段玉思 趙曉明

（洛陽電光設(shè)備研究所，河南 洛陽 471000）

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技術(shù)文件模板管理新模式探究

段玉思 趙曉明

（洛陽電光設(shè)備研究所，河南 洛陽 471000）

[摘要]在分析現(xiàn)存技術(shù)文件編制過程中出現(xiàn)問題的基礎(chǔ)上，將知識管理SECI模型和全壽命周期管理的理念引入到技術(shù)文件模板的管理中。通過模板實踐工作的探索，創(chuàng)建了一套以信息化平臺為手段的新型技術(shù)文件管理模式。

[關(guān)鍵詞]技術(shù)文件模板；“填空式”模板；模板管理

在產(chǎn)品研制過程中，技術(shù)報告不僅是設(shè)計思想的反映，是研制工作的總結(jié)，是眾多科研工作者經(jīng)驗的沉淀，更是提高產(chǎn)品的貫標(biāo)水平和推進產(chǎn)品的“三化”設(shè)計的有效措施，因此，在產(chǎn)品研制過程中是非常重要的工作內(nèi)容之一。但在編寫技術(shù)報告時，常常出現(xiàn)技術(shù)報告與標(biāo)準(zhǔn)不符、技術(shù)報告與研制協(xié)議不符、技術(shù)報告間協(xié)調(diào)性不夠、技術(shù)報告格式不規(guī)范等問題。

傳統(tǒng)的模板只是提供了各章編寫的簡略指南，再加上章節(jié)框架較粗，提供的知識非常貧乏。再加上沒有有效的信息化手段支撐，因此并不能夠很好的指導(dǎo)編者高效高質(zhì)量的編寫技術(shù)文件。

我們認(rèn)為，模板是知識融合的產(chǎn)物，工具是支撐模板的有效手段，只有徹底改善模板管理的工作模式才能從根本上解決現(xiàn)存的問題，只有依靠模板管理新的工作模式才能踐行“執(zhí)行即標(biāo)準(zhǔn)”的良性循環(huán)發(fā)展理念，進而形成“規(guī)范管理，鼓勵創(chuàng)新”的模板使用“新氣候”。

1　模板管理工作新模式

知識管理SECI模型告訴我們，隱性知識向顯性知識的轉(zhuǎn)化，能夠有效推動知識的共享和學(xué)習(xí)；顯性知識向隱性知識的轉(zhuǎn)化，更是改進和創(chuàng)新的基礎(chǔ)?！笆褂眉礃?biāo)準(zhǔn)”的模板管理新模式完全符合知識管理的完整循環(huán)。

一方面，在對技術(shù)文件模板的各項需求進行全面分析的基礎(chǔ)上，通過編制章節(jié)完善、對標(biāo)準(zhǔn)確、指南充分、示例翔實的“填空式”模板，對標(biāo)準(zhǔn)、文件、經(jīng)驗等隱性知識內(nèi)容二次加工，系統(tǒng)地“裝訂”到模板中。同時，借助信息化手段，通過人性化的編寫系統(tǒng)，最大化幫助用戶使用模板，高效高質(zhì)量完成技術(shù)文件的編寫，有效實現(xiàn)隱性知識顯性化的過程。

另一方面，通過對模板中顯性知識的共享和使用，不斷地發(fā)現(xiàn)問題和改進創(chuàng)新，達到向隱性知識的轉(zhuǎn)化。這樣，依據(jù)模板和知識的循環(huán)上升機制，通過模板的編制、發(fā)布使用、維護和迭代，完成全壽命周期模板管理，形成良性循環(huán)的模板管理工作模式，見圖1所示，推動了“使用即標(biāo)準(zhǔn)”工作模式和科研的創(chuàng)新。

這種模板管理的螺旋上升工作模式，不僅實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)引導(dǎo)前端導(dǎo)向，減少文件之間的不協(xié)調(diào)性，并逐漸能夠形成“重視規(guī)范、鼓勵創(chuàng)新”的技術(shù)文件編制思想，進而有效促進知識經(jīng)驗的積累和沉淀，為下一步知識顯性化和循化上升做出良好鋪墊。

