劉超++黃濤++王友元
[摘 要]雞籠山金礦計(jì)劃與驗(yàn)收的報(bào)表數(shù)據(jù)匯總、統(tǒng)計(jì)繁瑣,各數(shù)據(jù)間關(guān)聯(lián)性強(qiáng),人工統(tǒng)計(jì)易出錯(cuò)。針對(duì)此種情況,作者詳細(xì)的介紹了如何使用Excel共享工作簿功能,提高數(shù)據(jù)的歸納整理速度,發(fā)揮資源共享、討論交流等作用。
[關(guān)鍵詞]Excel;共享工作簿;數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì);資源共享
中圖分類號(hào):TP391.13 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1009-914X(2016)16-0114-02
0 引言
礦山企業(yè)的生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃編制、儲(chǔ)量報(bào)表統(tǒng)計(jì)工作等復(fù)雜、繁瑣,數(shù)據(jù)在人工匯總時(shí)會(huì)出現(xiàn)各種各樣的錯(cuò)誤,而檢查修改等工作又耗時(shí)、耗力。
而Microsoft Excel表格共享提供了一種簡(jiǎn)單而靈活的方式,使一組人可以就列表或其他數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)行合作。使用excel共享工作簿,操作者可以使用熟悉的 Excel 功能設(shè)計(jì)工作流;管理者可以根據(jù)實(shí)時(shí)更新的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)做出正確的決策;計(jì)劃員可以更快、更準(zhǔn)確的匯總計(jì)劃、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等。
本文介紹了如何共享Excel表格、使用Excel共享工作簿,概述了共享工作簿的準(zhǔn)備和管理方式。
1 如何共享Excel表格
1.1 建立局域網(wǎng)工作組
1.1.1 設(shè)置IP地址
在桌面的“網(wǎng)上鄰居”用鼠標(biāo)點(diǎn)擊右鍵打開(kāi)屬性,可以看到一個(gè)“本地鏈接”的圖標(biāo),接著用鼠標(biāo)點(diǎn)擊右鍵打開(kāi)屬性,點(diǎn)擊“常規(guī)”下的“TCP/IP”的屬性,將IP地址人工寫(xiě)進(jìn)去。切記IP最后一位數(shù)字每臺(tái)電腦應(yīng)當(dāng)不一樣,IP:192.168.100.×,子網(wǎng)掩碼:255.255.255.0,網(wǎng)關(guān):192.168.100.1,DNS:202.99.160.68。其中IP和網(wǎng)關(guān)其余數(shù)字一樣但最后一位不能一樣,其中DNS各個(gè)地區(qū)不一樣[1]。
1.1.2 設(shè)置工作組
桌面右鍵屬性“我的電腦”,找到“計(jì)算機(jī)名”中點(diǎn)擊“更改”,“工作組”中設(shè)置你需要的工作組名(如生產(chǎn)技術(shù)部的縮寫(xiě)SCJSB等),即可成功。
1.1.3 修改guest屬性。
“我的電腦”用鼠標(biāo)點(diǎn)擊右鍵打開(kāi)“管理”,點(diǎn)開(kāi)“本地用戶和組”,點(diǎn)開(kāi)“用戶”,其中有g(shù)uest應(yīng)該是有紅叉的,接著用鼠標(biāo)雙擊,將“帳戶以停用”前的小鉤鉤去掉,然后保存關(guān)閉。
1.1.3 設(shè)置安全性能。
