常新紅
摘 要:往來賬款的管理與核算是中小民營企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的重要組成部分,不僅關(guān)系到企業(yè)的資金管理質(zhì)量,也影響到企業(yè)的發(fā)展狀況。本文分析了當前我國中小民營企業(yè)在應收賬款、應付賬款管理與核算上存在的主要問題及其原因,在此基礎(chǔ)上針對如何加強其管理與核算水平進行了論述,為這些問題的解決提出了措施和建議。
關(guān)鍵詞:中小民營企業(yè);應收賬款;應付賬款
在我國社會主義市場經(jīng)濟中,信用是影響企業(yè)生存和發(fā)展的重要因素,在企業(yè)的日常經(jīng)營中,應做好往來賬款的管理與核算工作,從而保證企業(yè)處于健康的資金鏈條上。中小民營企業(yè)的規(guī)模較小、發(fā)展水平較低,在市場競爭中處于劣勢,往來賬款管理與核算狀況對于中小民營企業(yè)來說尤為重要,因此,探討中小民營企業(yè)往來賬款管理與核算問題具有重要意義。
一、中小民營企業(yè)往來賬款管理與核算存在的問題及原因分析
(一)應收帳款管理與核算存在的問題及原因分析。第一,風險防范意識淡薄。在經(jīng)濟下行趨勢下,中小民營企業(yè)的生存環(huán)境嚴峻,為了在市場競爭中立于不敗之地,很多中小民營企業(yè)選擇在產(chǎn)品的成本、種類、價格等方面尋求突破,尤其是加強了對商業(yè)信用手段的使用,為客戶提供一定的賒銷期限,這是許多中小民營企業(yè)擴大銷售的有效途徑。從應收賬款的角度考量,這種做法增加了應收賬款管理與核算風險,與此同時,中小民營企業(yè)管理者為追求企業(yè)利潤的最大化,加快實現(xiàn)銷售,常常在沒有資金保障的情況下肆意推售產(chǎn)品,未曾考慮到客戶占用過多本企業(yè)自身流動資金,這不僅提高了企業(yè)自有資金占用成本,同時也引發(fā)企業(yè)流動性受阻,嚴重的可能會引發(fā)企業(yè)資金鏈斷裂,引發(fā)企業(yè)破產(chǎn)風險。
第二,管理責任不清。在許多中小民營企業(yè)管理者的觀念中,應收賬款管理是財務部門的分內(nèi)之事,與其他部門沒有多大關(guān)系。而事實上,這是一種錯誤認識,有效地應收賬款管理和控制離不開財務部門與企業(yè)其他部門的通力合作,尤其是發(fā)行部門、市場拓展部門、銷售部門、信用評定部門等幾個關(guān)鍵性部門。因此,應收賬款管理與核算涉及到的部門和層面較多,并非財務部門的專職責任,而應由多個部門共同承擔。
第三,壞賬較多,存在資金虛假膨脹現(xiàn)象。所謂壞賬,指的是企業(yè)未能在規(guī)定的回收期內(nèi)收回應收賬款,如果壞賬較多且不能實現(xiàn)有效的清算,將會直接造成企業(yè)經(jīng)濟損失。現(xiàn)實中,很多中小民營企業(yè)不具備一套成熟的、操作性強的應收款清算核查體系,導致壞賬滋生,給企業(yè)帶來了持續(xù)的經(jīng)濟損失。
(二)應付帳款管理與核算存在的問題及原因分析。第一,對應付賬款管理與核算不夠重視。在很多中小民營企業(yè)管理者的眼中,應付賬款的重要性遠遠低于應收賬款,管理層將更多的注意力放在了后者身上致使對前者的嚴重忽視。財務部門相關(guān)人員在進行應付賬款管理與核算的過程中,憑借的多是主觀經(jīng)驗,其操作缺乏科學性與規(guī)范性。由于企業(yè)對應付帳款管理的忽視,會增加企業(yè)誠信缺失的風險。
第二,應付賬款內(nèi)部控制制度缺失。在很多中小民營企業(yè)里。企業(yè)制度不健全,其中就包括了應付賬款內(nèi)部控制制度的不健全。很多企業(yè)沒有建立該制度,這會增加舞弊風險。由于不重視對相關(guān)人員的行為進行有效監(jiān)督,舞弊行為將無法得到有效防范和規(guī)避。例如,在洽談與簽訂采購合同時未采取不相容職務相分離;在支付供應商款項時未建立有效的審批復核制度;在對已付款的采購產(chǎn)品發(fā)生采購退貨時,未建立有效的采購貨款追回機制,這些都有可能會產(chǎn)生舞弊風險。
第三,不重視與供應商的關(guān)系。在中小民營企業(yè)運營發(fā)展中,與供應商保持良好的關(guān)系十分重要,而在許多企業(yè)里,相關(guān)部門沒有對供應商的檔案進行認真整理,不主動與供應商進行聯(lián)系和交流,這對應付賬款管理造成不利。當應付帳款管理流程出現(xiàn)混亂時,無法保障應付賬款管理與核算的準確性與及時性。會使企業(yè)無法與供應商之間維持穩(wěn)定的合作關(guān)系,不利于降低進貨成本,尤其對于長期合作的供應商,未來在采購中可能會增加進貨成本,不利于企業(yè)進行成本控制和管理,從而最終影響企業(yè)經(jīng)濟利益。
