黃佩芳（佛山市圖書館　廣東佛山　528000）

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基于項(xiàng)目化管理的圖書館內(nèi)部管理模式改革
——以佛山市圖書館“項(xiàng)目立館”為例

黃佩芳
（佛山市圖書館廣東佛山528000）

〔摘要〕文章以佛山市圖書館“項(xiàng)目立館”的內(nèi)部管理模式改革實(shí)踐為例，探討了圖書館如何構(gòu)建項(xiàng)目化管理模式，包括營(yíng)造項(xiàng)目化管理文化、構(gòu)建圖書館項(xiàng)目化管理組織機(jī)構(gòu)、建立項(xiàng)目化管理制度等，分析了圖書館項(xiàng)目化管理實(shí)施的四個(gè)階段，并指出圖書館項(xiàng)目化管理應(yīng)注意的問(wèn)題。

〔關(guān)鍵詞〕項(xiàng)目化管理圖書館管理模式圖書館

〔分類號(hào)〕G251.2

〔引用本文格式〕黃佩芳：基于項(xiàng)目化管理的圖書館內(nèi)部管理模式改革——以佛山市圖書館“項(xiàng)目立館”為例[J].圖書館，2016（4）：89-91, 108

前言

2011年3月，中共中央、國(guó)務(wù)院印發(fā)了《關(guān)于分類推進(jìn)事業(yè)單位改革的指導(dǎo)意見》，要求公益性事業(yè)單位進(jìn)一步理順體制、完善機(jī)制、健全制度，充分調(diào)動(dòng)廣大工作人員的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性，真正激發(fā)事業(yè)單位生機(jī)與活力，不斷提高公益服務(wù)水平和效率[1]。圖書館作為公益性的文化事業(yè)單位，在改革的大形勢(shì)下，應(yīng)積極主動(dòng)進(jìn)行內(nèi)部改革，探索更有效的管理模式，以管理促服務(wù)，帶動(dòng)圖書館發(fā)展，獲得最佳社會(huì)效益。

2011年佛山市圖書館根據(jù)自身發(fā)展需求，深化內(nèi)部管理改革，積極探索一套適應(yīng)本館發(fā)展的經(jīng)營(yíng)模式，首次在圖書館內(nèi)部管理中引入項(xiàng)目化管理的模式，并提出“項(xiàng)目立館”的辦館理念，對(duì)全館所有一次性任務(wù)和復(fù)雜性工作進(jìn)行統(tǒng)籌和全面規(guī)劃，協(xié)調(diào)全館內(nèi)部資源，建立統(tǒng)一的管理機(jī)制，將全體館員納入到統(tǒng)一的項(xiàng)目化管理體系中。經(jīng)過(guò)幾年的大膽實(shí)踐和持續(xù)改進(jìn)，成功進(jìn)行了項(xiàng)目化管理創(chuàng)新，建立了一套適應(yīng)圖書館的項(xiàng)目化管理運(yùn)作體系。它打破圖書館傳統(tǒng)的部門間隔閡，可以跨部門調(diào)動(dòng)資源，組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，按計(jì)劃有條不紊地推進(jìn)項(xiàng)目，提高工作效率。項(xiàng)目化管理不僅帶來(lái)佛山市圖書館內(nèi)部管理模式的變革與創(chuàng)新，也使圖書館的服務(wù)理念、服務(wù)模式、服務(wù)內(nèi)容發(fā)生了轉(zhuǎn)變。

圖書館項(xiàng)目化管理是指把圖書館中臨時(shí)性、具有明確目標(biāo)、資源、預(yù)算和時(shí)間進(jìn)度的復(fù)雜任務(wù)從傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作中分離出來(lái)，組建跨部門的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，按照項(xiàng)目的技術(shù)和方法進(jìn)行管理。本質(zhì)上是把圖書館中所有的一次性任務(wù)按項(xiàng)目進(jìn)行管理，其核心是把符合項(xiàng)目性質(zhì)的職能工作轉(zhuǎn)化為項(xiàng)目，強(qiáng)調(diào)的是項(xiàng)目工作與職能工作并存。

