王芳++席云霄

影視片中，職場(chǎng)菜鳥剛?cè)挝粫r(shí)，常常會(huì)被安排做文件整理，要么抱著成摞的資料，要么鉆進(jìn)嗆人的倉(cāng)庫(kù)里扒個(gè)“灰頭土臉”。

在汗牛充棟的檔案堆里查找文件可真是累人，小公司尚且如此，而像社保、銀行、專利局、法院等存有關(guān)鍵資料、物證的單位，檔案的保存、分類、搜索、數(shù)字化利用就顯得尤其重要了。然而隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案正遭受著諸如水患、霉變、鼠患、遺失、人力財(cái)力成本巨增等種種“尷尬”。

隨著社會(huì)分工不斷細(xì)化，這些記錄歷史“年輪”的檔案如今有了更好的“禮遇”。當(dāng)記者來到素有“天子腳下、御駕行宮”之美稱的河北省燕郊才赫然發(fā)現(xiàn)，開發(fā)區(qū)內(nèi)坐落著我國(guó)規(guī)模最大的檔案托管寄存單位，該單位也是國(guó)內(nèi)獲得省級(jí)檔案局運(yùn)營(yíng)資質(zhì)認(rèn)證的唯一服務(wù)商——申江萬國(guó)數(shù)據(jù)信息股份有限公司。

高標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)百年館庫(kù)

在講解員的指引下，記者走過一排排高高聳立的檔案柜，莊嚴(yán)神秘的感覺令人肅然起敬，有如走進(jìn)塵封的歷史長(zhǎng)河。

據(jù)申江萬國(guó)負(fù)責(zé)人介紹，專業(yè)的檔案保存公司，興起于上世紀(jì)50年代，在我國(guó)最早是由外資企業(yè)經(jīng)營(yíng)的，但由于存在極高的泄密風(fēng)險(xiǎn)，國(guó)家將這項(xiàng)業(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)權(quán)收歸國(guó)內(nèi)。

檔案保存業(yè)務(wù)雖然受經(jīng)濟(jì)波動(dòng)影響小，但回收期很長(zhǎng)，前期的硬件投入是一筆巨大的開支。著眼于未來發(fā)展的需要，在館庫(kù)建設(shè)之初，申江萬國(guó)就嚴(yán)格按照國(guó)家《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的甲級(jí)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計(jì)、施工和驗(yàn)收，所建館庫(kù)的墻體結(jié)構(gòu)、承載要求、低碳環(huán)保均達(dá)到國(guó)家檔案建筑標(biāo)準(zhǔn)。

首先，庫(kù)房的選址就大有學(xué)問，需要選擇地勢(shì)較高、場(chǎng)地干燥、排水通暢、空氣流通、遠(yuǎn)離易燃、易爆場(chǎng)所和污染源的地方。

為了實(shí)現(xiàn)檔案百年存放的追求，申江萬國(guó)不惜將建成的大樓空置了半年多，目的是將地基和墻體中建筑材料的水分完全蒸發(fā)。

館庫(kù)所在園區(qū)占地面積達(dá)65畝，其中，館庫(kù)面積48628平方米，分3座庫(kù)房，可存放10萬立方米，即200萬箱標(biāo)準(zhǔn)檔案箱，并且全部采用鋼質(zhì)導(dǎo)軌式密集柜和貨架。而貨架完全是根據(jù)實(shí)際需要定制的，專為存放各種型號(hào)的文件箱所設(shè)計(jì)。特藏庫(kù)內(nèi)的貨架也是專為存放磁帶、各種保管箱而訂制的。不同區(qū)域的貨架上全都貼有代表“位置”的條形碼，這些條形碼的信息被上傳至文檔追蹤系統(tǒng)中，便于查找和管理。

恒溫恒濕，是現(xiàn)代建筑中的高標(biāo)準(zhǔn)要求，只有少數(shù)高檔住宅和商用寫字樓才有。而館庫(kù)則率先采用中央空調(diào)和新風(fēng)除濕系統(tǒng)，確保庫(kù)房?jī)?nèi)部保持恒定的溫度和濕度。難怪屋外陽光燦爛，檔案室里卻無比涼爽、幽靜。

安全，館庫(kù)建設(shè)的“生命”

安全是檔案管理保存單位首要考慮的因素。僅從參觀時(shí)一道道“驗(yàn)明正身”、講解遵守的紀(jì)律和安全教育，以及比機(jī)場(chǎng)有過之而無不及的安檢就讓記者吃了一驚。隨著介紹的深入，一串串安全防護(hù)的新技術(shù)名詞和實(shí)物展示更讓記者大開眼界。

