摘 要：社會(huì)的快速發(fā)展離不開(kāi)信息技術(shù)的提升，同時(shí)信息技術(shù)的提升對(duì)管理信息而言是一種全新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，倘若要做好相關(guān)電子檔案的保管、收集以及提供作用是非常重要的，但是倘若要一直維持著電子檔案，并且要長(zhǎng)久持續(xù)的保存就存在一定的難度，本文探析了電子檔案管理系統(tǒng)軟硬件更新，以及更新電子檔案管理系統(tǒng)軟硬件的有效對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】電子檔案 管理系統(tǒng) 軟件 硬件 更新 對(duì)策

對(duì)于永久或者是長(zhǎng)期地保存好相關(guān)的電子信息檔案就是當(dāng)前首要面臨的挑戰(zhàn)，這個(gè)問(wèn)題也是當(dāng)前電子檔案管理過(guò)程中最受關(guān)注的問(wèn)題之一。所以，為了做好電子檔案的長(zhǎng)期保存以及保管就需要根據(jù)當(dāng)前的管理狀況，制定出有針對(duì)性解決這個(gè)問(wèn)題的措施。其中，最主要的是做好更新電子檔案管理系統(tǒng)的措施以及進(jìn)行實(shí)施，這樣才能確保信息的真實(shí)性，才能夠做好系統(tǒng)軟件以及硬件的更新，更加有利于永久或者是長(zhǎng)期保存電子信息檔案。

1 電子檔案管理系統(tǒng)軟硬件更新

1.1 更新電子檔案的載體

之前，檔案的相關(guān)信息都會(huì)記載在紙質(zhì)中，這樣記載電子檔案的不足之處就在于其具有很小的存儲(chǔ)空間。當(dāng)前使用最為廣泛的就是電子信息存儲(chǔ)技術(shù)，只需要一個(gè)光盤(pán)就能夠記錄所有的信息，這無(wú)非就是電子檔案管理技術(shù)的進(jìn)步。然而，在不斷地提升檔案管理技術(shù)的同時(shí)，也面臨著一系列的問(wèn)題就是電子信息管理的載體壽命相比于紙質(zhì)非常短，通常情況下紙質(zhì)可以保存上千年之久，而光盤(pán)的保存時(shí)間卻不超過(guò)一百年。同時(shí)，電子方案載體相比于紙質(zhì)來(lái)說(shuō)，損壞了不會(huì)容易被發(fā)現(xiàn)，并且損壞之后，相關(guān)的電子檔案信息全部會(huì)丟失掉。由此可知，更新電子檔案的載體是非常重要的。

1.2 更新電子計(jì)算機(jī)的技術(shù)

在自然損壞載體以外，還能夠?qū)Υ鎯?chǔ)信息的相關(guān)軟件以及設(shè)備造成比較大的影響。在科技發(fā)展的過(guò)程中，最密不可分的就是存儲(chǔ)電子信息的載體以及相關(guān)的技術(shù)設(shè)備，無(wú)論哪一種信息的存儲(chǔ)都需要相關(guān)的軟件以及多樣化的電子設(shè)備，并且這些相關(guān)的軟件以及多樣化的電子設(shè)備一直處于不斷更新的狀態(tài)中，只要相關(guān)的軟件或者是設(shè)備被淘汰之后，記載在存儲(chǔ)載體之中的信息就不能被讀取出來(lái)。最常見(jiàn)的狀況就是即使CD光盤(pán)具有非常長(zhǎng)的壽命，但是在不斷更新初始為它記載相關(guān)電子信息的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)經(jīng)歷了更新，那么就無(wú)法正常讀取出CD光盤(pán)的信息。

1.3 信息的真實(shí)性

承載電子檔案信息的主要問(wèn)題就是數(shù)字信息技術(shù)可以對(duì)其進(jìn)行不漏痕跡的修改，這樣就很難保證存儲(chǔ)著的相關(guān)電子檔案信息一直式最初保存的，也無(wú)法了解其是否有被更改過(guò)，由此可知，對(duì)于保障電子檔案信息的真實(shí)性也非常重要。

2 更新電子檔案管理系統(tǒng)軟硬件的有效對(duì)策

在技術(shù)上，對(duì)于管理電子檔案的相關(guān)信息最需要關(guān)注的問(wèn)題就是如何保證存儲(chǔ)載體的耐久性；如何做好電子信息技術(shù)的更新；如何確保電子信息內(nèi)容的可靠和真實(shí)。

