鄭晨明

【摘要】文章通過對當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀以及存在問題的分析，提出五種實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的路徑：完善檔案管理機(jī)制、加強檔案管理知識培訓(xùn)、提高檔案質(zhì)量、保障檔案的機(jī)密性、電子檔案信息建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；科學(xué)化；機(jī)關(guān)管理

檔案作為儲存人類信息的載體，在機(jī)關(guān)管理等方面發(fā)揮著不可忽視的作用。以科學(xué)的方法管理檔案，具體表現(xiàn)為順應(yīng)時代發(fā)展，對檔案管理內(nèi)容做到實時更新，對檔案管理水平進(jìn)行不斷提升，變被動為主動。

一、檔案管理現(xiàn)狀以及現(xiàn)存的問題分析

（一）相關(guān)意識缺乏。多數(shù)單位缺乏對檔案管理的認(rèn)知，忽略了檔案管理在單位管理基礎(chǔ)中的重要作用，認(rèn)為檔案管理與業(yè)務(wù)之間風(fēng)馬牛不相及。相關(guān)人員更沒意識到在這個信息化社會檔案的實用價值，認(rèn)為檔案管理僅僅是在收集些過時的個人信息，即便投入再多的人力、物力、財力也同樣出不了績效，于是就出現(xiàn)“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象。

（二）管理力量薄弱與管理質(zhì)量有待提高。在某些單位，檔案管理崗位的流動性較高，由于管理人員變動頻繁導(dǎo)致檔案管理工作不能正常銜接，管理水平無法穩(wěn)定提升。另外，經(jīng)數(shù)據(jù)顯示，大多數(shù)從事檔案管理工作的人員專業(yè)化程度較低，由于單位未加強檔案管理相關(guān)知識培訓(xùn)并告知員工檔案管理的重要性，致使員工“不懂不問，不會不學(xué)”。從而使檔案管理工作越發(fā)散漫。

（三）檔案管理不能有效服務(wù)于社會。該問題主要體現(xiàn)在兩方面：一是工作人員在保管檔案過程中，由于多方面的原因?qū)е履承n案信息丟失出現(xiàn)斷代現(xiàn)象。二是過度重視檔案保管。檔案管理本身是為單位服務(wù)，然而多數(shù)管理人員并不習(xí)慣通過該方法為單位的管理與發(fā)展提供相關(guān)服務(wù)，以此來提高單位管理的高效化。不僅沒有物盡其才，還導(dǎo)致資源的閑置。

二、檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化

（一）完善檔案管理機(jī)制。將檔案管理工作放在單位日常管理工作的重要位置。定期開展檔案管理知識培訓(xùn)，使員工意識到檔案管理的重要性。作為管理者，應(yīng)把檔案管理列入每日章程，列入日?；A(chǔ)性工作行列，以便于定期研究、檢查。另外，管理者應(yīng)切實把工作具體落實到各個階層，建立檔案管理小組，定期向責(zé)任人匯報工作進(jìn)度，不定期對基層進(jìn)行檢查、督導(dǎo)，實現(xiàn)檔案信息的科學(xué)化管理。

（二）加強對工作人員的檔案管理素質(zhì)培訓(xùn)。通過專業(yè)培訓(xùn)班的學(xué)習(xí)交流，使員工準(zhǔn)確把握檔案管理工作流程，建立一支專業(yè)化的檔案管理人才隊伍。另外，人事在選拔工作人員時一定要人盡其才，充分了解員工心理、特長與潛能，把熱愛該工作的人員分配到該工作崗位上，激發(fā)他們的工作熱情與潛能，在一定程度上降低崗位的流動性，減少人才的流失。

（三）提高檔案質(zhì)量。首先需要規(guī)范檔案管理工作流程：材料收集、歸檔。材料收集過程要實時更新采集范圍，不僅僅收集紙質(zhì)信息，還有電子信息如照片、錄像、音頻等，以保障信息的完整與準(zhǔn)確。歸檔過程需要將檔案根據(jù)時間、地區(qū)等要素嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行分類，保證組卷合理，標(biāo)題明確，提高單位檢索信息時候的效率。

