孟凡力

摘要：高校舉辦大型學(xué)術(shù)會(huì)議是開(kāi)展學(xué)術(shù)探討和加強(qiáng)學(xué)術(shù)交流的平臺(tái)，對(duì)于高等教育的發(fā)展具有特別重要的意義，筆者結(jié)合南京醫(yī)科大學(xué)的實(shí)際就高校大型學(xué)術(shù)會(huì)議的組織管理經(jīng)驗(yàn)方面加以討論。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)術(shù)會(huì)議；會(huì)議籌備；組織管理

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2016）34-0202-02

學(xué)術(shù)會(huì)議是百家爭(zhēng)鳴、百花齊放的交流平臺(tái)，與會(huì)者能夠在此平臺(tái)發(fā)表理論和科研成果，追求同行認(rèn)可，提升自己的價(jià)值，了解一流科學(xué)家最近的研究動(dòng)向和最新的科研趨勢(shì)。高校舉辦大型學(xué)術(shù)會(huì)議是高等院校學(xué)科建設(shè)的重要組成部分。由于高校大型學(xué)術(shù)會(huì)議的會(huì)務(wù)工作煩瑣、復(fù)雜，組織者必須對(duì)會(huì)議工作進(jìn)行精心細(xì)致的籌備，才能提高學(xué)術(shù)會(huì)議的質(zhì)量，從而最終圓滿、成功地舉辦大型學(xué)術(shù)會(huì)議。該文結(jié)合筆者自身工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)就高校大型學(xué)術(shù)會(huì)議的組織管理方面加以討論。

一、大型學(xué)術(shù)會(huì)議前期籌備階段

1.會(huì)議籌備工作組的成立。建立會(huì)議籌備工作組、收集會(huì)議相關(guān)資料和信息是會(huì)議組織工作的最首要任務(wù)。組織者往往還要派工作組實(shí)地考察會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)際調(diào)研，獲得感性認(rèn)識(shí)和辦會(huì)啟發(fā)。其次，要建立會(huì)議學(xué)術(shù)委員會(huì)、組織工作委員會(huì)和會(huì)議秘書(shū)處等組織機(jī)構(gòu)，對(duì)會(huì)議的各項(xiàng)工作進(jìn)行分工落實(shí)和管理；對(duì)會(huì)議整體進(jìn)行時(shí)間性劃分，計(jì)劃各項(xiàng)工作的階段進(jìn)度；對(duì)會(huì)議的總費(fèi)用支出進(jìn)行預(yù)算和分配管理。會(huì)議秘書(shū)處的設(shè)置是保障會(huì)議順利舉辦的關(guān)鍵，其中應(yīng)有1～2人具有與會(huì)議主題相關(guān)的專業(yè)背景知識(shí)。秘書(shū)處人員結(jié)構(gòu)應(yīng)合理安排、分工明確。一般而言，秘書(shū)長(zhǎng)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排會(huì)議的各項(xiàng)工作，可下設(shè)會(huì)議學(xué)術(shù)秘書(shū)組、財(cái)務(wù)管理組、會(huì)務(wù)管理組等分支小組進(jìn)行分級(jí)管理和協(xié)同工作。會(huì)議籌備工作組必須定期召開(kāi)工作會(huì)議，及時(shí)通報(bào)并商討各項(xiàng)籌備工作的進(jìn)展與階段目標(biāo)。

2.學(xué)術(shù)會(huì)議的主題。選好學(xué)術(shù)會(huì)議主題是會(huì)議成功的重要因素，會(huì)議中的所有內(nèi)容都是緊密圍繞會(huì)議主題開(kāi)展的。高校主辦的學(xué)術(shù)性會(huì)議是根據(jù)自身所涉學(xué)術(shù)領(lǐng)域來(lái)細(xì)分會(huì)議主題的。以醫(yī)學(xué)為例，其分為基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)、臨床醫(yī)學(xué)、預(yù)防醫(yī)學(xué)等種類，這種分類，導(dǎo)引了醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)性會(huì)議主題與內(nèi)容的細(xì)分。當(dāng)然，學(xué)術(shù)會(huì)議的主題在一定程度上是需要?jiǎng)?chuàng)新的，但這種創(chuàng)新不能脫離主辦方所涉的學(xué)術(shù)領(lǐng)域。為確保學(xué)術(shù)會(huì)議的質(zhì)量，學(xué)術(shù)委員會(huì)可針對(duì)調(diào)查反饋的信息進(jìn)行篩選，提出學(xué)術(shù)會(huì)議的總體構(gòu)想，討論當(dāng)前的熱點(diǎn)或焦點(diǎn)問(wèn)題，并進(jìn)一步確定會(huì)議學(xué)術(shù)內(nèi)容和主題。

