張娟

摘 要：眾所周知，工程檔案是工程建設(shè)的一個(gè)詳細(xì)見(jiàn)證，同時(shí)與工程建設(shè)質(zhì)量密不可分，建筑工程從立項(xiàng)、施工直至竣工、驗(yàn)收結(jié)束，需要經(jīng)歷漫長(zhǎng)的時(shí)間，客觀上要求將其全過(guò)程做好真實(shí)的記錄，并做好長(zhǎng)期妥善的保管保存。因此，要始終對(duì)實(shí)現(xiàn)建筑工程檔案的途徑以及實(shí)施建筑工程檔案的重要性保持高度重視，并對(duì)已存在的工程質(zhì)量事故做好及時(shí)總結(jié)歸納，吸取教訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)。這樣，將有助于建筑工程檔案管理得到行之有效的完善，促進(jìn)建筑工程質(zhì)量不斷提高，為社會(huì)發(fā)展做出一定貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)；檔案管理；問(wèn)題；作用；方法

1 工程檔案的含義及意義

工程檔案和工程建設(shè)相伴相生，它包括立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)督、管理、竣工等各個(gè)階段，是對(duì)于國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的全部文件材料，具有廣泛性、復(fù)雜性、階段性和多樣性等特點(diǎn)。

工程檔案是一種信息資源，是工程建設(shè)整個(gè)過(guò)程和結(jié)果的真實(shí)反映。在工程建設(shè)過(guò)程中，會(huì)形成大量的文字、聲像、圖表等多種形式的資料，這些資料不管是紙質(zhì)的還是電子的，都客觀反映了工程建設(shè)中的勘察、施工、監(jiān)理等活動(dòng)過(guò)程，能為整個(gè)工程的建設(shè)、投產(chǎn)、預(yù)算、決算及審核提供重要依據(jù)。

另外，標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的工程檔案資料有助于實(shí)現(xiàn)工程管理的標(biāo)準(zhǔn)化、高效化。眾所周知，將制度和要求落實(shí)到基層，是保障公司良好運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)，而工程資料便是這一環(huán)節(jié)最好的執(zhí)行手段?？梢哉f(shuō)，如果沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的檔案資料，工程管理便存在極大的隨意性，只是人治，還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)法制。

2 工程檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

2.1 工程檔案人員素質(zhì)有待提高

工程檔案資料應(yīng)包括招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位形成的檔案資料，涉及面廣，專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)。但就工程現(xiàn)場(chǎng)的情況看，大多項(xiàng)目部都未配備專(zhuān)職的檔案管理人員，往往是其他人員兼職或臨時(shí)抽調(diào)人員擔(dān)任，大多沒(méi)有參加過(guò)正規(guī)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，專(zhuān)業(yè)知識(shí)欠缺。加上現(xiàn)場(chǎng)工作繁忙，人員調(diào)動(dòng)頻繁，原始資料丟失、損毀嚴(yán)重，檔案管理處于一種被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)，這必然影響到工程檔案的質(zhì)量。

2.2 檔案意識(shí)淡薄

部分施工單位對(duì)工程檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，重施工輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在，如工程技術(shù)資料的收集整理，本應(yīng)始于工程開(kāi)工，終于工程竣工驗(yàn)收，列入工作日程，同步施工進(jìn)展。在工程項(xiàng)目中，平時(shí)不重視工程檔案的收集整理， 檔案工作與工程建設(shè)不能同步管理，資料不規(guī)范、收集不齊全。甚至出現(xiàn)為應(yīng)付竣工驗(yàn)收或有關(guān)檢查搞突擊、“做”資料的現(xiàn)象，造成原始資料失真，工程檔案造假，甚至對(duì)檔案管理人員反映的問(wèn)題未引起重視，使工程檔案管理工作處于被動(dòng)局面。對(duì)于施工單位來(lái)講，一般都未配專(zhuān)職人員，更沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的資料室與相應(yīng)的設(shè)備，往往使應(yīng)該歸檔的資料分散在專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員手中，很容易丟失或損毀。

3 建筑工程檔案管理對(duì)建筑工程質(zhì)量的重要作用

3.1 建筑工程檔案是工程建設(shè)中不可缺少的一部分

建筑工程檔案相對(duì)建筑工程實(shí)體來(lái)說(shuō)出現(xiàn)的較早，許多工程資料在建筑工程實(shí)施之前就已產(chǎn)生，其內(nèi)容主要是對(duì)建筑工程中的各有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行有效記錄，包括建筑工程的勘察、設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工以及決策等方面。另外，在建筑工程的實(shí)施過(guò)程中，也需要對(duì)存在的各項(xiàng)事實(shí)材料同步記錄，最終形成建筑工程全部檔案。例如，對(duì)工程中大量使用的水泥材料都需要做好相關(guān)檢測(cè)，以確保工程順利實(shí)施，而質(zhì)檢部門(mén)反饋回來(lái)的檢測(cè)報(bào)告便是該項(xiàng)工程的檔案材料，需要檔案部門(mén)做好妥善保存。可見(jiàn)，建筑工程檔案是建筑工程的重要組成部分。

