文/張燁青　李穎　楊洋

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對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)高校自助表格服務(wù)解決“一張表”難題

文/張燁青李穎楊洋

所有的數(shù)據(jù)都會(huì)集成到數(shù)據(jù)中心，方便業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換，解決了跨部門(mén)數(shù)據(jù)的共享問(wèn)題。同時(shí)，在數(shù)據(jù)中心建設(shè)的基礎(chǔ)上，面向全校提供一些應(yīng)用服務(wù)，較少功能的重復(fù)建設(shè)。

每年，高校都會(huì)有各種獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)、教師評(píng)選等活動(dòng)，以往傳統(tǒng)的申報(bào)過(guò)程給申報(bào)者、組織者帶來(lái)了很大的工作量。對(duì)于“申報(bào)者”而言，填寫(xiě)內(nèi)容大同小異、內(nèi)容繁瑣。對(duì)于組織申報(bào)評(píng)選的“業(yè)務(wù)部門(mén)”而言，管理復(fù)雜需要層層上報(bào)、數(shù)據(jù)伸縮性大，在格式和真實(shí)性等方面無(wú)法進(jìn)行有效的管理和監(jiān)督。對(duì)于“其他相關(guān)部門(mén)”而言，也困擾于頻繁的信息查詢(xún)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)提供。隨著業(yè)務(wù)量的增長(zhǎng)，傳統(tǒng)表格填報(bào)和管理模式在效率和人力投入方面的弊端日益尖銳。

高校報(bào)表填報(bào)服務(wù)的現(xiàn)狀

報(bào)表工具在國(guó)內(nèi)外發(fā)展的已經(jīng)非常成熟，為了提高信息化程度，高校的一些業(yè)務(wù)部門(mén)也會(huì)設(shè)計(jì)各自的表格填報(bào)功能，其主要目的也是為了減輕填寫(xiě)者的工作量。但是目前的這些表格填報(bào)功能存在著一些普遍的問(wèn)題：跨部門(mén)數(shù)據(jù)無(wú)法共享、重復(fù)性高、復(fù)用率低、數(shù)據(jù)可控性差。

1.無(wú)法實(shí)時(shí)獲取跨部門(mén)數(shù)據(jù)。目前高校中的一些報(bào)表系統(tǒng)大多是業(yè)務(wù)部門(mén)自行開(kāi)發(fā)，內(nèi)部使用，比如教務(wù)部門(mén)的優(yōu)秀學(xué)生申請(qǐng)表自助填寫(xiě)功能。當(dāng)涉及到跨部門(mén)數(shù)據(jù)時(shí)，就需要臨時(shí)做接口甚至手動(dòng)導(dǎo)入Excel，實(shí)時(shí)性差，效率低下。

2.部門(mén)之間重復(fù)建設(shè)。目前高校中有獨(dú)立業(yè)務(wù)系統(tǒng)的部門(mén)，如人事部門(mén)、教務(wù)部門(mén)、科研部門(mén)等，為方便用戶(hù)會(huì)開(kāi)發(fā)各自的表格填寫(xiě)模塊。這就造成部門(mén)之間重復(fù)建設(shè)、復(fù)用率低，而且表格分散度在各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，使用不便，用戶(hù)無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一管理。

3.部門(mén)之間差距較大。高校中很多部門(mén)都沒(méi)有獨(dú)立的系統(tǒng)，如需開(kāi)發(fā)自助表格系統(tǒng)，先得進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)，花費(fèi)的成本和時(shí)間會(huì)比較高。

4.數(shù)據(jù)可控性差。傳統(tǒng)的報(bào)表過(guò)程通常是用戶(hù)登錄-預(yù)覽表格-生成表格-表格下載-蓋章-交至業(yè)務(wù)部門(mén)。在表格下載后通常是一個(gè)文檔，用戶(hù)依然可以手動(dòng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，無(wú)法控制數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

發(fā)展方向

出現(xiàn)上述問(wèn)題的主要原因一是各業(yè)務(wù)系統(tǒng)在建設(shè)過(guò)程中相互獨(dú)立，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)交互困難，形成了一個(gè)個(gè)信息孤島；二是缺少一個(gè)面向全校的應(yīng)用平臺(tái)，功能重復(fù)率高。在今后的信息化建設(shè)過(guò)程中將逐漸打破信息孤島的局面，所有的數(shù)據(jù)都會(huì)集成到數(shù)據(jù)中心，方便業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換，解決了跨部門(mén)數(shù)據(jù)的共享問(wèn)題。同時(shí)，在數(shù)據(jù)中心建設(shè)的基礎(chǔ)上，面向全校提供一些應(yīng)用服務(wù)，較少功能的重復(fù)建設(shè)。這兩點(diǎn)正好為報(bào)表填報(bào)服務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展提供了很好的方向。

