周建軍

摘 要：高校學(xué)生檔案的現(xiàn)狀已無法滿足大學(xué)生求職和學(xué)校就業(yè)服務(wù)的需求，因此，迫切需要建立適應(yīng)大學(xué)生就業(yè)實(shí)際的專業(yè)檔案。通過建立開放、信息化的就業(yè)檔案管理體系，充分發(fā)揮就業(yè)檔案的功能，助推大學(xué)生實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量就業(yè)。

關(guān)鍵詞：就業(yè)檔案；問題

課題：本文系本文系河南省高等院校哲學(xué)社會科學(xué)創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)（研究方向：大學(xué)生專業(yè)技能與崗位對接模式研究，編號：2013-CXTD-09）部分成果。

大學(xué)生就業(yè)檔案是指大學(xué)生在校期間直接形成的、能夠反映其就業(yè)競爭力、具有參考和保存價(jià)值的各種信息資料，是大學(xué)生就業(yè)能力的重要佐證，是畢業(yè)生建立勞務(wù)關(guān)系的重要媒介。由于目前高校學(xué)生檔案存在[1]：內(nèi)容不全、利用滯后、管理落后等問題，不能很好地為招聘單位提供及時(shí)全面的參考依據(jù)，甚至阻礙大學(xué)生就業(yè)。為此，高校在招聘活動(dòng)中普遍采用向用人單位提供《畢業(yè)生就業(yè)推薦表》、《畢業(yè)生成績單》、《求職簡歷》等專門實(shí)證材料，對學(xué)生在校期間的思想品德、學(xué)業(yè)成績、平時(shí)表現(xiàn)等進(jìn)行綜合性評價(jià)和鑒定，供用人單位參考。但是，這些材料無論在內(nèi)容上還是在可信度方面都難以滿足用人單位考察的需要。因此，建立大學(xué)生就業(yè)檔案，已成為大學(xué)生就業(yè)服務(wù)實(shí)現(xiàn)“全程化、全員化、信息化、專業(yè)化”的重要環(huán)節(jié)。

1 建立大學(xué)生就業(yè)檔案的必要性

1.人力資源市場急需就業(yè)檔案

本世紀(jì)以來，我國普通高校畢業(yè)生就業(yè)實(shí)現(xiàn)了由“計(jì)劃分配”到“市場調(diào)配”的根本性轉(zhuǎn)變，實(shí)施勞務(wù)雙方互相選擇（簡稱“雙選”）達(dá)成勞務(wù)協(xié)議已成為當(dāng)前高校畢業(yè)生就業(yè)的主渠道。在此過程中，作為勞資方的用人單位，需要深度的了解、考察畢業(yè)生的特質(zhì)、素養(yǎng)、能力、成績、個(gè)人需求等諸多方面的因素；同時(shí)，作為勞務(wù)方的畢業(yè)生也需要向用人單位展現(xiàn)自我特長、優(yōu)勢、愛好、經(jīng)歷、職業(yè)價(jià)值觀、職業(yè)認(rèn)知等，以達(dá)到雙方深度了解。因此，建立反映大學(xué)生個(gè)人就業(yè)力狀況的專業(yè)檔案，已成為求職“雙選”過程中不可缺少的重要載體。

2.高校學(xué)生檔案無法滿足求職的需要

⑴檔案內(nèi)容無法滿足“雙選”的需要

根據(jù)教育部和國家檔案局《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定（第27號令），高校學(xué)生類檔案：主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。是以入學(xué)資格、畢業(yè)資格審查為重點(diǎn)的實(shí)證材料，不能涵蓋學(xué)生的素質(zhì)全貌，更不能滿足用人單位對畢業(yè)生全面考察的要求。

⑵管理機(jī)制上無法滿足學(xué)生求職的需要

目前我國高校大學(xué)生檔案管理仍然沿用計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下的傳統(tǒng)管理模式，實(shí)施“檔隨人走”原則，往往在學(xué)生畢業(yè)后檔案才能整理完備。而高校對畢業(yè)生開展就業(yè)服務(wù)是從大學(xué)生畢業(yè)的前半年開始，學(xué)生檔案在時(shí)間上節(jié)點(diǎn)上無法保證畢業(yè)生“雙選活動(dòng)”的需要。同時(shí)，高校對大學(xué)生開展“全員化”就業(yè)服務(wù)，實(shí)施“請進(jìn)來，走出去”的就業(yè)推介辦法，需要對學(xué)生檔案不斷的進(jìn)行“出入流轉(zhuǎn)”。而當(dāng)前高校檔案信息服務(wù)缺乏主動(dòng)性、系統(tǒng)性與有效性[2]，仍以“保管”和“保密”為重點(diǎn)的檔案管理機(jī)制也無法滿足高校多形式就業(yè)服務(wù)的需要。

