文/孟 歆 Meng Xin

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面向智慧城市的檔案信息資源建設初探

文/孟 歆 Meng Xin

摘要：文章從理論與實踐發(fā)展的現(xiàn)狀分析入手，闡述了智慧城市環(huán)境下檔案信息資源建設的新內涵；并借助SWOT分析法探討了智慧城市環(huán)境下檔案信息資源建設的對策，以期實現(xiàn)檔案信息資源建設智慧滿足社會需求、實現(xiàn)城市發(fā)展可持續(xù)創(chuàng)新的目標。

關鍵詞：智慧城市；檔案信息資源建設；SWOT；對策

一、智慧城市環(huán)境下檔案信息資源建設的現(xiàn)狀與內涵

檔案信息資源建設要著眼于社會需求的智能滿足和城市發(fā)展的可持續(xù)創(chuàng)新。其次，智慧城市環(huán)境下的檔案信息資源建設將面臨城市級別的海量檔案信息的考驗，必須有效應對大數(shù)據采集、智慧化處理、提供利用等過程中出現(xiàn)的一系列新問題。第三，智慧城市是一個泛在互聯(lián)的生態(tài)有機體，以實現(xiàn)不同部門、系統(tǒng)間的信息共享和協(xié)同作業(yè)為目標，因此智慧城市環(huán)境下的檔案信息資源建設必須實現(xiàn)檔案信息子系統(tǒng)與其它系統(tǒng)的智能融合。

目前，智慧城市環(huán)境下檔案信息資源建設尚處于探索階段。在實踐領域，隨著各地智慧城市建設的推進，檔案部門積極投身其中，如上海市檔案局開展的民生檔案遠程協(xié)同服務，青島市開展的智慧檔案館建設，南京、杭州等地的智慧檔案建設等都是檔案部門融入智慧城市建設的有益嘗試。在理論研究方面，筆者以“題名=智慧*檔案”為檢索條件，在中國知網（CNKI）學術文獻網絡出版總庫中進行相關文獻檢索，發(fā)現(xiàn)檔案界對此研究起步較晚、成果少、主題零散，與當前智慧城市建設熱潮不相適應，因此加強相關研究勢在必行。

檔案信息資源建設“包括檔案的收集、信息加工及提供利用的過程”［1］，是檔案信息化建設的基礎工程和核心任務，在智慧城市環(huán)境下檔案信息資源建設的內涵必將發(fā)生深刻變化。首先，在智慧城市環(huán)境下

二、智慧城市環(huán)境下開展檔案信息資源建設的SWOT分析

本文將借用SWOT戰(zhàn)略分析法對智慧城市環(huán)境下開展檔案信息資源建設的內部優(yōu)勢因素、內部弱勢因素、外部機會因素和外部威脅因素展開綜合考量，并以矩陣列出（如圖）。

借助上述SWOT分析，我們明確了現(xiàn)階段開展檔案信息資源建設的基本態(tài)勢。這就要求我們發(fā)揮優(yōu)勢與機遇，正視劣勢與挑戰(zhàn)，提出智慧城市環(huán)境下開展檔案信息資源建設的有效對策。

三、智慧城市環(huán)境下開展檔案信息資源建設的對策

（一）以科學的頂層設計指導檔案信息資源建設的實踐

智慧城市環(huán)境下檔案信息資源建設需要通過科學的頂層設計實現(xiàn)需求、業(yè)務、技術間的動態(tài)匹配。一要樹立記憶導向。面對智慧城市運轉過程中瞬息萬變的海量基礎數(shù)據，這就要求我們以“記憶”為視角重構檔案收集策略，為城市中每個組織、每個個體留下具有自身鮮明特色的印記，使檔案信息資源成為能真實、完整反映城市生產、生活的全息視圖。二要樹立資源導向。我們應充分認識到檔案信息資源不僅是一種固化的信息，更是一種活化的資源，而且是“最真實、最可靠、最具權威性與憑證性的原生信息資源”［2］（p11），是智慧城市運轉不可或缺的信息保障。三要樹立需求導向。智慧城市建設旨在提升管理者的為民服務能力、應急反應速度和智能決策水平，這就要求檔案信息資源建設必須以公眾為中心，根據智慧城市建設的現(xiàn)實需求與檔案的固有屬性，統(tǒng)籌協(xié)調，確定檔案信息資源建設的指導思想。

（二）以大數(shù)據思維建設具有協(xié)同創(chuàng)新能力的檔案信息資源體系

加強館藏檔案資源建設，豐富內容，優(yōu)化結構。智慧城市環(huán)境下館藏檔案資源應覆蓋城市生產生活的各個方面，“轉變重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和認識，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”［3］；同時，應加強對多媒體檔案、實物檔案、口述檔案等館藏稀缺資源的實時接收和廣泛征集工作。做好傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作，增強檔案信息的交流與共享能力。據統(tǒng)計，“我國各級國家檔案館在2011年的館藏已達3.3億卷，預計到2020年將達到6億多卷?！保?］因此，做好傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作是目前檔案信息資源體系建設的重要途徑之一。有效應對檔案大數(shù)據的挑戰(zhàn)，保證智慧城市環(huán)境下檔案信息資源的質與量。當下檔案信息資源不僅應包含檔案工作者耳熟能詳?shù)碾娮游募?、照片、多媒體、數(shù)據庫等，更應關注滲透入城市經濟、社會、生活等各方面的大數(shù)據的采集、獲取和適度清洗，保證智慧城市環(huán)境下檔案信息資源的質與量，為檔案價值的實現(xiàn)提供最優(yōu)化的基礎數(shù)據。

[13]Laufer,B&Nation,P.(1999).A vocabulary-size test of controlled productive ability Language testing,16,33-51.

