安娜

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高校內(nèi)部審計(jì)檔案的管理及建設(shè)探討

安娜

摘要：作為一個(gè)學(xué)校審計(jì)工作的重要組成部分，高校內(nèi)部的審計(jì)檔案是對(duì)審計(jì)工作全過(guò)程的直接記錄與體現(xiàn)，也是審計(jì)人員智慧和勞動(dòng)創(chuàng)造成果的綜合反映，它既是重要的鑒證工具，也是對(duì)審計(jì)工作質(zhì)量進(jìn)行衡量的關(guān)鍵指標(biāo)。因此，做好高校內(nèi)部審計(jì)檔案的管理和建設(shè)工作，對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和管理有著非常重要的意義。

關(guān)鍵詞：高校；內(nèi)部審計(jì)；檔案管理；建設(shè)

引言

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，我國(guó)高等教育事業(yè)正在向大眾化教育轉(zhuǎn)變，高校內(nèi)部的審計(jì)工作在高校管理中的地位和作用越來(lái)越高。但就現(xiàn)階段看來(lái)，高校內(nèi)部檔案的管理工作在高校管理中屬于一個(gè)較為薄弱的環(huán)節(jié)，這就需要高校的審計(jì)人員要不斷提升自己的業(yè)務(wù)技能，強(qiáng)化檔案在高校管理中的重要作用，將審計(jì)檔案的管理工作科學(xué)化、規(guī)范化，以適應(yīng)新形勢(shì)下社會(huì)發(fā)展的需要。

一、現(xiàn)階段高校內(nèi)部審計(jì)檔案的管理現(xiàn)狀

審計(jì)檔案的管理在很多高校的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)中并沒(méi)有得到過(guò)多的重視，因此，在工作人員對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)整過(guò)程中出現(xiàn)了諸如對(duì)審計(jì)檔案的保管力度不夠、對(duì)收集到的資料只是簡(jiǎn)單的堆放，而不是系統(tǒng)做出歸檔，對(duì)《審計(jì)檔案保管期限表》上的相關(guān)規(guī)定視若無(wú)睹，在保管的時(shí)限上也未能按照實(shí)際規(guī)定做到切實(shí)的執(zhí)行等等。上述問(wèn)題在各大高校中普遍存在，對(duì)審計(jì)工作的發(fā)展造成不好的影響。

1.認(rèn)識(shí)不到內(nèi)部審計(jì)檔案管理的重要性

就目前高校審計(jì)檔案的工作人員隊(duì)伍的整體情況看來(lái)，大部分工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高、理論知識(shí)水平較為有限，在學(xué)歷上也都普遍偏低，他們對(duì)審計(jì)檔案管理工作的重要性沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，很多人覺(jué)得只要出具了審計(jì)報(bào)告就是完成了審計(jì)任務(wù)，對(duì)于個(gè)別較小的項(xiàng)目，項(xiàng)目的過(guò)程資料不進(jìn)行保留，對(duì)于一些重大項(xiàng)目的資料整理的不及時(shí)，在審計(jì)的傳遞過(guò)程中把一些比較重要的資料亂丟亂放，造成很多貴重資料的丟失和審計(jì)檔案的不完整。在高校審計(jì)檔案的管理中，對(duì)檔案資料的收集、整理和歸檔是保證審計(jì)質(zhì)量的基礎(chǔ)工作，若不能保證審計(jì)檔案資料的完整性，則不能確保審計(jì)工作的質(zhì)量。