2 大學(xué)生就業(yè)檔案內(nèi)容

大學(xué)生就業(yè)檔案是以記錄反映大學(xué)生職業(yè)成熟度以及就業(yè)競爭力為主要內(nèi)容的信息集合體。主要包括：個(gè)人基本信息、就業(yè)競爭力信息、求職意愿記錄等三個(gè)部分。具體如下：

1.個(gè)人基本信息

個(gè)人基本信息是用人單位了解學(xué)生的最基本材料，主要包括：個(gè)人介紹（姓名、年齡、籍貫、民族、政治面貌、高中階段情況等）、家庭情況（家庭住址、父母及家庭成員基本情況、主要社會關(guān)系基本情況）、健康狀況（身體狀況、以往病史等）。由于在招聘過程中，用人單位往往會從從行業(yè)需求和選好用好人才出發(fā)，十分重視學(xué)生個(gè)人政治面貌、戶籍來源、父母職業(yè)、健康狀況等。如：食品行業(yè)對健康特別關(guān)注；招聘鄉(xiāng)村教師往往喜歡招收本地的學(xué)生；高校招聘輔導(dǎo)員一般要求是中共黨員；某些行業(yè)招聘還十分關(guān)注學(xué)生父母是否是系統(tǒng)內(nèi)員工等。因此，準(zhǔn)確、完整的個(gè)人信息對大學(xué)生就業(yè)具有重要的參考價(jià)值。

2.就業(yè)競爭力信息

⑴個(gè)人特質(zhì)記錄

“人職匹配”和“人崗適合”是用人單位選人以及大學(xué)生選擇職業(yè)（崗位）的基本原則。這就要求大學(xué)生就業(yè)檔案中要詳細(xì)記錄大學(xué)生個(gè)人特質(zhì)，包括：職業(yè)興趣的霍蘭德代碼、性格測評結(jié)果、職業(yè)價(jià)值觀測評結(jié)果、職業(yè)能力測評結(jié)果等。由于上述材料有一定的動(dòng)態(tài)性，應(yīng)以畢業(yè)前的最后一次測評為準(zhǔn)，并輔以就業(yè)指導(dǎo)課程教師鑒定意見，保證測評結(jié)果的信度和準(zhǔn)度。便于用人單位從職業(yè)特質(zhì)和職業(yè)認(rèn)知上去考察了解求職大學(xué)生，提高選人的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

⑵見習(xí)實(shí)習(xí)記錄

是否具有實(shí)際工作體驗(yàn)，是用人單位所關(guān)注的重點(diǎn)之一。因此，就業(yè)檔案要如實(shí)記錄大學(xué)生的職業(yè)體驗(yàn)過程的相關(guān)信息。包括：見習(xí)實(shí)習(xí)崗位、實(shí)踐過程、生產(chǎn)效率、主要收獲、單位評價(jià)等。要對職業(yè)體驗(yàn)過程實(shí)施定性與定量相結(jié)合記錄辦法，強(qiáng)化可量化因素的記錄，增強(qiáng)信息的參考價(jià)值。

