楊吉星

(中冶京誠(chéng)工程技術(shù)有限公司，北京　100176)

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項(xiàng)目管理信息化之設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理

楊吉星

(中冶京誠(chéng)工程技術(shù)有限公司，北京100176)

本文首先介紹了一家綜合性設(shè)計(jì)單位的組織機(jī)構(gòu)、設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理的業(yè)務(wù)流程，然后結(jié)合該業(yè)務(wù)流程，介紹了一套設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，并詳細(xì)地介紹了該系統(tǒng)包含的業(yè)務(wù)功能、崗位定義及功能分配等內(nèi)容。

設(shè)計(jì)項(xiàng)目； 項(xiàng)目管理； 工作分解結(jié)構(gòu)； WBS； 工作包

1　概述

項(xiàng)目是在一定的時(shí)間、資源和預(yù)算范圍內(nèi)，由多人協(xié)作，為了一個(gè)明確的預(yù)期目標(biāo)共同完成的一次性工作。這里的資源指完成項(xiàng)目所需要的人、財(cái)、物等資源； 一定的時(shí)間指項(xiàng)目執(zhí)行所需要的明確的開始日期和結(jié)束日期。

設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理是由設(shè)計(jì)單位自身對(duì)建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段的工作進(jìn)行的自我管理。設(shè)計(jì)單位進(jìn)行設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理，同樣需要對(duì)項(xiàng)目的范圍、時(shí)間、成本進(jìn)行管理，對(duì)進(jìn)度的實(shí)施在技術(shù)上和經(jīng)濟(jì)上進(jìn)行全面且詳盡地安排，形成設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明書，并在實(shí)施的過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督和驗(yàn)收。

2　解決方案

本文介紹的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了設(shè)計(jì)項(xiàng)目(文中描述的設(shè)計(jì)項(xiàng)目是完全由設(shè)計(jì)單位自己承攬、自己實(shí)施的設(shè)計(jì)項(xiàng)目，不包括將部分設(shè)計(jì)任務(wù)分包給其他設(shè)計(jì)單位的設(shè)計(jì)項(xiàng)目)全生命周期的管理，具體管理環(huán)節(jié)如圖1所示，從工程營(yíng)銷合同簽訂開始，到工程營(yíng)銷合同收款結(jié)束，對(duì)設(shè)計(jì)項(xiàng)目的范圍、時(shí)間、資源(人力資源)進(jìn)行了管理，下面詳細(xì)地介紹一下各個(gè)管理環(huán)節(jié)的主要內(nèi)容。

2.1營(yíng)銷合同簽訂

營(yíng)銷負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)營(yíng)銷合同的簽訂，營(yíng)銷合同簽訂后，營(yíng)銷負(fù)責(zé)人需要在軟件系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，主要記錄合同甲乙雙方的名稱、住所、賬戶等信息，合同簽訂日期、合同雙方負(fù)責(zé)人、合同金額、合同交付物及其他輔助信息。

2.2項(xiàng)目部組建

營(yíng)銷合同簽訂后、執(zhí)行前，由業(yè)務(wù)管理部門的部門負(fù)責(zé)人為該營(yíng)銷合同指定項(xiàng)目經(jīng)理，并由項(xiàng)目經(jīng)理完成項(xiàng)目部組建的工作，主要記錄負(fù)責(zé)管理項(xiàng)目的單位名稱、項(xiàng)目的名稱、編碼、項(xiàng)目造價(jià)、項(xiàng)目部成立的日期等信息，同時(shí)指定項(xiàng)目部的管理人員構(gòu)成，包括分配本項(xiàng)目部涉及到的崗位(本系統(tǒng)中只設(shè)置了項(xiàng)目經(jīng)理、設(shè)計(jì)經(jīng)理、控制經(jīng)理、檔案管理等4個(gè)崗位)、各個(gè)崗位的人員，以及各個(gè)人員的聯(lián)系方式及其他輔助信息。

2.3項(xiàng)目范圍管理

項(xiàng)目范圍管理即確定在項(xiàng)目?jī)?nèi)包括什么工作和不包括什么工作。由本項(xiàng)目部的設(shè)計(jì)經(jīng)理負(fù)責(zé)和客戶確定項(xiàng)目的范圍，并由設(shè)計(jì)經(jīng)理編制詳細(xì)的項(xiàng)目范圍說(shuō)明書，并報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理審批，具體工作包括：