2.內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作不規(guī)范

由于高校內(nèi)審計(jì)檔案的工作人員很少受到專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)與指導(dǎo)，因此在個(gè)人專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)上不是那么科學(xué)與規(guī)范，在進(jìn)行審計(jì)檔案的管理過(guò)程中，很多審計(jì)資料沒(méi)有集中進(jìn)行歸檔，而是分布在很多無(wú)關(guān)人員手中，這就會(huì)造成審計(jì)檔案的收集不完整且不完善，隨著時(shí)間的過(guò)渡，人員產(chǎn)生了流動(dòng)性，很多重要資料可能就會(huì)收到破壞或者丟失。有些高校是由審計(jì)人員兼職進(jìn)行審計(jì)工作，對(duì)很多業(yè)務(wù)的東西不熟練，對(duì)檔案的歸檔過(guò)程不了解，在工作過(guò)程中比較隨意，一些文件資料隨意整理或者放置在一處便不再過(guò)問(wèn)，不能對(duì)審計(jì)檔案及時(shí)的收集和整理，這會(huì)導(dǎo)致審計(jì)檔案的質(zhì)量不過(guò)關(guān)甚至不能利用。

3.沒(méi)有完善的內(nèi)部審計(jì)檔案管理制度

很多高校的審計(jì)部門(mén)并沒(méi)有檔案管理的經(jīng)驗(yàn)且對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，因此，并沒(méi)有針對(duì)審計(jì)檔案管理作出相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度和對(duì)應(yīng)操作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)審計(jì)檔案的歸集和整理沒(méi)有一個(gè)固定的程序模板和對(duì)范圍的明確界定，這就會(huì)造成審計(jì)人員在對(duì)審計(jì)資料的規(guī)整過(guò)程中，并不明確自己的崗位職責(zé)，到底該對(duì)哪些資料進(jìn)行收集、進(jìn)行歸檔，不免會(huì)出現(xiàn)資料的遺漏，對(duì)于后續(xù)對(duì)檔案的查找造成不必要的麻煩。

二、對(duì)高校內(nèi)部審計(jì)檔案的管理與建設(shè)

要對(duì)高校內(nèi)部的審計(jì)檔案管理問(wèn)題有所改善并解決，我們首先要對(duì)高校內(nèi)部審計(jì)檔案工作的特點(diǎn)進(jìn)行分析與研究，不能對(duì)一般的文檔管理辦法進(jìn)行照搬，更不能直接套用其他審計(jì)機(jī)關(guān)的審計(jì)檔案管理辦法，我們要根據(jù)各個(gè)學(xué)校不同的情況，采用適合自身高校的檔案管理辦法來(lái)解決相關(guān)問(wèn)題。

1.對(duì)高校內(nèi)部檔案管理制度進(jìn)行建立與完善

制度是一種行為規(guī)范，對(duì)高校內(nèi)部檔案管理制度的建立首先要讓相關(guān)工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，然后對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行檔案法律法規(guī)和審計(jì)法規(guī)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對(duì)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)審計(jì)法》等和檔案管理工作相關(guān)的政策和規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。其次是要根據(jù)各高校的具體情況，制定適合自身的審計(jì)檔案規(guī)章制度；其次是對(duì)審計(jì)檔案的立卷和歸檔做出具體規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行立卷歸檔的范圍標(biāo)準(zhǔn)和要求作出統(tǒng)一制定，讓工作人員在對(duì)檔案的歸集整理過(guò)程中不至于束手無(wú)策，從原來(lái)的不知道該從哪里著手到現(xiàn)在的有章可循，有程序可依照，從而更好的符合規(guī)范性的要求。

2.對(duì)校內(nèi)審計(jì)檔案管理人員不斷的培訓(xùn)與指導(dǎo)，提高工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

在對(duì)審計(jì)人員的培養(yǎng)中，由于教學(xué)模式比較傳統(tǒng)，使得很多檔案管理人員的管理水平依然停留在傳統(tǒng)的認(rèn)知上，在思想觀(guān)念上與新時(shí)代的發(fā)展不相符，有了制度以后，剩下就是要靠人才執(zhí)行與操作，工作人員的綜合素質(zhì)水平直接關(guān)系著檔案管理工作質(zhì)量的高低。審計(jì)檔案由于專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，需要工作人員在業(yè)務(wù)技能方面較為熟練；另一方面，檔案管理的內(nèi)容較多且比較繁雜瑣碎，這又需要工作人員在進(jìn)行審計(jì)檔案管理時(shí)要有耐心且要細(xì)致。所以，高校要多對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)，隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理的知識(shí)和要求也在不斷的更新與創(chuàng)新，還要鼓勵(lì)工作人員主動(dòng)學(xué)習(xí)較為先進(jìn)的檔案管理方法，逐步提高工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，以適應(yīng)不斷變化的新時(shí)代的信息化檔案管理的要求。