圖1　模板知識管理循環(huán)工作模式圖

2　基于信息化的模板全壽命周期管理模式

為了規(guī)范技術(shù)文件編寫的內(nèi)容，為報告的編制提供更為豐富和有效的知識，首先應(yīng)對技術(shù)文件模板進行有效的梳理，盡量編制“填空式”的技術(shù)文件模板；其次，應(yīng)借助一個集專項搜索、專業(yè)配套、技術(shù)保證、技術(shù)服務(wù)和技術(shù)監(jiān)督能力于一體的高效知識管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對模板知識的編制、發(fā)布、修改、使用、迭代等全壽命周期的管理。這樣的“一站式”模板服務(wù)，不僅更便于技術(shù)文件高效、高質(zhì)量的編寫，更是模板管理的一次創(chuàng)新實踐。

2.1“填空式”模板的編制

20世紀(jì)70年代美國國防部與國防科學(xué)委員會提出將航空系統(tǒng)、分系統(tǒng)規(guī)范由美軍標(biāo)規(guī)范轉(zhuǎn)化為軍兵種聯(lián)合規(guī)范指南（JSSG，Joint Service Specification Guide）。JSSG是一種填空式的指導(dǎo)性規(guī)范，使制定項目專用規(guī)范的指南，主要目的是為項目專用規(guī)范的編制提供統(tǒng)一模板。該模板在填空式內(nèi)容的基礎(chǔ)上，增加了必要的說明、指南和經(jīng)驗等幾部分，如圖2所示。將更多地知識集成到模板中，對編制技術(shù)文件具有重要的指導(dǎo)意義與參考價值。

圖2　JSSG文件框架

經(jīng)過對技術(shù)文件模板需求的進一步細(xì)化，我們發(fā)現(xiàn)，規(guī)范的框架格式、翔實準(zhǔn)確的知識服務(wù)是高效高質(zhì)量編制技術(shù)文件的充要條件。為了給技術(shù)文件編寫者提供更加全面的知識服務(wù)，借鑒JSSG文件框架，我們將模版的內(nèi)容分為章條內(nèi)容、規(guī)范性內(nèi)容、示例性內(nèi)容和參考性內(nèi)容，示例見圖3所示。

根據(jù)各部分內(nèi)容的性質(zhì)，對不同的內(nèi)容實現(xiàn)區(qū)別管理。

章條內(nèi)容：模板的章條框架在對標(biāo)正確、兼顧習(xí)慣寫法的情況下，以正確、全面、簡潔、清晰為原則編制而成。因此，無特殊情況，建議技術(shù)文件編寫者，只對模板的章條進行剪裁處理，不進行修改和調(diào)整，即可直接寫入正文；

規(guī)范性內(nèi)容：該部分內(nèi)容多為管理方式、工作要求之類的章節(jié)。這類章節(jié)的特點是可以在同型號或跨型號不同報告的相關(guān)章節(jié)復(fù)用。因此，在明確與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)無沖突的前提下，對習(xí)慣寫法進行提煉和總結(jié)，便于編寫時技術(shù)人員審閱后直接“拿來”成文；

圖3　填空式模板示例

示例性內(nèi)容：這部分內(nèi)容主要是與具體產(chǎn)品密切相關(guān)而無法在模板中固定寫法，需要根據(jù)科研情況和產(chǎn)品特性編寫的章節(jié)，也是報告編寫的重點章節(jié)。對于這部分內(nèi)容，可以從優(yōu)秀范文中總結(jié)提煉相關(guān)內(nèi)容，以不同顏色進行區(qū)分，提供給編寫者參考使用。同時也提示編寫者，對這部分內(nèi)容必須進行修改后方能編入正文；