2.1 利用再生性技術(shù)來(lái)保證存儲(chǔ)載體的耐久性

保證存儲(chǔ)載體的耐久性可以采取再生性技術(shù)，這種技術(shù)也就是將存儲(chǔ)在已經(jīng)過(guò)時(shí)載體中的信息進(jìn)行轉(zhuǎn)移，不論是轉(zhuǎn)移到縮微品上，或者是轉(zhuǎn)移到紙張上，這樣讀取就不需要借助電子計(jì)算機(jī)的硬件以及軟件。利用這種再生性的技術(shù)可以規(guī)避一些常常出現(xiàn)的電腦硬件或者是軟件過(guò)時(shí)的問(wèn)題，要能夠長(zhǎng)久或者是長(zhǎng)期地保存好相關(guān)的電子檔案信息，并且這種技術(shù)方法的應(yīng)用也是電子計(jì)算機(jī)人員最長(zhǎng)應(yīng)用的。

2.2 建立電子計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案館

對(duì)于一些快要過(guò)時(shí)或者是即將過(guò)時(shí)的計(jì)算機(jī)硬件以及軟件進(jìn)行收集，更好地讀取所有存儲(chǔ)在載體上的電子檔案信息然后再建立電子計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案館進(jìn)行統(tǒng)一的管理。例如：可以收集一些過(guò)時(shí)的操作系統(tǒng)或者是一些過(guò)時(shí)的磁帶驅(qū)動(dòng)器。這樣收集過(guò)時(shí)的計(jì)算機(jī)硬件或者是軟件，并且進(jìn)行統(tǒng)一管理的方法，可以有效地對(duì)這些計(jì)算機(jī)硬件以及軟件進(jìn)行收集，更好地對(duì)這些過(guò)時(shí)的技能或者是技術(shù)保持操作。

2.3 遷移以及拷貝

在之前技術(shù)環(huán)境的基礎(chǔ)之上，將這些電子檔案信息進(jìn)行重新書(shū)寫(xiě)就是拷貝，拷貝也是為了能夠更好地避免出現(xiàn)一些信息丟失或者是存儲(chǔ)載體出現(xiàn)性能變化等狀況，因?yàn)檫@樣都會(huì)丟失之前的電子檔案信息，，所以拷貝這種方法可以作為最基本的管理電子檔案信息的方法。另外，對(duì)于日常的管理工作而言，這些無(wú)法真正的處理好由于過(guò)時(shí)的硬件或者是硬件導(dǎo)致電子檔案丟失的問(wèn)題，也無(wú)法做到永久或者是長(zhǎng)期地保管好這些電子檔案信息。所以，可以考慮遷移相關(guān)的電子檔案信息，最常見(jiàn)的電子檔案遷移就是將電子檔案信息在兩者不同的技術(shù)環(huán)境中進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)化和復(fù)制，這樣的方法可以很好地存儲(chǔ)信息，也能夠很好地保障電子檔案信息的可靠性以及安全性。

3 確保電子檔案信息真實(shí)性的有效措施

電子檔案存儲(chǔ)在電子檔案館中，常常會(huì)存在很多大量讀取信息的情況，在讀取的過(guò)程中，很有可能就存在損壞存儲(chǔ)載體或者是計(jì)算機(jī)硬件以及軟件過(guò)時(shí)等問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在都無(wú)法確保電子檔案信息的真實(shí)性以及原始性。因?yàn)楹芏鄷r(shí)候會(huì)出現(xiàn)巧妙處理或是改變電子檔案信息的狀況，并且修改之后的電子檔案信息常常會(huì)被廣泛傳播在網(wǎng)上，這樣在網(wǎng)絡(luò)在存在很多的版本就很難辨別版本的真?zhèn)?。但是紙質(zhì)檔案信息不一樣，因?yàn)橐坏┍桓膭?dòng)就會(huì)留有痕跡，要很容易被發(fā)現(xiàn)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在電子檔案管理系統(tǒng)軟硬件更新及對(duì)策進(jìn)行深入研究之后，發(fā)現(xiàn)只有將電子檔案管理系統(tǒng)軟硬件更新問(wèn)題處理好，保證存儲(chǔ)載體的耐久性，并且做好保證電子檔案信息真實(shí)性的措施，更好地保障電子檔案信息的可靠性以及安全性。

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作者簡(jiǎn)介

孟丹（1983-），女，北京市人?，F(xiàn)為中冶京誠(chéng)工程技術(shù)有限公司軟件工程師，研究方向?yàn)槠髽I(yè)信息化、生產(chǎn)過(guò)程管控。

作者單位

中冶京誠(chéng)工程技術(shù)有限公司 北京市 100176