呂大淦

摘要：隨著通訊技術(shù)的快速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”成為了各行各業(yè)謀求管理模式變革的主要途徑，以提高團(tuán)隊管理水平、增強(qiáng)工作溝通即時性和便利性的辦公平臺——釘釘也應(yīng)運(yùn)而生。在煙草公司的辦公中，如何利用互聯(lián)網(wǎng)+的優(yōu)勢，借助釘釘這一辦公平臺，提高煙草公司辦公的效率，是煙草行業(yè)的一大課題。本文將從什么是釘釘、釘釘?shù)奶厣δ芤约盁煵莨救绾卫冕斸斶@一平臺來進(jìn)行介紹。

關(guān)鍵詞：釘釘；煙草公司；辦公管理；簡道云

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）024-0000-02

一、釘釘簡介

移動辦公具有傳統(tǒng)辦公不可比擬的優(yōu)越性，也是煙草公司實(shí)現(xiàn)辦公高效化、可視化的途徑。釘釘作為一款移動辦公平臺，將會為煙草公司提供更加專業(yè)、更加高效的辦公模式。

釘釘是由阿里巴巴集團(tuán)開發(fā)的一款辦公軟件，它專注于企業(yè)團(tuán)隊管理、工作即時溝通，為用戶提供了移動辦公、協(xié)同辦公、遠(yuǎn)程化管理的平臺。釘釘平臺的特色服務(wù)，如“已讀”、“釘盤”，提升了企業(yè)內(nèi)部、外部的溝通效率，轉(zhuǎn)變了企業(yè)的辦公模式，提高了企業(yè)的辦公效率。第三方的“簡道云”服務(wù)更是為用戶提供了辦公應(yīng)用定制平臺，滿足了多樣化地辦公需求。釘釘以其強(qiáng)大的功能，將在煙草公司辦公中發(fā)揮巨大的作用。

二、釘釘?shù)奶厣δ芙榻B

1.釘釘是一個工作方式

無論是大公司還是小公司，都會面臨這樣一個問題：當(dāng)群發(fā)消息或者通知并要求收到回復(fù)時，總是會有一些職工沒有反饋。釘釘?shù)摹耙炎x”功能創(chuàng)造性地解決了群發(fā)消息的反饋問題，提高了群發(fā)消息的有效性，也為消息發(fā)布者節(jié)省了大量的時間。

釘釘還提供了一個DING的功能，實(shí)現(xiàn)了消息必達(dá)，緊急事情還可以通過語音，短信等多種方式把消息DING給你想DING的用戶，消息必達(dá)，通知高效。

釘釘提供的企業(yè)通訊錄功能，全員共享，找人方便，高管保護(hù)，安全無憂。很好的解決了同事之間電話號碼記不住的問題，換手機(jī)又要重新存號碼等。以浙江煙草為例，可以查詢?nèi)煵菹到y(tǒng)內(nèi)的通訊錄。極大的方便了同事之間溝通交流。

釘釘也為企業(yè)提供了高清語音電話會議的功能，有效提高了會議的效率，隨時隨地可以召集企業(yè)內(nèi)部人員進(jìn)行電話會議的召開。

2.“釘盤”使文件資源共享更加便捷

在企業(yè)的日常辦公中，有大量的文件需要存儲，包括公司系統(tǒng)性的文件，如請假流程、審批表格等；員工之間相互交流用的資料；員工與客戶溝通中的資料等。那么在辦公中就會有這樣一個需求：有足夠大的空間存儲這些文件，文件能夠方便、快速的找到?！搬敱P”作為釘釘?shù)囊淮筇厣δ?，一是能夠?yàn)槠髽I(yè)提供多達(dá)幾百G的存儲空間；二是能將通訊交流中的文件保存到“釘盤”中，避免了因?yàn)榻涣餍畔⑦^多，文件被淹沒不易找到的問題；三是能夠保證文件必達(dá)，類似于“已讀”功能，“釘盤”開發(fā)了文件查收狀態(tài)跟蹤功能，能夠在界面反饋對方是否已經(jīng)查看文件，無需多次確認(rèn)?！搬敱P”的出現(xiàn)，提高企業(yè)文件資源使用的便捷性，減少了員工的工作量。另外釘盤還可以創(chuàng)建群，分享文件；當(dāng)然也可以創(chuàng)建個人文件夾，保存那些與工作相關(guān)的文件，當(dāng)然也可以上傳生活相關(guān)的文件。煙草內(nèi)部創(chuàng)建的很多企業(yè)群，大家都在群里的釘盤中分享文件，工作經(jīng)驗(yàn)，一些表格，會議紀(jì)要等等。合理利用好釘盤，只要有網(wǎng)絡(luò)的地方就可以工作。