⑶ 職業(yè)技能狀態(tài)記錄

大學(xué)生就業(yè)能力主要包括三個(gè)方面：通用職業(yè)技能、專業(yè)知識應(yīng)用技能、自我管理技能等三個(gè)方面。通用職業(yè)技能材料主要包括：擔(dān)任學(xué)生干部材料、英語等級證書、計(jì)算機(jī)等級證書等；專業(yè)技能實(shí)證材料包括：學(xué)業(yè)成績，專業(yè)（崗位）技能證書，實(shí)習(xí)實(shí)踐材料，競賽榮譽(yù)證書等；自我管理技能（品質(zhì)）實(shí)證材料主要包括：誠信記錄、優(yōu)秀黨員、優(yōu)秀團(tuán)員、優(yōu)秀學(xué)生、愛心捐獻(xiàn)、誠信記錄等資料。需要指出的是當(dāng)前大學(xué)生的學(xué)業(yè)成績，只記錄了學(xué)業(yè)絕對成績，沒有記錄學(xué)生成績在同專業(yè)、年級中的相對位次，因而難以進(jìn)行同類橫向比較。因此，在學(xué)業(yè)成績信息記錄中，既要記錄絕對數(shù)據(jù)，也要記錄相對數(shù)據(jù)[3]。便于用人單位按照自己的要求進(jìn)行篩選。

⑷ 其他相關(guān)記錄

不屬于以上內(nèi)容范疇但又能夠間接體現(xiàn)大學(xué)生就業(yè)力的信息，應(yīng)計(jì)入相關(guān)記錄當(dāng)中，有可能對大學(xué)生就業(yè)起到參考作用。如：休閑活動(dòng)、體育比賽、文學(xué)、音樂等方面的成績等。

3.就業(yè)推薦材料

《畢業(yè)生就業(yè)推薦表》是學(xué)校向用人單位推薦畢業(yè)生的書面材料。一般包涵：個(gè)人簡歷、畢業(yè)專業(yè)、政治面貌、學(xué)制、任職情況、社會實(shí)踐、獎(jiǎng)懲情況等學(xué)生在校期間表現(xiàn)情況的信息?！懂厴I(yè)生就業(yè)推薦表》由院（系）負(fù)責(zé)人根據(jù)畢業(yè)生日常表現(xiàn)，對畢業(yè)生做出綜合評價(jià)，提出推薦意見并蓋章確認(rèn)，交學(xué)校招生就業(yè)處審核蓋章。

4. 高校畢業(yè)生就業(yè)去向資料

按照大學(xué)生就業(yè)統(tǒng)計(jì)辦法，大學(xué)生就業(yè)可分為協(xié)議就業(yè)和靈活就業(yè)，因此大學(xué)生就業(yè)去向的實(shí)證材料主要有三種。⑴《高校畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書》，也稱謂“三方協(xié)議書”。⑵《靈活就業(yè)合同》，是由省教育主管部門統(tǒng)一印制的勞務(wù)雙方簽訂的有法律約束力的短期（六個(gè)月以上）就業(yè)合同文本，由畢業(yè)生與用人單位直接簽訂。⑶就業(yè)證明，是因故未能簽訂規(guī)范協(xié)議（合同）而由用人單位出具的工作證明，也是學(xué)生就業(yè)的實(shí)證材料之一。

3 大學(xué)生就業(yè)檔案運(yùn)行模式構(gòu)建

就業(yè)檔案運(yùn)行模式是檔案主體、檔案管理者、檔案使用者緊密聯(lián)系并相互作用的過程。主要包括資料收集→歸類整理→鑒別鑒定→開放利用等四個(gè)環(huán)節(jié)。運(yùn)行模式見圖示1

1.資料收集

資料收集是建立就業(yè)檔案的“基石”。檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性直接確定檔案信息的可利用價(jià)值。由于就業(yè)檔案資料涉及校內(nèi)多個(gè)部門和校外許多單位，具有來源渠道多、技術(shù)性強(qiáng)的特點(diǎn)。為此，一要明確就業(yè)檔案材料收集的范圍，做到收集有“據(jù)”。二要建立完善的就業(yè)檔案材料收集機(jī)制，做到收集有“序”。

首先要依據(jù)相關(guān)性原則、實(shí)用性和客觀性原則，明確就業(yè)檔案材料所包含的范圍，依照前面所述的就業(yè)檔案內(nèi)容來逐一進(jìn)行收集。同時(shí)，既要注意收集結(jié)論性原始材料，也要收集“中間材料”，以便對采集材料的鑒別鑒定。材料收集要堅(jiān)持客觀性、完整性原則，既要收集正面性資料，也要收集負(fù)面性材料。