二、會(huì)議組織階段

會(huì)議組織階段工作是非常重要而煩瑣的，在做好籌備工作的基礎(chǔ)上，要對(duì)會(huì)議期間的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行精心組織和科學(xué)管理。

1.會(huì)議通知。會(huì)議通知是會(huì)議信息宣傳的重要方式，要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要，防止重發(fā)、錯(cuò)發(fā)或漏發(fā)。會(huì)議的郵件通知一般可發(fā)3～4輪，可根據(jù)會(huì)議的籌備時(shí)間適當(dāng)增加發(fā)送次數(shù)。一般來(lái)說(shuō)，第一輪通知比較簡(jiǎn)明扼要，旨在告知相關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者會(huì)舉辦的大致時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題、主辦方、秘書(shū)處聯(lián)系方式和住宿回執(zhí)表等內(nèi)容。會(huì)議的第二輪通知就應(yīng)有更全面詳細(xì)的信息，包括本次會(huì)議的組織機(jī)構(gòu)、會(huì)議主題和征文要求（包括征文格式）、報(bào)告形式（口頭或者墻報(bào)）、會(huì)議大致議程、會(huì)議初步學(xué)術(shù)考察路線、住宿回執(zhí)表等。第三輪通知應(yīng)保證在會(huì)議前至少一個(gè)月發(fā)出，以方便與會(huì)者依據(jù)議程安排自己的行程。此外，會(huì)議網(wǎng)站或各種移動(dòng)終端公眾平臺(tái)的建立是必須的，它可以更全面地反映會(huì)議通知郵件不能反映的信息。

2.會(huì)議聯(lián)絡(luò)宣傳。會(huì)議聯(lián)絡(luò)工作的順利與否直接關(guān)系到與會(huì)者的規(guī)模、與會(huì)專家或報(bào)告人的學(xué)術(shù)水平層次以及會(huì)議期間各項(xiàng)工作的布置，也直接決定了會(huì)議的成功與否，所以聯(lián)絡(luò)工作一般由具有相關(guān)學(xué)術(shù)背景的秘書(shū)擔(dān)當(dāng)此項(xiàng)工作。為了更廣泛地吸引廣大科研工作者積極與會(huì)，擴(kuò)大學(xué)術(shù)規(guī)模，提高會(huì)議的影響力，會(huì)議的宣傳是必須的。借助于各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)包括傳統(tǒng)的PC端會(huì)議網(wǎng)站以及移動(dòng)終端交流軟件（如微信朋友圈、微博、qq空間等）來(lái)宣傳學(xué)術(shù)會(huì)議是當(dāng)下最為流行也是最為高效的會(huì)議宣傳模式。

三、學(xué)術(shù)會(huì)議論文集及相關(guān)材料制作階段

1.投稿論文收集管理。會(huì)議第一輪通知發(fā)出后會(huì)陸續(xù)收到會(huì)議論文的稿件，收到的論文應(yīng)及時(shí)歸檔管理，可建立簡(jiǎn)潔的Excel表格對(duì)論文以及回執(zhí)的信息進(jìn)行匯總以便于管理，包括姓名、性別、單位、論文題目、報(bào)告方式（口頭或海報(bào)）、護(hù)照號(hào)、簽證號(hào)、住宿需求、其他備注等信息。學(xué)術(shù)秘書(shū)還應(yīng)與參會(huì)者保持聯(lián)系，并及時(shí)解答相關(guān)問(wèn)題。論文全部匯總之后，應(yīng)聯(lián)系學(xué)術(shù)委員會(huì)組織專家對(duì)稿件進(jìn)行審閱和篩選。對(duì)于符合條件的論文，應(yīng)及時(shí)發(fā)送至秘書(shū)處，聯(lián)系并邀請(qǐng)投稿人與會(huì)，告知下一步的安排；對(duì)不符合要求的論文應(yīng)及時(shí)聯(lián)系作者退還稿件。