高校自助表格服務(wù)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

自助表格填報(bào)服務(wù)是一個(gè)面向全校的應(yīng)用服務(wù)，依托于學(xué)校數(shù)據(jù)中心，實(shí)現(xiàn)表格的自動(dòng)填充和收發(fā)。該服務(wù)采用B/S架構(gòu)，用戶(hù)可以通過(guò)瀏覽器進(jìn)行操作。通過(guò)該服務(wù)來(lái)提高數(shù)據(jù)可控性、提高填表效率、實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)數(shù)據(jù)表格的制作、提升服務(wù)的復(fù)用性、簡(jiǎn)化工作流程。

系統(tǒng)主要功能

1.個(gè)人：表格生成、編輯、下載、打印、上傳。

2.部門(mén)：制作表格模板、配置收發(fā)權(quán)限、一鍵收集、批量下載。

3.系統(tǒng)工作原理

報(bào)表工具主要分為C/S和B/S這兩種架構(gòu)，C/S架構(gòu)主要是針對(duì)一些大型企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表，適用于流程復(fù)雜、計(jì)算量大的系統(tǒng)；而B(niǎo)/S架構(gòu)主要是借助于Web報(bào)表工具，通過(guò)瀏覽器器訪(fǎng)問(wèn)服務(wù)平臺(tái)，不需要特別復(fù)雜的流程和計(jì)算過(guò)程，更看重的是使用的便捷性。根據(jù)需求本文采用B/S架構(gòu)，自助表格系統(tǒng)的部署架構(gòu)如圖1所示，主要由Web服務(wù)器、防火墻、應(yīng)用服務(wù)器及數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)成。自助表格系統(tǒng)的身份認(rèn)證模塊將與學(xué)校的統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)做對(duì)接，用戶(hù)通過(guò)瀏覽器登錄學(xué)校統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)后，即可以個(gè)人身份進(jìn)入自助表格系統(tǒng)。通過(guò)Web服務(wù)器將用戶(hù)請(qǐng)求傳輸和分配給應(yīng)用服務(wù)器，然后由應(yīng)用服務(wù)器進(jìn)行業(yè)務(wù)邏輯的處理，包括表格的管理、生成、收發(fā)、下載等。應(yīng)用服務(wù)器處理過(guò)程中需要涉及到后臺(tái)數(shù)據(jù)的獲取，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)即圖1中的自助表格系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，該數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)由兩部分組成：權(quán)威數(shù)據(jù)和自定義數(shù)據(jù)。其中“自定義數(shù)據(jù)”是用戶(hù)自行錄入的數(shù)據(jù)，而“權(quán)威數(shù)據(jù)”來(lái)源于學(xué)校數(shù)據(jù)中心，數(shù)據(jù)中心數(shù)據(jù)庫(kù)中存放著全校各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，包括人事系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)等。

圖1　自助表格服務(wù)部署架構(gòu)

自助表格服務(wù)的典型案例

學(xué)生個(gè)人信息統(tǒng)計(jì)服務(wù)

主要特點(diǎn)：表格的收發(fā)統(tǒng)計(jì)

在高校的學(xué)生工作中，需要經(jīng)常進(jìn)行學(xué)生信息的統(tǒng)計(jì)校對(duì)工作，在傳統(tǒng)統(tǒng)計(jì)過(guò)程通常會(huì)形成個(gè)人-宿舍-班長(zhǎng)-輔導(dǎo)員這樣的多級(jí)結(jié)構(gòu)，效率低且容易遺漏。當(dāng)需要進(jìn)行學(xué)生個(gè)人信息（包括姓名、學(xué)號(hào)、籍貫、生源地、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、獲獎(jiǎng)情況等）統(tǒng)計(jì)的時(shí)候，需要層層上報(bào)，并花費(fèi)大量的時(shí)間去核對(duì)人數(shù)、歸類(lèi)整理。環(huán)節(jié)越多效率越低下，而且容易遺漏無(wú)法進(jìn)行有效的統(tǒng)計(jì)。

采用自助表格服務(wù)后，可以跳過(guò)中間環(huán)節(jié)，形成個(gè)人-輔導(dǎo)員的直接對(duì)接。在學(xué)生端，學(xué)生登錄自助表格服務(wù)后，選取所需表格“個(gè)人信息填報(bào)表”，預(yù)覽校對(duì)無(wú)誤后點(diǎn)擊發(fā)送，便可以直接發(fā)送到輔導(dǎo)員處。在輔導(dǎo)員端，可以一鍵收取表格，也可查看所管轄學(xué)生中尚未發(fā)送的學(xué)生名單，大大提高了工作效率，避免人為的失誤而造成遺漏。

專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)申報(bào)