3.2 建筑工程檔案管理能夠有效體現(xiàn)建筑工程質(zhì)量水平

建筑工程質(zhì)量是對(duì)該項(xiàng)已完工工程的主要評(píng)價(jià)，人們可以通過(guò)對(duì)建筑工程質(zhì)量的了解，進(jìn)一步判斷工程的各種性能和品質(zhì)。隨著工程技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，建筑工程質(zhì)量也在不斷提高，以滿(mǎn)足業(yè)主各類(lèi)需求。目前，對(duì)建筑工程質(zhì)量的評(píng)價(jià)，也不再只是通過(guò)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)入工程現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行的單純感受并評(píng)價(jià)，而是需要以工程相關(guān)數(shù)據(jù)和圖紙為依據(jù)，從而準(zhǔn)確地對(duì)建筑工程質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，這些數(shù)據(jù)和圖紙便是工程檔案的前身。因此，建筑工程檔案是對(duì)建筑工程質(zhì)量的如實(shí)反映，必須對(duì)其進(jìn)行妥善保存，實(shí)行有效管理。此外，通過(guò)建筑工程檔案中大量詳實(shí)清晰的圖片、聲像、圖紙等記錄，可客觀反映出建筑工程質(zhì)量中無(wú)法進(jìn)行直觀評(píng)價(jià)的內(nèi)容。由此可見(jiàn)，建筑工程檔案是檢驗(yàn)建筑工程質(zhì)量的一項(xiàng)重要手段。

3.3 建筑工程檔案管理能夠?qū)こ藤|(zhì)量進(jìn)行有效控制

通過(guò)對(duì)建筑工程檔案和建筑工程檔案管理的相互比較可以知道，建筑工程檔案是一種靜止的狀態(tài)，而建筑工程檔案管理則是一種動(dòng)態(tài)的情況。建筑工程檔案管理是建筑工程項(xiàng)目管理的一項(xiàng)內(nèi)容，而它又對(duì)建筑工程質(zhì)量控制存在一定影響。在建筑工程的管理中，建筑工程質(zhì)量的控制既包括對(duì)工程現(xiàn)場(chǎng)的質(zhì)量控制，也包括對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量控制。同時(shí)，通過(guò)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)作業(yè)人員的嚴(yán)格控制和規(guī)范要求，從而可以確保建筑工程質(zhì)量的可控性。此外，建筑工程質(zhì)量是通過(guò)相關(guān)建筑材料的檢測(cè)報(bào)告、使用說(shuō)明書(shū)以及其他文件資料等表現(xiàn)出來(lái)的，即通過(guò)建筑工程檔案表現(xiàn)出來(lái)的。因此，要想對(duì)建筑工程檔案進(jìn)行有效的管理，就必須對(duì)建筑工程質(zhì)量進(jìn)行有效的控制，從而體現(xiàn)出建筑工程檔案管理對(duì)建筑工程質(zhì)量的控制起著關(guān)鍵性的作用。

3.4 建筑工程檔案管理逐步發(fā)展成為提升建筑工程質(zhì)量的有效手段

建筑工程檔案管理在一定程度上具有鮮明的強(qiáng)制性特點(diǎn)，這與建設(shè)行政職能有著密切的聯(lián)系，因此行政執(zhí)法檢查也包括了建筑工程檔案管理的檢查。通過(guò)規(guī)范建筑工程檔案管理，可以促進(jìn)建筑工程質(zhì)量不斷提高，對(duì)建筑工程施工過(guò)程中資料的收集做好嚴(yán)格的監(jiān)督和檢查，而且要增強(qiáng)工作人員的檔案管理責(zé)任意識(shí)，適時(shí)配置專(zhuān)職人員對(duì)建筑工程資料進(jìn)行全過(guò)程收集、整理等工作，并及時(shí)糾正或補(bǔ)救出現(xiàn)的問(wèn)題和漏洞。在建筑工程竣工之前，完成檔案驗(yàn)收及保管備案等工作，確保該項(xiàng)工程成為合格工程。通過(guò)這一系列的規(guī)定動(dòng)作，才能使建筑工程檔案管理不斷地提高建筑工程質(zhì)量水平。

4 建筑工程中檔案管理的主要方法

1、建立健全相關(guān)法律法規(guī)。隨著社會(huì)發(fā)展，我國(guó)已步入法治社會(huì)，任何工作的實(shí)行都會(huì)有相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行行為約束，建筑工程檔案管理也不能離開(kāi)相應(yīng)法規(guī)的制約。只有嚴(yán)格遵守并執(zhí)行檔案法律及國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，才會(huì)形成有利于建筑工程不斷發(fā)展的良好局面。

2、加強(qiáng)檔案管理人員知識(shí)技能培訓(xùn)。建筑工程檔案管理工作能否有序進(jìn)行，不僅依賴(lài)完備的制度保障，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)素養(yǎng)以及責(zé)任心的強(qiáng)弱也影響著檔案管理工作的質(zhì)量。因此，為了保證工程檔案管理工作能夠高效、有序進(jìn)行，需要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行知識(shí)技能培訓(xùn)，保證其能夠運(yùn)用先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行更加安全和高質(zhì)量的檔案管理工作。

3、確保建設(shè)過(guò)程中對(duì)建筑工程檔案質(zhì)量的檢測(cè)。在對(duì)工程檔案進(jìn)行收錄時(shí)，確保檔案在規(guī)定時(shí)期內(nèi)進(jìn)行收錄，檢查檔案中是否包含規(guī)定的各項(xiàng)資料，保證檔案信息的真實(shí)性和完整性，在檔案滿(mǎn)足歸檔要求后方可進(jìn)行后續(xù)收錄整理工作。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，工程檔案管理隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展不斷規(guī)范，提高檔案管理科學(xué)化水平我們必須從多方面考慮，加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)、重視檔案機(jī)制的建立，將檔案管理經(jīng)驗(yàn)與優(yōu)勢(shì)相結(jié)合，提高檔案管理的科學(xué)化水平，滿(mǎn)足人們對(duì)檔案管理的需求。

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