2.學(xué)術(shù)會(huì)議注冊(cè)費(fèi)繳納事項(xiàng)。與會(huì)者繳納會(huì)議注冊(cè)費(fèi)在一般安排在收到邀請(qǐng)函后。為更好地安排會(huì)議的前期工作，會(huì)務(wù)組可鼓勵(lì)代表提前安排行程，在優(yōu)惠限定期繳納注冊(cè)費(fèi)用，繳納時(shí)間越早，優(yōu)惠力度越大。為了方便與會(huì)者繳納會(huì)議費(fèi)用，會(huì)務(wù)組應(yīng)該在會(huì)議通知、會(huì)議網(wǎng)站以及其他公眾平臺(tái)提供會(huì)務(wù)組賬戶名、開(kāi)戶行的行號(hào)和名稱、銀行賬號(hào)、郵編以及聯(lián)系人姓名與手機(jī)號(hào)等信息。

3.會(huì)議指南的編寫(xiě)與制作。會(huì)議指南（又稱會(huì)議手冊(cè)）是幫助與會(huì)者更高效、更有序地參加學(xué)術(shù)會(huì)議的指導(dǎo)性文本，使用頻率高，幾乎人手一冊(cè)。會(huì)議指南的編寫(xiě)需要進(jìn)行大量的文字撰寫(xiě)、編排和設(shè)計(jì)工作。需秘書(shū)處人員保持思路清晰的狀態(tài)，避免不必要的錯(cuò)誤。一般會(huì)議指南應(yīng)包含以下內(nèi)容：①會(huì)議概況：會(huì)議宗旨、會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位等；②會(huì)議議程：會(huì)議注冊(cè)以及會(huì)議當(dāng)天的流程安排，以表格的形式呈現(xiàn)為佳；③嘉賓介紹：提供詳細(xì)的會(huì)議報(bào)告嘉賓的信息及發(fā)言摘要；④組織機(jī)構(gòu)介紹：會(huì)議各相關(guān)單位機(jī)構(gòu)的介紹；⑤參會(huì)嘉賓名單：列出確定出席會(huì)議的嘉賓名單，方便互相了解。⑥會(huì)務(wù)信息：酒店、會(huì)場(chǎng)地址，交通、食宿和會(huì)務(wù)組成員信息等；⑦考察路線活動(dòng)安排：明確列出行程安排、路線等具體介紹。同時(shí)會(huì)議指南還可對(duì)晚間節(jié)目以及參會(huì)贊助商做簡(jiǎn)單介紹。會(huì)議指南的封底可提供大會(huì)組委會(huì)的聯(lián)系信息。另外，為提現(xiàn)會(huì)議的整體水平，會(huì)議指南的造型設(shè)計(jì)應(yīng)美觀大方，在進(jìn)行版面設(shè)計(jì)時(shí)要方便使用者查找與翻閱。

4.相關(guān)文秘材料準(zhǔn)備。根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)意圖，會(huì)務(wù)組秘書(shū)需撰寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)講話稿、歡迎詞、主持詞和交流材料等。在文秘材料時(shí)，秘書(shū)組要把握好文本的撰寫(xiě)、校對(duì)、印刷、分裝等環(huán)節(jié)，避免臨時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題而措手不及。

5.學(xué)生志愿者培訓(xùn)。由于高校學(xué)術(shù)會(huì)議通常會(huì)邀請(qǐng)學(xué)生志愿者為會(huì)議服務(wù)，而大多數(shù)學(xué)生都是首次參加會(huì)務(wù)工作，所以要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生志愿者的培訓(xùn)。從注冊(cè)工作到會(huì)場(chǎng)服務(wù)，都要事無(wú)巨細(xì)地進(jìn)行指導(dǎo)和說(shuō)明。在實(shí)際操作初期，可能會(huì)由于缺乏經(jīng)驗(yàn)而出現(xiàn)一定的不適應(yīng)和業(yè)務(wù)不熟現(xiàn)象，但隨著會(huì)務(wù)工作的不斷開(kāi)展，加之一段時(shí)間的實(shí)戰(zhàn)鍛煉和相關(guān)指導(dǎo)，方能保障會(huì)務(wù)工作得以順利進(jìn)行。