1　圖書館項(xiàng)目化管理模式的構(gòu)建

1.1轉(zhuǎn)變觀念，營(yíng)造項(xiàng)目化管理文化

任何一項(xiàng)改革，最重要的是人的觀念轉(zhuǎn)變。如果轉(zhuǎn)變了觀念，個(gè)人與單位都將從被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)。項(xiàng)目化管理作為圖書館內(nèi)部管理方式的變革，與每位館員息息相關(guān)，特別是項(xiàng)目與聘用制掛鉤，館員的態(tài)度、觀念、文化氛圍就成為項(xiàng)目化管理推行是否成功的重要因素。轉(zhuǎn)變觀念，獲得理念認(rèn)同，可以通過(guò)參觀交流、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等方式增強(qiáng)館領(lǐng)導(dǎo)、部門主任的信心；根據(jù)圖書館的實(shí)際情況，建立核心領(lǐng)導(dǎo)小組，制訂推動(dòng)計(jì)劃，從上而下推行；同時(shí)在全體員工中進(jìn)行理念渲染，讓全員意識(shí)到實(shí)施項(xiàng)目化管理將會(huì)帶來(lái)圖書館服務(wù)效益和社會(huì)認(rèn)知度的提升，希望達(dá)到每位館員積極參與其中的理想狀態(tài)。佛山市圖書館提出“項(xiàng)目立館”初期就成立了項(xiàng)目研究小組，研究和制定項(xiàng)目化管理推動(dòng)計(jì)劃，派管理層到深圳華為公司進(jìn)行調(diào)研學(xué)習(xí)、邀請(qǐng)項(xiàng)目管理專家進(jìn)行授課培訓(xùn)、在全館舉行“項(xiàng)目立館”座談會(huì)等提升館員對(duì)項(xiàng)目化管理的認(rèn)同。當(dāng)然，營(yíng)造項(xiàng)目化管理文化不可能一蹴而就，需要長(zhǎng)期培育，需要項(xiàng)目化管理的不斷改進(jìn)和調(diào)整。

1.2構(gòu)建圖書館項(xiàng)目化管理組織機(jī)構(gòu)

傳統(tǒng)圖書館管理模式呈金字塔形，是一種縱向組織結(jié)構(gòu)，權(quán)力集中于最高管理層，下級(jí)缺乏必要的自主權(quán)。同時(shí)，各職能部門有著明確的職能分工，部門之間的橫向聯(lián)系較弱。而項(xiàng)目化管理模式在傳統(tǒng)層級(jí)機(jī)構(gòu)中嵌入項(xiàng)目型團(tuán)隊(duì)，打破部門、層級(jí)限制，形成扁平化的組織模式。這種組織機(jī)構(gòu)即保證了職能式的穩(wěn)定、規(guī)范，也發(fā)揮了項(xiàng)目式的靈活、創(chuàng)新。

項(xiàng)目管理辦公室在項(xiàng)目化管理組織機(jī)構(gòu)中扮演非常重要的角色，即是項(xiàng)目化轉(zhuǎn)型的推動(dòng)者，也是項(xiàng)目監(jiān)管、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)者，對(duì)全館項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)籌、管理[2]。2012年佛山市圖書館成立業(yè)務(wù)管理部承擔(dān)項(xiàng)目管理辦公室的職責(zé)，制定各項(xiàng)管理程序、標(biāo)準(zhǔn)、表格，管理項(xiàng)目文件，進(jìn)行立項(xiàng)評(píng)估和結(jié)項(xiàng)驗(yàn)收，并定期匯報(bào)項(xiàng)目，協(xié)調(diào)和解決職能部門與項(xiàng)目小組以及項(xiàng)目小組間的因資源、人員等方面原因而產(chǎn)生的矛盾。

