吳小花

[摘 要]預(yù)付賬款是當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下常見的支付方式，這一付款方式的存在減小了企業(yè)之間貿(mào)易的不穩(wěn)定性，但是同時(shí)也給企業(yè)的財(cái)務(wù)管理帶來了一定的風(fēng)險(xiǎn)。文章立足于企業(yè)財(cái)務(wù)和風(fēng)險(xiǎn)管理的實(shí)際需求，對(duì)預(yù)付賬款可能存在的風(fēng)險(xiǎn)以及當(dāng)前預(yù)付賬款管理中存在的問題進(jìn)行分析，并提出針對(duì)性的防控措施。

[關(guān)鍵詞]預(yù)付賬款；管理；風(fēng)險(xiǎn)；防控措施

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.33.150

1 預(yù)付賬款的風(fēng)險(xiǎn)及管理

1.1 預(yù)付賬款的風(fēng)險(xiǎn)

具體而言企業(yè)預(yù)付賬款的風(fēng)險(xiǎn)主要來自于兩方面：一方面在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下預(yù)付賬款本身就存在不可預(yù)見的風(fēng)險(xiǎn)，欺詐現(xiàn)象、質(zhì)量問題都可能導(dǎo)致預(yù)付賬款的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生；另一方面，預(yù)付賬款的存在對(duì)于企業(yè)自身就是一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素，因?yàn)轭A(yù)付賬款往往金額較大，而且在短期內(nèi)無法收回和產(chǎn)生效益，擠占了企業(yè)的流動(dòng)資金，大額的預(yù)付賬款支出很容易導(dǎo)致企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)困難，一旦企業(yè)流動(dòng)資金無以為繼將嚴(yán)重影響企業(yè)的效益甚至導(dǎo)致企業(yè)倒閉。

1.2 預(yù)付賬款管理中存在的問題

當(dāng)前企業(yè)預(yù)付賬款的管理主要存在以下問題：一是缺乏必要的征信體系，企業(yè)在沒有對(duì)供貨方有足夠了解的前提下，就進(jìn)行預(yù)付賬款的支付，信用信息的缺失、社會(huì)信用保障體系的不完善、不健全，很容易導(dǎo)致預(yù)付賬款的管理風(fēng)險(xiǎn)；二是缺乏預(yù)付賬款的內(nèi)部控制制度，當(dāng)前很多企業(yè)，尤其是中小企業(yè)的管理缺乏科學(xué)制度和適度制衡，預(yù)付賬款的決策往往由管理者“拍腦袋”決定，客觀上助漲了預(yù)付賬款風(fēng)險(xiǎn)。

2 預(yù)付賬款的管理措施

2.1 對(duì)預(yù)付賬款的審批程序進(jìn)行嚴(yán)格控制

在物資采購(gòu)的過程中，可對(duì)加工周期內(nèi)的設(shè)備、配件和物資辦理預(yù)付賬款，物資需要具有明確的訂貨周期，其他情況對(duì)于預(yù)付賬款不予審批。由于特殊情況進(jìn)行預(yù)付賬款辦理時(shí)，需要建立嚴(yán)格的預(yù)付賬款審批程序，并在合同當(dāng)中予以注明。在預(yù)付賬款審批的過程中，重點(diǎn)考察供貨方的信譽(yù)度，充分考慮預(yù)付賬款后的風(fēng)險(xiǎn)因素，供貨方必須具有良好的信譽(yù)度和口碑，預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)保證在最低范圍內(nèi)，確保安全穩(wěn)妥才能予以審批。

2.2 對(duì)預(yù)付賬款實(shí)際情況的分析工作加以重視

財(cái)務(wù)部門需要對(duì)預(yù)付賬款實(shí)際情況的分析工作加以重視，具體了解預(yù)付賬款的情況，同時(shí)與銷售部門緊密配合，在相互的溝通和協(xié)助下進(jìn)行預(yù)付賬款的賬齡分析，從中發(fā)現(xiàn)存在的問題，并查找原因，給予有效處理。不疏漏任何細(xì)節(jié)，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)因素，加強(qiáng)企業(yè)預(yù)付賬款管理，保證預(yù)付賬款的使用安全。

