白潔

摘 要：檔案一直是人們生活必須的，雖然其存在和使用方式并不為一般人所熟知，但是卻實實在在的關系到人們的日常生活。一份檔案記錄著一個人一生的始末，或者一個地區(qū)幾十年的發(fā)展歷程。對于重視傳統(tǒng)和歷史的中國人來說，檔案的重要性不言而喻。隨著時間的推移和社會的發(fā)展，檔案的呈現(xiàn)形式從紙質(zhì)逐漸轉(zhuǎn)為電子形式。電子檔案的出現(xiàn)給檔案管理工帶來了方便，但也存在一些問題。隨著科學技術的發(fā)展，電子檔案越來越受到人們的關注，但由于電子檔案自身還存在一些技術缺陷，使得電子檔案不能完全取代紙質(zhì)檔案。本文就紙質(zhì)檔案和電子檔案在存檔方式、存檔時間和空間、存檔特殊性和存檔意義四個方面對這兩種檔案進行比較研究，以期為檔案管理工作提供幫助和建議。

關鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；并存；需要

電子檔案隨著信息社會的發(fā)展出現(xiàn)了，它對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案產(chǎn)生了巨大沖擊，電子檔案優(yōu)于紙質(zhì)檔案的表現(xiàn)為海量存儲記錄信息、查詢準確、檢索效率高、節(jié)省保管空間、傳輸速度快等，它迅速成為檔案信息現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容。電子政務、電子商務的不斷推廣，網(wǎng)絡平臺運用普及，形成了大量的電子文件，并成為電子檔案的重要補充。電子檔案的產(chǎn)生與發(fā)展提高了檔案的利用率，進而也保護了紙質(zhì)檔案。但從目前的現(xiàn)狀看，在相當長一段時間里電子檔案不會取代紙質(zhì)檔案，只能相互依賴、共同發(fā)展。

1 檔案的簡介

1.1 檔案的定義

檔案存在歷史已久，其含義不言而明，是直接形成的歷史記錄。因為其“直接形成”的內(nèi)涵，即表明檔案文件是原始的，而其“歷史記錄”的闡述，即說明檔案是能夠闡述事實真實情況的原始文獻，因此檔案和圖書情報、文物等是不同的。

1.2 檔案的作用

檔案的形成者是由社會各個群體組成的，其中包括官方和半官方機構，也包括自由組織和個人、家庭及家族等。因為檔案是建立在其他真實的資料基礎上的，這些資料包括語言、文字、圖像等。因此，檔案的最主要作用，是其對真實歷史的承載。

1.3 檔案的價值

檔案作為一種特殊的文獻，是人類活動的產(chǎn)物，是人類精神文明的一部分，它既有現(xiàn)實價值，又有歷史價值。檔案的現(xiàn)實價值體現(xiàn)在它的現(xiàn)實作用上，即檔案可以作為解釋某事或某狀態(tài)發(fā)生的依據(jù)，而其歷史價值體現(xiàn)在它的回溯作用上，即檔案能夠用來進行歷史研究，

以便人們總結(jié)過去事件的經(jīng)驗和教訓?，F(xiàn)實作用和回溯作用相輔相成，建構了檔案的價值體系。

2 現(xiàn)時期電子檔案發(fā)展的客觀制約性

2.1 通用性

隨著辦公自動化、網(wǎng)絡化的不斷深入，如何做好電子檔案的管理、利用和編研已成為當前檔案工作所面臨的一個重要問題。盡管電子檔案具有歸檔方便易行；存放節(jié)省空間，檢索多功能、多渠道、快捷、準確；利用省時、省力、“有聲有色”；可通過網(wǎng)絡達到遠程查詢，提高利用速度，審查、鑒定和銷毀簡便等優(yōu)點。但電子檔案本身的諸多特點又決定了其不可能或者說至少在相當長的時間內(nèi)不可能取代紙質(zhì)檔案。目前，我國檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，在檔案管理中沒有使用通用的管理軟件，缺乏檔案信息的管理功能，沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)。也沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，使得檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差。不能適應檔案信息資源共享的要求，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理理論、方法和標準方面都有一套統(tǒng)一完善的管理方案。

