周小蕾

摘 要：文章提出水利工程驗(yàn)收資料是工程在建設(shè)過(guò)程中，參與單位在各階段所提供的驗(yàn)收備查資料，是反映建設(shè)工程質(zhì)量和工作質(zhì)量狀況的重要依據(jù)，也是單位工程在日后維修、擴(kuò)建、改造、更新的重要檔案材料，以期對(duì)驗(yàn)收資料應(yīng)給予足夠重視。

關(guān)鍵詞：驗(yàn)收資料；主要內(nèi)容；注意事項(xiàng)

前言：目前，水利工程驗(yàn)收資料整理的工作也在逐步向規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化。工程管理對(duì)施工技術(shù)資料的整理有了更高的要求，鑒于驗(yàn)收資料項(xiàng)目多、內(nèi)容雜等因素，結(jié)合近年來(lái)整編驗(yàn)收資料的經(jīng)驗(yàn)，就如何規(guī)范、全面、快捷的整理水利工程驗(yàn)收資料作以闡述。

一、檔案工作的重要性

水利工程檔案是歷史的記錄，是水利科技檔案的重要組成部分。它來(lái)源于工程建設(shè)全過(guò)程，不僅在建設(shè)過(guò)程中具有重要作用而且在工程建成后的運(yùn)行、管理工作中，也是不可缺少的依據(jù)和條件。借助檔案，人們可查尋需要了解掌握過(guò)去的資料與情況，尤其是在建立工程質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制的今天，檔案的憑證作用更為重要。如果忽視檔案管理，造成檔案資料的殘缺或不準(zhǔn)確，將直接影響檔案資料作用的發(fā)揮。所以水利部領(lǐng)導(dǎo)曾經(jīng)強(qiáng)調(diào)，水利工程“五不驗(yàn)收”中，就包括“檔案不合格不驗(yàn)收”。因此，對(duì)每一個(gè)工程項(xiàng)目不管是建設(shè)法人的甲方，承建項(xiàng)目的乙方以及設(shè)計(jì)、監(jiān)理等任何一個(gè)單位，對(duì)工程設(shè)計(jì)、報(bào)批立項(xiàng)、建設(shè)與竣工的全過(guò)程、務(wù)必高度重視各個(gè)階段的檔案資料的原始記錄、保存與管理。加強(qiáng)工程檔案管理，是加強(qiáng)工程建設(shè)與管理工作的重要內(nèi)容，江澤民同志曾題詞： “檔案工作是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，這個(gè)基礎(chǔ)不牢固，將來(lái)我們要負(fù)歷史責(zé)任的”。胡錦濤主席也指出“檔案是人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過(guò)去，把握現(xiàn)在，預(yù)見(jiàn)未來(lái)。檔案事業(yè)是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)”?？梢?jiàn)檔案管理工作的重要性與肩負(fù)的神圣責(zé)任。

二、管理驗(yàn)收資料的準(zhǔn)則

（一）確保驗(yàn)收資料真實(shí)可靠。驗(yàn)收檔案管理人員要管理好工程施工單位、監(jiān)理單位和工程建設(shè)單位的資料，檢查三方資料計(jì)算的工程量數(shù)據(jù)是否一致，確保三方資料與工程進(jìn)度統(tǒng)一，這樣才能提高驗(yàn)收資料的真實(shí)性與可靠性，使驗(yàn)收資料準(zhǔn)確地反映項(xiàng)目工程的實(shí)際情況。

（二）確保資料完整全面。驗(yàn)收檔案管理人員要隨時(shí)檢查檔案的完整情況，將檔案按照項(xiàng)目建設(shè)的時(shí)間順序進(jìn)行排列，確保檔案記錄的時(shí)間點(diǎn)連續(xù)完整。如果在檢查檔案的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)某一部分檔案有缺漏，管理人員要及時(shí)向上級(jí)反映，并盡快補(bǔ)全缺漏的材料。