2.3 建立合理的預(yù)付賬款管理機(jī)制

遵循經(jīng)濟(jì)和市場(chǎng)規(guī)律，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展實(shí)際以及發(fā)展需求，建立合理的預(yù)付賬款管理機(jī)制，注重預(yù)付賬款管理的長(zhǎng)效性。每一家企業(yè)都存在預(yù)付賬款，是為了保證經(jīng)營(yíng)和貿(mào)易更加通暢和順利，滿足供貨方和企業(yè)的共同需求，但是其額度大小需要控制在合理的范圍內(nèi)，企業(yè)需要對(duì)其進(jìn)行準(zhǔn)確的測(cè)算，同時(shí)需要考慮市場(chǎng)環(huán)境對(duì)其的影響，緊跟市場(chǎng)的變化。根據(jù)相關(guān)政策，適時(shí)進(jìn)行信用政策、銷售結(jié)構(gòu)、激勵(lì)機(jī)制的調(diào)整，充分滿足企業(yè)對(duì)預(yù)付賬款管控的長(zhǎng)效性。在此基礎(chǔ)上，明確預(yù)付賬款管控的責(zé)任人，落實(shí)到每一名供應(yīng)人員和每一個(gè)供應(yīng)崗位上，予以有效控制，深入到預(yù)付賬款管理的每個(gè)步驟和環(huán)節(jié)中，進(jìn)行責(zé)任的量化。提高供應(yīng)人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。

2.4 建立完善的定期對(duì)賬制度

建立完善的定期對(duì)賬制度，一般選擇在月末進(jìn)行。由財(cái)務(wù)部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)預(yù)付賬款的明細(xì)予以核對(duì)，并需要獲得債務(wù)人的債權(quán)認(rèn)證。雙方需要每年簽訂對(duì)賬債權(quán)認(rèn)證記錄，對(duì)賬經(jīng)辦人簽字。為了保證定期對(duì)賬制度的完善和嚴(yán)格，需要對(duì)加蓋對(duì)方財(cái)務(wù)章，從而確保定期對(duì)賬結(jié)果的合理準(zhǔn)確，進(jìn)而為預(yù)付賬款的安全使用提供保障。

2.5 建立合理的預(yù)付賬款內(nèi)部控制制度

建立合理的預(yù)付賬款內(nèi)部控制制度，以有效降低預(yù)付賬款的風(fēng)險(xiǎn)。管理人員需要嚴(yán)格遵守和執(zhí)行，需要對(duì)每一名企業(yè)員工和供應(yīng)人員進(jìn)行約束，充分發(fā)揮預(yù)付賬款內(nèi)部控制制度的長(zhǎng)效性。在內(nèi)控制度框架內(nèi)進(jìn)行企業(yè)預(yù)付行為的嚴(yán)格約束，由內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)履行職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)預(yù)付賬款的審批程序以及預(yù)付款使用的監(jiān)督。嚴(yán)加防范潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)，管理人員需要與財(cái)務(wù)部門及其他相關(guān)部門積極進(jìn)行溝通，及時(shí)反映情況，進(jìn)而采取有效的防控措施。

3 預(yù)付賬款的風(fēng)險(xiǎn)防控措施

3.1 建立專業(yè)的信用管理組織

建立專業(yè)的信用管理組織，完善信用了解和信用決策系統(tǒng)，能夠?qū)?yīng)商的信譽(yù)度予以準(zhǔn)確的評(píng)估，詳細(xì)了解預(yù)付賬款風(fēng)險(xiǎn)，再進(jìn)行預(yù)付賬款的決策。開拓和建立可靠的信息渠道，從多個(gè)方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考量，避免不法分子利用預(yù)付款管理中的缺陷和漏洞進(jìn)行欺詐而給企業(yè)帶來?yè)p失。以法律為武器，嚴(yán)厲打擊預(yù)付賬款的失信和欺詐行為。

3.2 建立完善的供應(yīng)商檔案

基于完善的信用決策系統(tǒng)，建立供應(yīng)商管理檔案，加強(qiáng)信用評(píng)估和信用調(diào)查，具體了解供應(yīng)商的信譽(yù)度，加強(qiáng)對(duì)其歷史信用記錄的審查，并根據(jù)其進(jìn)行預(yù)付賬款的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)級(jí)。一般存在歷史失信行為的供應(yīng)商，對(duì)于預(yù)付賬款不予審批。只有在確保符合信譽(yù)度標(biāo)準(zhǔn)的前提下，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化的預(yù)付賬款的審批程序執(zhí)行，提供預(yù)付賬款。避免主觀、盲目的進(jìn)行決策，降低預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 對(duì)預(yù)付賬款的內(nèi)部控制制度進(jìn)行加強(qiáng)

