【摘要】在高速發(fā)展的“互聯(lián)網(wǎng)+”的信息時(shí)代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔工作已經(jīng)逐漸被電子文件所替代，改變傳統(tǒng)的企業(yè)管理類檔案歸檔整理規(guī)則，創(chuàng)新新時(shí)代檔案工作的分類管理方法，提高檔案管理水平，加強(qiáng)檔案工作宣傳力度，提高全民檔案意識(shí)，加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)與交流，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，是今后檔案工作的大勢(shì)所趨，也是檔案工作的發(fā)展方向。

【關(guān)鍵詞】歸檔整理；企業(yè)管理類檔案；探討

1.前言

企業(yè)管理類檔案，習(xí)慣上又稱為文書檔案，是指企業(yè)在黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的管理性文件。歸檔是指企業(yè)的文書處理部門和職能部門在文件辦理完畢后，按有關(guān)規(guī)定將確定為檔案的文件進(jìn)行系統(tǒng)整理后向檔案部門移交的過程。文件歸檔后便形成了檔案，歸檔是文件向檔案轉(zhuǎn)移的標(biāo)志，是文書處理的終點(diǎn)，檔案管理的起點(diǎn)。歸檔文件整理，是指將辦理完畢，具有查考利用價(jià)值，應(yīng)作為管理類檔案保存的文件，按照一定的原則以“件”為單位進(jìn)行系統(tǒng)裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等，使之有序化的過程。這項(xiàng)工作上承文件材料的收集歸檔工作，下續(xù)管理類檔案的保管利用工作，是一個(gè)非常關(guān)鍵的中間環(huán)節(jié)。而且歸檔工作要求收集齊全、劃價(jià)準(zhǔn)確、裝訂完整、排列有序，為高效迅速準(zhǔn)確地提供利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在高速發(fā)展的“互聯(lián)網(wǎng)+”的信息時(shí)代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔工作已經(jīng)逐漸被電子文件所替代，方便快捷的電子文件雖然在短期內(nèi)發(fā)揮著巨大的提供利用作用，但電子文件的可更改性及長久保存的可讀性、不穩(wěn)定性確實(shí)是一個(gè)極大的弊端，而且對(duì)于一些重要檔案的原始痕跡的可追塑性是與紙質(zhì)檔案無法比擬的，所以對(duì)于企業(yè)管理類檔案，國家檔案局始終要求各單位要“兩條腿”走路，既保存電子文件，同時(shí)又必須保存紙質(zhì)檔案。

2.企業(yè)管理類檔案歸檔工作實(shí)踐中問題分析

2.1企業(yè)管理類檔案不應(yīng)歸屬某個(gè)機(jī)構(gòu)（問題）排列，不利于查找。目前，各企事業(yè)單位的管理類檔案的歸檔排列多數(shù)是采用年代-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）的復(fù)式分類法，但是在實(shí)際操作中經(jīng)常會(huì)遇到很多文件所涉及的內(nèi)容并不是單一的由具體某個(gè)機(jī)構(gòu)（部門）獨(dú)立辦理完成，一些文件的工作會(huì)涉及多個(gè)部門或機(jī)構(gòu)協(xié)同辦理，工作內(nèi)容存在相互交叉，需相互配合，統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)同辦公，分不清主次，所以單純地將此類文件保存于某個(gè)業(yè)務(wù)部門是很不合適的，并且極不利于歸檔后的查找提供利用。

2.2管理類檔案密級(jí)文件較多，是否應(yīng)按密級(jí)分開保管，急需明確。對(duì)于一些軍工企業(yè)來說，企業(yè)的管理類涉密檔案較多，且有的密級(jí)較高。在日常保管及歸檔后對(duì)這類檔案采取何種方式保存，一直是檔案從業(yè)人員的棘手問題。在國家保密安全形勢(shì)嚴(yán)峻，保密制度日趨完善的情況下，是否將企業(yè)管理類檔案按密級(jí)程度分開進(jìn)行保管，即非密與秘密或機(jī)密分開排列，分別存放，經(jīng)常是企業(yè)在接受保密安全檢查時(shí)所遇到的問題，也是一些保密專家所提出的要求。

2.3企業(yè)檔案管理人員專業(yè)水平有限，存在主觀判斷不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。現(xiàn)代企業(yè)檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平不一，對(duì)檔案管理的政策規(guī)定理解不一，很多都是憑借自己的工作經(jīng)驗(yàn)，靠自己主觀意識(shí)分類劃價(jià)進(jìn)行歸檔工作。這樣在進(jìn)行管理類檔案歸檔時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)劃價(jià)不準(zhǔn)，歸類排列不當(dāng)?shù)谋锥?，不便于檔案的查找提供利用。