各圖書館可根據(jù)自身的實(shí)際情況，構(gòu)建強(qiáng)矩陣型、平衡矩陣型或弱矩陣型項(xiàng)目化管理組織機(jī)構(gòu)，即將項(xiàng)目管理辦公室置于職能部門的低一層級(jí)、與職能部門同一層級(jí)或在位于職能部門之上。佛山市圖書館的項(xiàng)目化管理組織機(jī)構(gòu)屬于平衡矩陣型（見圖1）。

圖1　佛山市圖書館項(xiàng)目化管理組織結(jié)構(gòu)

1.3建立項(xiàng)目化管理制度

項(xiàng)目化管理制度是指針對(duì)項(xiàng)目范疇和項(xiàng)目特點(diǎn)所規(guī)范的管理制度。也就是為了達(dá)到“做正確的事，正確地做事，獲取正確的結(jié)果”而制定的，需要項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員遵循的、有度去衡量且有法去獎(jiǎng)懲和激勵(lì)的一些程序或規(guī)程[3]。一般而言包括從宏觀的指導(dǎo)性實(shí)施文件以及項(xiàng)目立項(xiàng)、控制、結(jié)項(xiàng)、考核、表彰等項(xiàng)目運(yùn)行的整個(gè)環(huán)節(jié)的管理制度。管理制度制定遵守規(guī)范性、有效性原則。

佛山市圖書館在2011年開始推行項(xiàng)目化管理以來(lái)，先后推出了《佛山市圖書館項(xiàng)目實(shí)施步驟》、《佛山市圖書館項(xiàng)目文檔模板》、《佛山市圖書館項(xiàng)目實(shí)施答疑》、《佛山市圖書館項(xiàng)目等級(jí)說(shuō)明》、《佛山市圖書館項(xiàng)目申報(bào)辦法》等一系列的項(xiàng)目實(shí)施文件，這一系列管理文件成為“項(xiàng)目立館”順利實(shí)施的指導(dǎo)性文件[4]。2014年末，項(xiàng)目管理辦公室根據(jù)佛山市圖書館項(xiàng)目化管理推行的實(shí)際情況，優(yōu)化和完善項(xiàng)目化管理制度，制定了《佛山市圖書館2015年項(xiàng)目申報(bào)辦法》、《佛山市圖書館項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)》，于2015年1月1日起正式生效。

在眾多管理制度中，“項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)”非常重要，它要充分考慮到圖書館作為一個(gè)公益性文化機(jī)構(gòu)的屬性，圖書館不同部門的業(yè)務(wù)工作，以及不同項(xiàng)目所需的資源、人力、物力、資金、時(shí)間等，確定立項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、分類標(biāo)準(zhǔn)、等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。《佛山市圖書館項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)》將全館項(xiàng)目分為五大類，讀者活動(dòng)類、學(xué)術(shù)類、業(yè)務(wù)提升類、技術(shù)類、其他類。A、B、C、D四個(gè)等級(jí)，為每個(gè)等級(jí)提出可量化的指標(biāo)。項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)等級(jí)的確定由項(xiàng)目管理小組和館領(lǐng)導(dǎo)班子根據(jù)當(dāng)年工作重心、重要程度、復(fù)雜度、創(chuàng)新度等綜合因素而定，最終項(xiàng)目等級(jí)將根據(jù)結(jié)項(xiàng)時(shí)的實(shí)施效果、實(shí)際操作中的復(fù)雜度等因素調(diào)整等級(jí)。這種橫向分類、縱向分級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)為項(xiàng)目立項(xiàng)提供了一個(gè)相對(duì)公平的平臺(tái)。