監(jiān)控系統(tǒng)好比為整個(gè)園區(qū)和館庫(kù)安上了“電子眼”。電子門禁監(jiān)控系統(tǒng)，要求所有工作人員在進(jìn)入文檔保管中心時(shí)必須使用門禁卡刷卡進(jìn)入。關(guān)鍵通道則采用雙重門禁系統(tǒng)，需兩個(gè)人同時(shí)刷卡方可進(jìn)入。每扇門上都配有報(bào)警器。中央閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)則具有動(dòng)態(tài)錄像和紅外夜視功能，對(duì)所有出入口進(jìn)行監(jiān)控。保安人員每天24小時(shí)，全年365天全天候在崗。

為降低火災(zāi)發(fā)生幾率，申江萬國(guó)采取了一切可能的措施。在選址時(shí)，公司就將文檔保管中心設(shè)在消防隊(duì)附近；庫(kù)房結(jié)構(gòu)全部由阻燃材料建設(shè)而成，地基為混凝土澆筑；建筑主體由雙層鋼結(jié)構(gòu)中間夾防火阻燃材料建成；隔離門與隔離間都采用防火門與防火墻，可以抵御4小時(shí)的火災(zāi)。

值得一提的是館庫(kù)還配備了一種先進(jìn)的“滅火神器”——超高壓細(xì)水霧滅火系統(tǒng)，即在煙感探測(cè)器未發(fā)現(xiàn)火情時(shí)，消防水管處于無水狀態(tài)，而一旦發(fā)生火災(zāi)時(shí)，只有受到火災(zāi)影響的地方的噴淋頭才會(huì)噴水，避免因噴水造成檔案損失。

設(shè)置在主體建筑之外的泵房采用雙泵系統(tǒng)，備用泵既可以在主泵發(fā)生故障時(shí)接替主泵工作，也可以在主泵無法獨(dú)立完成工作時(shí)作為輔助泵使用。

除了設(shè)備之外，關(guān)鍵性的“人防”也要到位。公司的安保人員會(huì)定期開展嚴(yán)格的消防安全檢查、設(shè)備檢測(cè)，對(duì)各項(xiàng)防火安全規(guī)定的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，消除可能的火災(zāi)隱患。而定期進(jìn)行模擬危機(jī)演習(xí)，則讓員工在突發(fā)事件真正發(fā)生時(shí)做到臨危不亂，時(shí)刻繃緊安防這根弦兒。

管理平臺(tái)，讓檔案“活”起來

如果說，硬件是保障館庫(kù)建設(shè)的“肌體”，那么運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)平臺(tái)則是掌控肌體的“神經(jīng)系統(tǒng)”。

申江萬國(guó)自主開發(fā)的運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)平臺(tái)，使身處全國(guó)各個(gè)信息中心的數(shù)據(jù)管理實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，協(xié)同辦公。企業(yè)客戶可以借助運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)平臺(tái)免費(fèi)在線管理、查詢其電子檔案數(shù)據(jù)、在線視頻監(jiān)控檔案托管庫(kù)房等，享受文檔全產(chǎn)業(yè)鏈服務(wù)。針對(duì)用戶的特別要求，申江萬國(guó)還可定制開發(fā)專項(xiàng)的業(yè)務(wù)服務(wù)。未來，隨著大數(shù)據(jù)的進(jìn)一步擴(kuò)展，塵封的檔案將逐漸“活”起來，火起來。

專業(yè)化的一站式服務(wù)，既協(xié)助客戶實(shí)現(xiàn)降低人力成本、精簡(jiǎn)人員編制、簡(jiǎn)化組織結(jié)構(gòu)，又能節(jié)省辦公場(chǎng)地和庫(kù)房空間，提高工作質(zhì)量和效率。

如此貼心的服務(wù)吸引了大批客戶。據(jù)悉，目前已有包括醫(yī)院、銀行、法院、保險(xiǎn)公司、能源企業(yè)、研究院所等大批客戶將檔案托管至申江萬國(guó)。以安邦保險(xiǎn)為例，僅將原來檔案存放地轉(zhuǎn)化為車位一項(xiàng)計(jì)算，就可為企業(yè)實(shí)現(xiàn)2000多萬元的收益。

目前，申江萬國(guó)的文檔全產(chǎn)業(yè)鏈服務(wù)已經(jīng)覆蓋全國(guó)核心城市，在北京、沈陽、上海、廣州、成都、武漢自有土地上都建有自主產(chǎn)權(quán)的數(shù)據(jù)管庫(kù)基地，基地土地總面積620畝，管庫(kù)總面積37萬平方米，管庫(kù)結(jié)構(gòu)活載12KN/㎡。

由此可見，無論是硬件設(shè)施，還是軟件發(fā)展，申江萬國(guó)都走在了行業(yè)發(fā)展的前端。未來，申江萬國(guó)將致力于建立具有中國(guó)特色的文檔全產(chǎn)業(yè)鏈服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)，成為文檔全產(chǎn)業(yè)鏈領(lǐng)導(dǎo)品牌。

“前事不忘，后事之師”，檔案的保存發(fā)展是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的大事業(yè)，歷史終將銘記這樣的豐功偉績(jī)。