[摘要]采購(gòu)成本管理是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的重點(diǎn)和源頭，本文從企業(yè)采購(gòu)成本內(nèi)部控制的角度，通過(guò)對(duì)采購(gòu)成本管理的事前、事中內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)的分析，找出可能出現(xiàn)的影響采購(gòu)成本內(nèi)部控制的缺陷，并針對(duì)缺陷提出防范措施，為企業(yè)采購(gòu)成本的事后控制提供有益的參考。

[關(guān)鍵詞]采購(gòu)成本；內(nèi)部控制；關(guān)鍵點(diǎn)；缺陷防范

1.關(guān)于采購(gòu)成本

企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)是指將企業(yè)所需要的存貨從供給者的倉(cāng)庫(kù)（或貨場(chǎng)）運(yùn)回企業(yè)倉(cāng)庫(kù)的物流活動(dòng)。其成本主要由購(gòu)買價(jià)格、相關(guān)稅費(fèi)和采購(gòu)費(fèi)用三大塊構(gòu)成，其中購(gòu)買價(jià)格是發(fā)票賬單上列明的價(jià)格，但不包括按照規(guī)定可以抵扣的增值稅額；相關(guān)稅費(fèi)是購(gòu)買存貨的消費(fèi)稅和不能從增值稅銷項(xiàng)稅額中抵扣的進(jìn)項(xiàng)稅；采購(gòu)費(fèi)用是指將企業(yè)所需要的存貨從供給者的倉(cāng)庫(kù)（或貨場(chǎng)）運(yùn)回企業(yè)倉(cāng)庫(kù)的物流活動(dòng)過(guò)程中所發(fā)生的運(yùn)輸費(fèi)、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)、包裝費(fèi)、運(yùn)輸途中的合理?yè)p耗、入庫(kù)前的挑選清理費(fèi)等物流費(fèi)用。由于企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開(kāi)始，而采購(gòu)階段的成本控制的好壞直接影響企業(yè)整體的效益，所以企業(yè)采購(gòu)成本控制就成為企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)鍵所在。

2.采購(gòu)成本的內(nèi)部控制方法

企業(yè)的內(nèi)部控制是促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略的管理活動(dòng)，而采購(gòu)成本控制則是保證企業(yè)資產(chǎn)安全、提高經(jīng)營(yíng)效率和效果的源頭。所謂的采購(gòu)成本的內(nèi)部控制，是企業(yè)根據(jù)一定時(shí)期預(yù)先建立的采購(gòu)成本管理目標(biāo)，由采購(gòu)成本控制責(zé)任中心在其職權(quán)范圍內(nèi)，于采購(gòu)成本的發(fā)生之前和采購(gòu)成本的形成過(guò)程中，對(duì)各種影響采購(gòu)成本的因素和條件采取的一系列預(yù)防和調(diào)節(jié)措施，以保證采購(gòu)成本管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的管理行為。由于采購(gòu)成本的高低直接影響著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)，這就要求企業(yè)建立嚴(yán)格的采購(gòu)成本內(nèi)控體系，并對(duì)采購(gòu)成本實(shí)現(xiàn)事前、事中和事后的全方位的控制管理。

采購(gòu)成本的事前控制，是一種預(yù)防性控制，作為采購(gòu)成本的控制者事先應(yīng)深入實(shí)際，對(duì)市場(chǎng)的采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行深入的調(diào)查研究，預(yù)測(cè)出發(fā)生差錯(cuò)的問(wèn)題與概率，并設(shè)想出預(yù)防措施、關(guān)鍵控制點(diǎn)與保護(hù)性措施。日常的采購(gòu)成本管理中常用的事前控制方法有：制定采購(gòu)采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商管理等。

采購(gòu)成本的事中控制是指在采購(gòu)成本的實(shí)際形成過(guò)程中，通過(guò)采取一系列行動(dòng)來(lái)執(zhí)行有關(guān)控制目標(biāo)或標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程中。通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)控制和監(jiān)督，及時(shí)獲得實(shí)際狀況的信息反饋，以供控制者及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，采取措施，預(yù)防糾偏。日常的采購(gòu)成本管理中常用的事中控制方法有：存貨采購(gòu)的甄選、存貨驗(yàn)收管理等。