3.對(duì)高校內(nèi)部審計(jì)檔案的資源多進(jìn)行開(kāi)發(fā)與利用

審計(jì)檔案的憑證對(duì)于反腐倡廉工作有著很大的價(jià)值，高校審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)審計(jì)檔案做到高度的重視，從最原始只是對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行保管轉(zhuǎn)變?yōu)椴粩嗟拈_(kāi)發(fā)利用審計(jì)檔案，并不斷對(duì)成功的工作經(jīng)驗(yàn)做出總結(jié)，充分發(fā)揮審計(jì)檔案的價(jià)值，擴(kuò)大審計(jì)帶來(lái)的影響。審計(jì)檔案管理工作要以高效管理為核心，充分挖掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，而不是只是將檔案資料放置在一處不再理會(huì)。在高校內(nèi)部審計(jì)檔案每年累計(jì)的各種資料的基礎(chǔ)上，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)可以不斷的實(shí)踐過(guò)程中總結(jié)歸納出具有一定代表性的審計(jì)案例，對(duì)審計(jì)過(guò)程發(fā)現(xiàn)的各種問(wèn)題分析研究，并提出具體的解決方法，這能在一定程度上對(duì)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和其他職能部門(mén)作出相關(guān)決策時(shí)提供參考性?xún)r(jià)值和依據(jù)。

4.做好高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理的監(jiān)管工作

內(nèi)部審計(jì)檔案工作的原則是誰(shuí)審計(jì)誰(shuí)立卷，項(xiàng)目審計(jì)組長(zhǎng)為整個(gè)審計(jì)過(guò)程中的主要責(zé)任人，負(fù)責(zé)對(duì)文件資料的規(guī)整與鑒別，并對(duì)相關(guān)內(nèi)容作出合理的取舍，經(jīng)負(fù)責(zé)人審核以后進(jìn)行組卷，最后交給檔案員保管。檔案的管理一般都有規(guī)定的年限，到了規(guī)定的年限以后，要按規(guī)定移交給檔案管理部門(mén)。整個(gè)過(guò)程中，負(fù)責(zé)人一定要做好監(jiān)督，及時(shí)督促并檢查檔案管理人員是否按時(shí)完成了對(duì)檔案的收集、分類(lèi)以及立卷歸檔。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著高校內(nèi)部審計(jì)工作的不斷深入發(fā)展，高校內(nèi)部審計(jì)在高校的發(fā)展過(guò)程中起到了至關(guān)重要的作用，高校內(nèi)部審計(jì)的內(nèi)容也從單一化逐步向多樣化轉(zhuǎn)變，審計(jì)監(jiān)督的環(huán)節(jié)也越來(lái)越多，隨之而來(lái)的內(nèi)部審計(jì)的數(shù)量和種類(lèi)也越來(lái)越趨于復(fù)雜和多樣。我們只有不斷加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)的檔案管理，才能不斷對(duì)內(nèi)部審計(jì)工作進(jìn)行促進(jìn)和規(guī)范，高校內(nèi)部審計(jì)人員也要不斷的努力學(xué)習(xí)，發(fā)揮自己的主管能動(dòng)性，成長(zhǎng)為符合現(xiàn)代化發(fā)展的社會(huì)所需求的審計(jì)人員。

參考文獻(xiàn)：

［1］郭曙.關(guān)于高校內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)檔案管理的思考.現(xiàn)代審計(jì)與經(jīng)濟(jì)，2013年4期.

［2］耿芳.淺議高校審計(jì)檔案管理的重要性.科技經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)，2008年8期.

（作者單位：錦州醫(yī)科大學(xué)）