主要特點(diǎn)：跨部門(mén)數(shù)據(jù)表格的制作、保證數(shù)據(jù)真實(shí)性

每年的職稱(chēng)評(píng)審都是一項(xiàng)耗時(shí)間、耗人力的工作，傳統(tǒng)的填報(bào)過(guò)程主要有兩個(gè)問(wèn)題，一是填寫(xiě)繁瑣，二是數(shù)據(jù)真實(shí)性無(wú)法保證。申請(qǐng)表幾乎涵蓋了申請(qǐng)者在校的所有信息，包括基本信息、教學(xué)情況、科研情況等，對(duì)于申請(qǐng)者（特別是一些年限較長(zhǎng)的申請(qǐng)者）而言，需要花費(fèi)一天的時(shí)間去填寫(xiě)。為了保證真實(shí)性，填寫(xiě)內(nèi)容需要分給各業(yè)務(wù)部門(mén)去逐一審核，造成很大的工作量。

采用自助表格服務(wù)后，組織評(píng)審的單位只需要制作一個(gè)統(tǒng)一模板，將數(shù)據(jù)按照所需的內(nèi)容及格式從數(shù)據(jù)中心取出，并根據(jù)需要對(duì)這些數(shù)據(jù)的來(lái)源進(jìn)行配置。如果要保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性（如教學(xué)工作量、科研成果等），則所獲取的數(shù)據(jù)是來(lái)自數(shù)據(jù)中心的“權(quán)威數(shù)據(jù)”，且不允許修改；如果是一些經(jīng)常需要變動(dòng)的數(shù)據(jù)（如聯(lián)系方式），則所獲取的數(shù)據(jù)是“自定義數(shù)據(jù)”，用戶(hù)可以自行修改。教職工登錄自助表格服務(wù)后，選擇“專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)申報(bào)表”，就可以直接預(yù)覽帶數(shù)據(jù)內(nèi)容的表格。根據(jù)預(yù)覽的情況直接打印表格，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

自助表格系統(tǒng)的特點(diǎn)

提高數(shù)據(jù)可控性

表格制作過(guò)程中，會(huì)明確各項(xiàng)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)來(lái)源是權(quán)威數(shù)據(jù)還是自定義數(shù)據(jù)，并加之不同的策略以保證真實(shí)性。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)伸縮性的控制，解決以往用戶(hù)篡改數(shù)據(jù)的問(wèn)題，大大減少了信息核對(duì)的時(shí)間。

提高填表效率

大大節(jié)省填表所需時(shí)間，避免填寫(xiě)重復(fù)信息，信息更加精準(zhǔn)。以填寫(xiě)一張中等復(fù)雜的表格為例，傳統(tǒng)模式下，1000個(gè)人每人需要花費(fèi)1小時(shí)去填寫(xiě)表格，則共需要1000小時(shí)。使用自助表格系統(tǒng)后，每人僅需花費(fèi)5分鐘填寫(xiě)表格，加上管理員2小時(shí)的制表時(shí)間，總共節(jié)省了914小時(shí)。

跨部門(mén)數(shù)據(jù)表格的制作

數(shù)據(jù)來(lái)源于數(shù)據(jù)中心，其中整合了各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的數(shù)據(jù)，定時(shí)更新，尤其適用于一些跨部門(mén)表格模板的制作。

提升服務(wù)的復(fù)用性

目前各個(gè)高校的自助表格系統(tǒng)存在重復(fù)建設(shè)、管理分散的問(wèn)題。本系統(tǒng)是在學(xué)校數(shù)據(jù)中心的基礎(chǔ)上建設(shè)的自助表格系統(tǒng)，各部門(mén)自行制作表格模板后即可使用。既方便了表格的統(tǒng)一管理，又節(jié)約了建設(shè)成本。

簡(jiǎn)化工作流程

改變傳統(tǒng)方式中個(gè)人-宿舍-班長(zhǎng)-輔導(dǎo)員層層提交表格，不斷核對(duì)人數(shù)的工作方式，將個(gè)人-輔導(dǎo)員直接對(duì)接，表格收集者只需配置好權(quán)限，即可隨時(shí)查看上交情況、批量下載，省去了中間的過(guò)程，大大減少了工作量。

自助表格服務(wù)改變了傳統(tǒng)的表格填寫(xiě)及管理模式，其依托于學(xué)校數(shù)據(jù)中心，可以獲取全校所有數(shù)據(jù)，部門(mén)可以根據(jù)需求靈活地制作表格模板、配置收發(fā)權(quán)限。通過(guò)自助表格系統(tǒng)，可以減少重復(fù)信息的填寫(xiě)，信息更加精準(zhǔn)可信。同時(shí)端對(duì)端的收發(fā)功能避免了層層上報(bào)、反復(fù)提交帶來(lái)的資源浪費(fèi)，提高了業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)效率。

在服務(wù)的推廣過(guò)程中，也遇到了數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、瀏覽器不兼容、業(yè)務(wù)流程設(shè)定等方面的問(wèn)題，在今后的建設(shè)中，我們會(huì)不斷地思考改進(jìn)。希望能夠更好地為師生服務(wù)，推動(dòng)校內(nèi)數(shù)據(jù)資源的整合優(yōu)化，促進(jìn)高校的信息化建設(shè)。

（作者單位為對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)信息化管理處）