文/劉忠華

五屆中國濟(jì)南國際攝影雙年展檔案的管理與思考
——兼論重大活動(dòng)檔案的管理

文/劉忠華

濟(jì)南國際攝影雙年展至今已在濟(jì)南成功舉辦了五屆展覽，并獲得社會(huì)各界的肯定。作為主辦單位之一，對(duì)所產(chǎn)生的檔案進(jìn)行了收集、整理。在思考如何科學(xué)管理這五屆雙年展檔案的同時(shí)，探討了與之相類似的重大活動(dòng)檔案的管理與利用問題。

濟(jì)南國際攝影雙年展 ；檔案收集； 重大活動(dòng)

由中國藝術(shù)攝影學(xué)會(huì)、文化部對(duì)外交流中心、濟(jì)南市委宣傳部和山東工藝美術(shù)學(xué)院主辦的第五屆濟(jì)南國際攝影雙年展于2014年11月5日在濟(jì)南落下帷幕。與此同時(shí)，此次展覽所產(chǎn)生的相關(guān)檔案資料的收集整理工作正式開啟，目前已圓滿完成歸檔任務(wù)。本屆雙年展共收集紙質(zhì)、電子、音視頻、實(shí)物等各種載體檔案60余卷（件、張）

濟(jì)南國際攝影雙年展自2006年以來已經(jīng)連續(xù)舉辦了四屆（如圖），已逐步成為一個(gè)影響范圍廣泛、特色鮮明和學(xué)術(shù)水平較高的國際攝影文化盛會(huì)。2013年，該展覽被文化部評(píng)為“文化部國家美術(shù)發(fā)展工程——全國美術(shù)館扶持計(jì)劃優(yōu)秀成果”。其中，第五屆雙年展經(jīng)正式批準(zhǔn)，獲得國際攝影藝術(shù)聯(lián)合會(huì)（FIAP）的大力支持。

歷屆濟(jì)南國際攝影雙年展詳細(xì)內(nèi)容

濟(jì)南國際攝影雙年展促進(jìn)了中國乃至世界攝影藝術(shù)事業(yè)的繁榮與發(fā)展，加強(qiáng)了國際間的攝影文化交流與合作。參加歷次展覽，豐富了學(xué)校舉辦國際性盛

一、濟(jì)南國際攝影雙年展的基本情況

會(huì)的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也開闊了師生眼界，豐富了師生學(xué)術(shù)文化生活。雙年展產(chǎn)生內(nèi)容豐富的檔案資料，不僅是學(xué)校的寶貴歷史財(cái)富，也是濟(jì)南市乃至國家的珍貴文化活動(dòng)記錄。作為主辦單位之一，積極收集、科學(xué)管理、合理利用濟(jì)南國際攝影雙年展檔案是我們義不容辭的責(zé)任與義務(wù)。

二、濟(jì)南國際攝影雙年展檔案的管理

（一）檔案收集

根據(jù)2011年12月30日山東省人民政府頒布的《山東省重大活動(dòng)檔案管理辦法》第二條，“重大活動(dòng)檔案，是指在重大活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子、標(biāo)志性實(shí)物等不同形式的歷史記錄?！保?］

作為一項(xiàng)重大活動(dòng)，本次展覽共收集了舉辦活動(dòng)的上報(bào)請(qǐng)示、展覽方案/展覽分工、展覽日程表、宣傳海報(bào)、秩序冊(cè)、邀請(qǐng)函 、組委會(huì)專家聘書、會(huì)刊展覽圖錄、發(fā)言稿、貴賓證/工作證/嘉賓證等證件、各國攝影組織申請(qǐng)入會(huì)表、簽到表（含嘉賓親筆簽名）、大會(huì)用餐券、照片、視頻、錄音、外宣媒體報(bào)道、通訊錄、紀(jì)念品、獲獎(jiǎng)名單、客座教授名單、著名攝影家訪談?dòng)涗洝?yōu)秀攝影作品集等資料。