3.“簡道云”實(shí)現(xiàn)了辦公平臺的量身定做

在企業(yè)辦公中，不同的業(yè)務(wù)部門有不同的辦公需求。這種辦公的多樣化，從根本來說，它有著這樣的需求，用戶能夠定制辦公平臺，且不需要專業(yè)的編程技術(shù)，操作可行、方便?！昂喌涝啤钡某霈F(xiàn)從技術(shù)上、內(nèi)容上滿足用戶辦公多樣化的需求。它提供了人事管理、運(yùn)營管理、客戶管理、庫存管理等豐富的辦公定制模板，用戶可根據(jù)自身部門的需求，靈活定制辦公平臺，定制后可即時使用或者發(fā)布給部門及企業(yè)員工。在這個過程中，無編程要求，大大降低了辦公平臺定做的技術(shù)門檻。

三、釘釘在煙草公司辦公管理中的應(yīng)用條件

在互聯(lián)網(wǎng)時代，移動辦公成為了必然。由通訊技術(shù)發(fā)展來看，移動通信越來越便捷，無線網(wǎng)絡(luò)的覆蓋也越來越廣，這就滿足了煙草公司的工作人員隨時隨地利用手機(jī)App來處理辦公事項。由辦公效率來看，移動辦公解除了時間和空間的限制，煙草公司員工的辦公擺脫了辦公地點(diǎn)、辦公時間的限制，可通過手機(jī)處理與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的事情。這種方式有效地實(shí)現(xiàn)了辦公的流動化、工作的協(xié)同化和管理的遠(yuǎn)程化，從而使得辦公的效率和管理的質(zhì)量有大幅度地提高，進(jìn)而推進(jìn)企業(yè)的辦公效率。

在使用中，“釘釘”作為一款實(shí)現(xiàn)移動辦公的軟件，它的優(yōu)點(diǎn)如下：

免費(fèi)且支持不同客戶端使用，節(jié)約了平臺開發(fā)成本。在煙草公司中，有大量的職工，不同的職工會使用不同的客戶端，例如安卓系統(tǒng)、ios系統(tǒng)等，“釘釘”解決了傳統(tǒng)辦公管理系統(tǒng)不能跨越平臺使用的問題，同時免費(fèi)使用，為煙草公司節(jié)約了開發(fā)辦公系統(tǒng)的費(fèi)用。

“簡道云”滿足了煙草公司不同部門的辦公需求。作為一個完整的企業(yè)，煙草公司往往有多個部門：生產(chǎn)部、采購部、銷售部、財務(wù)部、人事部等。這些部分的工作內(nèi)容不同、對辦公軟件的需求也各不相同，且辦公內(nèi)容會隨時間進(jìn)行一些調(diào)整，這就要求辦公平臺具有一定的靈活性。而又由于煙草公司的職工不是專業(yè)的軟件開發(fā)人員，這就需要在辦公軟件的私人定值時具有可操作性?！昂喌涝啤弊鳛獒斸?shù)亩ㄖ茟?yīng)用工具，能夠?yàn)橛脩籼峁┍韱?、報表以及流程的個人設(shè)計。同時為了方便用戶操作，“簡道云”提供了大量的應(yīng)用模板，煙草公司的工作人員可根據(jù)自身部門的業(yè)務(wù)需求開發(fā)不同的辦公應(yīng)用軟件，操作簡單方便，降低了編程的專業(yè)門檻。

四、釘釘在煙草公司辦公中的應(yīng)用探索

1.基于“釘釘”辦公平臺，提升煙草公司辦公效率

煙草公司在“釘釘”上創(chuàng)建辦公平臺時，可從公司系統(tǒng)消息、日常事務(wù)、部門事務(wù)這三大部分來考慮。第一步是在釘釘平臺上創(chuàng)建煙草公司團(tuán)隊，將公司的員工加到這個團(tuán)隊中；第二步根據(jù)員工在煙草公司中的不同職位以及流程需要，分配不同的權(quán)限；第三步不同部門根據(jù)需求，利用“簡道云”創(chuàng)建滿足本部門需求的辦公應(yīng)用。