2.3.1項(xiàng)目范圍定義

它是一個(gè)過(guò)程，實(shí)際就是對(duì)項(xiàng)目工作范圍進(jìn)一步細(xì)化的過(guò)程，本過(guò)程的結(jié)果制定出了項(xiàng)目的詳細(xì)描述，使項(xiàng)目范圍具體化、層次化、結(jié)構(gòu)化，從而達(dá)到可管理、可控制、可實(shí)施的目的，以便減少項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)；

界定項(xiàng)目的范圍、邊界，哪些功能、工作應(yīng)在項(xiàng)目?jī)?nèi)實(shí)現(xiàn)、完成，哪些不用在項(xiàng)目?jī)?nèi)實(shí)現(xiàn)，并將項(xiàng)目?jī)?nèi)要實(shí)現(xiàn)的功能進(jìn)行結(jié)構(gòu)分解，即進(jìn)行WBS分解，將項(xiàng)目要完成的各項(xiàng)工作進(jìn)行細(xì)化，細(xì)化到可度量的工作包(工作包，它是定義工作范圍、定義項(xiàng)目組織、設(shè)定項(xiàng)目產(chǎn)品的質(zhì)量和規(guī)格、估算和控制費(fèi)用、估算時(shí)間周期和安排進(jìn)度的基礎(chǔ))； 主要記錄各級(jí)工作分解結(jié)構(gòu)(子項(xiàng))的名稱、編碼、可交付物名稱等。

2.3.2項(xiàng)目范圍調(diào)整

在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，由于甲方的需求越來(lái)越細(xì)化、明確，或由于其他原因，致使項(xiàng)目的范圍發(fā)生變更，設(shè)計(jì)經(jīng)理需要在軟件系統(tǒng)中及時(shí)的進(jìn)行項(xiàng)目范圍調(diào)整并報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理審批； 需要記錄范圍調(diào)整的各級(jí)子項(xiàng)的名稱、編碼、范圍調(diào)整的原因、日期等信息。

2.4項(xiàng)目時(shí)間管理

指在項(xiàng)目規(guī)定的時(shí)間范圍內(nèi)對(duì)項(xiàng)目及其所擁有的資源，運(yùn)用系統(tǒng)的理論和方法進(jìn)行高效率的計(jì)劃、實(shí)施和控制，最終獲得項(xiàng)目目標(biāo)交付物的系統(tǒng)管理方法。本系統(tǒng)由設(shè)計(jì)經(jīng)理負(fù)責(zé)編制與調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃并報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理審批，由業(yè)務(wù)部門的設(shè)計(jì)人負(fù)責(zé)反饋?lái)?xiàng)目實(shí)際進(jìn)度，并由業(yè)務(wù)部門的生產(chǎn)負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目部的控制經(jīng)理審批。具體工作包括：

2.4.1項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃編制

項(xiàng)目范圍確定后，項(xiàng)目部設(shè)計(jì)經(jīng)理依據(jù)項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)的結(jié)果及各項(xiàng)工作之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系編制項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃，主要記錄各工作包的計(jì)劃開始日期、計(jì)劃結(jié)束日期、計(jì)劃工期、計(jì)劃圖紙張數(shù)、計(jì)劃文字張數(shù)等信息。

2.4.2項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃調(diào)整

隨著項(xiàng)目范圍的調(diào)整及項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度的反饋(或提前完成某些工作或延遲完成某些工作)，都會(huì)使項(xiàng)目管理人員進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的調(diào)整，主要維護(hù)需要調(diào)整的工作包的計(jì)劃開始日期、計(jì)劃結(jié)束日期及計(jì)劃工期等信息。

2.4.3項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度反饋

項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門的設(shè)計(jì)人每完成一項(xiàng)工作，都需要及時(shí)地進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度的反饋，主要記錄當(dāng)前完成的工作包的實(shí)際開始日期、實(shí)際結(jié)束日期、實(shí)際工期、實(shí)際圖紙張數(shù)、實(shí)際文字張數(shù)及設(shè)計(jì)人等信息。