（三）對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范、統(tǒng)一管理。。檔案管理人員在整理檔案時(shí)，要仔細(xì)檢查驗(yàn)收檔案后面加蓋的印章是否與建設(shè)單位的公章相符，并且要檢查檔案上的負(fù)責(zé)人簽字是否清晰有效。在整理好檔案后要將檔案統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，并制作檔案封面，在封面上注明檔案內(nèi)容，還要編寫(xiě)檔案目錄，標(biāo)注具體內(nèi)容的頁(yè)碼。

三、管理驗(yàn)收檔案的操作標(biāo)準(zhǔn)

水利安全生產(chǎn)檔案主要包括：安全生產(chǎn)日常管理文件材料、執(zhí)法檢查材料、行政審批和備案材料以及安全生產(chǎn)事故調(diào)查處理材料等方面，保管期限分為永久、30年、10年。具體應(yīng)歸檔文件材料的范圍與保管期限參見(jiàn)但不限于附件（《廣東省水利安全生產(chǎn)檔案分類(lèi)及保管期限表》）。水利安全生產(chǎn)歸檔文件材料在遵循“紙質(zhì)材料類(lèi)歸文書(shū)、相對(duì)集中，其他材料分別按載體形式歸入相應(yīng)類(lèi)別”原則的前提下，按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2000）、《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821—2002）等的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理編目。紙質(zhì)文件材料歸檔必須是原件，應(yīng)字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖樣清晰，簽字蓋章、日期等標(biāo)識(shí)完整齊備。書(shū)寫(xiě)和裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。實(shí)物與聲像文件材料歸檔，應(yīng)按規(guī)定注明時(shí)間、地點(diǎn)、事件、主要人物等相應(yīng)的文字說(shuō)明。涉及工程建設(shè)安全的重大事件、事故，應(yīng)有必要的文字、聲像材料。不同類(lèi)別中有密切聯(lián)系的材料之間互標(biāo)參見(jiàn)號(hào)。電子文件材料與紙質(zhì)文件材料同步歸檔，內(nèi)容保持一致，并符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）的原則要求。水利安全生產(chǎn)日常管理、執(zhí)法檢查以及行政審批和備案材料，由水利安全生產(chǎn)檔案形成部門(mén)于文件形成后的第二年3月底之前移交本單位檔案部門(mén)歸檔；事故調(diào)查處理文件材料應(yīng)在事故處理結(jié)束后30日內(nèi)完成歸檔。任何部門(mén)和個(gè)人不得將應(yīng)歸檔文件材料據(jù)為己有或者拒絕歸檔。工作人員調(diào)離崗位或離職前，必須交清應(yīng)歸檔的文件，不得帶走或擅自處理。水利安全生產(chǎn)檔案形成部門(mén)向單位檔案部門(mén)移交檔案時(shí)，應(yīng)編制移交目錄。交接雙方對(duì)照移交目錄對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)后，在移交目錄上簽字（一式五份）。接收電子文件材料時(shí)，應(yīng)在相應(yīng)設(shè)備、環(huán)境上檢查其真實(shí)有效性，并確定其與相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)歸檔文件材料的內(nèi)容一致性，然后辦理交接手續(xù)。

四、優(yōu)化水利工程驗(yàn)收檔案整理的策略

（一）加強(qiáng)教育提高檔案管理人員對(duì)驗(yàn)收檔案的重視度。在水利建設(shè)項(xiàng)目中，建設(shè)單位要加強(qiáng)宣傳，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)道德教育，要讓管理人員了解到驗(yàn)收檔案的重要性，讓他們認(rèn)識(shí)到自己所肩負(fù)的責(zé)任。檔案管理人員要提高對(duì)驗(yàn)收檔案的重視度，保證驗(yàn)收檔案記錄進(jìn)度與工程建設(shè)進(jìn)度同步，嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)定來(lái)管理驗(yàn)收資料。

