù)庫，利用這些特色資源，建好特色資源專題數(shù)據(jù)庫，對檔案資源進(jìn)行深層次的開發(fā)，使檔案靜態(tài)資源得到深入的利用。

2.3 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源開發(fā)

檔案數(shù)字化需要高質(zhì)量并且豐富的信息資源。因此，要充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，最大限度地開發(fā)，不能局限于只提供自有資源。檔案管理員要打破傳統(tǒng)，根據(jù)本部門的實(shí)際工作情況，充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，通過網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)檔案信息資源的收集，取他人之長補(bǔ)己之短。

2.4 建立高效的網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索系統(tǒng)

檔案資源數(shù)字化的最終是要實(shí)現(xiàn)高效快捷的信息檢索。因此，高效的檢索系統(tǒng)，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的目的。而解決好各方面技術(shù)的銜接，才能實(shí)現(xiàn)信息檢索的高效化，服務(wù)質(zhì)量才能真正得到大幅度提高。

2.5 檔案資源共享中的安全保密和知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)

地震檔案的管理有嚴(yán)格的保密制度，因此，在數(shù)字化工作的過程中，更應(yīng)該處理好資源共享與保密性的關(guān)系，使檔案數(shù)字化信息得到規(guī)范合理的利用。在涉及到知識產(chǎn)權(quán)問題上，需要在維護(hù)知識產(chǎn)權(quán)的前提下，開發(fā)利用數(shù)字化信息，建立合理的網(wǎng)上收費(fèi)制度，以支付作者的版權(quán)費(fèi)用，并要通過手段有效防止盜版與非法復(fù)制。

2.6 加強(qiáng)檔案人員的素質(zhì)培訓(xùn)

檔案工作要求工作人員掌握檔案學(xué)理論，還要熟悉與掌握同檔案工作相關(guān)的理論和文化知識，如信息學(xué)、圖書情報學(xué)、社會學(xué)、計算機(jī)管理及現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)等等。

因此檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注重自身學(xué)習(xí)，更新觀念，練就過硬的業(yè)務(wù)技能，增強(qiáng)檔案人員的事業(yè)心、責(zé)任感，提高檔案安全防范意識，適應(yīng)檔案工作的需要。

3 結(jié)語

總之，在新的時代，我們要堅持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以改革和創(chuàng)新的精神，勇于面對新的挑戰(zhàn)。，不斷改進(jìn)地震檔案管理工作，推進(jìn)地震檔案數(shù)字化建設(shè)，為防震減災(zāi)事業(yè)、為重慶的經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為建設(shè)創(chuàng)新型國家做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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作者簡介

熊燕妮（1964-）女，漢族，重慶市石柱土家族自治縣人，大專，檔案管員，從事檔案管理工作。