2.5項(xiàng)目資源管理

人力資源管理在項(xiàng)目整個(gè)資源管理中占有很重要的地位，從經(jīng)濟(jì)的角度看，人是生產(chǎn)力要素中的決定因素。在社會(huì)生產(chǎn)過(guò)程中，處于主導(dǎo)地位。設(shè)計(jì)項(xiàng)目主要由具體的設(shè)計(jì)人來(lái)完成，故這里的資源主要指項(xiàng)目的人力資源。由項(xiàng)目部設(shè)計(jì)經(jīng)理負(fù)責(zé)將設(shè)計(jì)任務(wù)分解到相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門的生產(chǎn)負(fù)責(zé)人分析后確定具體的設(shè)計(jì)人，再由設(shè)計(jì)經(jīng)理編制和調(diào)整項(xiàng)目的資源計(jì)劃并報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理審批。具體工作包括：

2.5.1項(xiàng)目資源計(jì)劃編制

項(xiàng)目部設(shè)計(jì)經(jīng)理負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目的資源計(jì)劃，主要記錄項(xiàng)目的各個(gè)工作包的具體設(shè)計(jì)人、及負(fù)責(zé)審批該工作包完成結(jié)果的業(yè)務(wù)部門的生產(chǎn)負(fù)責(zé)人。

2.5.2項(xiàng)目資源計(jì)劃調(diào)整

當(dāng)項(xiàng)目的生產(chǎn)負(fù)責(zé)人、具體設(shè)計(jì)人發(fā)生變更后，或項(xiàng)目范圍發(fā)生變更后，項(xiàng)目部設(shè)計(jì)經(jīng)理需及時(shí)調(diào)整項(xiàng)目的資源計(jì)劃。

2.6項(xiàng)目文檔管理

即在項(xiàng)目信息管理過(guò)程中對(duì)作為信息載體的資料進(jìn)行有序的收集、加工、分解、編目、存檔，并為項(xiàng)目各參加者提供專用的和常用的信息的過(guò)程。檔案管理人員負(fù)責(zé)收集和整理各個(gè)和本項(xiàng)目相關(guān)的文檔，并將電子版錄入軟件系統(tǒng)，軟件系統(tǒng)中需要記錄相關(guān)文檔的名稱、分類、關(guān)鍵字、版本號(hào)、成文日期、文檔負(fù)責(zé)人、歸檔人等信息。

2.7營(yíng)銷合同收款

合同款項(xiàng)分為首付款、進(jìn)度款、尾款、質(zhì)保金等，營(yíng)銷負(fù)責(zé)人需認(rèn)真、及時(shí)地記錄歷次從甲方單位收回的款項(xiàng)信息，包括：合同信息、收款日期、甲方經(jīng)辦人、乙方經(jīng)辦人、收款金額、款項(xiàng)性質(zhì)等。

表1　崗位和業(yè)務(wù)功能關(guān)系對(duì)照表

2.8基礎(chǔ)信息管理

維護(hù)本軟件系統(tǒng)中公用的基礎(chǔ)信息，包括：

2.8.1組織機(jī)構(gòu)信息

維護(hù)本設(shè)計(jì)單位的組織機(jī)構(gòu)，包括設(shè)計(jì)單位的各級(jí)管理部門、職能部門等，并以多層樹形結(jié)構(gòu)展示出來(lái)，如圖2中灰色陰影底色的框體所示。

1)工程營(yíng)銷部門：國(guó)內(nèi)營(yíng)銷部門、海外營(yíng)銷部門等；

2)業(yè)務(wù)管理部門：土建工程管理部、安裝工程管理部等；

3)業(yè)務(wù)部門：土建設(shè)計(jì)一部、土建設(shè)計(jì)二部、安裝設(shè)計(jì)一部、安裝設(shè)計(jì)二部等。

2.8.2人員賬戶信息

維護(hù)組織機(jī)構(gòu)中各級(jí)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人員及人員賬戶信息。

2.8.3標(biāo)準(zhǔn)崗位信息

維護(hù)本設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)中參與設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)崗位的信息，如圖2白底框體所示：