加強(qiáng)預(yù)付賬款的內(nèi)部控制制度，不能完全依賴于信用評(píng)估和信用調(diào)查，同樣需要加強(qiáng)內(nèi)控管理，建立完善的內(nèi)控制度。在預(yù)付賬款的決策和審批過程中，不能由個(gè)人或某個(gè)部門作出決定，而是需要根據(jù)嚴(yán)密的內(nèi)部控制程序，由集體討論和分析，得到收款方提供擔(dān)保，嚴(yán)格審查合同條款，避免任何疏漏的出現(xiàn)。嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)付款的審批程序，確定各級(jí)單位的授權(quán)人及審批金額，由經(jīng)營(yíng)負(fù)責(zé)人與財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人聯(lián)合簽署。辦理預(yù)付賬款的程序一般控制在月份采購(gòu)資金支出預(yù)算指標(biāo)以下。經(jīng)辦單位填制付款申請(qǐng)單后，經(jīng)由部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)營(yíng)副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)人員、財(cái)務(wù)部長(zhǎng)以及總會(huì)計(jì)師審核和簽字，確保無誤后交由結(jié)算中心進(jìn)行預(yù)付款申請(qǐng)辦理。

3.4 加強(qiáng)預(yù)付賬款跟蹤和考核

建立合理的預(yù)付賬款考核制度，對(duì)于預(yù)付賬款的使用情況予以跟蹤，并明確相關(guān)責(zé)任人的信息，嚴(yán)密進(jìn)行監(jiān)督審查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)時(shí)跟蹤，一旦出現(xiàn)欺詐行為，則需要立即采取法律手段保護(hù)自身的權(quán)益。提高員工的責(zé)任意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，將預(yù)付賬款管理納入到績(jī)效考核當(dāng)中，根據(jù)相關(guān)責(zé)任部門、責(zé)任人考核成績(jī)予以相應(yīng)的獎(jiǎng)懲。

3.5 對(duì)預(yù)付賬款逾期的催款手段加以重視

重視預(yù)付賬款逾期的催款手段，當(dāng)出現(xiàn)預(yù)付賬款逾期的情況，企業(yè)需及時(shí)采取有效的催款手段，盡量在初期收回賬款，避免產(chǎn)生壞賬而造成預(yù)付款流失，給企業(yè)造成損失。一旦出現(xiàn)預(yù)付賬款逾期，如果對(duì)方特殊困難的情況下，需要加大摧討力度，必要時(shí)需要借助法律手段，保障企業(yè)的利益。

4 結(jié) 論

企業(yè)預(yù)付賬款是企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中最為常用的貨款支付方式，同時(shí)也正逐漸成為企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的主要來源，因此對(duì)預(yù)付賬款的管理及風(fēng)險(xiǎn)防控措施的研究具有鮮明的現(xiàn)實(shí)意義。通過對(duì)企業(yè)預(yù)付賬款風(fēng)險(xiǎn)和管理現(xiàn)狀的分析，筆者認(rèn)為當(dāng)前預(yù)付賬款風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生主要是因?yàn)槠髽I(yè)管理制度的不完善，而這一問題的解決需要社會(huì)、企業(yè)和個(gè)人的共同努力。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫佳祺.淺談應(yīng)收及預(yù)付賬款管理與審計(jì)[J].合作經(jīng)濟(jì)與科技，2015（7）：162-164.

[2]張豹.企業(yè)必須加強(qiáng)預(yù)付賬款管理[J].冶金財(cái)會(huì)，2006（5）：46.

[3]趙金英.淺析“預(yù)付賬款”的正確使用與管理[J].財(cái)會(huì)通訊，2006（12）：32-33.

[4]張春梅.論房地產(chǎn)企業(yè)預(yù)付賬款的崗位責(zé)任制管理[J].中國(guó)管理信息化，2011（18）：18-20.