（四）引入現(xiàn)代科技，注重電子信息存檔的建設(shè)。單位首先要做好檔案建設(shè)的規(guī)劃，儲備足量電子信息，做好信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。其次，需要建立一個網(wǎng)絡(luò)平臺來統(tǒng)一管理檔案，將檔案的各項信息如庫存、目錄、保存年限等統(tǒng)統(tǒng)列入微機(jī)管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化、數(shù)字化管理。最后要積極推廣網(wǎng)絡(luò)查詢與借閱，充分利用現(xiàn)代科技的簡便快捷實現(xiàn)機(jī)關(guān)管理的高效化。

三、指導(dǎo)基層醫(yī)院檔案管理

在醫(yī)院檔案管理過程中，相關(guān)人員應(yīng)該對工作進(jìn)行指導(dǎo)，進(jìn)而提升管理效率。主要指導(dǎo)方式包括以下幾點：

（一）摒棄傳統(tǒng)管理方式。在指導(dǎo)過程中，相關(guān)指導(dǎo)人員應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)管理方式，保證能夠更好地提升管理工作質(zhì)量，將檔案指導(dǎo)工作重點放在服務(wù)中，要求醫(yī)院能夠更好地為患者提供醫(yī)療服務(wù)，進(jìn)而提升醫(yī)院的整體服務(wù)質(zhì)量，樹立正確的管理服務(wù)理念，這樣，不僅可以提升檔案管理工作效率，還能增強醫(yī)院管理效率。同時，相關(guān)指導(dǎo)人員應(yīng)該重視自身指導(dǎo)工作，以信息式指導(dǎo)方式，提升醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而增強自身工作效率。

（二）重視檔案管理電子化。相關(guān)指導(dǎo)人員在執(zhí)行工作的過程中，要對檔案管理的電子化進(jìn)行重視，督促檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)信息技術(shù)知識，保證能夠更好地接受指導(dǎo)。要加強檔案管理工作的安全性，確保檔案信息不被泄露，指導(dǎo)工作人員對其進(jìn)行監(jiān)督，保證檔案管理人員能夠更好地完成電子化信息任務(wù)。同時，還要指導(dǎo)檔案管理人員優(yōu)化自身工作，以便于相關(guān)人員對檔案信息進(jìn)行查找，保證基層醫(yī)院檔案信息管理的先進(jìn)性。

（三）重視先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的引進(jìn)。在基層醫(yī)院檔案管理工作中，先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的引進(jìn)是較為重要的，相關(guān)指導(dǎo)人員應(yīng)該對此類問題加以重視。在引進(jìn)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的過程中，要指導(dǎo)檔案管理人員學(xué)會利用計算機(jī)處理檔案信息，形成聲音與圖像結(jié)合的檔案信息，使其在傳播過程中，更有利于相關(guān)人員對檔案內(nèi)容進(jìn)行理解，在此基礎(chǔ)上，要設(shè)立完善的檔案信息咨詢數(shù)據(jù)庫，保證能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享的目的，進(jìn)而提升檔案管理工作效率，增強基礎(chǔ)醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量。另外，相關(guān)指導(dǎo)人員應(yīng)該重視檔案科學(xué)技術(shù)的開發(fā)與創(chuàng)新，可以安排專業(yè)技術(shù)人員設(shè)定屬于基層醫(yī)院的網(wǎng)站，使宣傳工作效率提升，為其發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

目前，我國的檔案管理模式為實體檔案為主，電子檔案為輔。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化信息建設(shè)將成為重點。想要有效促進(jìn)機(jī)關(guān)的高效化管理，建設(shè)專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊，完善檔案管理制度迫在眉睫。

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