參考性內(nèi)容：對于那些與產(chǎn)品密切相關(guān)的章節(jié)，同時以word批注的形式提供指南內(nèi)容。這部分內(nèi)容的特點為不是正文內(nèi)容，僅為報告的編寫者提供更多的指導(dǎo)。主要可包括相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)說明、編寫要點說明和其他解釋性文字。對于文件體系中，不同文件相關(guān)可以借用的章節(jié)，也以指南的形式指向了源頭報告，保證了報告之間的協(xié)調(diào)一致。

2.2模板的發(fā)布使用與管理

知識管理的有效手段是與工具的充分結(jié)合。如果說模板是將標(biāo)準(zhǔn)、文件、經(jīng)驗等內(nèi)容“裝訂”到模板中，那么集成了模板的信息化軟件平臺不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對分類龐雜的眾多模版進行全壽命周期管理，而且能夠為報告編寫者提供更加友好的編輯環(huán)境，將這些知識推送到使用前端，使“庫存”標(biāo)準(zhǔn)文件和經(jīng)驗以模板的形式推送給用戶。借助信息化平臺的模板能夠更為廣泛的使用，這不僅是隱性知識轉(zhuǎn)化顯性知識，指導(dǎo)實際工作的有效體現(xiàn)，更是發(fā)現(xiàn)潛在問題，開展知識創(chuàng)新，實現(xiàn)顯性知識向隱性知識轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)。

2.3模板的迭代

模板的更新和迭代不僅是提高技術(shù)文件編寫質(zhì)量、縮短科研周期的有效保證，更促進了知識經(jīng)驗不斷循環(huán)總結(jié)、提煉和創(chuàng)新。因此，模板的迭代是模板管理工作模式中非常重要的一個環(huán)節(jié)。

為了做好模板的迭代工作，應(yīng)不斷尋找擴充模板迭代的信息渠道，力爭以顯性化的流程，規(guī)范化的手段嵌入到科研全過程中。從產(chǎn)品研制周期來講，前端，應(yīng)持續(xù)跟蹤各項法律法規(guī)、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和頂層文件的變化，并落實在模板中；過程中，應(yīng)注意收集各類會議紀(jì)要、各類專項檢查結(jié)論內(nèi)容、各類更改單，總結(jié)分析所出現(xiàn)的問題，將相關(guān)內(nèi)容快速反應(yīng)在模板中；后端，應(yīng)收集優(yōu)秀的技術(shù)報告范文，作為模板的補充知識。另外，在模板管理的全過程中，應(yīng)特別注重以各種形式采集設(shè)計一線部門對模板的意見和建議，促進模板的快速更新和迭代。

3　模板管理的效果分析

區(qū)別于傳統(tǒng)的簡單框架式模板，本文所采用的“填空式”模板通過對標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)驗和相關(guān)知識的二次挖掘和整合，為編寫者提供了更為便捷的知識服務(wù)；區(qū)別于傳統(tǒng)的模板管理方式，本文的模版管理方式，不僅為編寫者提供更為人性化的編寫平臺，而且借助有效的信息化平臺，更好的實現(xiàn)了模板的全壽命周期管理。

整個模板管理工作模式依此推動知識的螺旋上升，一方面，促進知識不斷顯性化，從而提高知識的利用率；另一方面，對知識的充分利用必然推動顯性知識向隱性知識的轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)知識創(chuàng)新。

3.1形成了“重視規(guī)范、鼓勵創(chuàng)新”的文件編寫模式

從模板的組成可以看出，模板中分為兩大部分。

3.1.1繼承性部分

這部分內(nèi)容包括同型號不同報告間可以借用的內(nèi)容和不同型號相同報告間可以借用的內(nèi)容，以及不同型號不同報告間都通用的內(nèi)容。而無論是哪種情況，這類章節(jié)大多是與產(chǎn)品相關(guān)性差的要求類、管理類方面的內(nèi)容。因此，我們一方面對能固化的寫法進行總結(jié)提煉，盡量固化；另一方面，對文件之間和各章節(jié)之間的繼承關(guān)系進行梳理，便于技術(shù)人員“拿來”借用，同時也避免了文件間不一致的問題；

