鐘靜

摘 要：公文處理基本工作是機(jī)關(guān)準(zhǔn)確規(guī)范、高效務(wù)實(shí)、實(shí)事求是的重要環(huán)節(jié)。提高公文處理能力，工作人員需要在文件的安全保密、歸檔、保管、催辦、傳閱、制發(fā)、承辦以及簽收、登記等諸多方面做到切實(shí)執(zhí)行，要以遵章守紀(jì)、嚴(yán)格規(guī)范、高效務(wù)實(shí)、細(xì)致有序?yàn)闇?zhǔn)則，只有將日常公文處理工作嚴(yán)格把控，提升其處理水平，才能最大發(fā)揮其重要作用。

關(guān)鍵詞：遵章守紀(jì)；公文處理；安全保密

從公文的起草一直到實(shí)現(xiàn)它的實(shí)際效用，直至立卷歸檔，其所包含的工作環(huán)節(jié)都非常重要，在進(jìn)行公文處理的工作中，整個(gè)工作流程都會(huì)形成一個(gè)環(huán)環(huán)相扣、先后有序、首尾相接的完整工作任務(wù)，這便是公文的正常處理程序。

1 遵循處理程序，確保公文處理的規(guī)范性

（一）撰寫(xiě)準(zhǔn)確無(wú)誤，充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖

公文質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)之一就是公文辦理準(zhǔn)確度，并且也是非常重要的基本標(biāo)準(zhǔn)。例如審核和草擬公文，從遣詞造句、篇章結(jié)構(gòu)、思想內(nèi)容、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都杜絕差錯(cuò)，必須嚴(yán)謹(jǐn)把關(guān)，任何環(huán)節(jié)的差錯(cuò)都有可能造成不良影響，更有甚者導(dǎo)致政治層面的被動(dòng)。尤其在工作環(huán)節(jié)中，工作人員起草校核相關(guān)公文時(shí)，要把握領(lǐng)導(dǎo)主旨，撰文要對(duì)實(shí)際意圖進(jìn)行充分體現(xiàn)，只有如此才可以正確地對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策部署進(jìn)行準(zhǔn)確執(zhí)行。

（二）確保處理及時(shí)，有效傳遞思想政策

公文進(jìn)行處理時(shí)一定要嚴(yán)格掌控時(shí)效標(biāo)準(zhǔn)，任何公文在處理時(shí)都存在期限，甚至有些存在最佳的公文處理時(shí)機(jī)。在進(jìn)行公文處理時(shí)要巧妙借助時(shí)機(jī)，既不可以延誤，也不能盲目超前。要通過(guò)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)工作機(jī)制不斷完善，來(lái)塑造一套高效、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的公文處理規(guī)范流程，保證信息能夠及時(shí)、精準(zhǔn)、有效的傳遞。

（三）嚴(yán)格實(shí)施管理，保障公文安全嚴(yán)密

專人專項(xiàng)，堅(jiān)持對(duì)公文處理進(jìn)行嚴(yán)格的處理，對(duì)文件妥善保管，確保不損壞、不丟失。在遇到涉密的文件時(shí)，在各個(gè)工作環(huán)節(jié)中都必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保文件內(nèi)容不會(huì)泄露。

2 強(qiáng)化審核程序，確保公文內(nèi)容的科學(xué)性

（一）認(rèn)真把關(guān)，合理精簡(jiǎn)公文內(nèi)容

公文精簡(jiǎn)，最直接有效的方法是進(jìn)入辦公環(huán)節(jié)之前，對(duì)相關(guān)來(lái)文單位擬制的初稿，對(duì)前置關(guān)口做好把控，語(yǔ)言要通俗易懂，簡(jiǎn)單扼要，并能保證制發(fā)的相關(guān)文件能夠解決實(shí)際問(wèn)題，杜絕表面工作。我們必須規(guī)定，行文沒(méi)有可行性和必要性的，不行文；沒(méi)有具體的新的措施，僅僅照抄、表態(tài)性的，不行文；對(duì)于已經(jīng)討論決定的部署，可當(dāng)面或電話議定的工作，不行文；等等。

