梁曉龍+孫芳+王衛(wèi)國(guó)

[摘要]在人類(lèi)的歷史進(jìn)程中，不斷產(chǎn)生著聲音、文字和圖像等各種信息，而檔案就是對(duì)信息資源的有效記錄，檔案針對(duì)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展、創(chuàng)新都具有重要的應(yīng)用價(jià)值，因此，如何采取有效措施提升檔案管理質(zhì)量已經(jīng)引起人們的高度重視。與此同時(shí)，近年來(lái)信息技術(shù)以日新月異的速度飛快發(fā)展，人類(lèi)文明進(jìn)入信息時(shí)代。各行各業(yè)在積極提升自身競(jìng)爭(zhēng)力的過(guò)程中，都加大了對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用。文章以信息時(shí)代為背景，展開(kāi)了對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新探索。

[關(guān)鍵詞]信息時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.29.239

近年來(lái)，信息技術(shù)飛速發(fā)展，給人們?nèi)粘９ぷ骷吧钪械姆椒矫婷娑紟?lái)了極大的轉(zhuǎn)變。檔案管理信息化建設(shè)，促使存檔、記錄等工作更加快捷、精確。因此我國(guó)應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，構(gòu)建自動(dòng)化和信息化平臺(tái)，為促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的進(jìn)步奠定良好的基礎(chǔ)。本文首先對(duì)信息時(shí)代下的檔案管理進(jìn)行了簡(jiǎn)要概述，并對(duì)我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足進(jìn)行了探討，最后有針對(duì)性地提出了信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新策略。

1 信息時(shí)代下檔案管理概述

檔案管理工作中，包含大量的信息資源，在信息時(shí)代背景下，相關(guān)工作人員在采集、保存以及傳遞相關(guān)信息資源的過(guò)程中，可以加大對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用力度，通過(guò)信息技術(shù)，促使檔案信息資源更加充分的利用具有重要意義。傳統(tǒng)的檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，信息資源的記錄、保存等工作都是人為操作的，而信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)和數(shù)字化管理取代了傳統(tǒng)的檔案管理工作流程，極大地提升了工作效率，同時(shí)工作中的誤差現(xiàn)象減少。[1]值得注意的是，在應(yīng)用信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，必須統(tǒng)一由行政部門(mén)監(jiān)督和規(guī)劃下展開(kāi)。

在信息時(shí)代背景下，檔案管理工作主要呈現(xiàn)出以下特點(diǎn)：首先，信息時(shí)代背景下，我國(guó)在積極進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)應(yīng)針對(duì)相關(guān)工作內(nèi)容以及性質(zhì)，制定健全的法律法規(guī)，對(duì)檔案管理工作流程以及內(nèi)容進(jìn)行明確的規(guī)范；其次，信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，促使電子檔案取代了傳統(tǒng)的實(shí)物檔案，這成為各個(gè)領(lǐng)域在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中的一個(gè)重要標(biāo)志；最后，同傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理極大地提升了工作效率。[2]

2 傳統(tǒng)檔案管理中的不足

檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜性和系統(tǒng)性的工作，在對(duì)檔案進(jìn)行全面搜集的基礎(chǔ)上，進(jìn)行詳細(xì)的整理，工作人員針對(duì)整理以后的檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的鑒定，將具有價(jià)值和應(yīng)用意義的檔案進(jìn)行妥善的保管，接下來(lái)是對(duì)大量的檔案進(jìn)行編目和檢索處理，在充分的統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)上，針對(duì)檔案不同的用途對(duì)其進(jìn)行編輯，最后提供給相關(guān)部門(mén)和工作人員進(jìn)行利用。收集到的全部檔案是檔案管理工作開(kāi)展的主體，而利用檔案展開(kāi)工作的人員是檔案管理的服務(wù)對(duì)象。[3]

然而，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，存在很多的不足：首先，運(yùn)輸困難。同單純的紙制品不同，檔案還包含絲帛等材質(zhì)，這導(dǎo)致檔案在運(yùn)輸過(guò)程中，如果產(chǎn)生碰撞等現(xiàn)象將造成其發(fā)生嚴(yán)重的損傷。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方法對(duì)運(yùn)輸提出了較高的要求。其次，保存困難。針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作來(lái)講，對(duì)信息資源的保持常應(yīng)用紙質(zhì)檔案的方式，少數(shù)檔案在保存的過(guò)程中，需要對(duì)影響、照片、絲織品等方式進(jìn)行利用，這些材質(zhì)對(duì)存放環(huán)境的要求較高，如果將其長(zhǎng)期存放于潮濕或者陽(yáng)光過(guò)于充足的地點(diǎn)，將造成其發(fā)生氧化和腐爛現(xiàn)象，從而導(dǎo)致信息資源的缺失。與此同時(shí)，在應(yīng)用這種方式進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，工作人員需要定期的對(duì)其進(jìn)行護(hù)理，而護(hù)理的過(guò)程也是非常復(fù)雜的，需要耗費(fèi)大量的人力和物力。最后，利用難度高。檔案管理過(guò)程中，需要面對(duì)較多的信息資源，工作人員對(duì)其進(jìn)行整理以及編輯的過(guò)程中，雖然耗費(fèi)了大量的時(shí)間，然而也不可能將其完全進(jìn)行分類(lèi)，因此使用者在對(duì)其進(jìn)行利用的過(guò)程中，通常也需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行查找。[4]同時(shí)，還有很多檔案在保存過(guò)程中是孤本，只有在謄寫(xiě)以后才能夠進(jìn)行利用等，這一過(guò)程中耗費(fèi)了大量的時(shí)間，同時(shí)檔案資源的利用率嚴(yán)重降低。