2　圖書館項(xiàng)目化管理實(shí)施的四個(gè)階段

新事物的發(fā)展總是需要過(guò)程的，每一個(gè)圖書館在實(shí)施項(xiàng)目化管理的過(guò)程中，基本上會(huì)經(jīng)歷四個(gè)發(fā)展階段，每個(gè)階段有不同的表現(xiàn)形式，既是項(xiàng)目化管理發(fā)展的規(guī)律也是推行的步驟。佛山市圖書館項(xiàng)目化管理基本上遵循該發(fā)展規(guī)律逐步推行，不同階段采取不同的方法和措施。

2.1試點(diǎn)階段

項(xiàng)目化管理在圖書館導(dǎo)入，第一步不是全面地組織轉(zhuǎn)型，而是識(shí)別并選取圖書館內(nèi)部符合項(xiàng)目特征、最具圖書館工作代表性的活動(dòng)作為試點(diǎn)，考察過(guò)程及成效。項(xiàng)目試點(diǎn)，一是為了檢測(cè)項(xiàng)目化管理在本館推行的可行性；二是積累項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)踐中思考如何制定合適的項(xiàng)目化管理推行計(jì)劃、構(gòu)建組織機(jī)構(gòu)和管理制度等；三是以實(shí)際行動(dòng)和項(xiàng)目成效加強(qiáng)館員對(duì)項(xiàng)目化管理的認(rèn)識(shí)和信心。

2011年2月底，佛山市圖書館選取“崇文佛山·閱讀春天”系列讀書活動(dòng)作為試點(diǎn)項(xiàng)目，在圖書館日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中首次正式引入項(xiàng)目化管理的運(yùn)作模式，取得了良好的效果。繼而又將“二代身份證”免押金借閱服務(wù)、24小時(shí)自助圖書館建設(shè)、讀者自助采購(gòu)借閱服務(wù)等立項(xiàng)，將服務(wù)創(chuàng)新與項(xiàng)目化管理相結(jié)合。這些項(xiàng)目無(wú)疑是成功的，不僅提高了服務(wù)效益，深受讀者歡迎，得到業(yè)界好評(píng)，還為推進(jìn)項(xiàng)目化管理提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)。以“讀者自助采購(gòu)借閱服務(wù)”項(xiàng)目為例，該項(xiàng)目小組由來(lái)自采編部、圖書借閱部、技術(shù)部、服務(wù)部四個(gè)部門22個(gè)項(xiàng)目成員組成，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按照項(xiàng)目管理的程序和文件要求，制定項(xiàng)目計(jì)劃，并按照項(xiàng)目目標(biāo)、預(yù)算、進(jìn)度、里程碑、工作分解結(jié)構(gòu)、人員分工、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告等要求，對(duì)項(xiàng)目全過(guò)程進(jìn)行管理?！白x者自助采購(gòu)借閱服務(wù)”的推出，使佛山市圖書館的圖書借閱量同期增長(zhǎng)了60%，效益顯著[4]。

2.2全面立項(xiàng)階段

這是項(xiàng)目化管理的初級(jí)階段，“全面立項(xiàng)、全面參與、寬進(jìn)寬出”是這個(gè)階段的基本特點(diǎn)，指的是每個(gè)部門將本部門符合項(xiàng)目特征的業(yè)務(wù)工作立項(xiàng)，按項(xiàng)目形式來(lái)做，降低立項(xiàng)門檻和結(jié)項(xiàng)審核要求，鼓勵(lì)每位館員都參與項(xiàng)目，使每位館員更好地理解和熟悉項(xiàng)目化管理。2012、2013年佛山市圖書館項(xiàng)目化管理正處于該階段，全館員工以前所未有的熱情和創(chuàng)新思維投入到項(xiàng)目的策劃和申報(bào)中，2012年共立項(xiàng)53個(gè)，2013年立項(xiàng)78個(gè)，2014年立項(xiàng)84個(gè)，涉及了圖書館工作的方方面面，全員參與度100%。經(jīng)過(guò)項(xiàng)目歷練，絕大多數(shù)館員掌握了項(xiàng)目管理的方法和要求，進(jìn)一步認(rèn)可了項(xiàng)目化管理模式，同時(shí)，基層館員也可擔(dān)任項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，不少職能工作中默默無(wú)聞的館員被挖掘出來(lái)。2014年開始，佛山市圖書館項(xiàng)目化管理開始實(shí)施“寬進(jìn)嚴(yán)出”政策，加強(qiáng)項(xiàng)目過(guò)程控制和提高結(jié)項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，逐步提升館員對(duì)項(xiàng)目化管理內(nèi)涵的理解，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)也逐步成熟。