公司系統(tǒng)消息應(yīng)設(shè)置為每個員工可見，公司系統(tǒng)消息主要包括煙草行業(yè)的發(fā)展動態(tài)、國家或地方關(guān)于煙草的新聞及政策、本公司的通知公告。在公司系統(tǒng)界面還應(yīng)該包括本公司不同部門的簡介、聯(lián)系方式等，方便員工之間進(jìn)行交流。由于公司的系統(tǒng)消息為所有員工可見，所以該部分信息的發(fā)布具有公司官方意義，因此該部分應(yīng)有專人負(fù)責(zé)信息的更新和運(yùn)營，且應(yīng)保證信息和政策的正確性、實(shí)時性。

2.借助“釘盤”，文件交流更安心、便捷

在煙草公司中，首先部門內(nèi)部員工之間的交流，會有大量的文件上傳；其次部門間也會涉及到各類文件；最后是與客戶交流中，更是有大量的信息需要儲存。這些文件往往會淹沒在大量的聊天信息中，在傳統(tǒng)的交流平臺中，往往是翻找聊天記錄，查詢相應(yīng)的文件，有時甚至?xí)z忘對方曾經(jīng)發(fā)過文件，這就降低了職工的工作效率，增大了職工的工作量。而 “釘盤”具有容量大，使用方便的特點(diǎn)，可以追蹤文件查看狀態(tài)，滿足了用戶的需求。以員工和客戶、員工間的交流為例，介紹“釘盤”在煙草公司中的應(yīng)用。

在煙草的經(jīng)營中，為了使客戶及時了解公司經(jīng)營的煙草信息，銷售人員往往需要跟客戶發(fā)送一些文件進(jìn)行溝通。在傳統(tǒng)的文件交流中，銷售人員發(fā)送完文件后系統(tǒng)是沒有任何反饋的，客戶是否收到文件了，需要每個銷售人員再次進(jìn)行確認(rèn)。從情感上說，這增加了與客戶的距離感。而“釘盤”實(shí)現(xiàn)了文件接收狀態(tài)的追蹤，當(dāng)用戶看到文件后，銷售人員可立即跟進(jìn)，介紹最新的煙草產(chǎn)品，進(jìn)行銷售等。

在“釘盤”中，同樣可建立團(tuán)隊，分享工作中所用的文件。例如要對某一煙草營銷方案進(jìn)行討論時，便可以在“釘盤”中建立團(tuán)隊，將參加討論的人員拉進(jìn)來，并分享待討論的營銷方案，方便了團(tuán)隊的溝通與交流，提高了團(tuán)隊的工作效率。

3.搭載“簡道云”，煙草公司部門內(nèi)部實(shí)現(xiàn)應(yīng)用定制化

在煙草公司中，核心部門主要有煙草的營銷、專賣、物流以及公司的財務(wù)。這些部門具有一定的獨(dú)立性和協(xié)同性，職能不同，對辦公平臺的要求也不同，并且業(yè)務(wù)也會有一定的更新，這就要求辦公平臺具有一定的靈活性?！昂喌涝啤弊鳛橐豢钷k公應(yīng)用定制平臺，恰好可以滿足企業(yè)個性化的需求。具體以煙草公司的營銷部門為例，介紹“簡道云”如何定制應(yīng)用。

煙草營銷部門的主要任務(wù)是通過煙草市場的分析，瞄準(zhǔn)市場對煙草的需求，制定合適的煙草銷售計劃。作為一個團(tuán)隊，這就需要進(jìn)行分工。首先營銷部門領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)建團(tuán)隊，建立營銷項目，根據(jù)部門員工的實(shí)際情況下發(fā)本部門的工作計劃，使員工能夠明確看到在每一步中自己的分工，提高員工的責(zé)任感。對于員工來說，在釘釘中及時提交工作日志，便于領(lǐng)導(dǎo)對自己工作進(jìn)行督查，這有助于提高員工的工作積極性，減少拖延現(xiàn)象的發(fā)生。