其次，建立檔案資料收集機(jī)制。檔案收集可以分為三個(gè)階段進(jìn)行。第一階段為分散采集階段。由學(xué)院（系）就業(yè)專干（輔導(dǎo)員）按照就業(yè)檔案材料目錄，在大學(xué)生進(jìn)入最后一學(xué)年初，采集相關(guān)信息，收集原始材料。第二階段為匯總階段。各學(xué)院（系）將收集的材料匯總起來，并對學(xué)生逐一建立相應(yīng)的信息資料。第三階段為移交階段。各學(xué)院（系）將匯總的紙質(zhì)材料和電子檔案材料移交學(xué)校就業(yè)中心。

2.資料整理

高校建立大學(xué)生就業(yè)檔案的根本目的在于服務(wù)大學(xué)生充分就業(yè)，檔案管理必須做到編排有序，使用查找方便。由于就業(yè)檔案內(nèi)容形式多、來源復(fù)雜、周期性較長、有一定的動(dòng)態(tài)性，必須建立檔案整理機(jī)制，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類和整理。根據(jù)學(xué)校實(shí)際，可以建立：“檔案館（室）+就業(yè)中心”聯(lián)動(dòng)機(jī)制，即在學(xué)校檔案館（室）的指導(dǎo)下由就業(yè)中心負(fù)責(zé)整理和臨時(shí)代管，通過驗(yàn)收后最終移交檔案館（室）統(tǒng)一管理。

3.鑒別鑒定工作

就業(yè)檔案材料鑒定識別既要去偽存真，又要進(jìn)行價(jià)值判斷。由于就業(yè)檔案內(nèi)容幾乎涵蓋大學(xué)生在校期間的所有活動(dòng)，內(nèi)容多，涉及面廣，因而檔案材料識別量大。應(yīng)根據(jù)有無價(jià)值和價(jià)值的大小的原則，確定檔案材料的存毀。鑒定工作要遵循嚴(yán)格的鑒定程序，首先確定檔案材料是否屬于就業(yè)檔案的內(nèi)容，以確定其存留。第二，判斷材料的真實(shí)性、可靠性、完整性和準(zhǔn)確性，保證真實(shí)可靠，同時(shí)既要審核單項(xiàng)材料的完整性，也要審核材料之間的邏輯系統(tǒng)性，使檔案實(shí)體成為有機(jī)聯(lián)系的整體。 。

檔案鑒別鑒定工作需要相關(guān)部門的配合，要爭取材料源地單位部門的支持，做到“追根溯源”。學(xué)校教務(wù)部門、學(xué)生管理部門、團(tuán)委、招生就業(yè)部門、實(shí)習(xí)就業(yè)基地、學(xué)校紀(jì)委等都是材料鑒定的協(xié)作單位。

4.就業(yè)檔案的開發(fā)利用

建立大學(xué)生就業(yè)檔案，是檔案工作的創(chuàng)新。可以從以下三個(gè)方面提供檔案服務(wù)。第一，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，形成系統(tǒng)性綜合化就業(yè)檔案信息資源，建立網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)平臺，為學(xué)生個(gè)人、用人單位以及社會及時(shí)、全面了解求職大學(xué)生就業(yè)需求和就業(yè)現(xiàn)狀提供有效服務(wù)，提高求職效率，降低求職成本。第二，主動(dòng)向人才市場提供畢業(yè)生就業(yè)信息，推介畢業(yè)生，促進(jìn)大學(xué)生充分就業(yè)。從根本上實(shí)現(xiàn)高校就業(yè)工作的“全員化、信息化、專業(yè)化”。第三，為高校開展人才培養(yǎng)質(zhì)量跟蹤調(diào)查提供必要的信息。通過就業(yè)檔案提供的畢業(yè)生就業(yè)去向，實(shí)施就業(yè)跟蹤調(diào)查分析，可以了解高校畢業(yè)生的崗位流向，查找高校人才培養(yǎng)的優(yōu)勢與不足，促進(jìn)學(xué)校開展以就業(yè)為導(dǎo)向的高校教育教學(xué)改革，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量。需要指出的是，畢業(yè)生離校后的2年擇業(yè)期仍是高校大學(xué)生就業(yè)檔案服務(wù)重點(diǎn)時(shí)期，擇業(yè)期過后學(xué)?？梢躁P(guān)閉就業(yè)檔案信息化服務(wù)平臺，轉(zhuǎn)入紙質(zhì)檔案服務(wù)。

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