2.3項(xiàng)目精品化階段

當(dāng)館員習(xí)慣了用項(xiàng)目的方法去工作，圖書館項(xiàng)目化管理也基本成熟時(shí)，需要開始提高立項(xiàng)的門檻，對(duì)立項(xiàng)申請(qǐng)嚴(yán)格論證，只有真正具有創(chuàng)新性、具備項(xiàng)目特征的工作才能按項(xiàng)目來(lái)做，逐步養(yǎng)成館員嚴(yán)格立項(xiàng)的習(xí)慣。項(xiàng)目管理辦公室對(duì)項(xiàng)目過(guò)程應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)控，要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交階段性項(xiàng)目報(bào)告，項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)也嚴(yán)格驗(yàn)收，未達(dá)到目標(biāo)的，延遲或禁止結(jié)項(xiàng)。這個(gè)階段采取的是“嚴(yán)進(jìn)嚴(yán)出”政策，目標(biāo)是項(xiàng)目的少而精，以項(xiàng)目打造品牌服務(wù)，提升服務(wù)效益。目前佛山市圖書館正努力向項(xiàng)目精品化階段跨進(jìn)，為此，2015年開始實(shí)施新的項(xiàng)目申請(qǐng)辦法和項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)，并正式啟用自主研發(fā)的“佛山市圖書館項(xiàng)目管理系統(tǒng)”，該系統(tǒng)集項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目審批、進(jìn)度管理、項(xiàng)目發(fā)明、項(xiàng)目認(rèn)領(lǐng)、項(xiàng)目成果展示、項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、科研交流功能于一體，為項(xiàng)目化管理提供了一個(gè)便捷的平臺(tái)，從項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、審批、跟蹤到結(jié)項(xiàng)報(bào)告均在平臺(tái)上完成，正式進(jìn)入無(wú)紙化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化管理階段。

2.4化于無(wú)形階段

這個(gè)階段主要有以下特點(diǎn)，一是，每年圖書館的立項(xiàng)數(shù)量明顯減少，重復(fù)性的項(xiàng)目不再立項(xiàng)，禁止走項(xiàng)目形式；二是，項(xiàng)目化管理已經(jīng)深入每位館員的心中，館員已經(jīng)具備項(xiàng)目化管理的思維和技能，不自覺(jué)地開始以項(xiàng)目形式完成圖書館的業(yè)務(wù)工作，當(dāng)項(xiàng)目化管理進(jìn)入這個(gè)階段，圖書館的管理會(huì)越來(lái)越高效并有針對(duì)性，創(chuàng)新、進(jìn)取、跨部門合作、高效率、溝通和協(xié)作已成為圖書館組織新文化，服務(wù)水平和社會(huì)效益都會(huì)大大提升。