打開(kāi)“控制面板”中的“管理工具”(如果是“分類視圖”下,先點(diǎn)擊“性能和維護(hù)”),打開(kāi)“本地安全策略”,再開(kāi)“本地策略”、接著“用戶權(quán)利指派”,在右側(cè)找到“拒絕本地登錄”和“解決從網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)這臺(tái)計(jì)算機(jī)”,雙擊打開(kāi),將其中的“guest”刪除,保存。
打開(kāi)“控制面板”中的“管理工具”(如果是“分類視圖”下,先點(diǎn)擊“性能和維護(hù)”),打開(kāi)“本地安全策略”,再開(kāi)“本地策略”(和上面一樣),打開(kāi)“安全選項(xiàng)”,找到“帳戶:使用空白密碼的……”,雙擊打開(kāi),將其改為“已禁用”,保存,即可。
1.2 如何在局域網(wǎng)內(nèi)共享EXCEL工作表[2]
1.2.1 打開(kāi)EXCEL如圖所示,在“工具”菜單下選擇“共享工作簿”。
1.2.2 在“共享工作簿”中,點(diǎn)擊“編輯”選項(xiàng)卡,在其窗口中勾選“允許多用戶同時(shí)編輯,同時(shí)允許工作簿合并”。
1.2.3 這個(gè)時(shí)候會(huì)有警告對(duì)話框彈出,不要管它,點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。
1.2.4 這個(gè)時(shí)候,會(huì)在EXCEL窗口標(biāo)題欄中看到“共享”字樣。
1.2.5 在“共享工作簿”中,點(diǎn)擊“編輯”選項(xiàng)卡,在其窗口中勾去“允許多用戶同時(shí)編輯,同時(shí)允許工作簿合并”可以取消共享工作簿。
完成以上步驟后,工作組內(nèi)的計(jì)算機(jī)均可進(jìn)入共享的Excel工作薄,進(jìn)入后就可以輸入資料(生產(chǎn)計(jì)劃、指標(biāo)統(tǒng)計(jì)等各類資料)。各表之間完全透明,一個(gè)管理者可以檢視其他部門或單位的各類數(shù)據(jù)最新的指標(biāo)或進(jìn)度,也可以檢查當(dāng)前誰(shuí)正在編制共享的工作薄,并可以使用自動(dòng)更新來(lái)保持?jǐn)?shù)據(jù)監(jiān)控。
2 實(shí)時(shí)使用共享工作簿
對(duì)于跟蹤狀態(tài)、收集和匯總信息以及編譯列表,共享工作簿是行之有效的解決方案。當(dāng)使用者需要為每個(gè)用戶指定一個(gè)實(shí)時(shí)維護(hù)的工作表區(qū)域,并且每個(gè)人都需要看見(jiàn)其他人所做的工作時(shí),請(qǐng)使用共享工作簿。使用者也可以允許在列表的結(jié)尾添加用戶。
以下共享工作簿示例是雞籠山金礦生產(chǎn)技術(shù)部的計(jì)劃員為月度生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃匯總而設(shè)計(jì)的。
打開(kāi)工作薄,建立工作表并共享在工作組中,按分類命名“一礦”、“天城公司”、“二礦”等,創(chuàng)建此工作簿的管理員(計(jì)劃員)將不同的管片技術(shù)員分配到不同區(qū)域的計(jì)劃表格中。每個(gè)人都可以在工作簿中添加行或列。如果某個(gè)技術(shù)員負(fù)責(zé)一礦的采掘充計(jì)劃,該技術(shù)員可以在一礦的表中更新自己的作業(yè)計(jì)劃,天城公司的技術(shù)員則可以在天城公司的表中更新自己的作業(yè)計(jì)劃(見(jiàn)圖1)。每個(gè)人都可以輸入注釋(紅色三角形表示)以提供狀態(tài)信息。計(jì)劃員(管理員)在屏幕上保持顯示工作簿,并且通過(guò)每隔幾分鐘自動(dòng)更新一次每個(gè)人的更改來(lái)監(jiān)視進(jìn)度。