采購(gòu)成本的事后控制是指在采購(gòu)實(shí)際行動(dòng)發(fā)生以后，通過(guò)分析、比較實(shí)際成本與控制目標(biāo)或標(biāo)準(zhǔn)之間的差異，找出差異的原因，并采取相應(yīng)的措施來(lái)防錯(cuò)糾偏的管理活動(dòng)。日常的采購(gòu)成本管理中常用的事后控制方法主要有：制定缺陷防范措施。

3.采購(gòu)成本內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)及缺陷

企業(yè)存貨的采購(gòu)成本的形成過(guò)程通常與企業(yè)的內(nèi)部控制相關(guān)。采購(gòu)成本中的購(gòu)買價(jià)格的高低主要取決于供應(yīng)商的報(bào)價(jià)及企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃，而采購(gòu)費(fèi)用的高低除了運(yùn)輸費(fèi)外（運(yùn)輸通常由第三方物流提供，屬于委托物流成本，本文暫不分析），主要與存貨的驗(yàn)收管理相關(guān)。其中供應(yīng)商的報(bào)價(jià)及企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃，屬于采購(gòu)成本管理的事前控制活動(dòng)；而存貨的驗(yàn)收管理則屬于采購(gòu)成本管理的事中控制活動(dòng)。為了確保采購(gòu)成本目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，本文主要從采購(gòu)成本計(jì)劃管理、供應(yīng)商管理、存貨驗(yàn)收管理三個(gè)環(huán)節(jié)，來(lái)分析采購(gòu)成本管理中的事前、事中的一些關(guān)鍵控制點(diǎn)及可能產(chǎn)生的控制缺陷，為采購(gòu)成本的事后控制提供參考。

3.1關(guān)鍵控制點(diǎn)一：采購(gòu)成本計(jì)劃管理

企業(yè)的采購(gòu)成本計(jì)劃管理是企業(yè)內(nèi)部管理的關(guān)鍵所在，是指導(dǎo)選擇供應(yīng)商的采購(gòu)價(jià)格的參照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。由于采購(gòu)成本計(jì)劃是在實(shí)際的采購(gòu)活動(dòng)之前制定的，屬于內(nèi)部控制的事前控制，帶有很大的不可確定性。因此在實(shí)際工作中，可能因?yàn)椴少?gòu)市場(chǎng)的各種不可預(yù)測(cè)因素的影響，常常也會(huì)導(dǎo)致一些采購(gòu)成本計(jì)劃管理缺陷的存在，常見(jiàn)的缺陷包括：

（1）采購(gòu)計(jì)劃未經(jīng)審批就被執(zhí)行，導(dǎo)致采購(gòu)決策失誤；

（2）采購(gòu)成本計(jì)劃靈活性不夠，因計(jì)劃的反復(fù)審批而延誤其有效執(zhí)行；

（3）市場(chǎng)價(jià)格變化趨勢(shì)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，造成價(jià)格偏高；

（4）計(jì)劃安排與生產(chǎn)配合不當(dāng)，造成到貨積壓或到貨不及時(shí)。

3.2關(guān)鍵控制點(diǎn)二：供應(yīng)商管理

供應(yīng)商管理是一般內(nèi)部控制容易忽視的環(huán)節(jié)，事實(shí)上供應(yīng)商的選擇與日常管理是采購(gòu)成本管理的重要一環(huán)，屬于采購(gòu)活動(dòng)發(fā)生之前事前控制。因?yàn)楣?yīng)商直接影響著采購(gòu)存貨的買價(jià)，而買價(jià)是采購(gòu)成本的主要構(gòu)成部分，如果忽視采購(gòu)之前與供應(yīng)商溝通管理，在實(shí)際工作中可能會(huì)造成企業(yè)的采購(gòu)成本過(guò)高，進(jìn)而削弱企業(yè)產(chǎn)品的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。供應(yīng)商管理常見(jiàn)缺陷包括：

