薛斌　薛文

【摘 要】隨著社會、科技的進(jìn)步，檔案信息化建設(shè)是高校檔案管理的發(fā)展趨勢，為了更有效的收集、管理和利用檔案，本文分析了高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題及其重要性，并給出相關(guān)建議來推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】高校檔案；信息化

21世紀(jì)的互聯(lián)網(wǎng)時代，人們獲取信息的主要途徑是通過網(wǎng)絡(luò)，同樣的，在高等教育學(xué)府，信息化進(jìn)展亦飛速發(fā)展，高校檔案中，查閱者可以通過計算機(jī)在網(wǎng)絡(luò)獲取檔案資源及相關(guān)服務(wù)。高校檔案信息化建設(shè)是指高校檔案部門利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、保存、搜索和管理，檔案信息化是現(xiàn)代檔案部門由傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝实臄?shù)字化檔案信息技術(shù)管理模式的保證，其管理模式是以實體檔案信息為依據(jù)，將各份檔案的掃描件、案卷號、產(chǎn)生日期、產(chǎn)生部門和保管期等信息錄入檔案系統(tǒng)，為檔案的查閱利用提供了方便，亦使檔案的歸檔、整理更有序。

1 加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)的重要性

高校檔案管理工作是高校中各部門的工作內(nèi)容，及其在工作中有價值的歷史性資料的收集整理、裝訂保管等活動。高校檔案信息化建設(shè)是指利用現(xiàn)代計算機(jī)信息技術(shù)將檔案管理信息化、現(xiàn)代化，重新定義檔案的管理規(guī)范及理論，遵循時代的發(fā)展，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理模式，高效的利用檔案。

面對21世紀(jì)社會的快速發(fā)展，高校招生人數(shù)逐年增加，每年產(chǎn)生的檔案也在成倍增加。高校檔案信息化建設(shè)能夠降低檔案管理員的工作量，提高歸檔、查檔的效率。檔案信息化建設(shè)為的是檔案管理的自動化、網(wǎng)絡(luò)化、實時化。建立高校專門的檔案信息化網(wǎng)站，只需歸檔時一次數(shù)據(jù)錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫，即可在檔案管理部門內(nèi)部共享數(shù)據(jù)，為未來幾十年甚至更久的存檔和利用奠定了基礎(chǔ)。

2 高校檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1 對檔案信息化工作不重視

高校由于對檔案信息化的重視程度不夠，缺少對檔案利用的有效宣傳，師生對檔案的認(rèn)識還停留在重“藏”輕“用”的階段，檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的軟硬件配備不到位，發(fā)揮不出檔案信息化資源的優(yōu)勢，導(dǎo)致高校檔案利用率不高。許多高校的檔案部門只注重保管而忽視利用，由于思想保守，認(rèn)為手工管理即可滿足現(xiàn)在日益龐大的檔案數(shù)量，不愿意接受新知識、新技術(shù)，對信息化管理認(rèn)知過少，整體業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，抗拒新事物的產(chǎn)生，這些都對檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)產(chǎn)生了阻礙。

2.2 缺少檔案信息化專業(yè)人員

由于信息化建設(shè)開展的時間不長，檔案數(shù)量龐大，管理人員較少，工作較多，所以很少有機(jī)會參加專門的檔案信息化培訓(xùn)。同時高校中大多數(shù)檔案管理人員都是半路出家，其多為整理傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗豐富的人員，雖然他們具備過硬的檔案管理能力，但是缺少順應(yīng)時代的計算機(jī)操作能力和接受新事物的熱情，而過去的那種手寫賬目已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在每日大量的查閱者和歸檔數(shù)量，僅靠檔案過去的歸檔知識也無法勝任現(xiàn)在海量的信息化工作要求。

3 如何加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)

3.1 提高高校檔案信息化建設(shè)的投入

為了進(jìn)一步推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)，校領(lǐng)導(dǎo)必須在思想上重視，保證在檔案軟硬件上保證資金投入。包括移動存儲設(shè)備、服務(wù)器、計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、裝訂機(jī)、裁剪機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)等。同時完善高校檔案管理系統(tǒng)，建設(shè)數(shù)字化檔案館，做好檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)籌規(guī)劃與銜接，完善檔案數(shù)據(jù)庫，為提高檔案利用效率，服務(wù)本校師生及已經(jīng)畢業(yè)的校友。

3.2 加強(qiáng)高校檔案管理員信息化管理意識及水平

高校檔案部門在收集檔案后，除了對檔案進(jìn)行傳統(tǒng)整理加工，還需要將各份紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，將其轉(zhuǎn)化后的掃描件、電子版或者錄音錄像等信息保存在檔案系統(tǒng)中。定期培訓(xùn)檔案管理人員，提高檔案管理人員的計算機(jī)水平、檔案信息化的工作技能，加強(qiáng)檔案信息管理技術(shù)同時提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，強(qiáng)化檔案管理人員的信息化管理意識，采取考核制度來激發(fā)檔案管理人員的積極性，除了提高檔案管理人員的工作技能，更要使其認(rèn)識到高校檔案信息化建設(shè)的重要性。

3.3 提高高校檔案信息化安全管理

檔案信息化建設(shè)不僅是在資金、人才上的投入，高校檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《檔案部門管理規(guī)范》和《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，制定適合自身的檔案信息化管理制度和流程，提高高校檔案信息化安全管理，制定規(guī)范的安全措施，利用好信息管理資源，完善檔案管理工作的業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，為檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。同時加強(qiáng)高校檔案網(wǎng)站安全建設(shè)，做好檔案網(wǎng)站的維護(hù)，完善檔案網(wǎng)站的功能，提高檔案管理人員的主動服務(wù)意識。

4 結(jié)語

隨著檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)步，信息化是檔案管理發(fā)展的趨勢，檔案信息體系是檔案部門服務(wù)功能在網(wǎng)絡(luò)時代的擴(kuò)展和延伸，是建立健全檔案管理系統(tǒng)的重要進(jìn)程，檔案信息化建設(shè)能拉近高校師生與檔案距離，是檔案管理部門為廣大師生及畢業(yè)校友提供更加便捷、親民的服務(wù)。高校檔案部門需要充分利用計算機(jī)技術(shù)，抓住信息化帶給檔案管理工作的便利，積極推動高校檔案信息化建設(shè)工作。同時高校檔案管理部門也要認(rèn)識到檔案信息化后所面臨的傳統(tǒng)觀念束縛及檔案保密體制等風(fēng)險，高校檔案管理部門要從軟硬件設(shè)備、專業(yè)的檔案信息化管理人員和檔案信息化管理制度等多個層面分析檔案信息化建設(shè)中存在問題，結(jié)合各高校自身情況，完善檔案管理信息化建設(shè)，充分發(fā)檔案信息化對檔案管理的作用。

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