尹曉桐

摘 要：現(xiàn)在現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過(guò)程中，加強(qiáng)企業(yè)管理的重要途徑之一就是令企業(yè)檔案管理工作更加井然有序的進(jìn)行。企業(yè)檔案管理是企業(yè)中一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作內(nèi)容，但是隨著企業(yè)的不斷進(jìn)步，檔案管理的工作方式等方面也應(yīng)該得到不斷的完善與創(chuàng)新，這樣才能實(shí)現(xiàn)飛躍式的發(fā)展。提升企業(yè)檔案管理的工作效率，首要前提就是要進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展，創(chuàng)新是一個(gè)企業(yè)的不竭動(dòng)力，是一個(gè)企業(yè)的靈魂，創(chuàng)新手段所包含的內(nèi)容眾多，例如管理方式方面的創(chuàng)新，服務(wù)商的創(chuàng)新，檔案管理人員的綜合素質(zhì)等，都需要予以一定的重視，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中，對(duì)于檔案的管理是相當(dāng)有必要的，檔案可以為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策提供重要的支持，為不同崗位上選擇合適的員工提供必要的依據(jù)。因此扎實(shí)的做好檔案管理工作是每一名檔案管理人員的責(zé)任。在科學(xué)發(fā)展觀的推動(dòng)下，企業(yè)的檔案管理正在朝著高效化、創(chuàng)新化的方向發(fā)展，因此本文針對(duì)這方面的問(wèn)題展開(kāi)了論述，希望可以為今后的工作打下良好的基礎(chǔ)。

1 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理中的不足之處

首先，從思想意識(shí)方面來(lái)看，企業(yè)檔案管理的水平普遍偏低，對(duì)于檔案管理這一工作的認(rèn)識(shí)不到位。檔案管理如果能夠得到順利的開(kāi)展與落實(shí)，那么企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益也會(huì)得到一定的提升。但是長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理人員只注重檔案的管理，卻并沒(méi)有重視其應(yīng)用。在社會(huì)上，缺少對(duì)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的廣泛宣傳作用，所以在這種輕視檔案資源利用率的前提下，檔案資源面臨著開(kāi)發(fā)不足的現(xiàn)象。

其次，在管理制度方面沒(méi)有得到有效的落實(shí)。檔案管理存在不規(guī)范的現(xiàn)象。主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。一是對(duì)檔號(hào)以及案卷標(biāo)題的管理不規(guī)范；二是在檔案中存在較多的案卷缺失現(xiàn)象；三是管理上出現(xiàn)組卷混亂的現(xiàn)象。一些單位雖然建立起了相應(yīng)的檔案管理制度的，但是制度的不健全一樣會(huì)影響到檔案的使用價(jià)值，不能得到有效的利用。

第三，檔案在檢索方面普遍面臨著檢索效率不高的狀況。從當(dāng)前企業(yè)中檔案管理的實(shí)際情況來(lái)講，一般都采用手工的方式對(duì)檔案進(jìn)行檢索，這種檢索方式不但浪費(fèi)了大量的時(shí)間以及精力，同時(shí)對(duì)于企業(yè)檔案管理的工作效率來(lái)說(shuō)也會(huì)帶來(lái)不利的影響。在這種情況下，更加需要編制出相應(yīng)的檔案檢索工具，檢索工具需要滿足精而不多的要求，但是面對(duì)當(dāng)下的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，這依然是企業(yè)需要進(jìn)一步提升之處。

2 檔案管理工作效率提升的措施

2.1 檔案管理工作要進(jìn)行轉(zhuǎn)變

首先，檔案管理工作要想得到轉(zhuǎn)變，需要體現(xiàn)在幾個(gè)方面的轉(zhuǎn)變上。一是對(duì)檔案載體的轉(zhuǎn)變。在企業(yè)的檔案管理活動(dòng)中，電子文件的出現(xiàn)已經(jīng)基本取代了紙質(zhì)檔案。同時(shí)電子圖紙因其具有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)而大規(guī)模的出現(xiàn)。在這一發(fā)展趨勢(shì)下，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)幫助企業(yè)進(jìn)行檔案管理是具有十分重要意義的。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理而言，具有省時(shí)、省力的特點(diǎn)。二是在檔案分類上的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案分類不但復(fù)雜，而且容易混淆，所以在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的過(guò)程中，運(yùn)用信息集成系統(tǒng)設(shè)置成各個(gè)管理模塊，根據(jù)工作目標(biāo)的不同運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的進(jìn)一步細(xì)分，這樣可以令檔案管理變得更加規(guī)范。三是要加強(qiáng)對(duì)檔案接收以及保管方面的轉(zhuǎn)變。令檔案管理人員重視起檔案的保管工作，降低文件可能出現(xiàn)的損失，以避免出現(xiàn)難以掌握檔案核心的問(wèn)題。

2.2 電子檔案管理中面臨的一些問(wèn)題

首先是原件真實(shí)性的問(wèn)題。因?yàn)殡娮訖n案的不足在于稍有不慎就會(huì)被刪除，并且可以不留任何痕跡，一旦出現(xiàn)這種問(wèn)題，便不能對(duì)文件的真實(shí)性作出有效的保證，在一定程度上也會(huì)影響到檔案的高效利用。其次是電子檔案的保密性方面有待進(jìn)一步加強(qiáng)。運(yùn)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)雖然加快了檔案的傳輸速度，但是在傳輸?shù)倪^(guò)程中也極容易引發(fā)檔案保密性的問(wèn)題，安全受到一定的威脅。第三是對(duì)電子檔案的保留方面存在的問(wèn)題。雖然電子檔案簡(jiǎn)化了檔案的保留程序，但是一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)故障，所有文件就會(huì)在瞬間消失，因此這方面是需要重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。

3 提高企業(yè)檔案管理工作效率的建議

3.1 廣開(kāi)收集渠道，努力把好收集關(guān)

（1）健全管理體制，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用。要結(jié)合單位自身的管理體制、組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、檔案材料的形成規(guī)律建立一個(gè)縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)各部門(mén)配備兼職檔案信息員，從而做到從上而下，層層有人負(fù)責(zé)，形成上下配合，左右協(xié)作的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，這是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)。專職檔案管理人員應(yīng)與各部門(mén)信息員經(jīng)常聯(lián)系，加強(qiáng)對(duì)平時(shí)收集工作的檢查和指導(dǎo)工作，做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，盡可能防止和減少文件資料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還豐富了室藏，促進(jìn)了收集工作的開(kāi)展。

（2）文件材料的收集工作除了建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門(mén)配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤，愛(ài)崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)。

3.2 拓寬知識(shí)層面，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

（1）加強(qiáng)管理意識(shí)。企業(yè)檔案管理是一門(mén)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，拓寬知識(shí)層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

（2）掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。企業(yè)檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

（3）利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理企業(yè)檔案利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來(lái)，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會(huì)。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得主動(dòng)權(quán)，就要規(guī)范企業(yè)的內(nèi)部管理，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，一方面這是現(xiàn)代化發(fā)展的需要，另外一方面為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策也提供了重要的幫助?；谶@一前提，本文重點(diǎn)對(duì)目前企業(yè)檔案管理中無(wú)法高效利用檔案的現(xiàn)象進(jìn)行了闡述，并且提出了幾點(diǎn)有效措施，希望對(duì)實(shí)際工作有所幫助。

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