2.4檔案工作不被重視，造成檔案收集不全。

在企事業(yè)單位中有的人對(duì)檔案法不了解，檔案觀念淡薄，沒有保存歸檔的概念，致使一些會(huì)議帶回的文件或其它渠道得到文件不能及時(shí)進(jìn)行歸檔保存，有些人甚至不清楚文件該如何處理，而檔案工作人員卻不知文件存在，導(dǎo)致一些重要的檔案資料被丟棄一邊，或私自銷毀，而嚴(yán)重影響了檔案的收集工作，更談不上提供利用。

2.5跨年報(bào)送的年度報(bào)表按填報(bào)年代歸檔，存在誤區(qū)，不利于查找。在企事業(yè)單位的管理類檔案中，有一些重要需永久保存的檔案如年度報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)決算、人事報(bào)表等全年的數(shù)據(jù)文件，完成和上報(bào)時(shí)間均需在下一年年初，這樣對(duì)于這些重要的當(dāng)年數(shù)據(jù)，卻只能按日期歸檔，保存在下一年的檔案中，一是可能在收集時(shí)漏收，二是檔案年代混亂，存在查找誤區(qū)。

2.6因公出國審批件及任務(wù)通知書等存放在定期30年中，期限較長。在世界經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的當(dāng)下，因公出國訪問已成常事，出國政策也相應(yīng)簡化了許多，但依據(jù)《歸檔文件管理辦法》及《細(xì)則》是要求需將出國類任務(wù)批件等存放到30年的長期檔案中，對(duì)此筆者認(rèn)為對(duì)于此類出國類的請(qǐng)示及批復(fù)，或任務(wù)通知書等，應(yīng)降低保管年限，存放在短期10年中即可。

2.7管理類檔案中沒有任何修改痕跡的文件底稿是否需要?dú)w檔保存。在信息化手段迅速提高的新時(shí)期，辦公自動(dòng)化使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)行流程均可在辦公系統(tǒng)中完成，所以傳統(tǒng)文件底稿的存檔已經(jīng)顯得沒有實(shí)際意義，因?yàn)檎麄€(gè)文件的起草與修改，簽發(fā)時(shí)的修改，校對(duì)時(shí)的更正等均無法在文件的底稿中顯示，這樣對(duì)于需附底稿的文件類檔案保存底稿已沒有實(shí)際意義，對(duì)此檔案部門應(yīng)做出相應(yīng)規(guī)定，可不保存底稿，并在計(jì)算機(jī)中可查看修改痕跡，起到原始的參考作用。

2.8會(huì)議通知等臨時(shí)性文件是否需要?dú)w檔保存，做法不一。由于大型企事業(yè)單位的文件資料繁多，根據(jù)以往工作經(jīng)驗(yàn)，會(huì)將一些不重要的文件如會(huì)議通知、放假通知等剔除，不需要?dú)w檔存放，但新時(shí)期下，隨著審計(jì)工作全面深入企業(yè)管理以來，筆者發(fā)現(xiàn)會(huì)經(jīng)常用到一些以往很長時(shí)間的會(huì)議通知等文件作為工作依據(jù)。而另一些單位卻以圖方便省事的原則，所有文件均不采取鑒別，全部保存，擠占了檔案的保管空間，造成檔案的鑒別質(zhì)量過低，文件繁多混亂，在查找文件時(shí)一定會(huì)浪費(fèi)人力和物力。所以是否需要將會(huì)議通知等一些暫存文件存檔應(yīng)由各單位自行根據(jù)本單位工作實(shí)際要求做出靈活的歸檔辦法，便于工作的開展。

2.9與紙質(zhì)檔案相配套的電子文件是否配套存檔，讀取數(shù)據(jù)的軟硬件設(shè)備是否配套，是檔案工作新時(shí)期的工作要求。企業(yè)管理類檔案工作中要求所有紙質(zhì)與電子版配套存檔，各企事業(yè)是否有條件存儲(chǔ)所有文件，軟硬件設(shè)備是否跟上，對(duì)于存儲(chǔ)較長時(shí)間的電子文件是否有相應(yīng)的硬件設(shè)備讀取，是否會(huì)出現(xiàn)存儲(chǔ)介質(zhì)的損壞，怎樣修復(fù)等等是新時(shí)期檔案管理部門在日常的管理中確實(shí)需要注意的地方。

