文/浙江省腫瘤醫(yī)院 李鴿伶；浙江省立同德醫(yī)院 應(yīng)曉燕

淺談?wù)憬♂t(yī)院院報(bào)的檔案化管理

文/浙江省腫瘤醫(yī)院 李鴿伶；浙江省立同德醫(yī)院 應(yīng)曉燕

醫(yī)院院報(bào)直接形象鮮明地記錄了醫(yī)院變化和發(fā)展及各種具有歷史意義的活動(dòng)，代表了醫(yī)院成長的縮影，更是發(fā)展的見證。加強(qiáng)院報(bào)的檔案管理，發(fā)揮其在醫(yī)院文化中的特殊價(jià)值和作用，才能實(shí)現(xiàn)院報(bào)與醫(yī)院文化的協(xié)調(diào)發(fā)展。本文就浙江省院報(bào)的檔案管理具體情況進(jìn)行分析。

醫(yī)院院報(bào)；作用；管理

醫(yī)院院報(bào)是醫(yī)院信息的傳遞者、文化的傳播者、形象的塑造者和歷史的記錄者。如何利用好院報(bào)的檔案資料，發(fā)揮其在醫(yī)院文化的積極作用值得探討和研究。自2015年1月開始，筆者對(duì)浙江省醫(yī)院院報(bào)的運(yùn)行情況進(jìn)行調(diào)查，并著手對(duì)全省10年來的優(yōu)秀作品進(jìn)行收集和匯編，淺談醫(yī)院院報(bào)的檔案化管理。

一、院報(bào)的特殊價(jià)值和作用

（一）醫(yī)院文化的原始資料。院報(bào)直接形象鮮明地記錄了醫(yī)院變化和發(fā)展及各種具有歷史意義的活動(dòng)，它代表了醫(yī)院成長的縮影，更是醫(yī)院發(fā)展的見證。院報(bào)是新職工學(xué)習(xí)的最佳教材，同時(shí)也為醫(yī)院年鑒、院志等編寫提供了大量豐富的原始資料，許多醫(yī)院活動(dòng)的策劃、宣傳，都是來自于對(duì)院報(bào)的研究、利用與開發(fā)。

（二）展示醫(yī)院的有效渠道。目前，院報(bào)正逐步從病房走進(jìn)社區(qū)、家庭、單位，拉近了醫(yī)患距離，也促進(jìn)了醫(yī)院與社區(qū)、單位和家庭的和諧互動(dòng)。而社會(huì)各界通過院報(bào)了解醫(yī)院，理解醫(yī)院，并支持醫(yī)院工作，起到了宣傳自我、強(qiáng)化社會(huì)溝通的積極作用。

（三）引導(dǎo)職工的重要平臺(tái)。通過評(píng)比機(jī)制和篩選優(yōu)秀作品公開出版，使辦報(bào)人員樹立“精品”和“品牌”意識(shí)，努力辦好院報(bào)。此外，在醫(yī)院內(nèi)部可引導(dǎo)職工正確的價(jià)值取向，弘揚(yáng)主流旋律，以高素質(zhì)、高質(zhì)量、高品牌的服務(wù)要求，塑造良好的醫(yī)院形象，全面提升醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

（四）院報(bào)利用的深遠(yuǎn)意義。將浙江省醫(yī)院院報(bào)評(píng)比出來的10年好版面、好新聞等優(yōu)秀作品進(jìn)行匯編，即將公開出版，這不僅是對(duì)對(duì)醫(yī)院院報(bào)工作者的褒揚(yáng)，而且更有利于凝聚人心，鼓舞士氣，認(rèn)真研讀優(yōu)秀作品，借鑒專家點(diǎn)評(píng)，對(duì)汲取經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)工作、推進(jìn)浙江省醫(yī)院院報(bào)新發(fā)展的意義深遠(yuǎn)。

二、院報(bào)的基本情況與不足

（一）基本情況。從調(diào)查結(jié)果和資料收集過程中可以看出，從20世紀(jì)80年代起，浙江省各醫(yī)院改變?cè)瓉淼墓ぷ骱唸?bào)、通訊等形式，陸續(xù)創(chuàng)辦并定期刊出了院報(bào)，截至目前已有300多家醫(yī)院院報(bào)。近10年來，浙江省衛(wèi)生行政管理部門對(duì)醫(yī)院院報(bào)進(jìn)行規(guī)范管理，并對(duì)工作人員培訓(xùn)，目前，全省已有100余家醫(yī)院院報(bào)取得了內(nèi)部準(zhǔn)印刊號(hào)。主要情況如下：