（1）供應(yīng)商之間進(jìn)行串標(biāo)、圍標(biāo)，故意讓其中一家中標(biāo)，抬高存貨的購(gòu)買價(jià)格；

（2）供應(yīng)商數(shù)量不足，導(dǎo)致出現(xiàn)獨(dú)家供應(yīng)，致使采購(gòu)存貨價(jià)高、質(zhì)次；

（3）供應(yīng)商信息更新不夠及時(shí)，導(dǎo)致不合格供應(yīng)商沒(méi)有及時(shí)被清理。

3.3關(guān)鍵控制點(diǎn)三：驗(yàn)收管理

驗(yàn)收管理是采購(gòu)成本內(nèi)部控制的事中控制，也是決定采購(gòu)成本中的采購(gòu)費(fèi)用高低的重要環(huán)節(jié)，屬于企業(yè)的第三利潤(rùn)源。為了充分確保驗(yàn)收環(huán)節(jié)不增加額外的采購(gòu)費(fèi)用，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的采購(gòu)驗(yàn)收機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。如果沒(méi)有一套完善的存貨驗(yàn)收管理制度，或者驗(yàn)收管理存在缺陷，都會(huì)增加企業(yè)存貨的采購(gòu)費(fèi)用。存貨驗(yàn)收管理常見(jiàn)缺陷包括：

（1）驗(yàn)收程序執(zhí)行不嚴(yán)格，導(dǎo)致采購(gòu)存貨的價(jià)格與質(zhì)量不匹配；

（2）未能發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的欺詐行為，造成價(jià)高、質(zhì)次；

（3）與供應(yīng)商勾結(jié)，出現(xiàn)以次充好，損害企業(yè)利益；

（4）未完成驗(yàn)收程序而收貨甚至付款，導(dǎo)致企業(yè)錢貨兩空。

4.采購(gòu)成本內(nèi)部控制缺陷防范的具體措施

采購(gòu)成本的內(nèi)部控制缺陷是在日常采購(gòu)活動(dòng)中，采購(gòu)成本管理的事前、事中監(jiān)督控制過(guò)程中存在的缺點(diǎn)或不足，這種缺點(diǎn)或不足如果得到不有效遏制，將會(huì)使得采購(gòu)成本內(nèi)部控制無(wú)法為控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供合理保證。因此，如何發(fā)現(xiàn)和完善采購(gòu)成本的內(nèi)部控制缺陷，建立采購(gòu)成本內(nèi)部控制缺陷的修復(fù)機(jī)制，就成為所有企業(yè)面臨的事后控制問(wèn)題。

4.1采購(gòu)成本計(jì)劃管理缺陷的防范

針對(duì)采購(gòu)成本計(jì)劃管理中存在的缺陷，規(guī)避因計(jì)劃管理缺陷給企業(yè)所帶來(lái)的損失，現(xiàn)制定如下防范控制措施：

（1）在審批程序中，必須由生產(chǎn)部門、計(jì)劃部門及成本核算部門主管共同審核，只有通過(guò)嚴(yán)格審核合格的計(jì)劃才能執(zhí)行。同時(shí)為了減少計(jì)劃的審批次數(shù)，計(jì)劃在制訂過(guò)程中就要充分考慮計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中的一些不可控因素的變化，并針對(duì)可能的突發(fā)事件制定合理的對(duì)應(yīng)措施，保證計(jì)劃執(zhí)行的可行性。

（2）一般來(lái)說(shuō)計(jì)劃價(jià)格都是按市場(chǎng)的平均價(jià)格及供應(yīng)商的報(bào)價(jià)來(lái)制定的，為了避免臨時(shí)采購(gòu)的高成本，企業(yè)應(yīng)盡可能減少非計(jì)劃性采購(gòu)發(fā)生。