二、中小民營企業(yè)往來帳款的管理與核算的對策及建議
(一)應收帳款管理與核算的對策及建議。第一,建立健全賒銷審批制度。中小民營企業(yè)應在不斷提高應收賬款管理水平的過程中,要充分發(fā)揮財務部門和信用評定部門的相關(guān)職能,將其結(jié)合起來以獲得成效。假如僅僅從銷售人員的那里獲得情況,容易得到片面性的結(jié)果,因而完善的賒銷審批制度要求盡可能地規(guī)范應收賬款的賒銷期限和賒銷金額,例如,當客戶希望獲得延期付款的優(yōu)惠時,銷售部門人員應填寫賒銷報告,并將賒銷報告交由信用評定部門,然后由信用評定部門根據(jù)收集的客戶相關(guān)資料,對其進行信用等級分類,根據(jù)客戶的等級評定審核批核其賒銷期限和賒銷金額。
第二,加強合同的管理。在中小民營企業(yè)的經(jīng)營管理中,對于銷售業(yè)務應全面簽訂銷售合同。在與客戶進行充分協(xié)商、洽談后在合法、完整、準確的前提下擬訂銷售合同,更應在貨款的支付時間、支付方式、銷售折扣、折扣方式及雙方違約責任等方面需明確表達。之后,需將雙方擬定好的銷售合同交付企業(yè)其他相關(guān)部門進行審核,最終訂立銷售合同。
第三,實行應收賬款催收責任制。在對應收賬款管理與核算過程中,中小民營企業(yè)要重視對于自身的管理,建立應收賬款催收責任制,制定合理有效的措施,例如:財務部門由專人負責建立應收帳款登記臺帳,每月與客戶核對應收帳款,對于逾期的應收帳款由銷售部門負責催收,財務部門加強監(jiān)督管理,促使應收帳款盡快收回;建立合理有效的銷售折扣制度,促使客戶在信用期內(nèi)盡快回款,提高企業(yè)的資金效率。同時積極推行應收帳款催收責任管理制度,將應收帳款的回款情況與銷售、信用評定、財務等部門的員工績效考核相聯(lián)接,提高員工的責任意識和風險防范意識,提高員工對應收帳款的重視程度,從而加快應收帳款的收回減少壞帳的發(fā)生。
(二)應付帳款管理與核算的對策及建議。第一,轉(zhuǎn)變觀念,加強對應付賬款管理的重視。中小民營企業(yè)管理者首先要轉(zhuǎn)變自身觀念,認識到應付賬款管理與預算的重要性,自覺改變重應收賬款而輕應付賬款的工作方法,從而以身作則帶動員工逐漸加強應付賬款管理與核算。為加強應付賬款管理與核算,要以與供應商共贏為目標,為企業(yè)贏得更多信譽,使企業(yè)在行業(yè)中立得更穩(wěn),并為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造更多機會。
第二,建立健全供應商檔案體系。中小民營企業(yè)要積極尋求和搜集供應商的信息,并借助財務軟件做好供應商信息檔案建立和維護工作。要按照供應商對于企業(yè)重要性的高低進行排列,準確記錄企業(yè)與各個供應商業(yè)務往來狀況并及時跟進和更新。在日常事務中也要注重與供應商之間的溝通,要與之維持融洽的合作關(guān)系。此外,還要制定統(tǒng)一的采購合同規(guī)范,針對供應商類別的不同選擇不同的合同范本,對企業(yè)與供應商的各自權(quán)利和義務進行規(guī)定,以減少法律糾紛。
第三,建立健全內(nèi)部控制制度。一方面,要加強責任追究,為應付賬款管理與核算各環(huán)節(jié)指定負責人,明確每位負責人的職責,若出現(xiàn)舞弊違規(guī)現(xiàn)象則要求負責人承擔相應責任。另一方面,要明確應付賬款管理的分工制度,強調(diào)不相容職務相分離的原則,由不同部門和人員負責對采購合同的洽談、訂立、貨款的支付申請、支付核對進行管理。此外,還要加強應付賬款內(nèi)部審計,可以以抽查的方式定期檢查應付賬款管理與核算工作,不定期對未付款項和已付款項進行審查,與此同時,要使內(nèi)部審計機構(gòu)具有獨立性和權(quán)威性,以確保其監(jiān)督職能的有效發(fā)揮。
三、結(jié)束語
中小民營企業(yè)的規(guī)模較小、發(fā)展水平較低,往往存在制度不健全的問題,在往來賬款管理與核算相關(guān)制度方面尤為突出,這為其應收賬款管理和應付賬款管理的有序進行埋下了隱患。當前許多中小民營企業(yè)在往來賬款管理與核算中存在著許多問題,管理者應以客觀的態(tài)度深化對企業(yè)的認識,反思自身的問題和不足,并積極采取有針對性地應對措施,從而不斷提高企業(yè)的往來賬款管理與核算水平。
(作者單位:重慶中瑞會計師事務所有限公司)
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