康偉

摘 要：本文詳細(xì)論述了檔案信息化的核心管理思路，探析了發(fā)展檔案信息化在實際工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和因素，闡述對信息化建設(shè)中的一些看法。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；環(huán)節(jié)；因素

檔案信息化建設(shè)是利用電腦、掃描儀、數(shù)碼相機以及各種數(shù)據(jù)處理軟件，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，其核心是檔案數(shù)字化，處理后形成符合規(guī)范的電子數(shù)據(jù)文件。經(jīng)過處理的紙質(zhì)檔案可以用相應(yīng)的傳媒格式來保存，常見的有圖片文件、音頻文件、視頻文件、文本文件、數(shù)據(jù)庫等。檔案信息化建設(shè)首先是將現(xiàn)有的重要檔案文件資料進行數(shù)字化處理，由檔案專職工作人員對檔案進行數(shù)字化加工、格式轉(zhuǎn)換、提供存儲等步驟，接下來要創(chuàng)新傳統(tǒng)收集檔案的方法，將歸檔方式逐步過渡到電子文件和紙質(zhì)文件同步接收，專業(yè)人員及時審核收集到的電子檔案文件，符合要求的隨時歸檔，和紙質(zhì)檔案文件同步接收同步處理，將檔案信息化的工作重點放在日常中，而不是經(jīng)由積累后再去回頭整理。在對歷史檔案數(shù)字化處理過程中，對需要處理的檔案。要想做好日?；奶幚恚枰贫ㄍ晟频膶嵤┘?xì)則和相關(guān)規(guī)章制度，通過制度來規(guī)范出需要進行信息化處理的檔案，要有檔案信息化的具體范圍，也要結(jié)合工作實際，把本單位本部門重要的檔案排在優(yōu)先處理，不重要的檔案可以延后處理或者不進行信息化處理。當(dāng)然，在進行檔案信息化工作的同時，不能忽略了原有的傳統(tǒng)檔案歸檔處理方法，要把檔案的信息化作為傳統(tǒng)檔案工作的有效輔助。

1 檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

檔案信息化必須依靠先進的電子信息處理方法，隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，各種信息獲取技術(shù)越來越多，我們檔案工作者要做的是把這種技術(shù)運用到傳統(tǒng)檔案歸檔環(huán)節(jié)中，技術(shù)在好，也要首先把傳統(tǒng)檔案歸檔的這個基礎(chǔ)打好。檔案信息化在檔案管理的發(fā)展歷史中，是一個具有顛覆性的新技術(shù)新概念，不僅實現(xiàn)了存儲方式的永久性，也為今后的搜索利用提供了堅實的保障，但任何技術(shù)都有自己的某種缺陷，檔案信息化也不能免于例外，比如在其保存環(huán)節(jié)中的保密性和安全性就格外值得注意，電子檔案不像紙質(zhì)檔案那樣看得見摸得著，我們需要嚴(yán)格管理其存儲的安全，避免數(shù)據(jù)丟失，被盜取復(fù)制，被病毒攻擊等破壞方式，因此需要一如既往的重視紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)保管。檔案的信息化在根本上是一種有效的補充技術(shù)，并未對檔案工作各環(huán)節(jié)的本質(zhì)造成改變，它是在原有工作模式的基礎(chǔ)上，給我們帶來了便捷性和實用性，讓我們的工作更加有效率，讓我們在檢索提供利用中更加準(zhǔn)確和迅速，更好的發(fā)揮檔案的作用，相信這種作用也會隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展而不斷創(chuàng)新和進步。當(dāng)下在檔案信息化發(fā)展過程中依舊不能放松對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理正是為了有個更好的保障，在今后的技術(shù)中，肯定會對現(xiàn)在的弱點環(huán)節(jié)比如安全保密性等進行補充更新，我們不斷的在研究和創(chuàng)新各種技術(shù)，把它運用到檔案管理工作中，信息化建設(shè)是對檔案工作的一種技術(shù)提供，可以運用好的技術(shù)才是有效的技術(shù)，但更應(yīng)認(rèn)識到技術(shù)不能完美無缺的，不能不切實際的亂用，在檔案管理的各種環(huán)節(jié)中，傳統(tǒng)的人工處理方式不能不取代，不能為了信息化而不顧實際的信息化，從而造成傳統(tǒng)管理模式被信息化建設(shè)牽著走。另外在信息化建設(shè)中要做到合理適度的原則，根據(jù)單位的檔案全宗數(shù)量配備適當(dāng)?shù)臋n案信息化工具，避免大規(guī)模投入資金和人員，避免造成浪費和加重單位經(jīng)濟負(fù)擔(dān)。檔案信息化建設(shè)要一步一個腳印的發(fā)展，找到適合本單位的節(jié)奏和模式，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案得到充分保障的基礎(chǔ)上去進行。