（3）采購(gòu)計(jì)劃必須服從生產(chǎn)安排，并配合生產(chǎn)進(jìn)度來(lái)確定合理的采購(gòu)數(shù)量和訂貨點(diǎn)，這樣既可以保證生產(chǎn)的連續(xù)供應(yīng)不缺貨，又能控制存貨的積壓，減少資金的占用，降低儲(chǔ)存成本。

4.2供應(yīng)商管理缺陷防范

針對(duì)供應(yīng)商價(jià)格管理中存在的缺陷，規(guī)避因供應(yīng)商價(jià)格管理缺陷給企業(yè)所帶來(lái)的損失，現(xiàn)制定如下防范控制措施：

（1）完善供應(yīng)商的認(rèn)定程序和認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，只有經(jīng)過(guò)認(rèn)定的供應(yīng)商才能納入日常供應(yīng)商備選范圍。為了確保供應(yīng)商的質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估與準(zhǔn)入制度。

（2）供應(yīng)商信息應(yīng)當(dāng)定期更新，即使是長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，對(duì)其供應(yīng)價(jià)格也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行定期的調(diào)查比較，確保采購(gòu)成本的合理性。

（3）為了有效遏制供應(yīng)商價(jià)高質(zhì)次現(xiàn)象的發(fā)生，對(duì)同一款貨物，企業(yè)應(yīng)當(dāng)引進(jìn)多個(gè)可供選擇的供應(yīng)商，以便進(jìn)行比較，形成供應(yīng)商的價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。

（4）選擇供應(yīng)商時(shí)要綜合進(jìn)行比較，既要考慮產(chǎn)品本身的價(jià)格和質(zhì)量、也要考慮產(chǎn)品供應(yīng)的物流成本。

4.3驗(yàn)收管理缺陷防范

針對(duì)驗(yàn)收管理中存在的缺陷，規(guī)避因驗(yàn)收管理缺陷給企業(yè)所帶來(lái)的損失，現(xiàn)制定如下防范控制措施：

（1）將驗(yàn)收作為付款的前置條件，對(duì)于驗(yàn)收不合格的存貨要么退貨，要么降級(jí)降價(jià)處理，確保所采購(gòu)存貨的質(zhì)量。

（2）建立嚴(yán)格的存貨驗(yàn)收制度，針對(duì)本企業(yè)的存貨特性來(lái)確定合理規(guī)范的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方式，并嚴(yán)格執(zhí)行到位。對(duì)有爭(zhēng)議的存貨，則應(yīng)該由專門的驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或驗(yàn)收人員對(duì)采購(gòu)存貨的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行復(fù)驗(yàn)，并出具驗(yàn)收證明；涉及大宗和新、特存貨采購(gòu)的，還應(yīng)進(jìn)行專業(yè)測(cè)試；對(duì)特殊商品，要有專業(yè)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

（3）重要驗(yàn)收活動(dòng)要納入監(jiān)控范圍進(jìn)行必要的監(jiān)督，防止供應(yīng)商和企業(yè)驗(yàn)收管理人員勾結(jié)危害企業(yè)利益的行為發(fā)生。

（4）驗(yàn)收人員有必要的存貨驗(yàn)收管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)，企業(yè)要定期對(duì)驗(yàn)收人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，減少存貨驗(yàn)收差錯(cuò)所造成的損失。

總之，采購(gòu)成本內(nèi)部監(jiān)督控制是防范日常管理活動(dòng)中出現(xiàn)的缺陷的有效措施。由于采購(gòu)成本的日常控制活動(dòng)紛繁復(fù)雜，管理的難度大，所以應(yīng)該抓住采購(gòu)成本內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)，并針對(duì)可能出現(xiàn)的缺陷進(jìn)行重點(diǎn)防范，并提出有效地改進(jìn)措施，保障采購(gòu)成本的內(nèi)部控制的經(jīng)濟(jì)性和有效性。

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作者簡(jiǎn)介

鄧傳紅，女，1968年生，湖北京山人。武漢交通職業(yè)學(xué)院，副教授。研究方向：物流成本管理。