圖2　組織機(jī)構(gòu)及標(biāo)準(zhǔn)崗位信息圖

1)工程營(yíng)銷部門：營(yíng)銷負(fù)責(zé)人；

2)業(yè)務(wù)管理部門：部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理、設(shè)計(jì)經(jīng)理、控制經(jīng)理、檔案管理；

3)業(yè)務(wù)部門：生產(chǎn)負(fù)責(zé)人、設(shè)計(jì)人；

表1列出了系統(tǒng)內(nèi)涉及到的崗位和各個(gè)工作之間的對(duì)照關(guān)系。同時(shí)，本軟件系統(tǒng)還提供了多方面、多維度的綜合統(tǒng)計(jì)功能，如下示例：

1)項(xiàng)目范圍概覽

以樹形結(jié)構(gòu)展現(xiàn)項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)，包括原始的和歷次變更的工作分解結(jié)構(gòu)，并能將最終的項(xiàng)目范圍和歷次變更的項(xiàng)目范圍進(jìn)行標(biāo)記；

2)項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控

以樹形結(jié)構(gòu)展現(xiàn)項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)，點(diǎn)擊不同層級(jí)的工作任務(wù)，可以用橫道圖的形式展示出該工作任務(wù)的計(jì)劃進(jìn)度與實(shí)際進(jìn)度之間的出入，包括計(jì)劃與實(shí)際的開始日期、計(jì)劃與實(shí)際的結(jié)束日期、計(jì)劃與實(shí)際的工期等；

3)項(xiàng)目人員投入監(jiān)控

以樹形結(jié)構(gòu)展現(xiàn)項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)，點(diǎn)擊不同層級(jí)的工作任務(wù)，可以用報(bào)表的形式展示出該工作任務(wù)的人員投入情況，如執(zhí)行該工作任務(wù)的人員姓名、該人員投入的工期等信息；

4)項(xiàng)目人員動(dòng)態(tài)分布

以報(bào)表的形式體現(xiàn)當(dāng)前項(xiàng)目部中各崗位的人員信息，點(diǎn)擊相應(yīng)的人員姓名，可查看到該人員參與過(guò)的其他項(xiàng)目的信息及該人員在相應(yīng)的項(xiàng)目部中的崗位等信息；

5)項(xiàng)目文檔概覽

以樹形結(jié)構(gòu)展現(xiàn)項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)，點(diǎn)擊不同層級(jí)的工作任務(wù)，可以以列表的形式展示出該工作任務(wù)執(zhí)行完成后生成的各類文檔的信息。

3　總結(jié)

通過(guò)本軟件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)、實(shí)施與應(yīng)用，對(duì)本設(shè)計(jì)單位的設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理流程進(jìn)行了優(yōu)化與調(diào)整，更加明確了設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理全過(guò)程的工作內(nèi)容、涉及的崗位、人員分工，大大加快了各項(xiàng)工作的處理時(shí)間，大大節(jié)約了辦公成本。同時(shí)，隨著管理流程的不斷優(yōu)化，本軟件系統(tǒng)的功能也需要進(jìn)行不斷的調(diào)整。

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[3]鄧建剛等. 建設(shè)工程項(xiàng)目資源管理[M].北京：中國(guó)計(jì)劃出版社， 2007， 1：2.

[4]蔡中輝等. 建設(shè)工程項(xiàng)目信息管理[M].北京：中國(guó)計(jì)劃出版社， 2007， 1：80.

Design Project Management of Project Management Informatization

Yang Jixing

(CapitalEngineering&ResearchIncorporationLimited，Beijing100176，China)

This paper introduces the structure and business process of design projects of a comprehensive design organization，and then demonstrates a design project management information system based on the business process. Finally, the paper shows the business functions, job definitions and function distributions of the system.

Design Project； Project Management； Work Breakdown Structure； WBS； Work Package

楊吉星(1982-)，男，工程師。主要研究方向：設(shè)計(jì)院、施工企業(yè)項(xiàng)目管理信息化，BIM技術(shù)應(yīng)用。

F272.7

A

1674-7461(2016)01-0114-04

10.16670/j.cnki.cn11-5823/tu.2016.01.21