3.企業(yè)管理類檔案歸檔工作解決建議

3.1重新修訂管理類檔案歸檔細(xì)則，適應(yīng)新時(shí)期檔案工作新要求。目前，各企業(yè)參照的管理類檔案歸檔工作實(shí)施細(xì)則存在沿襲以往歸檔整理規(guī)則，沒有緊跟新時(shí)期的檔案工作變化，整理方法不適應(yīng)信息化要求，很多細(xì)節(jié)不夠完善等弊端，導(dǎo)致檔案收集不全，檔案從業(yè)人員在具體操作中沒有與時(shí)俱進(jìn)的實(shí)施細(xì)則，無從下手，憑個(gè)人主觀意識(shí)隨意進(jìn)行工作，在一定程度上降低了檔案工作管理質(zhì)量，不利于今后檔案的查詢和提供利用，因此希望相關(guān)檔案管理部門盡快出臺(tái)適應(yīng)新時(shí)期信息化管理手段的管理類檔案歸檔細(xì)則，緩解檔案工作人員的困惑，減輕檔案工作人員的工作壓力，以最優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)提升檔案管理工作。

3.2采用大流號(hào)排列管理檔案，是今后檔案工作的發(fā)展方向。

在信息技術(shù)高速發(fā)展的新時(shí)期，大多數(shù)的企事業(yè)單位都實(shí)行了OA辦公自動(dòng)化，自然所有的文件均實(shí)行了網(wǎng)上辦公，且網(wǎng)上的文件管理多數(shù)都采用大流水號(hào)登記排列管理方式，查詢時(shí)只要輸入關(guān)鍵詞等相關(guān)搜索條件，電腦即刻會(huì)調(diào)出所需文件，極大地提高了工作效率。紙質(zhì)檔案管理也應(yīng)配合計(jì)算機(jī)進(jìn)行大流號(hào)排列管理法，按序號(hào)排列，不按機(jī)構(gòu)排列保管，這樣既減少了工作人員管理文件時(shí)的分類判斷，又節(jié)省了檔案人員的很多精力和保存空間，且會(huì)大大提高了查閱速度，提高工作效率。如按國家保密安全管理要求，將密級(jí)文件按密級(jí)分開保管，也只會(huì)有幾個(gè)排列流水號(hào)，不會(huì)出現(xiàn)繁瑣的幾十個(gè)機(jī)構(gòu)的排列情況。當(dāng)然在具體的實(shí)踐操作中，肯定會(huì)有許多與檔案管理不相適應(yīng)的地方，這就需要檔案部門及人員在不斷探索中發(fā)現(xiàn)問題，找出解決方案，創(chuàng)新管理思路，用信息化手段支撐檔案管理工作，也必定會(huì)使管理類檔案歸檔工作的上述問題迎刃而解。

3.3加強(qiáng)檔案工作的宣傳力度，提高全民的檔案意識(shí)。

檔案工作屬輔助服務(wù)性工作，一直以來不被廣為重視。在企業(yè)很多職能部門工作人員不清楚檔案法，不知將重要文件歸檔到檔案室的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。所以做好檔案的宣傳工作，加大宣傳力度，提高檔案從業(yè)人員的服務(wù)意識(shí)，是做好檔案工作的重中之重。

3.4加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)與交流，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

企業(yè)管理類檔案從業(yè)人員專業(yè)技術(shù)不同，理解不一，不能及時(shí)了解檔案方面的政策法規(guī)、對(duì)于檔案管理細(xì)則深入研究不透，書到用時(shí)方恨少，平時(shí)不積累工作經(jīng)驗(yàn)，沒有企事業(yè)間的相互交流與學(xué)習(xí)，上級(jí)的業(yè)務(wù)文件傳達(dá)不及時(shí)，專業(yè)技術(shù)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、交流少等都是影響檔案工作人員的技能素質(zhì)提高的因素，因此全面加強(qiáng)檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，重視檔案管理工作是目前企事業(yè)單位搞好檔案管理工作的必不可少的一項(xiàng)工作。

綜上所述，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理勢(shì)必會(huì)越來越依托計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，盡快改革傳統(tǒng)的管理類檔案歸檔整理規(guī)則，由相應(yīng)的主管機(jī)關(guān)重新制定或修訂新的歸檔文件管理辦法，改變傳統(tǒng)觀念，配合信息技術(shù)的強(qiáng)大支撐，創(chuàng)新檔案分類整理思路、創(chuàng)新保管分類方法，是當(dāng)前企事業(yè)單位急需解決工作難度的重點(diǎn)，同時(shí)加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織企事業(yè)單位間的相互交流與學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短，鑒精去粗，以最優(yōu)化的檔案管理手段與技能，充分發(fā)揮檔案的提供利用價(jià)值，是所有檔案工作者的共同心愿，也必將成為今后檔案工作發(fā)展的方向！

參考文獻(xiàn)

[1]郭團(tuán)衛(wèi)，朱蘭蘭.《企業(yè)檔案管理實(shí)務(wù)》.鄭州大學(xué)出版社.

作者簡介

許曉紅（1970.6—），女，遼寧省沈陽市，中航工業(yè)沈陽發(fā)動(dòng)機(jī)設(shè)計(jì)研究所所辦.