黃海燕

摘 要：流動(dòng)人員人事檔案管理工作是社會(huì)公共人事服務(wù)的一個(gè)重要組成部分，在促進(jìn)人才合理流動(dòng)和優(yōu)化資源配置方面發(fā)揮著重要作用，但目前與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需求存在一定的差距。本文從分析流動(dòng)人員主體構(gòu)成和流動(dòng)人員人事檔案特點(diǎn)入手，針對(duì)新形勢(shì)下流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行原因剖析，并提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：特點(diǎn)；構(gòu)成；流動(dòng)人員；人事檔案管理；措施

經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)和社會(huì)結(jié)構(gòu)的雙重轉(zhuǎn)型，加速了流動(dòng)人員的聚散消長(zhǎng)，無(wú)法適應(yīng)這種新局面的流動(dòng)人員人事檔案管理面臨著檔案收集不齊全、棄檔、人檔分離等諸多問(wèn)題，迫切需要采取有效措施加以解決，借此，筆者就新形勢(shì)下流動(dòng)人員檔案管理中的問(wèn)題談幾點(diǎn)意見(jiàn)。

1 流動(dòng)人員構(gòu)成及流動(dòng)人員人事檔案特點(diǎn)

（一）流動(dòng)人員主體構(gòu)成

在《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》（人社部發(fā)〔2014〕90號(hào)）文件中明確規(guī)定了流動(dòng)人員的主體為：非公有制企業(yè)和社會(huì)組織聘用人員；辭職辭退、取消錄（聘）用或被開(kāi)除的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員；與企事業(yè)單位解除或終止勞動(dòng)（聘用）關(guān)系人員；未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專(zhuān)畢業(yè)生；自費(fèi)出國(guó)留學(xué)及其他因私出國(guó)（境）人員；外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員；自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員；其他實(shí)行社會(huì)管理人員。根據(jù)這個(gè)規(guī)定，流動(dòng)人員大概可以分成兩大類(lèi)：一類(lèi)是未就業(yè)和不斷擇業(yè)再就業(yè)的高校畢業(yè)生；一類(lèi)是在國(guó)有單位和非國(guó)有單位之間流動(dòng)的人員。筆者認(rèn)為應(yīng)該在傳統(tǒng)意義上的這兩類(lèi)流動(dòng)人員之外加入第三類(lèi)流動(dòng)人員---農(nóng)民工。這里的農(nóng)民工指的是外出就業(yè)離土又離鄉(xiāng)的人員，是在我國(guó)工業(yè)化和城鎮(zhèn)化進(jìn)程中涌現(xiàn)出的新型勞動(dòng)力大軍。他們目前普遍不具備明確的人事關(guān)系，未建立人事檔案，自身利益未能得到有效保護(hù)。因此，筆者認(rèn)為廣大農(nóng)民工人事檔案的建設(shè)和合法權(quán)益的保護(hù)應(yīng)該引起政府和社會(huì)的關(guān)注，農(nóng)民工人事檔案應(yīng)納入流動(dòng)人員人事檔案管理中。

（二）流動(dòng)人員人事檔案特點(diǎn)

1、社會(huì)性。針對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理部門(mén)而言，流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)---公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)具有較強(qiáng)的社會(huì)性，它所管理和服務(wù)的對(duì)象也具有社會(huì)性，為社會(huì)上的流動(dòng)人員服務(wù)。

2、廣泛性。流動(dòng)人員人事檔案是流動(dòng)人員在空間位移過(guò)程中形成的記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)等以備查考的各種個(gè)人信息材料的集合。人事檔案是人在社會(huì)實(shí)踐中不斷產(chǎn)生的，流動(dòng)人員頻繁流動(dòng)使得其人事檔案不斷地得到充實(shí)和豐富，內(nèi)容更加廣泛。由于每類(lèi)流動(dòng)人員身份不同，所形成的檔案內(nèi)容存在較大差異，造成人事檔案復(fù)雜性。

3、易失性。流動(dòng)人員在流動(dòng)過(guò)程中，由于種種原因，往往造成人員流動(dòng)和檔案流動(dòng)不同步的現(xiàn)象，檔案收集不全、缺失、人檔分離在所難免。