對(duì)于某些統(tǒng)計(jì),共享工作簿可能并不是最好的解決辦法,例如,大型而復(fù)雜的工作表模式,因?yàn)殡S著時(shí)間的延續(xù),其中的結(jié)構(gòu)和公式將頻繁地發(fā)生變化或變形。如果由單個(gè)所有者進(jìn)行管理或者由用戶輪流編輯和更新信息,此類工作簿將更易于維護(hù)。
3 使用共享工作簿功能時(shí)的注意事項(xiàng)
如果使用者圍繞共享工作簿設(shè)計(jì)了一個(gè)項(xiàng)目,則在創(chuàng)建或設(shè)置要共享的工作簿時(shí),需考慮以下幾個(gè)問(wèn)題。
3.1 設(shè)置共享后不能更改的功能
共享工作簿后,某些Excel命令和功能將變?yōu)椴糠挚捎没蛲耆豢捎?。例如,如果工作簿中包含?shù)據(jù)透視表,則在共享工作簿之前,需要對(duì)報(bào)表進(jìn)行所有布局更改和自定義。共享工作簿后,使用者能夠查看報(bào)表但不能進(jìn)行更改。同樣,在共享工作簿之前設(shè)置的所有條件格式或數(shù)據(jù)有效性驗(yàn)證規(guī)則將繼續(xù)有效,但是不能更改這些設(shè)置。
3.2 確定跟蹤要保持的數(shù)據(jù)的更改量
Excel 可以記錄使用者對(duì)共享工作簿更改過(guò)的信息,包括使用者和他更改的內(nèi)容,同時(shí)會(huì)記錄已刪除的數(shù)據(jù)或信息,Excel會(huì)默認(rèn)保留歷史記錄30天,如管理員或使用者關(guān)閉了共享工作博,則更改的所有信息均會(huì)被刪除。
同時(shí)由于數(shù)據(jù)量的逐漸增多,共享的工作簿可能會(huì)由100Kb增大為100Mb,導(dǎo)致共享工作簿的運(yùn)行緩慢。建議不需要跟蹤修改信息的使用者,將該功能關(guān)閉,避免Excel工作薄無(wú)限變大影響使用。
點(diǎn)擊修訂,在窗口“突出顯示修訂”中,取消勾選“在屏幕上顯示修訂信息一覽”,即可取消更改跟蹤。
3.3 決定是否限制用戶訪問(wèn)權(quán)
管理員可以使用Excel的保護(hù)功能來(lái)決定哪些人可以訪問(wèn)共享工作簿的哪些區(qū)域,以及哪些功能可以訪問(wèn)。
工作表保護(hù)使管理員(計(jì)劃員)可以按名稱為每個(gè)用戶授予不同的訪問(wèn)權(quán)。并可以只允許用戶編輯指定的區(qū)域,或者只允許用戶執(zhí)行某些類型的命令而不能執(zhí)行其他命令(見(jiàn)圖2)。工作簿保護(hù)將影響所有的用戶并決定是否可以插入、刪除、隱藏和取消隱藏工作表(見(jiàn)圖3)。保護(hù)共享可以避免工作簿的共享被刪除,還可以避免更改歷史記錄被刪除。
3.4 為使用者提供說(shuō)明
使用者可以直接在工作表中輸入有關(guān)如何使用共享工作簿的信息,以便于用戶查找??梢允褂米⑨?、文本框或數(shù)據(jù)有效性驗(yàn)證等功能,指導(dǎo)用戶應(yīng)輸入何種數(shù)據(jù)以及在什么地方輸入。
以下是一個(gè)在注釋中提供說(shuō)明的示例。
選擇具有足夠空間的可訪問(wèn)位置,共享工作簿時(shí),需要將工作簿保存到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器或授權(quán)用戶可以打開(kāi)的其他位置。不要將共享工作簿保存在 Web 服務(wù)器上,因?yàn)樵谀抢镉脩舨荒軐?duì)工作簿進(jìn)行編輯(共享工作簿應(yīng)以 Excel 格式保存,而不是HTML)。如果打算跟蹤更改,請(qǐng)確保有足夠的可用空間,以滿足文件隨更改歷史記錄的累積而不斷增長(zhǎng)的需要。
