楊再朝

【摘要】作為企業(yè)工作范圍極其廣泛，涉及人們生活的方方面面，因此需要有效的數(shù)據(jù)信息作為開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。檔案管理工作便是行政單位中的基礎(chǔ)性工作，提升檔案信息管理效率與服務(wù)質(zhì)量，對行政單位的整體工作效率與質(zhì)量的提升具有重要作用。具體的檔案管理工作主要是負(fù)責(zé)文本信息、圖片信息以及電子信息的收集與整理工作，并且提供相應(yīng)的檔案查詢服務(wù)，以滿足行政單位服務(wù)職能的不斷提升需要。

【關(guān)鍵詞】檔案工作；檔案服務(wù)；工作效率；數(shù)字化

在新形勢下，檔案工作只有緊緊圍繞工作中心，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，延伸服務(wù)范圍，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，最大限度地開發(fā)挖掘檔案信息資源，才能充分發(fā)揮檔案獨(dú)特的服務(wù)實(shí)戰(zhàn)的功能，從而為社會(huì)的發(fā)展和人類的進(jìn)步做出新貢獻(xiàn)。

一、檔案服務(wù)工作的重難點(diǎn)

1.提供檔案利用服務(wù)是檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿

“利用檔案”和“提供檔案利用”是檔案利用工作的兩個(gè)方面，是對利用者和檔案工作人員而言的，二者緊密相連，相輔相成。檔案利用工作是利用檔案的必要條件，利用檔案發(fā)揮作用，是利用工作的直接目的。保存檔案和開發(fā)檔案信息資源的目的只有一個(gè)，就是為社會(huì)提供利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的內(nèi)在價(jià)值和社會(huì)效益，把死檔案變成活檔案。這既是整個(gè)檔案業(yè)務(wù)工作的出發(fā)點(diǎn)，也是檔案工作的落腳點(diǎn)。

2.利用服務(wù)工作直接關(guān)系檔案工作的整體發(fā)展

檔案是社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史真實(shí)記錄，具有記載憑證、科學(xué)參考借鑒作用。保存管理好檔案，就是為了發(fā)揮其潛在價(jià)值，更好地為社會(huì)服務(wù)。而利用工作是對檔案工作最好的宣傳工作。通過利用服務(wù)工作，能擴(kuò)大檔案工作在社會(huì)上的影響，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，提高自身的地位，獲得各界的支持。

3.利用服務(wù)工作對檔案整體工作有檢驗(yàn)帶動(dòng)作用

利用服務(wù)工作如何，直接檢驗(yàn)檔案整體工作的優(yōu)劣，既可以看出檔案收集、整理、編目、鑒定、保管、編研開發(fā)和現(xiàn)代化管理各環(huán)節(jié)工作的好壞，也能檢驗(yàn)出工作人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)理念、服務(wù)態(tài)度。如果我們重視檔案利用服務(wù)工作，及時(shí)聽取采納在利用服務(wù)中的好的反饋意見，對檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的整體均衡發(fā)展、改進(jìn)和提高，必將起到極大的帶動(dòng)作用。

二、行政單位的檔案服務(wù)工作

1.樹立檔案服務(wù)意識(shí)

為實(shí)現(xiàn)行政單位檔案管理與服務(wù)質(zhì)量的提升，檔案管理人員首先就要及時(shí)轉(zhuǎn)變自身的管理意識(shí)，樹立新的檔案服務(wù)意識(shí)。只有這樣，才能在開展檔案管理工作的過程中實(shí)現(xiàn)真正的工作價(jià)值，充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)職能。與此同時(shí)，檔案管理人員還要不斷提升自身的服務(wù)意識(shí)，明確檔案管理工作是為日后的工作開展服務(wù)，為人們的生活服務(wù)，從而有效創(chuàng)新發(fā)展新的管理模式。既然是具備服務(wù)職能的工作，就要及時(shí)了解被服務(wù)對象的真實(shí)需求，才能體現(xiàn)工作價(jià)值。因此，檔案管理人員可以及時(shí)走進(jìn)基層，積極與不同部門溝通，從而獲取最有價(jià)值的檔案管理服務(wù)信息。當(dāng)前的檔案管理工作中，信息技術(shù)已經(jīng)成為主要的載體，因此檔案管理部門要迅速依靠信息技術(shù)建立起相應(yīng)的檔案服務(wù)機(jī)制，從而保障檔案資料信息時(shí)效性的有效發(fā)揮。通過檔案管理工作人員不斷提升自身的綜合工作素質(zhì)，能夠?qū)崿F(xiàn)對信息工具的有效利用，從而發(fā)揮檔案管理工作的預(yù)見性，做到更好的超前服務(wù)，滿足不同部門的工作需求。

2.強(qiáng)化檔案管理服務(wù)職能

檔案管理工作發(fā)展至今已經(jīng)不再是單純的開展檔案資料收集、整理和歸檔等工作，而是開始朝著服務(wù)化功能方向集中發(fā)展。因此，為提升自身的服務(wù)質(zhì)量與效率，檔案管理人員就要在的工作過程中，不斷開展更加全面的服務(wù)功能?？梢詫⒎?wù)范圍不斷擴(kuò)大，將檔案的具體來源、使用情況等工作都納入到服務(wù)范圍內(nèi)。并且還要注重信息反饋工作的有效開展，及時(shí)建立相關(guān)的信息咨詢與反饋機(jī)制，幫助行政單位工作人員快速、及時(shí)的獲得所需資料，并對檔案管理服務(wù)對象的使用情況、服務(wù)滿意度作出調(diào)查，以便及時(shí)改進(jìn)自身的管理與服務(wù)工作，提升工作效率與質(zhì)量。行政單位的檔案管理工作還是一項(xiàng)較為綜合性的管理工作，因此，為保障有關(guān)服務(wù)職能得以順利開展，還要做到各項(xiàng)檔案管理工作的協(xié)調(diào)同步。這種從被服務(wù)對象角度出發(fā)，擴(kuò)大自身管理職能的工作辦法，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的有效快速整合，提升檔案服務(wù)管理質(zhì)量，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的社會(huì)價(jià)值。

3..堅(jiān)持以人為本，將“服務(wù)”作為檔案事業(yè)發(fā)展的第一要?jiǎng)?wù)

檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)歸結(jié)為“服務(wù)”，一切工作都必須圍繞服務(wù)這個(gè)主題來謀劃，首先要更新服務(wù)觀念、改進(jìn)服務(wù)方式。從方便用戶角度出發(fā)，將用戶滿意作為工作出發(fā)點(diǎn)，采取最簡單、快捷的方式對用戶提供服務(wù)。利用現(xiàn)代化、數(shù)字化手段完成檔案內(nèi)部管理工作。目前，川西北公管中心正在按照集團(tuán)公司統(tǒng)一部署及西南油氣田公司、礦服部館藏檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)要求，進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描工作，目的就是最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，更好地履行檔案的服務(wù)功能。其次，注重拓展服務(wù)范圍，充分利用檔案信息資源，積極開展技術(shù)咨詢服務(wù)。讓用戶更多地了解檔案業(yè)務(wù)內(nèi)容，擴(kuò)大檔案服務(wù)范疇。

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