房麗英

摘 要：文書檔案指的是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案。檔案管理是確保機(jī)關(guān)團(tuán)體以及企事業(yè)單位的工作能夠?qū)崿F(xiàn)有序推進(jìn)的一個(gè)重要途徑。文書檔案管理應(yīng)該要和現(xiàn)代接軌，為企業(yè)事業(yè)企事業(yè)單位的發(fā)展提供一定的理論依據(jù)，提高企事業(yè)單位的管理效率。

關(guān)鍵字：文書檔案；檔案管理；發(fā)展對(duì)策

文書檔案管理是一個(gè)單位各級(jí)黨組織、行政實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)開展工作的重要依據(jù)，也是一個(gè)單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)[1]。文書檔案管理工作的好壞，不僅直接影響到一個(gè)單位整體檔案管理工作的質(zhì)量，也關(guān)系到整個(gè)單位的檔案管理水平。本文結(jié)合實(shí)際工作，對(duì)文書檔案管理工作存在的問題及解決對(duì)策進(jìn)行了分析。

1 文書檔案管理工作的特點(diǎn)

1.1 文書檔案豐富多彩[2]。

文書檔案是各個(gè)單位各個(gè)方面真實(shí)地記錄與記載，涉及行政方面、會(huì)計(jì)和科技管理方面、黨群管理方面等多種載體，形成了檔案內(nèi)容的豐富多彩。

1.2 文書檔案管理的重點(diǎn)

文書檔案管理的重點(diǎn)在于收集、保存資料，記載“歷史”。文書檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過程記載、文件、書報(bào)、物品存檔為管理對(duì)象，管理手段主要是用載體記錄下來，并分門別類地存放在檔案室中[3]。

1.3 主要相關(guān)工作

與文書檔案直接產(chǎn)生聯(lián)系的主要是文書工作。檔案工作是在文書工作的基礎(chǔ)上對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用[4]。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎(chǔ)，文書檔案主要來自于文書。

2 文書檔案管理中存在的問題

2.1 文書工作與檔案工作銜接方面存在的問題

在實(shí)際的工作當(dāng)中，文書工作與檔案工作之間是存在區(qū)別的，有其統(tǒng)一性也有分工明確性，在銜接的過程中兩者相互配合形成一個(gè)分體式的管理系統(tǒng)。如果文書人員檔案意識(shí)薄弱，檔案人員很少顧及文秘工作，就會(huì)導(dǎo)致兩者在聯(lián)系的過程中出現(xiàn)很多的問題，使之脫節(jié)，這是很多單位在檔案管理方面存在的問題。

2.2 各部門的配合

各部門對(duì)文書檔案工作的配合不夠，制約了文書檔案管理水平的提高。歸檔工作需要從各部門收集資料和文件，有些部門只圖自己工作方便，不愿意將文書檔案資料交到檔案部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，導(dǎo)致文書檔案管理工作進(jìn)展緩慢，使文書檔案管理人員感到心有余而力不足，這些問題制約了文書檔案管理工作水平的提高[5]。

2.3 文書檔案管理的規(guī)范程度

文書檔案管理的規(guī)范程度不夠。很多單位存在文書檔案管理規(guī)范程度過低的問題，主要體現(xiàn)在文件檔號(hào)、卷宗分類、案卷名稱不規(guī)范等，還有很多文書檔案文件內(nèi)缺少卷內(nèi)目錄，一些卷宗組卷不規(guī)范等也時(shí)有發(fā)生。此外，文件檔案檢索效率不高也是普遍存在的問題，當(dāng)前很多單位所采用的檢索方式仍然是人工檢索。

2.4 文書檔案員的培訓(xùn)

文書檔案員的培訓(xùn)工作有待提高。在一些單位中，文書檔案的管理人員沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)就直接接受管理文書檔案，這樣的工作人員對(duì)于文書檔案的分類、立卷等專業(yè)的文書管理工作只是一知半解，不能深得要領(lǐng)，其專業(yè)素質(zhì)與現(xiàn)代化的文書檔案培訓(xùn)工作的要求之間存在很大的差距[6]。

3 提高文書檔案管理水平的對(duì)策分析

3.1 做好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接

首先，文書人員要有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件材料的質(zhì)量關(guān)。其次，文件的處理必須及時(shí)、準(zhǔn)確。收發(fā)文件要及時(shí)登記，發(fā)現(xiàn)缺少要及時(shí)查找。最后，要強(qiáng)化立卷工作。公文立卷歸檔是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，是文書工作與檔案工作的銜接點(diǎn)。

3.2 加強(qiáng)部門之間的合作，做好文書檔案的收集工作

檔案工作者要主動(dòng)了解業(yè)務(wù)部門的工作，使檔案工作圍繞單位的中心工作開展。加強(qiáng)檔案管理部門和各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)和溝通，保證檔案資料收集的順暢。要著重收集能夠展示單位歷史和現(xiàn)狀，促進(jìn)單位未來發(fā)展的資料，為實(shí)際的研究和服務(wù)，提供有力的證據(jù)和有價(jià)值的情報(bào)。

3.3 規(guī)范文書檔案的立卷歸檔

一是要熟悉文件，從而了解文件的形成和使用，明晰文件的種類以及掌握文件的性質(zhì)、特點(diǎn)和作用。二是將收集的資料整理成案卷。將收集起來的文書材料組成有聯(lián)系、有規(guī)律的案卷，從而達(dá)到規(guī)范文書檔案管理和在日常工作中提供資料和有力依據(jù)的目的。三是做好歸檔工作。要確保文件材料的完整和安全，就要做好歸檔工作，把應(yīng)該保存的文件材料按時(shí)移交、歸檔。

3.4 學(xué)習(xí)交流是做好文書檔案工作的保證

在實(shí)踐中總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)尤為可貴，文書檔案管理工作也不是封閉的，需要彼此的交流和互相學(xué)習(xí)。這就要求文書檔案管理人員從以下三個(gè)方面做起[7]：一是自我學(xué)習(xí)提高，各單位可以對(duì)文書檔案工作人員規(guī)定一些學(xué)習(xí)內(nèi)容，提出要求，到時(shí)檢查考核；二是盡可能參加文書檔案管理方面的培訓(xùn)班進(jìn)行學(xué)習(xí)和交流；三是對(duì)口交流，相互激勵(lì)。

參考文獻(xiàn)

[1]趙淑娜. 文書檔案管理工作存在的問題及對(duì)策[J]. 黑龍江檔案， 2014（5）.

[2]王柏峰. 對(duì)文書檔案管理工作的粗淺認(rèn)識(shí)[J]. 黑龍江檔案， 2015（5）.

[3]耿漢卿. 淺析文書檔案的管理和利用[J]. 湖北檔案， 2010（7）：27-28.

[4]肖興輝 劉新萍. 文書與檔案管理[M]. 對(duì)外經(jīng)貿(mào)大出版社， 2014.

[5]荊雪飛. 文書檔案管理中的問題及優(yōu)化措施[J]. 山西科技， 2015（5）：38-39.

[6]周暉蓉. 高校文書檔案管理中存在的問題及其對(duì)策[J]. 邊疆經(jīng)濟(jì)與文化， 2010（5）：188-189.

[7]鐘曉蕓. 文秘人員做好文書檔案管理工作必備素質(zhì)初探[J]. 檔案天地， 2013（1）：56-57.