四、會(huì)議召開(kāi)階段

1.會(huì)議報(bào)到和注冊(cè)。報(bào)到和注冊(cè)是會(huì)議最為煩瑣和忙碌的階段，從參會(huì)者的住宿登記到會(huì)議物品的發(fā)放必須事無(wú)巨細(xì)，也是最容易忙中出錯(cuò)的階段，注冊(cè)工作的順利與否直接關(guān)系到整個(gè)會(huì)議的運(yùn)作。會(huì)議秘書(shū)長(zhǎng)負(fù)責(zé)整體協(xié)調(diào)工作。前期負(fù)責(zé)收集整理會(huì)議回執(zhí)的會(huì)務(wù)組成員熟悉與會(huì)代表的情況，所以應(yīng)當(dāng)由他們擔(dān)任注冊(cè)的核心工作，并注意重點(diǎn)核對(duì)信息參會(huì)者的注冊(cè)信息。所有物品的領(lǐng)用（包括胸卡、會(huì)議手冊(cè)、文件袋、餐券、抽獎(jiǎng)券等）都應(yīng)當(dāng)由專人做好嚴(yán)格登記，確保數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。為避免出現(xiàn)突發(fā)事件，防止注冊(cè)隊(duì)伍擁堵，提高注冊(cè)效率，會(huì)務(wù)組可在會(huì)議籌備時(shí)做好臨時(shí)預(yù)案，另設(shè)置一個(gè)席位專門接待未注冊(cè)人員或處理其他問(wèn)題。

2.會(huì)議召開(kāi)。會(huì)場(chǎng)入口處應(yīng)提前張貼會(huì)場(chǎng)分布圖、會(huì)議日程海報(bào)、報(bào)告人介紹海報(bào)以及與會(huì)者自制的學(xué)術(shù)海報(bào)。會(huì)務(wù)組會(huì)場(chǎng)工作人員應(yīng)該在會(huì)前充分考察會(huì)場(chǎng)的燈光、電腦、多媒體投影儀的運(yùn)行是否正常，并準(zhǔn)備另外筆記本電腦和多媒體投影儀1～2臺(tái)備用以防止出現(xiàn)會(huì)場(chǎng)出現(xiàn)儀器故障等，會(huì)務(wù)組會(huì)場(chǎng)工作人員應(yīng)在報(bào)告前提前聯(lián)系報(bào)告人將PPT送至?xí)?wù)組整理并送到各分會(huì)場(chǎng)調(diào)試。應(yīng)格外注意的是，工作人員應(yīng)防止報(bào)告人的PPT演示文件外泄，以保護(hù)報(bào)告人自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的合法權(quán)益。如遇報(bào)告人缺席臨時(shí)取消報(bào)告時(shí)，應(yīng)及時(shí)修改報(bào)告議程，并告知會(huì)場(chǎng)主席通知與會(huì)者當(dāng)日修改報(bào)告順序。

五、會(huì)議結(jié)束后的會(huì)務(wù)工作和資料歸檔階段

一般來(lái)說(shuō)，會(huì)務(wù)工作并未因會(huì)議日程結(jié)束而宣告完成。會(huì)務(wù)組應(yīng)該為與會(huì)代表辦好離會(huì)手續(xù)，如向代表開(kāi)具帶有公章的參會(huì)證明等。為了提高今后的會(huì)議工作水平，會(huì)后資料的整理歸檔也是關(guān)鍵的階段。一般需要?dú)w檔的資料有會(huì)議通知、會(huì)議議程、邀請(qǐng)函、會(huì)議開(kāi)幕式上的領(lǐng)導(dǎo)講話稿、大會(huì)全體合影、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)照片、張貼海報(bào)照片、代表注冊(cè)簽到表、會(huì)議紀(jì)要、論文摘要集以及相關(guān)費(fèi)用財(cái)務(wù)票據(jù)等材料。從開(kāi)始到結(jié)束，會(huì)議相關(guān)資料的收集整理工作應(yīng)持續(xù)貫穿會(huì)議工作的始終。一次大型會(huì)議，既是一次嚴(yán)格的考驗(yàn)，也是一次難得的鍛煉。作為會(huì)務(wù)工作者應(yīng)時(shí)刻保持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的工作狀態(tài)，不斷總結(jié)會(huì)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)，積極探索會(huì)議組織新方法、新思路，在保障人力、物力、財(cái)力的前提下，成功舉辦大型學(xué)術(shù)會(huì)議，在提升高校學(xué)術(shù)水平和專家學(xué)者們的科學(xué)素質(zhì)上更好地發(fā)揮作用。

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