（三）以泛在的檔案信息服務為基礎打造智慧檔案公共服務平臺

統(tǒng)一規(guī)劃，有效集成，實現(xiàn)檔案信息資源的共建共享。智慧城市環(huán)境下社會檔案利用需求將呈現(xiàn)出海量、跨區(qū)域、動態(tài)、實時、個性化等新特征。而在現(xiàn)實工作中，任何一個檔案部門都不可能擁有滿足所有需求的檔案信息資源。這種檔案需求的無限性與館藏資源的有限性之間的矛盾決定了智慧檔案公共服務平臺建設的首要問題就是要遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、有效集成”的原則，通過對信息化基礎設施的資源共享，推進檔案信息系統(tǒng)的有效集成，實現(xiàn)全國范圍內檔案信息資源的共建共享。

依托智慧城市建設，無縫接入各業(yè)務系統(tǒng)。智慧城市是一項復雜的系統(tǒng)工程，在智慧檔案公共服務平臺設計與建設過程中必須充分考慮自身的開放性和兼容能力，最大限度地實現(xiàn)與第三方符合標準的其它業(yè)務系統(tǒng)的無縫鏈接，在實時共享信息數(shù)據的基礎上完成智慧城市的一站式管理與服務。

服務方式靈活多樣，實現(xiàn)泛在的檔案信息服務。泛在的檔案信息服務的對象是包括政府部門、企事業(yè)單位，社會組織、普通公眾在內的整個社會；內容涵蓋“民生、環(huán)保、公共安全、城市服務、工商業(yè)活動”等各個方面，囊括數(shù)字信息、編研成果、知識解決方案、趨勢預測分析等不同層次；服務方式有滿足查詢、展覽等普通利用需求的常規(guī)服務，面向利用者問題解決的整合式協(xié)同服務，根據利用者需求和喜好部署相應資源、服務及應用等的定制化專屬服務，根據用戶利用習慣分析做出的智能推送服務等；從獲得服務的途徑看，泛在的檔案信息服務應廣泛支持日常生活中存在的各類終端設備，如電腦、移動設備、電視等，其未來也必將走向“面向多終端設備的多屏服務”［5］，實現(xiàn)云服務化。

（四）四位一體加強保障體系建設

加強標準體系建設。制定標準體系要關注基礎標準的設定，并在此基礎上設定相關技術標準，如智慧城市物聯(lián)感知、云計算、網絡通信、服務接口、結構化和非結構化虛擬檔案數(shù)據模型、檔案數(shù)據存儲與處理、智能分析與挖掘標準等；同時設定電子文件鑒定、管理、元數(shù)據規(guī)范等業(yè)務標準，相關設計、測試、運行、評價等管理標準，云環(huán)境下檔案數(shù)據安全、系統(tǒng)安全標準及智慧檔案應用標準等。

加強制度體系建設。智慧城市環(huán)境下的檔案信息資源建設離不開制度保障，這就需要從電子文檔管理、隱私保護、知識產權保護等出發(fā)，構筑適應智慧城市信息共享需要，維護檔案信息資源完整與安全，保障國家、組織、個人數(shù)據安全的政策環(huán)境；從建設和完善檔案信息資源的共享制度、保密制度和審計制度等入手，明確不同檔案數(shù)據的傳播范圍和方式，保障檔案信息資源從生成、存儲、遷移、整合到挖掘、分析、利用各環(huán)節(jié)的真實、可靠性。

加強安全體系建設。加強安全體系建設就必須在實時開展數(shù)字檔案資源異質異地備份，保障檔案實體安全的基礎上，通過數(shù)據加密技術保障云時代檔案大數(shù)據的信息安全；通過統(tǒng)一身份認證和訪問權限控制提高檔案系統(tǒng)的隱私保護能力，降低安全風險；通過加強對重點領域檔案的日常監(jiān)管，降低檔案需求無序性和檔案數(shù)據聚集性引發(fā)的泄密風險，真正建立起既適應智慧城市建設要求，又符合檔案固有屬性的信息安全保障策略。

加強專業(yè)人才建設。人才是智慧城市環(huán)境下順利推進檔案信息資源建設的決定因素，因此檔案部門應從加強職業(yè)準入機制、考評激勵機制、繼續(xù)教育機制等入手不斷優(yōu)化人才策略，提高從業(yè)者的檔案專業(yè)技能及相關的計算機、網絡及法律知識，使其真正成為適應智慧城市建設發(fā)展要求的檔案業(yè)務專家，成為檔案信息資源的有效組織者、審計師和導航員。

（責任編輯：聞 道）

參考文獻：

［1］周珺."智慧城市"中的檔案信息資源建設［N］.中國檔案報，2012-05-28.

［2］馮惠玲，張輯哲.檔案學概論［M］.北京：中國人民大學出版社，2006.

［3］楊冬權.在全國檔案局長館長會議上的講話［N］.中國檔案報，2010-12-24.

［4］楊冬權.關于隨館藏數(shù)量增加而相應增加各級國家檔案館人員編制的提案［N］.中國檔案報，2013-03-07.

［5］李臻，姜海峰.圖書館移動服務變遷與走向泛在服務解決方案［J］.圖書情報工作，2013，（2）.

中圖分類號：G270

文獻標識碼：A

文章編號：1005-9652（2016）03-0064-03

作者簡介：

孟 歆（1980—），女，江蘇常熟人，蘇州工藝美術職業(yè)技術學院綜合檔案室館員，碩士。

A Smart City Oriented Study of Archival Information Resources Construction