計(jì)劃保持備份副本,雖然更改跟蹤有助于防止數(shù)據(jù)丟失,但它并不能取代備份工作簿。請(qǐng)確保創(chuàng)建共享工作簿的副本(如同為常規(guī)使用的工作簿創(chuàng)建副本一樣)。
4 管理共享工作簿
要管理共享工作簿,首先應(yīng)培訓(xùn)工作組如何在工作簿中協(xié)同工作,然后監(jiān)視和管理與沖突性更改或斷開(kāi)連接相關(guān)的所有問(wèn)題。
4.1 告知有關(guān)使用工作簿的信息
使用共享工作簿必須保存,以便其他人查看他們的更改并且他們也能看到別人的更改。每個(gè)使用者均可以自定義共享工作簿的某些部分:可以在設(shè)置的時(shí)間間隔內(nèi)自動(dòng)保存和更新;可以保留自己的篩選和打印設(shè)置或使用共享工作簿時(shí)建立時(shí)的設(shè)置;可以顯示或隱藏標(biāo)識(shí)他們自己以及他人的更改的突出顯示。
如果礦山內(nèi)部門或單位的計(jì)算機(jī)具有幾個(gè)版本的Excel,請(qǐng)確保計(jì)劃使用共享工作簿的所有用戶都裝有Microsoft Windows的Excel 2003或更高版本,推薦使用最新的WPS。
4.2 處理沖突和不必要的更改
當(dāng)兩個(gè)同時(shí)更新計(jì)劃的技術(shù)員(使用者)嘗試保存影響同一個(gè)單元格的更改時(shí),其中一個(gè)技術(shù)員將看到“解決沖突”對(duì)話框并且必須選擇要在工作簿中保留的更改。可能需要事先為其他技術(shù)員提供一些有關(guān)如何避免這些沖突或如何解決這些沖突的信息。
共享工作簿的所有使用者都享有解決沖突的平等權(quán)利。如果使用者正在跟蹤更改,則可以通過(guò)顯示“歷史記錄”工作表檢查沖突的結(jié)果。有關(guān)查找沖突的選項(xiàng)的信息,請(qǐng)參閱Excel中相關(guān)幫助。
也可以使用更改跟蹤來(lái)標(biāo)識(shí)和收回錯(cuò)誤的更改或您不想保留的更改。例如,-440m黃濤技術(shù)員在更新天城公司-440m計(jì)劃時(shí)勿刪掉了-390m中段的計(jì)劃項(xiàng),作為黃濤的管理員,可以使用更改跟蹤來(lái)恢復(fù)已刪除的條目。顯示“歷史記錄”工作表,對(duì)其進(jìn)行篩選以查找由該技術(shù)員在更新計(jì)劃當(dāng)日所做的全部更改,并尋找刪除的內(nèi)容:?找到已刪除的數(shù)據(jù)后,管理員便可以將其從“舊值”列復(fù)制回您的工作表。
4.3 處理斷開(kāi)連接的用戶
任何管理員或使用者都可以隨時(shí)斷開(kāi)其他用戶與共享工作簿的連接。使用者也可能會(huì)因?yàn)榉?wù)器或網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)問(wèn)題而斷開(kāi)連接。斷開(kāi)連接的使用者無(wú)法將正在進(jìn)行的更改保存到共享工作簿中。但是,如果打開(kāi)了更改跟蹤,使用者可以使用新名稱保存工作簿,然后將更改合并到原始共享工作簿中。如果使用者要在脫機(jī)狀態(tài)下使用共享工作簿的副本進(jìn)行處理,則可以使用同樣的方法將更改合并到原始工作簿中。
4.4 監(jiān)視進(jìn)度
管理員可以檢查當(dāng)前誰(shuí)正在編輯共享工作簿,并使用自動(dòng)更新來(lái)保持更改監(jiān)視。對(duì)于正在使用的共享工作簿,如果顯示“共享工作簿”對(duì)話框(“工具”菜單的“共享工作簿”命令),“編輯”選項(xiàng)卡中將列出當(dāng)前打開(kāi)該工作簿的所有用戶。請(qǐng)使用“高級(jí)”選項(xiàng)卡的“更新”區(qū)域來(lái)獲取定期更新(可根據(jù)需要選擇更新頻率)。請(qǐng)記住,管理員將只能看到用戶已保存的更改;Excel 不會(huì)顯示用戶尚未保存的更改。