（二）檔案整理

根據(jù)學(xué)校檔案管理制度規(guī)定，重大活動(dòng)資料建立專題檔案進(jìn)行管理。紙質(zhì)材料按照時(shí)間順序分為準(zhǔn)備展覽、舉辦展覽、后期工作三個(gè)階段，錄入系統(tǒng)，生成目錄，打印裝訂后入盒存放。圖片檔案挑選整理后按照形成的時(shí)間為縱向，以單項(xiàng)活動(dòng)內(nèi)容為橫向，建立文件夾標(biāo)示清楚時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物與活動(dòng)內(nèi)容等相關(guān)事項(xiàng)，錄入系統(tǒng)管理軟件一套，磁盤陣列存放一套，光盤刻錄兩套分開存放。視頻資料因當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)自身功能所限無法錄入，存放磁盤陣列一套，不破壞文件完整性的前提下，刻錄光盤兩套。實(shí)物檔案標(biāo)識(shí)清楚名稱來源后，錄入檔案管理系統(tǒng)，粘貼標(biāo)簽存放實(shí)物檔案柜。

三、雙年展檔案管理工作的思考

（一）工作中存在的問題

材料歸檔不夠齊全。主辦單位，協(xié)辦單位多，許多工作多家分工，或牽扯知識(shí)產(chǎn)權(quán)等問題導(dǎo)致材料無法移交比如電臺(tái)播放的關(guān)于活動(dòng)的視頻等；個(gè)別部門或者工作人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，資料愿意存放于部門或者個(gè)人手中，即便接到檔案材料征集通知，也認(rèn)為那是別的部門或別人的事，與己無關(guān)；在活動(dòng)中，各個(gè)組織、部門都付出了艱辛勞動(dòng)來保障重大活動(dòng)的順利進(jìn)行，在此過程中形成的資料極少歸檔，比如膳食方案、禮儀方案與安保方案等，認(rèn)為活動(dòng)結(jié)束工作即為結(jié)束，沒有及時(shí)形成書面材料加以保存，以便今后參考。

收集歸檔的材料雖多，但部分標(biāo)識(shí)不夠清楚。部分歸檔的資料或者翻譯不清，比如，歸檔的聲像檔案文件夾僅注明時(shí)間或地點(diǎn)或人物簡(jiǎn)稱。作為一項(xiàng)國際活動(dòng)，參加活動(dòng)的外國嘉賓多，國籍、組織名稱與人員稱謂翻譯復(fù)雜，資料第一經(jīng)手人不標(biāo)注清楚完整，時(shí)過境遷，靠檔案員的事后整理，既費(fèi)時(shí)又不能保證準(zhǔn)確性。

雙年展檔案價(jià)值雖大，但對(duì)其開發(fā)利用不夠。雙年展檔案不僅是學(xué)校重要檔案內(nèi)容之一，也是山東省文藝界重要國際文化活動(dòng)歷史記錄，更是國內(nèi)外攝影界交流合作的歷史見證，其重大意義不言而喻。雖然比較完整地保留下檔案資料，但是對(duì)其的開發(fā)利用有待加強(qiáng)。從目前而言，對(duì)其利用最多的是展覽后出版的攝影作品集的借閱與照片檔案的利用，其他內(nèi)容利用則較少。檔案館也未對(duì)其進(jìn)行深層次的加工與挖掘。在服務(wù)教學(xué)與科研等中心工作中未發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（二）科學(xué)管理重大活動(dòng)檔案的舉措

雙年展檔案的管理問題普遍存在于其他重大活動(dòng)檔案的管理中。提出科學(xué)、可行的舉措，不僅能對(duì)今后將繼續(xù)舉辦的雙年展檔案進(jìn)行規(guī)范管理，對(duì)其他重大活動(dòng)檔案的管理同樣適用：