3　圖書館項(xiàng)目化管理應(yīng)注意的問(wèn)題

3.1職能工作與項(xiàng)目工作的矛盾

項(xiàng)目化管理是把符合項(xiàng)目性質(zhì)的職能工作轉(zhuǎn)化為項(xiàng)目，并沒(méi)有取代職能工作，職能工作與項(xiàng)目工作是并存的。在項(xiàng)目化管理尚未成熟前，兩者不可避免會(huì)產(chǎn)生一些沖突和矛盾，主要表現(xiàn)為以下兩個(gè)方面：第一，職能工作是每個(gè)館員的日?；A(chǔ)工作，沒(méi)有項(xiàng)目分值，而項(xiàng)目工作有一定的項(xiàng)目分值，且項(xiàng)目分值又與績(jī)效考核掛鉤，因此，如果協(xié)調(diào)不當(dāng)，可能會(huì)出現(xiàn)某些員工過(guò)度重視項(xiàng)目工作，而輕視職能工作。第二，有些跨部門項(xiàng)目，需要調(diào)用其他部門的資源和人員，如果項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通協(xié)調(diào)能力不足，項(xiàng)目成員的兼顧能力也不足，就可能會(huì)導(dǎo)致多部門人員、資源、時(shí)間的爭(zhēng)奪，產(chǎn)生矛盾，嚴(yán)重的可能會(huì)導(dǎo)致其中一兩個(gè)項(xiàng)目拖延。因此，圖書館要不斷完善管理制度，充分協(xié)調(diào)職能工作和項(xiàng)目工作，保障圖書館工作的順利開展。

3.2重視項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)后的項(xiàng)目工作職能化

項(xiàng)目化管理能夠激發(fā)圖書館的活力，不斷涌現(xiàn)創(chuàng)新性的項(xiàng)目，作為圖書館的項(xiàng)目，特別是面向讀者服務(wù)的項(xiàng)目，可能會(huì)產(chǎn)生很好的社會(huì)效益，但是項(xiàng)目是有時(shí)間限制的，當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)程結(jié)束了，項(xiàng)目也就結(jié)項(xiàng)了。但是有良好社會(huì)效益的服務(wù)，不能因項(xiàng)目結(jié)束而取消，因此，要繼續(xù)保留因項(xiàng)目而產(chǎn)生的新服務(wù)，將其打造為圖書館的新品牌服務(wù)。不過(guò)此時(shí)這些工作已經(jīng)沒(méi)有了創(chuàng)新點(diǎn)，不能按照項(xiàng)目的方式去執(zhí)行，此時(shí)，就要做好項(xiàng)目工作職能化工作，對(duì)其進(jìn)行人員、資源的重新配置，使其成為常規(guī)性職能工作。

4　結(jié)語(yǔ)

項(xiàng)目化管理這種扁平式的組織結(jié)構(gòu)為圖書館實(shí)現(xiàn)跨職能部門、多項(xiàng)目同時(shí)運(yùn)作提供了最佳解決方案，促進(jìn)了資源重組和人員流動(dòng)，為發(fā)現(xiàn)和選拔人才提供了最佳路徑。而且，建立了績(jī)效評(píng)價(jià)體系，激發(fā)了員工的積極性和創(chuàng)造力，從而營(yíng)造了圖書館團(tuán)結(jié)

協(xié)作、積極創(chuàng)新的文化氛圍，最終實(shí)現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效益的提升。項(xiàng)目化管理作為一種圖書館的經(jīng)營(yíng)管理模式，尚處于摸索階段，除佛山市圖書館的“項(xiàng)目立館”模式外，可供參考借鑒的經(jīng)驗(yàn)也不多。作為一種新的管理模式，需要在實(shí)踐中不斷摸索發(fā)展和完善。

（來(lái)稿時(shí)間：2015年7月）

參考文獻(xiàn)：

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The Library Internal Management Mode Reform Based on Project Ma nagement——Take “Running Library with Projects” in Foshan Library as an Exa mple

Huang Peifang
(Foshan City Library)

〔Abstract〕In reform practice of internal management mode of “running library with projects” in Foshan Library, for example, this paper discusses how to build library project management mode, including create management culture, set up library project management organization, establish library project management regulations, etc. Analysis four stages of library project, finally it points out the problems that should be pay attention.

〔Keywords〕Project managementLibrary management modeLibrary

〔作者簡(jiǎn)介〕黃佩芳（1988-），女，研究生，佛山市圖書館館員。