[摘 要]建設(shè)工程與人類(lèi)的生存和發(fā)展息息相關(guān)，建設(shè)工程質(zhì)量直接關(guān)系到人民生命財(cái)產(chǎn)的安全.建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的重要組成部分，是建設(shè)工程內(nèi)在質(zhì)量和工程驗(yàn)收的重要依據(jù)，也是檢驗(yàn)工程建設(shè)質(zhì)量問(wèn)題的法律憑征。工程檔案與工程質(zhì)量之間有著密切的關(guān)系，工程檔案是工程質(zhì)量的依據(jù)，工程質(zhì)量離不開(kāi)工程檔案，二者相互依存.要做好工程檔案質(zhì)量管理，確保建設(shè)工程質(zhì)量無(wú)憂。

[關(guān)鍵詞]工程檔案；措施；管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）15-0157-01

隨著我國(guó)建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑工程企業(yè)的經(jīng)營(yíng)范圍不斷擴(kuò)大，各企業(yè)在建筑工程檔案保管方面存在的問(wèn)題和困境越來(lái)越多，因此，檔案管理部門(mén)需要對(duì)所負(fù)責(zé)的建筑工程檔案進(jìn)行規(guī)范保管，以便為企業(yè)的建設(shè)提供更有效力的幫助，因此，對(duì)工程檔案保管進(jìn)行探討，成為檔案管理工作中的一個(gè)重要話題

1.工程檔案概述

1.1 工程檔案的概念

建設(shè)工程檔案是在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的，具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。

工程檔案來(lái)源于建設(shè)工程文件，建設(shè)工程文件是在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄，包括：工程準(zhǔn)備階段文件，即在建設(shè)項(xiàng)目準(zhǔn)備階段形成的文件；監(jiān)理文件，即監(jiān)理單位在工程勘察、設(shè)計(jì)、施工等監(jiān)理過(guò)程中形成的文件；施工文件，即施工單位在工程施工

過(guò)程中的形成的文件；竣工驗(yàn)收文件，即建設(shè)工程竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的文件；竣工圖，即工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程施工結(jié)果的圖樣。

工程檔案具有十分重要的保存價(jià)值。對(duì)工程建設(shè)產(chǎn)生的工程文件所具有的憑證價(jià)值、依據(jù)價(jià)值、參考價(jià)值等進(jìn)行分析，凡具有保存價(jià)值的均應(yīng)整理、歸檔，并且對(duì)工程文件的價(jià)值進(jìn)行初步鑒定，確定保存年限，對(duì)有保存價(jià)值的工程文件整理后安全保管。

1.2 工程檔案的特點(diǎn)

工程檔案是施工項(xiàng)目全過(guò)程的書(shū)面反映，具有以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：

第一，內(nèi)容豐富，涉及面廣。

工程檔案涵蓋了項(xiàng)目施工的方方面面，以建筑工程為例，其工程檔案就包含了眾多了項(xiàng)目信息，如建筑工程規(guī)劃許可證、施工圖審意見(jiàn)表、工程開(kāi)工報(bào)審、技術(shù)交底以及建筑材料申報(bào)等方面的信息。由此可見(jiàn)，工程檔案所覆蓋的項(xiàng)目?jī)?nèi)容之多、范圍之廣。

第二，檔案建立健全的周期長(zhǎng)。

工程檔案對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)加以記錄，記錄的內(nèi)容隨著工程項(xiàng)目的進(jìn)行而不斷擴(kuò)充和完善。工程項(xiàng)目是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，要完成整個(gè)項(xiàng)目施工需要相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間，例如，要完成一期樓盤(pán)的施工建設(shè)，一個(gè)建筑公司得花費(fèi)幾年的時(shí)間，因此，其工程檔案也須經(jīng)歷幾年的發(fā)展和完善才能得以最終建立。