3 信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新策略

3.1 管理方面

在信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)以日新月異的速度飛速發(fā)展，能夠滿足人們?nèi)粘９ぷ骷吧钪懈鱾€(gè)領(lǐng)域的不同需求。因此，現(xiàn)階段針對(duì)我國(guó)檔案信息化管理相對(duì)分散的現(xiàn)狀，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)從檔案管理的需求出發(fā)，積極構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的檔案管理系統(tǒng)。更重要的是，促使檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)集中統(tǒng)一性。在這一管理模式當(dāng)中，必須全面登記造冊(cè)全部的檔案，將所有的信息資源規(guī)范記錄到總系統(tǒng)當(dāng)中，提升檔案整體利用效率。同時(shí)，這一過(guò)程中，如果個(gè)別單位在運(yùn)行過(guò)程中，因技術(shù)或自然環(huán)境等客觀因素導(dǎo)致信息系統(tǒng)發(fā)生故障或者信息文件發(fā)生損壞和丟失的現(xiàn)象，也可以利用總系統(tǒng)當(dāng)中的文件繼續(xù)開(kāi)展各項(xiàng)工作，不會(huì)造成更加嚴(yán)重的損失。[5]在實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一集中化檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)保證各個(gè)相關(guān)部門(mén)能夠應(yīng)用統(tǒng)一的軟件和技術(shù)進(jìn)行檔案管理，促使檔案管理更加具有規(guī)范性，同時(shí)對(duì)于有效保護(hù)各項(xiàng)信息資源具有重要意義。

3.2 信息共享方面

信息技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中，最大的優(yōu)勢(shì)就是拉近了人與人、部門(mén)與部門(mén)之間的距離，能夠進(jìn)行更加快速的信息傳遞和共享。針對(duì)檔案管理工作來(lái)講，由于我國(guó)始終存在各部門(mén)分散管理的特點(diǎn)，因此信息的交流和應(yīng)用程度也相對(duì)較低，信息資源的利用程度低，不利于相關(guān)領(lǐng)域提升工作效率，并實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展。在這種情況下，新時(shí)期我國(guó)在積極進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新的過(guò)程中，不僅要構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，還應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建獨(dú)立的平臺(tái)，促使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)高度的共享。該平臺(tái)運(yùn)行過(guò)程中，工作人員應(yīng)對(duì)各種資源進(jìn)行分類(lèi)，平臺(tái)使用者可以及時(shí)找到有助于自身工作的信息，有條理的選取和應(yīng)用資料。在這種情況下，檔案管理總部門(mén)在運(yùn)行過(guò)程中，應(yīng)積極制定相關(guān)措施，鼓勵(lì)下屬各部門(mén)在日常工作中加大交流力度，各部門(mén)在明確自身工作重心的基礎(chǔ)上，加大合作力度，提升對(duì)資源的利用率，從而為各項(xiàng)工作更加高效的開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，各部門(mén)在日常上傳資料的過(guò)程中，也應(yīng)當(dāng)對(duì)資料的名稱(chēng)、來(lái)源等進(jìn)行清晰的標(biāo)注，從而為使用者的查詢(xún)提供便利。

3.3 工作人員方面

在信息時(shí)代的背景下，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，最基礎(chǔ)的因素就是檔案管理工作人員。因此，現(xiàn)階段只有不斷提升相關(guān)工作人員的創(chuàng)新精神，才能夠在檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中不斷進(jìn)行創(chuàng)新，并提升檔案管理工作效率。事實(shí)上，工作人員對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作流程以及缺陷的體會(huì)是最為深刻的，因此提升工作人員的創(chuàng)新精神，促使其在日常工作中，對(duì)檔案管理工作的缺陷進(jìn)行完善至關(guān)重要。[6]與此同時(shí)，各個(gè)部門(mén)檔案管理工作人員在日常工作中，還應(yīng)當(dāng)加大交流力度，通過(guò)合作的方式共同為提升檔案管理工作質(zhì)量做出貢獻(xiàn)。上級(jí)部門(mén)應(yīng)針對(duì)能夠發(fā)揮創(chuàng)新精神的職工進(jìn)行鼓勵(lì)，逐漸引導(dǎo)工作人員意識(shí)到創(chuàng)新精神的重要性。

4 結(jié) 論

近年來(lái)，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，極大地提升了人們的生活質(zhì)量以及工作效率，人類(lèi)文明正式進(jìn)入信息時(shí)代。在這一時(shí)代背景下，各行各業(yè)必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，加強(qiáng)信息化建設(shè)，才能夠得到持續(xù)發(fā)展。檔案管理工作是各個(gè)領(lǐng)域長(zhǎng)期發(fā)展中產(chǎn)生的關(guān)鍵信息資料，是未來(lái)中的重要基礎(chǔ)，然而檔案內(nèi)容具有復(fù)雜性，新時(shí)期要想有效提升檔案管理工作效率，必須加大檔案管理信息化建設(shè)，并在傳統(tǒng)檔案管理模式下進(jìn)行工作的創(chuàng)新，為提升檔案管理工作效率奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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