施維

筆者所在的南洋模范初級中學(xué)，得天獨厚的人文環(huán)境滋養(yǎng)培育著學(xué)校的人文氣息，多年來形成交響樂和籃球的教育特色，并在國際文化藝術(shù)交流和國內(nèi)學(xué)生運(yùn)動賽事中屢獲佳績與好評。諸多的表彰獎勵，帶來大量的榮譽(yù)實物檔案，成為學(xué)校檔案中的奇葩。本文結(jié)合運(yùn)用信息技術(shù)管好、用好榮譽(yù)實物檔案的實踐活動，就實現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理的有效結(jié)合進(jìn)行初步的探索。

1 整合資源

近年本校獲獎榮譽(yù)逐年增多，僅學(xué)校集體得獎就有數(shù)百項、榮譽(yù)證書、錦旗、獎牌或獎杯等數(shù)量更多。出于宣傳陳列等工作的需要，榮譽(yù)實物不是馬上就放在檔案庫房保存，若不采用信息技術(shù)及時做好榮譽(yù)實物信息收集工作，會影響榮譽(yù)檔案管理和檔案作用的發(fā)揮。因此除按傳統(tǒng)的檔案管理方法外，對榮譽(yù)實物檔案進(jìn)行分類編號、粘貼檔號標(biāo)簽外，還要對其進(jìn)行數(shù)字化加工處理。一般尺寸的獎狀或證書，用掃描儀轉(zhuǎn)換為電子文件形式，掃描分辨率設(shè)置以600像素為宜，既不會因為數(shù)據(jù)量太大影響存儲，又能滿足清晰度要求，適合再次打印。圖片最好以JPEG格式保存，以便網(wǎng)絡(luò)傳輸和今后利用時的剪切修改。獎牌、獎杯之類的3D實物，則要用數(shù)碼照相機(jī)拍攝，拍攝要選擇相同的背景，既不要逆光，也不能背光，形成的數(shù)碼照片文件同樣以JPEG格式保存。榮譽(yù)實物有了替身的電子文件，既起到雙保險作用，也實現(xiàn)了檔案信息的整合，為資源共享奠定基礎(chǔ)。

學(xué)校還有大量的教師個人和教師輔導(dǎo)學(xué)生獲獎的獎狀、榮譽(yù)證書、獎杯等屬于本人所有的榮譽(yù)實物。這些榮譽(yù)從不同的角度反映了學(xué)校各項工作的足跡，與學(xué)校的發(fā)展緊密相關(guān)。因所有權(quán)關(guān)系，學(xué)校檔案室只能接收這類獎狀、證書的紙質(zhì)復(fù)印件，有時獲獎本人把實物遺失或損壞了，在提供利用時帶來麻煩。因此，檔案人員在征求獲獎?wù)弑救送獾那闆r下，借用實物原件，用掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備，處理成電子文件形式后再將原物歸還，主動做好信息收集工作，讓這部分榮譽(yù)實物借助信息技術(shù)也能栩栩如生，更好地發(fā)揮作用。

為便于掌握各年級、各部門獲獎情況，跟蹤做好榮譽(yù)實物的信息收集工作，學(xué)校專門指定人員收集學(xué)生獎狀、證書復(fù)印件，做好獲獎情況記錄，編制獲獎項目登記電子表格。表格按照“科技類”、“德育類”、“學(xué)科類”、“體育類”、“藝術(shù)類”等分類設(shè)計，記錄了獲獎學(xué)生所在屆別、年級及班級、輔導(dǎo)教師名字以及所獲獎項的全稱、等級等信息，并與獎狀（證書）復(fù)印件相對應(yīng)。電子表格通過學(xué)校網(wǎng)絡(luò)傳輸十分便捷，對學(xué)校檔案室整合信息資源做到了心中有數(shù)，也起到了按時移交歸檔材料的提醒作用。

2 系統(tǒng)整理

對收集整合的榮譽(yù)實物檔案信息，要進(jìn)行系統(tǒng)整理，才能做到及時準(zhǔn)確地提供利用。實踐中，一是運(yùn)用信息技術(shù)搭建基本框架。根據(jù)學(xué)校檔案分類大綱，榮譽(yù)實物檔案分為獎狀、證書、其他（獎杯、獎牌、錦旗及光榮冊等）三類。據(jù)此，可在計算機(jī)上創(chuàng)建相應(yīng)的文件夾目錄，文件夾下的案卷目錄按問題分類，案卷目錄還可以與記載學(xué)校每年獲獎情況的分目錄相互對照，方便查考。

二是運(yùn)用信息技術(shù)做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理，用Excel表格詳細(xì)記錄每年學(xué)校集體以及教職工個人獲得的各類獎項。表格的項目內(nèi)容越詳細(xì)，就越能滿足不同的信息利用需要。如設(shè)置“所屬類型”、“獲獎類型”、“獲獎級別”等選項，在提供利用時，借助工作表的“篩選”功能，不管是以“所屬類型”，還是以“獲獎級別”，或者以“教師姓名”分類，都能按不同的需求編排生成所需信息表格。這些分類表格，為學(xué)校年終總結(jié)、申報市、區(qū)級學(xué)科評比、教師節(jié)表彰以及迎接各項工作檢查，帶來不少方便。

