張曉麗

【摘 要】從社會主義核心價值體系的角度看，目前檔案工作在檔案管理、機構(gòu)設(shè)置、人員編制等方面仍存在一些不足，解決這些問題就是當(dāng)前提高檔案工作質(zhì)量的重點。本文主要論述檔案管理工作的現(xiàn)狀，探討檔案分類管理改革與創(chuàng)新的具體對策。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；改革；創(chuàng)新；社會主義核心價值體系

隨著我國市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，其檔案管理水平有了一定的提高，這些檔案對社會的進步、經(jīng)濟的發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。而檔案分類指的是按照形式、內(nèi)容、來源以及時間的不同將全歸檔文件進行實體分類，分成若干類別和層次，從而形成有機的體系。在我國檔案管理發(fā)展過程中，檔案的分類管理與創(chuàng)新一直是重頭戲。相較于過去，各種歸檔的材料在檔案內(nèi)容性質(zhì)、形式、載體以及數(shù)量等方面都有一定的變化，在這種情況下固定案卷位置依然采用案卷號、案卷目錄號、全宗號等編號方法顯然存在諸多的不足，不利于對檔案信息資源的開發(fā)和利用，因此，對檔案分類管理進行改革和創(chuàng)新就顯得尤為必要了。

一、檔案工作存在的主要問題

1.檔案管理人員不能滿足新時期檔案管理的要求

首先，人員配置缺乏專業(yè)性。檔案管理工作人員存在兼職多、專職少的現(xiàn)象，甚至身兼數(shù)職的情況也時有發(fā)生。此外，檔案管理人員工作變動頻繁，且不能及時的進行全面的移交工作，這就增加了確定檔案管理責(zé)任歸屬的難度系數(shù)。這些都不利于提高檔案管理人員的職業(yè)技能，對改進檔案工作質(zhì)量產(chǎn)生不利的影響。

其次，檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)欠佳。其具體表現(xiàn)主要為：一是從事檔案管理工作的專業(yè)人才比較少，從事該崗位人員很少有專業(yè)技術(shù)職稱。二是檔案人員缺乏創(chuàng)新意識，由于缺乏專業(yè)的知識和技能，只能滿足于根據(jù)要求做好檔案管理工作，不能充分掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，從而導(dǎo)致現(xiàn)階段大多數(shù)檔案管理人員創(chuàng)新意識不足。三是缺乏提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)機制，從而影響了人員的綜合素質(zhì)。

2.相關(guān)的規(guī)章制度不夠完善

現(xiàn)階段部分檔案管理的規(guī)章制度沒有明確細(xì)節(jié)的要求，其歸檔的效果只是籠統(tǒng)的說明。在歸檔的實際過程中，大多數(shù)只會歸檔紙質(zhì)文件而已。尤其是在電子檔案管理等方面，缺乏相關(guān)制度的規(guī)范指導(dǎo)，電子歸檔會出現(xiàn)一些混亂。如果只是將手工記錄通過掃描存入系統(tǒng)，這實際上并不是真正的電子歸檔。此外，在檔案管理制度沒有建立健全，在檔案管理人員職責(zé)沒有明確規(guī)定的情況下，電子檔案的修改變得更加容易。因此，難以真正的避免人為破壞情況的出現(xiàn)。

3.檔案管理條件比較簡陋

檔案室簡陋已經(jīng)嚴(yán)重影響檔案工作的正常進行，甚至個別單位還存在沒有建立檔案室的情況。部分單位盡管有檔案室，但是陰濕狹窄，缺乏與之相配套的設(shè)備，檔案材料霉變或蟲蛀的情況時有發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案的外觀和整潔。

二、檔案分類管理的創(chuàng)新改革思路

檔案歸檔整理工作的關(guān)鍵就是建立檔案分類表，做到清晰、簡化合規(guī)、層級分明，這是提高檔案管理水平的重要保障。因此，在開展檔案分類管理工作中，應(yīng)該注重以下幾個方面：

1.檔案分類的采標(biāo)

就檔案分類而言，有諸多的標(biāo)準(zhǔn)可以指導(dǎo)其分類，不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，其邏輯架構(gòu)也不盡相同，所以檔案分類管理中起步工作就是做好采標(biāo)工作。假設(shè)某個單位或者部門在檔案分類的過程中，要遵守檔案行業(yè)的分類標(biāo)準(zhǔn)，亦或者是所屬行業(yè)的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，或者兼顧兩種檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)，這需要慎重的考慮和決定。選擇任何一種標(biāo)準(zhǔn)都要以實際情況出發(fā)，杜絕盲目照搬照抄的可能性。有的時候個別部門或單位往往沒有充分分析和調(diào)研其所選擇的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，這樣即便檔案分類表已經(jīng)做好，實際上也無法滿足現(xiàn)實工作的需求。

2.檔案分類的完善

在采標(biāo)慎重選擇之后，基本上初步形成了檔案分類的框架，需要根據(jù)單位屬性、部門屬性進行適當(dāng)?shù)耐晟坪驼{(diào)整。在檔案分類表調(diào)整之前，要對各個部門、各個機構(gòu)的職責(zé)有一定的了解和掌握，各部門建立的文件收發(fā)登記制度要事實監(jiān)督，文件收發(fā)登記表要以充分的職責(zé)分析、業(yè)務(wù)調(diào)研為基礎(chǔ)，進而對其所產(chǎn)生的文檔類型做到心中有數(shù)，這是檔案分類管理的基礎(chǔ)工作。實際上需要花費較多的經(jīng)歷和時間來醞釀、熟悉、了解檔案分類表的調(diào)整工作，這樣才能夠確保系統(tǒng)的、準(zhǔn)確的、完整的檔案分類管理。