2 決定檔案信息化建設(shè)的主要因素

信息化技術(shù)的應(yīng)用歸根結(jié)底離不開人，人的主觀能動性是決定檔案信息化建設(shè)的成功與否的主要因素之一。從事檔案信息化工作的人員不僅要具備傳統(tǒng)檔案工作人員的各種素質(zhì)和業(yè)務(wù)知識，還要掌握跟信息化工作相關(guān)的計算機知識，現(xiàn)在面臨的難題是老一代檔案工作人員的計算機專業(yè)能力不足，而新一代檔案工作人員對信息化的知識能完好掌握，但過于依賴計算機信息化技術(shù)，如何能夠做到兩者的完美結(jié)合，就是我們檔案信息化建設(shè)對人才的理想要求。檔案信息化的人才目前有兩個途徑進行培養(yǎng)，一個是在現(xiàn)有的傳統(tǒng)檔案工作人員中組織集中培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，理論結(jié)合實踐的教學(xué)，使其更新觀念勇于創(chuàng)新，逐步的在工作中開展檔案信息化，二是在各高校的檔案學(xué)專業(yè)中，將檔案信息化作為重要課程并加大學(xué)分比重，使檔案工作人員在源頭輸出中就開始掌握這種新技術(shù)，這種模式目前已經(jīng)在做并且成效很好，一些新入社會的檔案工作人員都能很好的掌握信息化技術(shù)，并且把傳統(tǒng)理論知識做為基礎(chǔ)結(jié)合。除了對人才培養(yǎng)的這兩種方式外，在日常工作中我們也需要改變原有的制度，一是把檔案信息化工作逐漸的深入到工作考核中，成為檔案工作人員的硬性指標(biāo)，并直接和其KPI指標(biāo)掛鉤，提高其主動性。二是對檔案工作人員進行獎罰措施，對信息化工作開展好的人員進行物質(zhì)獎勵，并采取可以評選先進優(yōu)先調(diào)動等措施，進最大可能的發(fā)揮人員積極性。總之，信息化建設(shè)中人才的培養(yǎng)是最為主要的因素，人的主觀能動性發(fā)揮出來，才可以完美的駕馭好技術(shù)，這需要我們把信息化建設(shè)的優(yōu)點充分貫徹到每個人心中，使其在工作中獲取益處嘗到甜頭。信息化人才的建設(shè)需要多重并舉，多中措施，過程不求最快，但求穩(wěn)求好，讓每一個檔案工作人員都能從信息化建設(shè)中獲得經(jīng)驗，提出建議，讓每個人都主動的參與其中，大家相互學(xué)習(xí)共同進步，在一起研究和分項信息化工作中的成果和喜悅，隨著信息化人才的不斷發(fā)展壯大，一定會帶動整個檔案工作的快速發(fā)展，從而使檔案工作更好的為社會提供利用。

如何提高工作效率也是檔案信息化建設(shè)的主要因素之一，我們進行檔案信息化建設(shè)說到底就是為了我們的工作變得更高效，讓我們的工作變得更便捷。這要求我們每個人員都要以本單位的實際情況來制定有針對性的措施，不能盲目的跟隨，要根據(jù)我們原有的檔案制度來制定信息化建設(shè)的相關(guān)制度，并且要在工作中總結(jié)和完善，要多進行繼續(xù)教育和研究，通過與傳統(tǒng)檔案工作的對比，來找出能夠提高工作效率的方法，使檔案信息化建設(shè)的價值在實際工作中真正體現(xiàn)出來。

綜上所述，當(dāng)前檔案信息化建設(shè)在注重關(guān)鍵環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，加大信息化人才的培養(yǎng)和正確的運用，結(jié)合各自單位崗位的實際情況，嚴(yán)防過度投資和浪費，才能使檔案信息化建設(shè)充分的發(fā)揮作用并為檔案工作增加新的活力。

參考文獻(xiàn)

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