4、利用率高。由于流動(dòng)人員流動(dòng)性強(qiáng)的特點(diǎn)導(dǎo)致其在再就業(yè)時(shí)，用人單位要查檔來(lái)核實(shí)流動(dòng)人員的技能、品行等，提高了檔案利用率。

2 流動(dòng)人員人事檔案管理存在問(wèn)題及原因分析

1、檔案管理人員素質(zhì)有待提高。隨著備受爭(zhēng)議的人事檔案保管費(fèi)自2015年1月1日起在全國(guó)范圍內(nèi)結(jié)束其30多年的收費(fèi)歷史，涌入檔案管理部門(mén)的流動(dòng)人員人事檔案急劇增加、流動(dòng)人員流動(dòng)速度加快及流動(dòng)人員流動(dòng)方式增多，任務(wù)重，人手不足，檔案管理部門(mén)和檔案管理人員工作積極性不高、工作效率低下、檔案管理工作疲于應(yīng)付等將是各級(jí)檔案管理部門(mén)需要考慮的問(wèn)題。

2、管理機(jī)構(gòu)混亂。雖然《關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》規(guī)定了未經(jīng)授權(quán)的單位不得管理流動(dòng)人員人事檔案，但在現(xiàn)實(shí)中，一些民營(yíng)企業(yè)、三資企業(yè)等中小企業(yè)，部分沒(méi)有檔案管理資格的中介機(jī)構(gòu)乃至街道社區(qū)等單位擅自接收、保管流動(dòng)人員人事檔案的現(xiàn)象比比皆是，有的用人單位甚至把管理人事檔案作為限制人才流動(dòng)的手段，這種多頭管理的混亂局面導(dǎo)致大量流動(dòng)人員人事檔案未能納入正規(guī)的管理范圍，人事檔案的真實(shí)性和安全性存在著嚴(yán)重隱患。

3、檔案功能減弱。在流動(dòng)人員頻繁流轉(zhuǎn)過(guò)程中，人員流轉(zhuǎn)和檔案流轉(zhuǎn)的不同步加上檔案管理部門(mén)“坐店等客”的管理方式，往往導(dǎo)致流動(dòng)人員人事檔案材料內(nèi)容補(bǔ)充更新不及時(shí)，部分材料內(nèi)容單薄、缺乏連續(xù)性，能反映流動(dòng)人員本人工作實(shí)績(jī)和能力特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容較少，不能“觀其卷，知其人”；個(gè)別檔案管理部門(mén)審核把關(guān)不嚴(yán)出現(xiàn)了涂改、偽造檔案“以檔謀私”的案例，有的甚至發(fā)生了損壞、丟失檔案的情況。流動(dòng)人員人事檔案的嚴(yán)肅性和權(quán)威性受到挑戰(zhàn)，流動(dòng)人員人事檔案的作用難以發(fā)揮。

4、社會(huì)檔案意識(shí)普遍不高。檔案管理部門(mén)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足導(dǎo)致人事檔案功能減弱，利用率不高；一些用人單位對(duì)流動(dòng)人員人事檔案利用意識(shí)淡薄，為了引進(jìn)人才，出臺(tái)了人才流動(dòng)不受檔案、戶(hù)口等條件限制甚至可以為人才“重新建檔”的“土政策”，一部分人才在原單位“卡檔”和高薪誘惑下“棄檔走人”，造成了“人檔分離”和“一人多檔”的現(xiàn)象；流動(dòng)人員人事檔案長(zhǎng)期封閉管理模式使得大多數(shù)個(gè)人不了解人事檔案的內(nèi)容和價(jià)值，認(rèn)為人事檔案可有可無(wú)，需要用時(shí)再說(shuō)有意無(wú)意地遺棄了人事檔案。如今的流動(dòng)人員人事檔案雖然免除了管理費(fèi)，但2015年1月1日以前的未繳清的保管費(fèi)仍需補(bǔ)齊，其他人事代理收費(fèi)也還將繼續(xù)收費(fèi)，加上檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)繁瑣和個(gè)別工作人員服務(wù)態(tài)度不佳等原因這也造成了一部分流動(dòng)人員不愿交費(fèi)而棄檔使檔案成為“死檔”或自揣檔案。