（二）依法審查，保障公文的合法性

制發(fā)的公文在內(nèi)容和思想上一定要符合黨政機(jī)關(guān)的政策、方針以及路線，必須與國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)相符合，要充分體現(xiàn)相關(guān)工作的決策思想。采取將制發(fā)的規(guī)范性文件列入所在省市法制審查的工作范圍內(nèi)的方式，在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行會(huì)簽之前，一并將公文送往相關(guān)法制部門進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行會(huì)簽完成之后，再及時(shí)將文件送往相關(guān)部門實(shí)施規(guī)范性文件的備案，從而杜絕制發(fā)文件與現(xiàn)行相關(guān)法律法規(guī)以及領(lǐng)導(dǎo)政策上產(chǎn)生沖突。

（三）加強(qiáng)考核，確保公文切實(shí)可行

在進(jìn)行文件內(nèi)容的校核過(guò)程中，除了文件語(yǔ)言要通俗易懂，簡(jiǎn)單扼要外，文件制定的相關(guān)措施和政策也要尊重民意，充分體現(xiàn)和反映實(shí)際情況。日常工作過(guò)程中，對(duì)涉及社會(huì)經(jīng)濟(jì)成長(zhǎng)中的重要決策以及與人民利益相關(guān)的文件，要堅(jiān)持調(diào)查研究，充分了解現(xiàn)實(shí)狀況，加強(qiáng)考核，做到合理、科學(xué)，切實(shí)可行。

3 加強(qiáng)督辦程序，確保公文落實(shí)的有效性

（一）細(xì)化文件，加大催辦力度

在進(jìn)行公文處理中，相關(guān)文書(shū)人員要對(duì)文件進(jìn)行有序保管，對(duì)涉密的、重要的文件進(jìn)行單獨(dú)存放或者是歸類存儲(chǔ)，以便隨時(shí)查找和使用。在進(jìn)行文件歸檔工作中，應(yīng)該充分利用檔案管理平臺(tái)以及OA辦公系統(tǒng)，及時(shí)完成文件的歸檔和整理工作。首先對(duì)收到的相關(guān)文檔進(jìn)行歸類，例如涉及更換單位名稱、單位改制的或者是領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)更換或者任免的，要對(duì)個(gè)人及單位進(jìn)行決定、表彰等都需要進(jìn)行歸檔，以便日后查閱；再者就是對(duì)于制發(fā)的相關(guān)文件進(jìn)行歸檔，必須打印并發(fā)文稿紙，電子文件、紅頭文件等進(jìn)行整理歸檔。其次要對(duì)檔案管理系統(tǒng)做到熟練運(yùn)用，認(rèn)真填寫(xiě)發(fā)文頁(yè)碼、發(fā)文日期、發(fā)文字號(hào)、保管期限、責(zé)任者、標(biāo)題、附件等條目。最后要對(duì)歸檔文據(jù)進(jìn)行保留，需要打印相關(guān)檔案的交接文據(jù)以及檔案憑據(jù)一式兩份，與電子文件和紙質(zhì)的資料依照限定時(shí)間移交檔案部門。此外，對(duì)于催辦、承辦的相關(guān)工作要做出明確、嚴(yán)格的規(guī)定，保證公文操作和處理的流程能夠有章可循。

（二）注重監(jiān)管，強(qiáng)化督辦作用

公文在進(jìn)行處理和傳遞時(shí)，要保證公文的時(shí)效性。文件在傳閱的過(guò)程中，要做到隨時(shí)處理，不誤事、不拖拉、不積壓，這也是對(duì)公文處理工作的基本要求。從某些方面來(lái)說(shuō)，公文時(shí)效性將直接決定和影響著整個(gè)機(jī)關(guān)單位的實(shí)際工作效率和成果。文書(shū)人員要有很強(qiáng)的時(shí)間把控觀念，在整個(gè)工作環(huán)節(jié)中要盡量化繁為簡(jiǎn)，使文件管理科學(xué)、流程簡(jiǎn)便，操作相關(guān)手續(xù)盡量簡(jiǎn)化，以此保證文件管理實(shí)現(xiàn)高效利用。在進(jìn)行文件送閱時(shí)，若領(lǐng)導(dǎo)不在，文書(shū)人員應(yīng)依照文件處理的重要和急緩程度，一要將文件主旨思想通知分管的領(lǐng)導(dǎo)，二是要將相關(guān)文件及時(shí)復(fù)印給有關(guān)承辦部門，做到提前承辦，不耽誤相關(guān)工作；若領(lǐng)導(dǎo)在其他事情上過(guò)忙導(dǎo)致忘記批閱，文書(shū)人員要委婉適時(shí)的給予提醒。