2.2 設備依賴性

電子檔案與紙質(zhì)檔案的載體有很大區(qū)別。電子檔案是以數(shù)碼形式將整理好的電子文件信息內(nèi)容和它的環(huán)境條件一并轉(zhuǎn)存在磁性材料和光盤載體上，它的記錄形式是數(shù)字化式的。任何電子檔案，當使用技術和設備將信息內(nèi)容記錄在磁性材料等載體后，就永遠離不開這種技術和設備。它不能離開這種生成環(huán)境和設備而單獨存在，人們只有采用這種記錄檔案信息內(nèi)容的技術和設備，進行逆處理還原、輸出，才能識別它的信息內(nèi)容。同時，電子檔案也很難長期保存，需要有不斷更新的技術和設備作保障，電子文件歸檔及電子檔案管理還需要有技術和設備支持，電子檔案的生命周期是由電子檔案內(nèi)容決定的，而電子檔案生命周期取決于其載體的壽命、電子計算機軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計算機軟硬件平臺的一致性。相對于電子檔案，紙質(zhì)檔案沒有對這種技術與設備的依賴性。

2.3 安全性

真實性檔案的一個基本作用是憑證作用。因此，真實性是對檔案的基本要求。在新的技術條件下，紙質(zhì)檔案保護工作的目標是保護檔案的載體——紙張。因為載體和記錄的信息是一體的，保住了紙質(zhì)文件的形式，那么以文字記錄的信息才能得以保存，但此特點卻難以實現(xiàn)無痕跡的修改。因此，人們通常把“白紙黑字”和確鑿的證據(jù)聯(lián)系在一起。而對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息

隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電子文件信息保護方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手一電腦病毒。因此電子文件的真實性、完整性、可靠性受到極大威脅，也就保證不了電子檔案的行使有效。

2.4 法律效用性

對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，原始性界定容易，其法律憑證效力也不容否認。而對于電子檔案，由于原始性界定困難，使人們對電子檔案的法律憑證作用產(chǎn)生懷疑。電子檔案的法律效力的確立，需要解決兩個基本問題：首先要依靠技術，真正攻克電子檔案原始性的界定關，這是解決電子檔案法律效力問題的基礎；其次，要加強立法工作，從法律上明確電子檔案的憑證作用，做到有法可依，這是解決電子檔案法律效力問題的法律依據(jù)。

3 結(jié)論

通過以上比較，紙質(zhì)檔案和電子檔案都具有自身的優(yōu)點和缺陷，就紙質(zhì)檔案來說，它的優(yōu)點在于體現(xiàn)了檔案的本質(zhì)屬性一原始記錄性。它所記錄的信息不易被修改，具有憑證參考價值，是第一手資料。但是檔案價值的體現(xiàn)在于利用，電子檔案不用對檔案原件進行保護，而紙質(zhì)檔案保管條件要求高和保管任務較重，電子檔案作為一種新型載體，在保護了紙質(zhì)檔案原件的同時也方便了利用，而且轉(zhuǎn)播速度快，不受時空限制，隨時隨地可以利用。但是電子檔案易復制修改和刪除且不易被發(fā)現(xiàn)，使得真實性、可靠性大大降低。

從目前的運作形式看，電子檔案與紙質(zhì)檔案在相當長一段時間內(nèi)是不能相互取代的，二者相互補充、取長補短、并行不悖，均各自有著自己的強大生命力和適用范圍，通行的做法是留其所長，使電子檔案紙質(zhì)化，紙質(zhì)檔案電子化進行雙套管理，各自發(fā)揮各自的優(yōu)勢。

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