5、檔案管理方法落后。在人員方面，中組部明文規(guī)定“管理一千人的檔案需要配備一名專(zhuān)職干部”，實(shí)際上檔案管理部門(mén)一人管理數(shù)千甚至上萬(wàn)份檔案的情況并不少見(jiàn)；檔案管理人員往往身兼數(shù)職，工作任務(wù)重，僅僅滿(mǎn)足于“裝好袋子、鎖好柜子”，沒(méi)有主動(dòng)研究新的管理方法。在設(shè)備方面，檔案管理部門(mén)經(jīng)費(fèi)投入不足，管理設(shè)備落后，大多仍停留在對(duì)紙質(zhì)檔案的管理上，盡管一些檔案管理機(jī)構(gòu)已逐步開(kāi)始使用人事檔案管理軟件，但也僅限于人事檔案目錄錄入，僅是將手工檢索轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)檢索，且系統(tǒng)較為封閉，無(wú)法實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)、跨地區(qū)數(shù)據(jù)互通、網(wǎng)絡(luò)互享。

3 對(duì)策措施

1、加大宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識(shí)。人社部門(mén)和檔案管理部門(mén)要利用培訓(xùn)、開(kāi)座談會(huì)、參觀考察等方式提高檔案管理部門(mén)及檔案管理人員對(duì)流動(dòng)人員人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，使其自覺(jué)主動(dòng)地履行職責(zé)，嚴(yán)格依法治檔，確保流動(dòng)人員人事檔案的完整性和安全性，樹(shù)立檔案管理工作的威信；要抓住時(shí)機(jī)，通過(guò)講座、宣傳欄和報(bào)刊、電視、網(wǎng)絡(luò)、微信等多渠道普及檔案知識(shí)，提高流動(dòng)人員人事檔案在全社會(huì)的知曉度，引起人們特別是用人單位和流動(dòng)人員對(duì)人事檔案及檔案工作的關(guān)注，讓人們了解人事檔案的價(jià)值和“棄檔”的危害性從而增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高檔案利用率，使人事檔案創(chuàng)造出更多的社會(huì)價(jià)值。

2、建立社會(huì)化公共管理服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。應(yīng)探索建立社會(huì)化的人才檔案公共管理服務(wù)體系，加快對(duì)各地人社部門(mén)下屬的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案保管等公共服務(wù)內(nèi)容和人才招聘等經(jīng)營(yíng)性服務(wù)內(nèi)容的分離，明確政府所屬的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在流動(dòng)人員人事檔案管理中的唯一合法地位和對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理公共服務(wù)性質(zhì)。對(duì)不具備管理流動(dòng)人員人事檔案資格的機(jī)構(gòu)，各級(jí)人社部門(mén)要堅(jiān)決進(jìn)行取締，并督促他們按照規(guī)定盡快移交所管理的人事檔案，堅(jiān)決打擊流動(dòng)人員人事檔案管理中的混亂現(xiàn)象。要根據(jù)人事檔案管理體制的現(xiàn)狀和流動(dòng)人員人事檔案管理的特點(diǎn)，研究對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行“集中統(tǒng)一、歸口管理”的相關(guān)配套政策法規(guī)和具體措施，做到以制度規(guī)范管理、以制度規(guī)范工作，增強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理的透明度，提高管理的集約化和專(zhuān)業(yè)化水平，更好地發(fā)揮流動(dòng)人員人事檔案的社會(huì)效益。

3、充實(shí)完善檔案內(nèi)容，提升檔案價(jià)值。針對(duì)流動(dòng)人員人事檔案特點(diǎn)，在出臺(tái)相關(guān)管理制度的同時(shí)完善檔案在建檔、歸檔、轉(zhuǎn)移、借用等過(guò)程中的相關(guān)細(xì)節(jié)，確保檔案的連續(xù)性和完整性。檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)與流動(dòng)人員的聯(lián)系，及時(shí)了解流動(dòng)人員動(dòng)向，更新流動(dòng)人員相關(guān)個(gè)人信息；加強(qiáng)和用人單位溝通聯(lián)系，督促用人單位及時(shí)做好流動(dòng)人員人事檔案的收集和歸檔工作；加強(qiáng)與高校聯(lián)系，防止高校畢業(yè)生檔案的損壞和丟失。在保留人事檔案原有重要部分的同時(shí)，人事檔案內(nèi)容應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷豐富和完善。流動(dòng)人員人事檔案應(yīng)根據(jù)不同職業(yè)、身份因人立卷，還應(yīng)加入反映借貸、納稅等個(gè)人信用材料及養(yǎng)老、失業(yè)保險(xiǎn)等資料，要根據(jù)流動(dòng)人員工作變動(dòng)和從事工作的不同及時(shí)補(bǔ)充相關(guān)新材料，使流動(dòng)人員人事檔案成為當(dāng)事人真實(shí)水平的動(dòng)態(tài)記錄，同時(shí)檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)監(jiān)督管理，從嚴(yán)保管，杜絕流動(dòng)人員人事檔案造假現(xiàn)象發(fā)生，確保流動(dòng)人員人事檔案真實(shí)可靠，提升檔案價(jià)值，不斷滿(mǎn)足用人單位和流動(dòng)人員對(duì)人事檔案的需求。