（二）院報(bào)檔案管理中存在的不足。從各醫(yī)院院報(bào)中，發(fā)現(xiàn)了以下比較普遍的現(xiàn)象：

一是“編校合一”有漏洞。大部分醫(yī)院的院報(bào)編輯和校對(duì)人員欠缺，一般采用“編校合一”的工作模式，導(dǎo)致差錯(cuò)率較高，尤其是醫(yī)療專業(yè)術(shù)語差錯(cuò)審稿時(shí)很難發(fā)現(xiàn)。編校合一的工作方法，往往使得編輯一人對(duì)于有的差錯(cuò)從搜集稿件到院報(bào)出版都無法發(fā)現(xiàn)。

二是保管方式有欠妥。一些醫(yī)院沒有將院報(bào)統(tǒng)一納入醫(yī)院的綜合檔案管理中，僅放置在科室內(nèi)；方法簡單，按月或者按年份堆放在一起；由于人員的變動(dòng)，許多早期的院報(bào)沒有很好保存，有的只有黑白復(fù)印件。

三是管理制度有疏忽。長期以來，各醫(yī)院有出臺(tái)院報(bào)管理的相關(guān)規(guī)定，但很少有明確規(guī)定將院報(bào)的檔案管理列入其中，如果院報(bào)編輯部門工作人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)的話，就不會(huì)及時(shí)進(jìn)行檔案管理，這是院報(bào)在檔案管理中的一大缺陷。

三、對(duì)院報(bào)實(shí)行檔案化管理的思考

（一）將院報(bào)管理納入醫(yī)院檔案管理范疇。2010年，原浙江省衛(wèi)生廳出版的《浙江省綜合醫(yī)院等級(jí)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)（2010版）》Ⅰ類指標(biāo)“準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)”中明確規(guī)定，醫(yī)院要“定期出刊院報(bào)、院訊”。根據(jù)這一規(guī)定，將院報(bào)（刊）納入了醫(yī)院管理的重要體系，應(yīng)屬于檔案管理的組成部分，因此，要制訂相關(guān)的管理辦法。

（二）《內(nèi)部資料性出版物管理辦法》增加檔案管理內(nèi)容。自2015年4月1日起施行的《內(nèi)部資料性出版物管理辦法》，沒有提到對(duì)院報(bào)在檔案管理方面的規(guī)定。建議國家新聞出版廣電總局在修改《內(nèi)部資料性出版物管理辦法》時(shí)，將內(nèi)部資料出版物的后續(xù)檔案管理納入管理辦法中。

（三）增加校對(duì)把控關(guān)和加強(qiáng)培訓(xùn)。有條件的醫(yī)院可以增加專門的校對(duì)人員；條件有限時(shí)，增加一道交叉校對(duì)的把控關(guān)。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)校對(duì)人員的培訓(xùn)，校對(duì)人員按照《校對(duì)規(guī)范知識(shí)》，做到對(duì)錯(cuò)別字具有獨(dú)特的敏感性和高度的辨析力，善于從字里行間尋找出隱藏其中的各種差錯(cuò)。

（四）運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理院報(bào)。首先，在將院報(bào)歸檔時(shí)，將每期院報(bào)每一篇稿件主要的信息錄入電腦， 在Excel表格工作條件下，實(shí)現(xiàn)對(duì)稿件的檔案化管理，幫助工作人員檢索、統(tǒng)計(jì)，提高院報(bào)的利用率。其次，采用光盤技術(shù)管理。在保管紙質(zhì)院報(bào)的同時(shí)，將每期院報(bào)的PDF版原稿刻錄到光盤中，還可傳輸?shù)结t(yī)院的圖書館供查閱，這不但有利于院報(bào)原件保護(hù)，還可使院報(bào)在醫(yī)院文化與建設(shè)中得到更加廣泛的利用。

（五）提高院報(bào)的成果利用率。院報(bào)的贈(zèng)送范圍窄，傳播途徑單一。檔案部門和院報(bào)編輯部門要打破陳舊觀念的束縛，積極開展院報(bào)的檔案編研工作，主動(dòng)將編研成果通過各種形式和渠道輸送出去，使院報(bào)的檔案編研成果發(fā)揮它應(yīng)有的作用。

［1］潘亮.辦好開辟醫(yī)院文化新載體的思考與探索［J］.現(xiàn)代醫(yī)院雜志，2003，3（6）：42-43.

［2］俞軍.論院報(bào)的文化宣傳意義及探索思考［J］.醫(yī)學(xué)信息，2011，46（66）：124-126.