4.5 使工作簿脫機(jī)以進(jìn)行維護(hù)
有時(shí),管理員可能需要取消工作簿的共享,以便重新設(shè)計(jì)工作簿結(jié)構(gòu),對(duì)設(shè)置進(jìn)行更改并使用只有在工作簿未共享時(shí)才可用的命令,或者更改保護(hù)設(shè)置以為新使用者授權(quán)。當(dāng)管理員停止共享工作簿時(shí),也就斷開(kāi)了當(dāng)前正在使用工作簿的所有用戶的連接,同時(shí)永久性地放棄了更改歷史記錄。由于更改歷史記錄已被刪除,斷開(kāi)連接的使用者將無(wú)法把他們的更改合并到工作簿,即使管理員重新共享工作簿。
由于這些后果,管理員可以計(jì)劃和安排維護(hù)以避免為用戶帶來(lái)不便。在停止共享工作簿之前,管理員應(yīng)當(dāng)確保所有使用者已合并更改并已關(guān)閉工作簿,并且復(fù)制或打印更改歷史紀(jì)錄(如果使用者正在跟蹤更改)。
5 如果表格超出了共享工作簿的大小怎么辦
如果一直連續(xù)保存更改歷史記錄,共享工作簿將變得非常龐大,從而降低加載速度。出現(xiàn)下列情況時(shí),請(qǐng)考慮將工作簿轉(zhuǎn)換為Microsoft Access數(shù)據(jù)庫(kù)(或Wps Access數(shù)據(jù)庫(kù)):工作簿過(guò)大導(dǎo)致無(wú)法有效使用、查找信息和進(jìn)行維護(hù);對(duì)于工作簿的許多使用者來(lái)說(shuō),管理用戶訪問(wèn)變得十分耗時(shí);或者,管理員或使用者必須不停地解決沖突。對(duì)于那些變得過(guò)于龐大和復(fù)雜以至于難以進(jìn)行維護(hù)的工作表,Access是一個(gè)很好的選擇,因?yàn)锳ccess為管理員提供了真正的多用戶功能和安全功能,以及可以幫助管理員維護(hù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和完整性的選項(xiàng)。Access 允許管理員組織大量的數(shù)據(jù)以進(jìn)行有效的存儲(chǔ)和檢索。
6 結(jié)語(yǔ)
共享工作簿很容易適應(yīng)任何需要數(shù)據(jù)的團(tuán)隊(duì)、部門或單位。與數(shù)據(jù)庫(kù)不同,Excel 共享工作簿不要求單個(gè)用戶承擔(dān)所有的管理工作。管理員(計(jì)劃員)可以選擇是否希望負(fù)責(zé)授權(quán)和管理項(xiàng)目,或者可以和工作組成員一起平等管理工作簿。
Microsoft Excel 是計(jì)算機(jī)技術(shù)中的基本內(nèi)容,其操作簡(jiǎn)單易學(xué),作為office的組件之一,在計(jì)算機(jī)中都默認(rèn)安裝。此外,共享工作簿功能在目前礦山的很多領(lǐng)域都可以得到應(yīng)用,如行政、財(cái)務(wù)和設(shè)備動(dòng)態(tài)跟蹤等,利用Excel共享工作簿功能來(lái)協(xié)同辦公,能大大提高效率和準(zhǔn)確率,且上手簡(jiǎn)單易懂值得同類礦山或企業(yè)推廣。
參考文獻(xiàn)
[1] 倪文志,《局域網(wǎng)組建、配置與管理:入門與提高》,清華大學(xué)出版社,2003.
[2] 王建發(fā)、李術(shù)彬、黃朝陽(yáng),《Excel 2010操作與技巧》,電子工業(yè)出版社,2011.
作者簡(jiǎn)介
劉超(1990—),男,漢,湖北武漢人,采礦工程師,現(xiàn)從事礦山采礦工程技術(shù)管理工作;