4、加強(qiáng)自身建設(shè)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。流動(dòng)人員人事檔案管理部門(mén)必須從三方面提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。一是注重一個(gè)“愛(ài)”字。流動(dòng)人員人事檔案管理工作是一項(xiàng)單調(diào)、繁雜、艱苦細(xì)致的服務(wù)型工作，檔案管理人員要熱愛(ài)檔案事業(yè)，具備一種無(wú)私奉獻(xiàn)、任勞任怨的精神和耐得住寂寞、淡泊名利、甘當(dāng)無(wú)名英雄的境界。在工作崗位上努力學(xué)習(xí)、刻苦鉆研，不斷擴(kuò)寬知識(shí)面，提高學(xué)歷層次以適應(yīng)不斷發(fā)展變化的業(yè)務(wù)需要，真正做到干一行愛(ài)一行，在平凡崗位創(chuàng)造非凡業(yè)績(jī)。二是體現(xiàn)一個(gè)“細(xì)”字。流動(dòng)人員人事檔案動(dòng)態(tài)性強(qiáng)、中間環(huán)節(jié)多、管理難度大，要的是檔案管理人員甘于寂寞的耐心和不厭其煩的細(xì)心，做好每一個(gè)步驟、每一個(gè)環(huán)節(jié)。三是做到一個(gè)“嚴(yán)”字。流動(dòng)人員人事檔案是流動(dòng)人員一生經(jīng)歷的記載，檔案管理人員必須牢固樹(shù)立保密意識(shí)，嚴(yán)格做到依法治檔、依法管檔，保證檔案材料的齊全性和真實(shí)性，保證公民合法權(quán)益不受侵犯。

5、堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。流動(dòng)人員人事檔案信息化管理已成為大勢(shì)所趨，可以建立一個(gè)全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的流動(dòng)人員人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)大型掃描儀將不涉密的流動(dòng)人員人事檔案信息傳輸進(jìn)電腦，定時(shí)更新，專(zhuān)人維護(hù)，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案相統(tǒng)一，大大降低對(duì)紙質(zhì)檔案的損壞，使檔案管理人員騰出更多時(shí)間對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行研究利用?？梢詾橛萌藛挝缓土鲃?dòng)人員各設(shè)立一個(gè)查檔號(hào)，這個(gè)查檔號(hào)是唯一的，并且設(shè)置相應(yīng)的查閱權(quán)限，按照不同的查閱權(quán)限限制使用范圍，避免個(gè)人信息非法泄露。用人單位憑借查檔號(hào)可以登錄數(shù)據(jù)庫(kù)調(diào)出本單位流動(dòng)人員相關(guān)信息，流動(dòng)人員通過(guò)查檔號(hào)不僅可以查閱個(gè)人基本信息，還可以了解到本人工作業(yè)績(jī)和不良記錄等情況。在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的基礎(chǔ)上加強(qiáng)局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)的聯(lián)動(dòng)建設(shè)，打通部門(mén)、區(qū)域間互通渠道，實(shí)現(xiàn)信息共享。要強(qiáng)化電子檔案信息安全利用，設(shè)立具有不同的查看、修改和維護(hù)權(quán)限的安全保密級(jí)別。要定期對(duì)流動(dòng)人員檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，安裝入侵檢測(cè)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)監(jiān)控管理軟件，對(duì)終端、流量和網(wǎng)絡(luò)連接情況進(jìn)行實(shí)時(shí)檢測(cè)，及時(shí)消除安全隱患，確保信息安全和系統(tǒng)正常運(yùn)行。

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