3.1.2創(chuàng)新性部分

與產(chǎn)品密切相關(guān)而我們又無法固化到模板中部分也是我們倡導(dǎo)創(chuàng)新的地方。這部分我們只提供示例和指南，也是為了引導(dǎo)設(shè)計人員將關(guān)注重點放在這些章節(jié)，按照科研過程的實際情況，將有益的經(jīng)驗，成熟的設(shè)計思想納入技術(shù)文件中，我們鼓勵任何正確的創(chuàng)新性寫法。同時，也可引導(dǎo)審閱過程向這些章節(jié)投入重點關(guān)注，從而提高評審效率。

對于模板中不同性質(zhì)的內(nèi)容進行區(qū)別處理，不僅使模板重點突出，提高編寫效率，也鼓勵技術(shù)人員向創(chuàng)新性、技術(shù)性環(huán)節(jié)投入更大精力，同時間接提高評審效率，做到了繼承創(chuàng)新兩不誤。

3.2提高了標(biāo)準(zhǔn)貫徹的效率和效果

這種模板管理的新工作模式改變了企業(yè)傳統(tǒng)的貫標(biāo)方式，把原先的向人貫標(biāo)轉(zhuǎn)化成向工具貫標(biāo)，提高了貫標(biāo)效力，避免了過去向人貫標(biāo)帶來的標(biāo)準(zhǔn)碎片化及失真傾向。通過將知識和標(biāo)準(zhǔn)要求嵌入到設(shè)計前端，更好的實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的貫徹，避免了很多錯漏，提高了設(shè)計質(zhì)量，降低了報告在審核流程中的反復(fù)次數(shù)。

3.3提高了知識的利用率，縮短科研周期

基于知識融合的模板一方面有效整合了標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)驗、指南、示例等知識，盡可能以統(tǒng)一的格式樣式提供“填空式”模板內(nèi)容，另一方面，借助信息化手段，構(gòu)建一個集專項搜索、專業(yè)配套、技術(shù)保證、技術(shù)服務(wù)和技術(shù)監(jiān)督能力于一體的高效知識管理系統(tǒng)。這樣的“一站式”前端模板服務(wù)，無形中提高了知識的利用效率，不僅有利于促進相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的有效貫徹，有利于解決技術(shù)文件間不協(xié)調(diào)的問題、解決科研流程不順暢的問題，更提高了知識經(jīng)驗的使用效率，間接提高了廣泛科研人員的素質(zhì)，從而從本質(zhì)上提高了報告的質(zhì)量，縮短了科研周期。

3.4形成了良性的系統(tǒng)的工作模式

逐漸形成了良性的工作模式并循環(huán)向前發(fā)展，不斷實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)化、數(shù)據(jù)工具集成化、工具流程嵌套化，形成“使用即標(biāo)準(zhǔn)”的有效工作模式。

這種良性的模板管理工作模式把標(biāo)準(zhǔn)要求與工作過程緊關(guān)聯(lián)，并對模板的使用、報告的編輯做了相應(yīng)約束，正是基于這種“緊關(guān)聯(lián)、強約束”的工作模式，提高了技術(shù)線、管理線對模板的關(guān)注度，同時結(jié)合后期的信息收集、標(biāo)準(zhǔn)監(jiān)督加快了模板的迭代。這種“使用即標(biāo)準(zhǔn)”的工作模式，踐行了“標(biāo)準(zhǔn)信息化、工作流程化、執(zhí)行規(guī)范化”的工作理念，提高了產(chǎn)品技術(shù)文件編寫的質(zhì)量與效率，使技術(shù)報告的編寫、模板的貫標(biāo)與迭代步入了良性循環(huán)。

（編輯：雨晴）

[中圖分類號]T-65

[文獻標(biāo)識碼]C

[文章編號]1003-6660（2016）02-0017-04

[DOI編碼]10.13237/j.cnki.asq.2016.02.004

[收稿日期]2015-11-25