對(duì)于需要進(jìn)行催辦的文件，工作人員在轉(zhuǎn)辦之后，要密切關(guān)注文件的實(shí)際落實(shí)情況，可以以多種靈活的方式，與對(duì)方主動(dòng)聯(lián)系，不可將文件送達(dá)相關(guān)承辦部門后就不管不問(wèn)，而要對(duì)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行定時(shí)的跟蹤監(jiān)督，核查實(shí)際情況，以避免文件漏辦或誤壓，保證承辦部門在限定時(shí)間內(nèi)辦理事項(xiàng)。在催辦過(guò)程中，可以采取打電話咨詢、發(fā)催辦單等多種方式，對(duì)于重要緊急的文件，可以專人進(jìn)行跟蹤和催辦，要切實(shí)實(shí)現(xiàn)重要工作的及時(shí)、有效辦理。在文件處理完成之后，要注明落實(shí)時(shí)間、相關(guān)結(jié)果以及落實(shí)的單位，并將處理的實(shí)際情況進(jìn)行規(guī)范整理，反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行報(bào)告。重要的相關(guān)文件，可以根據(jù)實(shí)際情況，隨時(shí)進(jìn)行反饋和告知。

（三）增加回訪，提升落實(shí)效率

對(duì)于涉及到人民群眾相關(guān)利益的，以及重大領(lǐng)導(dǎo)決策的相關(guān)事項(xiàng)等方面的重要文件，要積極展開(kāi)回訪調(diào)研。及時(shí)邀請(qǐng)相關(guān)單位的有關(guān)人員，針對(duì)重要文件的實(shí)際實(shí)行效果，進(jìn)行實(shí)地調(diào)查研究，從而掌握一線的執(zhí)行情況，及時(shí)作出評(píng)判和處理。通過(guò)執(zhí)行回訪調(diào)研，及時(shí)做好成果統(tǒng)計(jì)，為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供切實(shí)有效的參考，從而促進(jìn)工作能夠及時(shí)有效的落實(shí)。

4 遵紀(jì)守法，確保公文的保密性

在公文處理過(guò)程中，時(shí)常會(huì)涉及到涉密工作，文書(shū)人員必須依照《中華人民共和國(guó)保密法》相關(guān)要求，對(duì)涉密文件的相關(guān)工作環(huán)節(jié)嚴(yán)格把控。嚴(yán)格按照文件的閱知范圍和保密要求執(zhí)行，在處理和運(yùn)行中要妥善保存和管理。文書(shū)人員是相關(guān)涉密文件的最直接的接觸者，一定要樹(shù)立牢固的保密觀念，時(shí)刻檢查和注意自己的言行，保護(hù)好、處理好自己的每個(gè)涉密文件，保證安全保密。

總結(jié)：總之，要提高公文處理的工作水平，要在實(shí)際的工作過(guò)程中不斷累積經(jīng)驗(yàn)，要多鍛煉、多總結(jié)，要有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感，對(duì)于任何粗心大意、推脫責(zé)任、主觀臆斷等都有可能造成嚴(yán)重的失誤和重要損失。文書(shū)人員的能力和素質(zhì)對(duì)公文處理的水平有著直接性的影響，文書(shū)人員要努力提升自身業(yè)務(wù)能力和政治素養(yǎng)，建立完善的公文處理體制，才能夠切實(shí)提高公文處理水平，使之能夠有效、快捷的發(fā)揮作用。

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