三是運(yùn)用信息技術(shù)做好分類匯總。根據(jù)學(xué)校各項工作的檔案利用需求，設(shè)置專題文件夾，并將榮譽(yù)實物檔案信息與之掛鉤。如在“組織沿革”文件夾下創(chuàng)建 “榮譽(yù)稱號”目錄，并以年度區(qū)分，記錄學(xué)校及教師個人每年的獲獎情況，與組織沿革的信息相互對照。每年生成的教職員工個人榮譽(yù)檔案目錄，完整記錄教師和職工個人獲獎情況，與教工業(yè)務(wù)檔案交相輝映，提供參考便利。設(shè)置行政管理目錄，記載“安全文明校園和平安單位”、“市園丁獎”等榮譽(yù)稱號；設(shè)置黨務(wù)管理目錄，記載“好黨員”、“優(yōu)秀黨組織”、“市三八紅旗集體”等榮譽(yù)稱號；設(shè)置教學(xué)管理目錄，記載“駿馬獎”、“耕耘獎”、“育人獎”、“優(yōu)秀教研組”、“學(xué)科帶頭人”、“中青年骨干教師”等獲獎情況；設(shè)置團(tuán)隊目錄，記載“優(yōu)秀團(tuán)組織”、“一團(tuán)一品”、“青年崗位能手”、“新長征突擊手”的獲獎情況，如此等等，這些電子匯總表格從各個領(lǐng)域和不同的側(cè)面反映學(xué)校的全面發(fā)展，是客觀的歷史依據(jù)和重要的參考信息。

3 綜合提供利用

檔案管理的最終目的是為了用好檔案，榮譽(yù)實物檔案運(yùn)用信息技術(shù)可以實現(xiàn)綜合提供利用，提高檔案利用的效率和質(zhì)量。以每年生成的學(xué)校和教工個人獲獎表格為例， 外觀上看似與其他表格并無差異，但它不僅僅是文字和數(shù)字的記錄，當(dāng)鼠標(biāo)指向它的選項“分類號”時，可以連接到相應(yīng)的榮譽(yù)實物圖片上，提供更加生動形象的信息。這里運(yùn)用的是“超鏈接”技術(shù)，把榮譽(yù)實物的圖像信息與表格數(shù)據(jù)連接為一體。

綜合提供利用在學(xué)校實際工作當(dāng)中發(fā)揮了很好的作用，每年年終學(xué)校績效考核評估，將反映工作業(yè)績的榮譽(yù)檔案圖表文件上傳至主管部門，可以顯著提高工作效率；在各類工作檢查中，這些榮譽(yù)檔案圖表文件具有一目了然的效果，不用檔案人員來回奔波去庫房調(diào)取實物，對榮譽(yù)實物也起到一定的保護(hù)作用。學(xué)校曾接待一位畢業(yè)學(xué)生的家長，因孩子申請去國外讀書，對方學(xué)校聽說孩子在校期間是籃球隊的主力隊員，要求提供相關(guān)獲獎情況和照片，綜合提供利用很快滿足了學(xué)生家長的需求，及時解決燃眉之急。

根據(jù)日益增多的在校生和畢業(yè)生對榮譽(yù)檔案的利用需求，可以借助信息技術(shù)，將學(xué)生榮譽(yù)檔案與學(xué)生學(xué)籍卡檔案實現(xiàn)有效的結(jié)合，方便提供利用。如創(chuàng)設(shè)“個人素材”文件夾，將每個學(xué)生的獲獎情況與學(xué)生學(xué)籍卡系統(tǒng)相結(jié)合，那些需要提供學(xué)業(yè)或品學(xué)兼優(yōu)表現(xiàn)證明的學(xué)生，不僅能開具成績證明，還能打印出各種獲獎證書實物圖片。同樣道理，可以為學(xué)校每位教職員工建立文件夾，把相應(yīng)的獲獎電子文件以“快捷方式”與之相關(guān)聯(lián)，為考核測評、職稱評定、職務(wù)晉升提供圖文并茂的佐證。

4 注重安全

信息技術(shù)在給檔案管理帶來高效、便捷的同時，也有安全性、有效性的軟肋，一旦數(shù)據(jù)損壞或者信息泄露造成的損失是不可彌補(bǔ)的。因此妥善保管、注重安全應(yīng)當(dāng)放到檔案管理重中之重的位置。

硬件設(shè)施是實現(xiàn)妥善保管、有效利用的基礎(chǔ)保障。“工欲善其事，必先利其器”，要把計算機(jī)硬件配置擺上重要議事日程。數(shù)碼照相機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等都是必不可少的設(shè)備，如條件許可，還應(yīng)配備UPS不間斷電源，這樣一旦發(fā)生斷電，能夠減少數(shù)據(jù)的損失。

做好檔案數(shù)據(jù)備份是妥善保管和注重安全的重要措施。運(yùn)用信息技術(shù)生成的所有檔案信息都要做好數(shù)據(jù)備份，學(xué)校一般采用物理下載刻制光盤的方式，按學(xué)期刻盤備份。還可以在學(xué)校網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上開辟“檔案管理”存儲空間，提供多重保障。

榮譽(yù)實物檔案要按照特殊載體的要求，采取妥善的保管措施。獎杯、獎牌、錦旗等要放置避光、防塵的盒內(nèi)保存，對光盤的保存也有一定要求，要根據(jù)學(xué)校的庫房條件，盡可能保持適宜的溫濕度保管環(huán)境，避免長時間的強(qiáng)光照射。光盤禁止長期平放或疊壓，在刻制完成后應(yīng)盒裝豎立存放。要建立定期抽檢制度，每次抽檢室藏光盤的10%，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。光盤每4年要重新拷貝，確保數(shù)據(jù)長期有效。

榮譽(yù)實物檔案信息通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸時，網(wǎng)絡(luò)安全須格外注意，尤其是計算機(jī)病毒，對外來的移動設(shè)備必須先檢查有無病毒方可使用。信息提供要設(shè)置相關(guān)人員的級別權(quán)限，充分保障檔案信息的安全。

隨著信息化技術(shù)不斷運(yùn)用到檔案管理中，檔案工作的效率和質(zhì)量不斷提高，在學(xué)校各項工作中發(fā)揮了重要作用。endprint