3.檔案分類的簡化

在檔案分類進行調(diào)整和完善的過程中，應(yīng)該秉持歸檔管理工作簡化的原則，對內(nèi)容分類的過分追求反而使得檔案分類管理本末倒置。自“DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則”的頒布和執(zhí)行，在一定程度上對文書立卷的歸檔方法進行了變革，按件整理的方法實際上將很多復(fù)雜的分類工作都省去了。再加上現(xiàn)階段，較高的檔案管理現(xiàn)代化水平，使得檔案信息網(wǎng)上查詢和計算機檢索成為了可能，文書檔案的分類工作應(yīng)該財務(wù)文書文檔按件管理的方法來起到簡化的作用。此外，檔案分類管理的工作人員，應(yīng)該重視文檔管理的核心理論，即來源原則，強調(diào)在檔案分類整理工作簡化的過程中，在整理館藏檔案的過程中，要以文件的形成機關(guān)來源為基礎(chǔ)。

4.依法科學(xué)管理

提高檔案工作總體水平的關(guān)鍵就是提高依法科學(xué)的管理水平。管理方式要不斷地完善和改進，在全國檔案信息通用數(shù)據(jù)庫的建立健全當(dāng)中充分運用創(chuàng)新的管理手段。隨著我國檔案制度不斷深入的改革步伐，人員逐漸實現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，從單位人過渡到社會人，日漸頻繁的人員流動在一定程度上證明了檔案信息庫建立健全的重要性，尤其是確保檔案資料的可靠性、適用性、先進性和標(biāo)準(zhǔn)性，為后期實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息資源、自動化的管理流程、多樣化的信息載體以及整體化的信息共享等奠定良好的基礎(chǔ)。但是由于不同的單位具備不同的特點，在開展檔案資源信息化工作的過程中要充分考慮到其自身的特點，盡可能的避免軟件不兼容、單位自行設(shè)計、硬件配置不統(tǒng)一等做法。

5.建設(shè)高質(zhì)量的檔案工作隊伍

檔案分類管理工作具有較強的科學(xué)性，這就對檔案分類管理工作人員有較高的要求，具備系統(tǒng)的檔案管理學(xué)知識只是其中最基礎(chǔ)的部分，此外要具備良好的思維能力，這樣才能夠有條理性、科學(xué)性的開展檔案的分類管理工作，增強檔案框架管理的清晰度，為后期的保管、查找以及開發(fā)利用提供便利的條件，從而實現(xiàn)系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理。因此，就現(xiàn)階段而言，著重培養(yǎng)年輕的檔案干部成為了亟待解決的問題，使這些人的能力不斷的提高直至其具備擔(dān)任檔案事業(yè)主力軍的能力和素質(zhì)；對專職、兼職的檔案工作人員，要加強對其知識體系的更新工作，在上崗之前確保崗前培訓(xùn)工作落實到位，尤其是在計算機應(yīng)用方面，是培訓(xùn)的重點內(nèi)容，這是現(xiàn)代社會的必然要求。同時，要積極的創(chuàng)造良好的內(nèi)外部環(huán)境，吸收、引進、聘用高級人才。

三、檔案分類管理的意義

首先，無論是社會、城市、企業(yè)、個人的生存和發(fā)展，檔案都起到了至關(guān)重要的作用，尤其是檔案可以記錄人、物過去的狀態(tài)和具體的情況，為后續(xù)的調(diào)查和利用奠定了良好的基礎(chǔ)，而檔案分類管理正是對這些信息進行篩選，并對有效信息進行充分利用，這才是信息化時代對檔案的要求。

其次，時代的發(fā)展和社會的進步，社會公眾對檔案的意識逐漸培養(yǎng)起來，原先人們對檔案莫不關(guān)系、毫不在意的時代已經(jīng)過去了，現(xiàn)如今人們開始重視檔案的作用，并盡可能的利用檔案帶來的積極效果，而檔案分類正是幫助人們高效的、快速的篩選出對自己有用的信息，這是社會現(xiàn)代化的具體表現(xiàn)。

最后，我國是一個人口眾多的國家，因此，就業(yè)問題一直是值得考慮的民生問題，而檔案分類管理這種檔案細(xì)化的分支，有助于該專業(yè)的學(xué)生向更深層次的方向?qū)W習(xí)和研究，有助于培養(yǎng)該方面的專業(yè)性人才，以此來滿足社會對檔案分類管理人才的需求，在緩解現(xiàn)階段就業(yè)壓力中有一定的貢獻。

四、結(jié)語

檔案管理工作并不是一蹴而就就可以實現(xiàn)的，這是一個復(fù)雜性的、系統(tǒng)性的問題，在開展檔案分類管理工作的過程中，既要保持其內(nèi)在的聯(lián)系，同時也要遵守客觀規(guī)律和自然形成規(guī)律。只有不斷地擴充自己的知識領(lǐng)域，在調(diào)查研究的時候做到深入細(xì)致，就一定可以實現(xiàn)科學(xué)化的檔案分類管理，盡可能的加快其轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力的速度，從而促進我國社會經(jīng)濟的發(fā)展。

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