在煙草營銷中，還有一個重要的對象，那就是客戶。為了全面掌握、記錄與用戶的交流信息，可利用“簡道云”中的客戶管理系統(tǒng)，創(chuàng)建滿足煙草公司營銷部門需求的管理平臺。圖1是利用“簡道云”創(chuàng)建的推廣品牌進(jìn)銷存系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)對零售戶的進(jìn)銷存管理，更能真實(shí)反映市場對新品卷煙的認(rèn)可與否。

圖1是“烏鎮(zhèn)之戀”的銷售數(shù)據(jù)，第一利用表格展示了在香煙在不同地區(qū)的銷售情況，第二利用柱狀圖橫向比較了香煙的銷售額，統(tǒng)計信息非常明了、直觀，有利于銷售人員對不同市場進(jìn)行整體性的評估，方便銷售工作的進(jìn)行。簡道云還可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中的零售戶信息統(tǒng)計，包括每日零售店的進(jìn)貨量、銷售量以及庫存量。方便銷售人員及時聯(lián)系零售商，進(jìn)行補(bǔ)貨，增強(qiáng)銷售的主動性?？梢岳煤喌廊ギ嫵龈鞣N對比圖形，簡道云提供了柱形圖，折線圖，餅圖，面積圖，雷達(dá)圖和圓環(huán)圖這幾種常用的圖表，直觀的反應(yīng)不同地區(qū)的銷售狀況，有利用銷售人員了解某一品牌香煙在不同區(qū)域的銷售力和對客戶的吸引力，方便銷售人員及時調(diào)整銷售戰(zhàn)略，針對不同區(qū)域，投放相對有吸引力的品牌。

圖2是用“簡道云”定制的客戶登記管理表，包括回頭客、定點(diǎn)客戶等。這些功能使得客戶信息一目了然，方便營銷人員根據(jù)不同客戶的特點(diǎn)和需求，提供相應(yīng)的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)的個性化、差異化，增強(qiáng)客戶的牢固性和忠誠度，提高煙草公司的競爭力。簡道云在表單設(shè)計時提供十四種表單控件除了常用的單行文本，數(shù)字，地址等控件之外，簡道云還增加了子表單、掃描控件、GPS定位控件等，使用場景更廣泛。這樣的表單設(shè)計功能能夠基本滿足我們?nèi)粘９ぷ餍枨??？梢詫?shí)現(xiàn)EXCEL的導(dǎo)入導(dǎo)出，外鏈拓展（給表單加個標(biāo)記，追蹤數(shù)據(jù)來源），自定義查詢條件，數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)與聯(lián)動（用來對另一張表單中已經(jīng)錄入的數(shù)據(jù)，進(jìn)行直接調(diào)用或者有條件地調(diào)用。），還可以使用公式與函數(shù)，表單校驗(yàn)（即數(shù)據(jù)如果不滿足校驗(yàn)條件時，不允許提交）。

簡道在表單制作，報表設(shè)計，流程引擎等方面都很方便，實(shí)現(xiàn)了零編碼快速搭建應(yīng)用，按需定制，四兩撥千斤。能用的地方實(shí)在太多，如客戶管理，銷售數(shù)據(jù)上報，訂單管理，設(shè)備管理，庫存管理等。

五、總結(jié)

煙草公司辦公自動化對于減少職工工作量、提高職工工作效率、提升公司競爭力具有重要意義。本文主要介紹了“釘釘”這一辦公平臺的主要特點(diǎn)以及它在煙草行業(yè)中進(jìn)行應(yīng)用的可行性條件，最后介紹了“釘釘”在煙草公司中的應(yīng)用。煙草公司業(yè)務(wù)較為復(fù)雜，對辦公平臺有著極高的要求，而“釘釘”這一專業(yè)辦公平臺具有強(qiáng)大而豐富的功能，且定制門檻低，無需進(jìn)行編程的“簡道云”使釘釘更加具有可擴(kuò)展性、修改性和靈活性，這將為煙草公司實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的自動化以及辦公的規(guī)范化帶來極大的幫助，從而降低員工的工作量和出錯率，提高煙草企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，進(jìn)而提升煙草企業(yè)的競爭力。

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