第三，書(shū)面、科技檔案相融合。

建筑工程集規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和管理于一體，其檔案管理工作也十分復(fù)雜。傳統(tǒng)的工程檔案多以書(shū)面形式呈現(xiàn)在大眾面前，但隨著時(shí)代的發(fā)展、科技的不斷進(jìn)步，將科技與檔案相融合是符合社會(huì)發(fā)展要求的必然選擇，也是促進(jìn)工程檔案現(xiàn)代化與科學(xué)化的重要舉措。目前，我國(guó)工程檔案都體現(xiàn)了書(shū)面、科技檔案一體化的發(fā)展趨勢(shì)，利用信息科技進(jìn)行檔案管理已成為了不可阻擋的潮流趨勢(shì)。

2 工程檔案的作用

工程檔案是工程建設(shè)的辛勤結(jié)晶，是可以看得見(jiàn)、摸得著的建筑實(shí)體的真實(shí)寫(xiě)照，也是工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的一項(xiàng)科技信息類(lèi)技術(shù)成果。工程檔案可以對(duì)以后城市規(guī)劃、設(shè)計(jì)、管理發(fā)揮作用，對(duì)工程的維修、改建、擴(kuò)建、恢復(fù)等工作提供真實(shí)的依據(jù)。隨著工程建設(shè)時(shí)間的推移，熟知工程建設(shè)情況的人會(huì)逐漸減少。當(dāng)工程意外破壞、拆除等，要恢復(fù)重建時(shí)，工程檔案是唯一可靠依據(jù)。工程檔案是為本工程管理、維修、改建、擴(kuò)建、恢復(fù)等工作提供依據(jù)，是一項(xiàng)最重要的作用。

3 有效管理工程檔案的措施

（1）配備專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才

人才需求和配備問(wèn)題是工程檔案事業(yè)發(fā)展中非常現(xiàn)實(shí)，非常重要的一個(gè)問(wèn)題，實(shí)踐證明哪里配備相當(dāng)?shù)膶?zhuān)業(yè)工程技術(shù)人員，哪里的工作就開(kāi)展得有聲有色，做一個(gè)合格的工程檔案管理員應(yīng)具備以下幾方面素質(zhì)：一是工程檔案人員的政治素質(zhì)：堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，堅(jiān)持實(shí)事求是，熱愛(ài)檔案工作；二是具有高度的法律意識(shí)：要人人知曉工程檔案的法律法規(guī)，使大家都懂得以法治檔，依法辦事，每個(gè)參建人員都應(yīng)在法律法規(guī)的規(guī)范下，完成自己承擔(dān)的工作；三是工程檔案人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。工程檔案內(nèi)容廣泛，專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，檔案人員必須熟悉檔案管理各項(xiàng)工作的原則和方法，更要了解規(guī)劃、土建工程及水、電、設(shè)備安裝、圖紙會(huì)審、工程質(zhì)量檢驗(yàn)等知識(shí)，另一方面，要對(duì)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行定期崗位培訓(xùn)，崗位必備的知識(shí)包括檔案與城建檔案的基本知識(shí)，以及工程檔案的知識(shí)；計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)；城建檔案管理的工作程序，通過(guò)崗位培訓(xùn)，使檔案管理人員具有制定工作計(jì)劃，組織實(shí)施檔案業(yè)務(wù)管理的能力，處理業(yè)務(wù)和有關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào)能力，應(yīng)用自如的操作計(jì)算機(jī)能力，有效的提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。

（2）嚴(yán)格執(zhí)行工程檔案與工程竣工同步進(jìn)行，確保工程檔案的完整性

工程檔案是工程質(zhì)量檢驗(yàn)的重要依據(jù)和憑證，尤其是工程質(zhì)量事故檢測(cè)的依據(jù)。在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，一定要嚴(yán)格審核工程檔案的內(nèi)容是否齊全真實(shí)，是否有缺漏現(xiàn)象，是否按規(guī)范要求進(jìn)行歸檔。如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量條例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)法規(guī)，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。從而達(dá)到工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。由于工程檔案不準(zhǔn)不全，造成各種事故原因無(wú)法查清，使工程管理難以到位，給人們的生產(chǎn)、生活帶來(lái)不便和經(jīng)濟(jì)損失。因此，工程檔案的完整性，應(yīng)引起人們普遍重視和關(guān)注。

