王家恒

摘 要：本文主要論述電子文件檔案化管理的重要性特點以及意義，對電子文件檔案化管理的模式進行初步的分析，并通過提高檔案管理人員的素質(zhì)來改進檔案管理單位方式，轉(zhuǎn)換檔案管理工作等方面給出具體的措施。

關(guān)鍵詞：電子文件；檔案化管理；重要意義

在當今社會，電子檔案文件數(shù)量急劇增加，因此利用網(wǎng)絡對檔案文件進行處理是人們簡化程序的重要手段，檔案部門應該在網(wǎng)絡化、數(shù)字化等方面多做文章，在網(wǎng)絡時代下，如何改進檔案管理工作是檔案部門要考慮的問題，根據(jù)許多檔案專家的建議和多年的經(jīng)驗得知，檔案工作主要遵循：檔案信息化建設和檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求，將檔案信息化納入國家信息化建設的總方針中，以檔案建設作為基礎，以建設檔案資源建設為核心任務，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化，在一定程度上促進檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

1 加強檔案工作建設的基本方針

1.1 加快對檔案信息化的基礎設施建設

在進行檔案信息化建設前，檔案部門內(nèi)部要建設數(shù)字化檔案館，主要包括有檢索工具的建設、相關(guān)制度的建設、檔案館庫房建設、檔案館館藏建設、以及專兼職檔案干部的隊伍建設等等。利用網(wǎng)絡化資源，推進計算機管理檔案，提高檔案部門的信息化建設和網(wǎng)絡技術(shù)的應用程度，提高檔案部門信息化建設的程度。

1.2 促進檔案信息資源建設

要建設數(shù)字化檔案館，利用信息化技術(shù)對之前檔案館的主要資料進行存儲和管理，這些內(nèi)容主要包括紙質(zhì)檔案、錄音、錄像、照片底片檔案等等，要及時將這些內(nèi)容進行分類并進行整理，將這些資料錄入數(shù)字化館藏建設當中。

1.3 加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設

加強檔案館的數(shù)字建設最重要的任務就是加強對信息資源庫的數(shù)據(jù)資源庫建設，數(shù)據(jù)資源庫是整個檔案部門存儲中心和資料匯總的處理中心，因此，如何有效的利用網(wǎng)絡技術(shù)，加快對數(shù)字館目錄數(shù)據(jù)庫的建設，提高檔案管理中檢索服務質(zhì)量，是檔案部門進行數(shù)字化建設的重要任務。

1.4 加強對電子文件的歸納管理

檔案部門要根據(jù)檔案管理的基本要求，加強對本單位電子文件的收入、分類、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督，保證各種電子文件的有效性和完整性，探尋電子文件的保管方法，利用有效的技術(shù)方法，制定電子文件的管理方法，實現(xiàn)電子文件處理計算機化、信息服務利用網(wǎng)絡化。

1.5 加強對電子文件檔案化管理

電子文件是利用計算機盤片、磁盤和光盤等為載體的磁性材料，它是在人們的社會生活中形成的，它的內(nèi)容涉及很廣泛，主要的幾大類包括：電子文書、電子文件、電子圖紙等等，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，它主要有以下幾個特點：電子文件的閱讀必須要借助現(xiàn)代辦公設備才可以使用；電子文件具有共享性，不受到時間和空間的限制。

2 加強電子文件檔案化管理的基本措施

電子文件檔案化的管理與傳統(tǒng)的檔案管理有著本質(zhì)上的不同，電子文件檔案化是基于傳統(tǒng)文件檔案化之上的，因此結(jié)合電子文件的本身特點，利用先進的網(wǎng)絡技術(shù)，及時的做好對電子文件的歸檔工作是十分重要的。

2.1 電子文件檔案化管理需要專門的技術(shù)型人才

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是將已經(jīng)處理好的文件，在獲取這些文件中有價值的部分，然后對其進行收集，按照文件產(chǎn)生的時間和內(nèi)容形式等方面對其進行分類管理，待處理完畢之后進行組卷保存，而電子文件檔案的管理則是直接利用計算機技術(shù)對其分類、組合，因此這就需要檔案部門內(nèi)部有專門的計算機人才對其進行專門的方案歸類，并且要保證相關(guān)技術(shù)達到一定的水平[1]。

2.2 加強對原有檔案工作人員的管理

在檔案部門內(nèi)部，首先對一些學歷較低的工作人員需要進行知識的補充，以此來提高相應的管理水平，再者，要及時很據(jù)知識的更新，來增強其對應的工作能力，在具體的工作中要結(jié)合實際情況和未來發(fā)展趨勢，與實際工作相結(jié)合，確保檔案工作的有效性，因此，檔案部門要提高檔案部門內(nèi)部相關(guān)管理人員的業(yè)務能力、提高其綜合素養(yǎng)，保證檔案工作的高效運行[2]。

3 以科學發(fā)展觀為指導思想，推動檔案管理工作的建設與發(fā)展

3.1 電子文件檔案管理工作是檔案部門改革的重要工作

首先，對于大多數(shù)檔案部門來說，檔案內(nèi)部中的有價值的資料只有齊全完整的進行歸檔和存檔，這項工作才算真正的完成，如果沒有對這些有價值的文件進行歸檔和存檔，這就說明這些文件中的相關(guān)事項還沒有完成，是檔案工作的不完善性，這對于檔案部門來說是非常危險的，再者，檔案具有存史和憑證等主要的功能，是任何工作不可以替代的[3]，例如在一個高校中，需要對學校的一個活動或重大事件進行記錄，就必須要利用檔案工作，一旦缺失了檔案的記錄，則會導致此所高校失去相關(guān)的歷史。

3.2 充分利用檔案工作的功能

例如對一個相關(guān)部門的中心任務進行檔案工作的服務，就必須要講究效益，盡可能將檔案功能和作用中隱性狀態(tài)轉(zhuǎn)化為顯性狀態(tài)，圍繞高校的中心任務做好服務[4]。

3.3 加強檔案工作隊伍建設

以人為本是新時期下科學發(fā)展觀的基本要求，對于檔案部門來說也是一樣，對于檔案工作的改革質(zhì)量的好壞，主要取決于檔案部門專業(yè)隊伍的狀況，因此要加強對檔案部門內(nèi)部專業(yè)人才的建設，為之后的檔案工作的提高奠定堅實基礎[5]。

3.4 推進檔案化信息建設是檔案部門的必要措施

檔案部門要利用當前信息化技術(shù)，在一定程度上提高信息化管理檔案文件的水平，推動檔案工作邁上一個新的臺階。

4 結(jié)束語

綜上所述，利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢可以推動檔案工作的建設，他們之間的關(guān)系是相輔相成，檔案部門在新時期下如何利用便捷高效的工作方式來簡化工作量，以適應時代的發(fā)展是檔案部門不容忽視的問題，完善和推動信息化建設是檔案部門保證工作高效的重要途徑。

參考文獻

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[3]何嘉蓀，史習人，章燕華. 后保管時代檔案學基礎理論研究——簡評文件構(gòu)成要素論[J]. 檔案學研究，2010，01：4-8.

[4]王飛，劉冰，齊曉娣. 淺議電子文件對醫(yī)療機構(gòu)檔案管理工作的影響及對策[J]. 內(nèi)蒙古醫(yī)學雜志，2012，S7：165-166.

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