（二）建立健全的項(xiàng)目工程驗(yàn)收資料管理規(guī)章。建設(shè)企業(yè)要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)、調(diào)派具有較高專(zhuān)業(yè)能力的工作人員對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，并為檔案管理工作人員提供良好的工作條件。要參照水利建設(shè)項(xiàng)目的指標(biāo)來(lái)訂立一套完備的驗(yàn)收檔案管理?xiàng)l例，通過(guò)高效的管理方式監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況。項(xiàng)目工程管理人員要給驗(yàn)收檔案的整理、歸納過(guò)程提供指導(dǎo)意見(jiàn)，并定期檢查檔案整理情況，檢查重要檔案是否完整真實(shí)。

（三）加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督考核力度。在水利建設(shè)項(xiàng)目最初動(dòng)工時(shí)，就要開(kāi)始整理相關(guān)的工程資料，并將資料歸納入檔。在每一個(gè)工程實(shí)施階段都要對(duì)檔案整理工作考察監(jiān)督，按照項(xiàng)目工程的建設(shè)進(jìn)度對(duì)資料整理工作進(jìn)行管理，要提高對(duì)資料整理監(jiān)督工作的重視，定期抽查檔案內(nèi)容，檢查檔案是否記錄準(zhǔn)確。這樣在工程完工進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，可以快速進(jìn)行工程檔案移交。在整理記錄驗(yàn)收檔案時(shí)，要確保檔案內(nèi)容進(jìn)度與工程施工同步，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，充實(shí)檔案記錄。

（四）在進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)要將驗(yàn)收檔案作為主要參考資料。在水利工程完工進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，必須要整理好項(xiàng)目工程的驗(yàn)收資料，根據(jù)驗(yàn)收檔案記錄進(jìn)行工程驗(yàn)收，如果在檔案記錄中該項(xiàng)目存在施工不規(guī)范的地方，那么不能通過(guò)驗(yàn)收審核?；隍?yàn)收檔案的重要性，驗(yàn)收資料管理人員必須對(duì)驗(yàn)收檔案進(jìn)行多次反復(fù)審核，確保檔案真實(shí)有效，只有這樣才能使驗(yàn)收資料發(fā)揮出真正效力。

（五）建立檔案管理獎(jiǎng)勵(lì)制，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理工作很少得到企業(yè)管理層的重視。但在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期，檔案資料對(duì)于企業(yè)發(fā)展的參考價(jià)值越來(lái)越高，因此，企業(yè)管理層應(yīng)該轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理工作的態(tài)度，提高對(duì)檔案管理的重視，建立檔案管理獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)于工作態(tài)度良好的檔案管理人員，要予以公開(kāi)表?yè)P(yáng)，還可以發(fā)放一定的獎(jiǎng)金以資鼓勵(lì)，這樣可以調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性。

（六）將現(xiàn)代電子信息技術(shù)引入驗(yàn)收檔案管理工作?，F(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)日新月異，尤其是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展堪稱(chēng)神速，目前已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)生產(chǎn)領(lǐng)域。新時(shí)代的水利工程檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，與現(xiàn)代電子信息技術(shù)相結(jié)合，運(yùn)用電腦儲(chǔ)存器來(lái)儲(chǔ)存驗(yàn)收檔案資料，不但可以減少使用儲(chǔ)存?zhèn)}庫(kù)，還大大提高了管理人員的工作效率。并且通過(guò)電子計(jì)算機(jī)，可以快速檢索資料、檢查檔案是否完整，還可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)來(lái)提高資料計(jì)算的準(zhǔn)確性。

結(jié)束語(yǔ)：隨著水利體制改革快速發(fā)展，工程驗(yàn)收資料不僅要求內(nèi)容更加規(guī)范、全面，而且，需要人們?cè)趯?shí)踐中不斷的擴(kuò)展新思路、謀取新方法，才能把這項(xiàng)工作做好。

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