（3）做好工程檔案開(kāi)發(fā)利用

工程檔案工作的最根本目的是為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供服務(wù)，充分發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益但是只有等到充分的開(kāi)發(fā)利用，只有同城市建設(shè)的利用需要結(jié)合起來(lái)，才能發(fā)揮其客觀存在的價(jià)值。為使檔案客觀存在的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，必須通過(guò)利用工作。所以檔案部門(mén)必須自學(xué)地大力開(kāi)發(fā)工程資源，通過(guò)提供檔案信息為城市建設(shè)服務(wù)，溝通檔案工作與城市建設(shè)活動(dòng)之間的聯(lián)系，這樣才能真正有所作為，真正發(fā)揮參謀、助手的作用。

（4）健全工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)

在建設(shè)初期應(yīng)把參與建設(shè)的各單位組織起來(lái)，建立工程檔案編報(bào)工作網(wǎng)，工程檔案主管部門(mén)隨時(shí)掌握工程進(jìn)度和工程檔案編制情況，及時(shí)解決遇到的技術(shù)問(wèn)題和協(xié)調(diào)問(wèn)題，編報(bào)網(wǎng)絡(luò)可組織開(kāi)展一些有益活動(dòng)，召開(kāi)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等，加強(qiáng)聯(lián)系，取長(zhǎng)補(bǔ)短。

（5）加強(qiáng)對(duì)工程檔案工作的監(jiān)督檢查

城建檔案管理機(jī)構(gòu)要建立健全組織檢查機(jī)構(gòu)，配備人員，組織監(jiān)督檢查，按程序辦，對(duì)那些不按規(guī)定移交工程檔案的單位和主要負(fù)責(zé)人，應(yīng)隨時(shí)提出意見(jiàn)和批評(píng)，限期改正，確實(shí)起到監(jiān)督檢查的督促作用。

（6）創(chuàng)新檔案管理者的工作思維

要適應(yīng)現(xiàn)代城市的快速發(fā)展，檔案工作人員的也要不斷的提高自己的工作能力，首先要敬業(yè)愛(ài)崗，這是發(fā)展思維能力的動(dòng)力，一個(gè)人對(duì)事業(yè)的熱愛(ài)，對(duì)工作的執(zhí)著，必然促使其積極地思考問(wèn)題，勇于提出改進(jìn)工作的意見(jiàn)和設(shè)想，隨時(shí)根據(jù)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題不斷進(jìn)行探索和創(chuàng)新。其次，要有知識(shí)積累，知識(shí)可以使人思維縝密，經(jīng)驗(yàn)可以使人方法得當(dāng)。第三，要有創(chuàng)新思維能力，善于獨(dú)立思考問(wèn)題，不墨守成規(guī)，這是做好一切工作的前提。

城市建設(shè)不斷發(fā)展，建設(shè)理念不斷推陳出新，先進(jìn)的設(shè)計(jì)思想、施工技術(shù)、管理方法均是工程檔案的重要組成部分。利用內(nèi)容豐富的工程檔案進(jìn)行總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)交流，能大大提高城市規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和管理水平。

4 結(jié)語(yǔ)

堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，加強(qiáng)電子文檔管理，做好工程檔案管理工作，保證工程檔案的完整性和準(zhǔn)確性。檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期持之以恒的工作，加強(qiáng)工程檔案工作是為了規(guī)范管理，同時(shí)也是防患于未然。它所涉及的專(zhuān)業(yè)知識(shí)信息量大、范圍廣、工作量大，這要求工程技術(shù)人員不僅懂工程建設(shè)技術(shù)，也要了解一些檔案知識(shí)，在今后利用檔案過(guò)程中，真正地體現(xiàn)工程檔案在工程建設(shè)中的重要性。

參考文獻(xiàn)：

[1] GB/T50328—2001，建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范[S].

[2] 馬燕.城建檔案的作用[J].天津檔案，2006，（5）.

作者簡(jiǎn)介：

郝莉莉（1981-），陜西榆林人，畢業(yè)于浙江大學(xué)，現(xiàn)為中國(guó)神華神東煤炭集團(tuán)公司檔案室館員。