第一，從制度上保證檔案部門在重大活動(dòng)中的提前介入與全程參與。重大活動(dòng)在籌備階段，就要抽調(diào)專職檔案工作人員參與其中。檔案工作人員根據(jù)活動(dòng)的范圍與內(nèi)容詳細(xì)列出在會(huì)議的籌備、召開、總結(jié)各個(gè)階段的歸檔范圍與歸檔期限。指定各個(gè)工作小組的兼職檔案員，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)操作培訓(xùn)與檔案意識(shí)的宣傳，并全程進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與督促，確保材料應(yīng)歸盡歸。第二，廣開征集渠道，建立重大活動(dòng)檔案管理的通報(bào)與獎(jiǎng)懲制度。檔案館在征集展覽資料時(shí)，除了專兼職檔案員之外，還應(yīng)該注重從個(gè)人手中征集資料。比如，學(xué)生或者教師甚至社會(huì)公眾參與活動(dòng)中的見證、現(xiàn)場(chǎng)講座手寫記錄、與中外攝影家合影、師生與攝影家面對(duì)面的交流心得等。重大活動(dòng)檔案在歸檔期后通過學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或者報(bào)紙公開通報(bào)本次活動(dòng)的材料歸檔情況，批評(píng)應(yīng)歸未歸者，表揚(yáng)應(yīng)歸盡歸者，對(duì)不在征集材料范圍內(nèi)而積極主動(dòng)上交材料的個(gè)人進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。第三，檔案部門創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，積極主動(dòng)提供服務(wù)。檔案部門也要主動(dòng)轉(zhuǎn)變提供服務(wù)的思維模式，由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)化；不是等待服務(wù)對(duì)象上門索取服務(wù)，而是主動(dòng)告訴服務(wù)對(duì)象，我這里有什么，我能為你做什么。因此，重大活動(dòng)檔案整理完畢后檔案部門可以在公開的平臺(tái)上主動(dòng)發(fā)布簡(jiǎn)報(bào)，報(bào)告本次活動(dòng)的檔案歸檔結(jié)果，本次活動(dòng)都留下了哪些檔案記錄，編研了什么成果，以便利用對(duì)象日后查找。第四，深化檔案信息資源開發(fā)程度，強(qiáng)化重大活動(dòng)檔案利用意識(shí)。對(duì)重大活動(dòng)檔案進(jìn)行管理的最終目標(biāo)是提供服務(wù)。檔案館對(duì)重大活動(dòng)檔案的管理不能僅限于實(shí)體管理，應(yīng)該針對(duì)利用者的需求，對(duì)重大活動(dòng)檔案進(jìn)行深層次開發(fā)。雙年展所展示的攝影作品無疑都是一定范圍內(nèi)精挑細(xì)選的精品，可否將歷屆雙年展作為攝影專業(yè)課程的一個(gè)專題在教學(xué)中進(jìn)行展示與品評(píng)，檔案館可以根據(jù)專業(yè)教師的上課需求對(duì)存檔的作品進(jìn)行挑選、編輯，讓檔案館也成為教師備課查閱資料的去處之一。檔案館還可將世界著名攝影家或攝影組織的簡(jiǎn)介、聯(lián)系方式、加入資格（申請(qǐng)）及攝影家在講座中的主要觀點(diǎn)與重要攝影手法編輯成冊(cè)，供相關(guān)專業(yè)師生查閱。

總之，攝影雙年展將會(huì)繼續(xù)舉辦，隨著舉辦經(jīng)驗(yàn)的積累會(huì)越來越成熟，影響范圍也會(huì)越來越大，雙年展檔案的管理也會(huì)在不斷積累與總結(jié)的基礎(chǔ)上更加完善。今后在管理其他重大活動(dòng)檔案之時(shí)，可借鑒濟(jì)南國際攝影雙年展檔案的管理經(jīng)驗(yàn)與方法。

（責(zé)任編輯：聞 道）

［1］ 山東省人民政府.山東省重大活動(dòng)檔案管理辦法［Z］.2011-12-30.

Management of the Archives for the 5th Biennial China Ji’Nan International Photography

Liu Zhong-hua

G275

A

1005-9652（2016）02-0106-03

劉忠華（1980—），女，山東招遠(yuǎn)人，山東工藝美術(shù)學(xué)院檔案館館員，碩士。