文/田 偉 韓海濤Tian Wei Han Hai-tao

高校檔案館成績單翻譯工作改進(jìn)芻議

文/田 偉 韓海濤Tian Wei Han Hai-tao

Improvement of Transcript Translation in the College Archives

在經(jīng)濟(jì)全球化和教育國際化的時(shí)代背景下，高校檔案館成績單翻譯逐漸成為一項(xiàng)重要工作。為了解決當(dāng)前該項(xiàng)工作中存在的效率低下、被動(dòng)服務(wù)等問題，高校檔案館應(yīng)從管理和技術(shù)方面進(jìn)行改進(jìn)。研究表明，通過管理與技術(shù)兩方面的協(xié)調(diào)統(tǒng)一、共同進(jìn)步，將促進(jìn)該方面工作對大數(shù)據(jù)時(shí)代的適應(yīng)能力。

高校檔案；翻譯；檔案信息化；大數(shù)據(jù)

一、高校檔案館成績單翻譯存在的問題

（一）缺乏專門的信息系統(tǒng)支持

當(dāng)前有一部分高校檔案館開展翻譯工作仍采用填word模板的辦法，不是數(shù)據(jù)庫軟件，其很難完成簡單的數(shù)據(jù)處理任務(wù)，更不用說從中提取信息了，所以該方式的信息化水平極低，且該方式速度慢、格式敏感、出錯(cuò)率高。即使是有信息系統(tǒng)的高校檔案館，其用于成績單翻譯的信息系統(tǒng)也多開發(fā)于近十余年前，普遍存在以下問題：1.系統(tǒng)功能過于簡單、自動(dòng)化程度低；2.系統(tǒng)功能不能完全適應(yīng)當(dāng)前翻譯業(yè)務(wù)的現(xiàn)實(shí)要求；3.系統(tǒng)的操作方法與流程不完全符合當(dāng)今檔案館工作人員的使用習(xí)慣；4.系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方案不甚合理，在數(shù)據(jù)存儲等方面不符合數(shù)據(jù)庫優(yōu)化準(zhǔn)則；5.由于多數(shù)檔案館使用的信息系統(tǒng)并非自主開發(fā)，所以當(dāng)需要修改、升級、維護(hù)時(shí)，不能及時(shí)實(shí)現(xiàn)這些任務(wù)，造成系統(tǒng)適應(yīng)性不強(qiáng)；6.很多高校檔案館尚未與本校教務(wù)處等部門實(shí)現(xiàn)充分的電子數(shù)據(jù)交換。

（二）翻譯的準(zhǔn)確性、專業(yè)性不強(qiáng)

一些檔案學(xué)的相關(guān)研究中［1］已就如何準(zhǔn)確翻譯課程名、專業(yè)名等問題進(jìn)行了研究。而對于課程名的準(zhǔn)確翻譯，實(shí)際上還不完全是檔案館工作人員自身英語水平的問題，在很多情況下應(yīng)屬于專業(yè)英語翻譯的范疇，非本學(xué)科領(lǐng)域的人往往難以掌握某課程準(zhǔn)確的翻譯方法（例如“協(xié)同過濾”、“反滲透”等等）。因此翻譯不準(zhǔn)確的問題實(shí)際上是檔案館與各領(lǐng)域?qū)W者聯(lián)系不夠密切的問題。

（三）翻譯業(yè)務(wù)被動(dòng)服務(wù)、缺乏宣傳

相關(guān)研究指出，［2］很多高校的主要服務(wù)方式依然是被動(dòng)服務(wù)，坐等學(xué)生上門。很多檔案館并沒有主動(dòng)向廣大師生推介本館的翻譯服務(wù)，最多是在自己的網(wǎng)頁上介紹了翻譯業(yè)務(wù)的流程。然而，網(wǎng)上既有的流程說明未必能充分向大家表明本館該項(xiàng)業(yè)務(wù)的具體注意事項(xiàng)，且在實(shí)際中我們發(fā)現(xiàn)，即使是在需要來檔案館辦理業(yè)務(wù)的情況下，學(xué)生往往很難事先主動(dòng)瀏覽學(xué)校檔案館網(wǎng)站，而是習(xí)慣于“到了地方再問”的辦事模式。這些都造成了師生對檔案館翻譯業(yè)務(wù)的了解不夠。

二、改進(jìn)高校檔案館翻譯工作的策略

（一）完善檔案館翻譯工作制度體系

加強(qiáng)與各專業(yè)教師與專家的聯(lián)系，獲得各專業(yè)課程、專業(yè)名稱的準(zhǔn)確翻譯。專攻某領(lǐng)域的學(xué)者最了解本專業(yè)的“paper”中如何表述某一課程、某種概念和說法。因此，高校檔案館應(yīng)建立某種常態(tài)的、順暢的聯(lián)系機(jī)制，使得檔案館在翻譯工作中遇到翻譯困難的課程名稱時(shí)，能夠便捷聯(lián)系到該專業(yè)領(lǐng)域的教師學(xué)者，確定該課程在業(yè)界準(zhǔn)確的外語表達(dá)方法。通過這種聯(lián)系機(jī)制從整體上提高翻譯水平。對翻譯業(yè)務(wù)開展前置宣傳，與學(xué)生工作相結(jié)合。前文分析指出，對于使師生廣泛了解檔案館翻譯業(yè)務(wù)而言，僅在在網(wǎng)站上公布業(yè)務(wù)流程并不夠。因此應(yīng)當(dāng)圍繞該項(xiàng)業(yè)務(wù)開展前置宣傳，正如研究中指出的要進(jìn)行“校園培訓(xùn)”。［2］

（二）提升檔案館翻譯工作信息化水平

1. 獲取成績檔案的電子數(shù)據(jù)源

高校檔案館實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)包括兩點(diǎn)：其一，打破部門條塊分割，與本校教務(wù)等部門密切聯(lián)系，從本校信息系統(tǒng)中獲取成績電子數(shù)據(jù)源。獲取的方式有多種：如獲得教務(wù)系統(tǒng)訪問接口、從教務(wù)系統(tǒng)獲得成績導(dǎo)出表、獲準(zhǔn)訪問教務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫、整合各部門信息系統(tǒng)等等，可根據(jù)本校具體實(shí)際實(shí)施。其二，在檔案館自身庫存紙質(zhì)成績單掃描為數(shù)字化圖像的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對其OCR技術(shù)的研發(fā)，將紙質(zhì)成績單轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)庫。

2. 高校檔案館應(yīng)根據(jù)自身翻譯工作的特色及需求自主開發(fā)成績單翻譯系統(tǒng)

相對于直接使用現(xiàn)成軟件或第三方開發(fā)，自主開發(fā)軟件的優(yōu)點(diǎn)和意義在于：第一，提高檔案館翻譯工作的自動(dòng)化程度、減少日常工作所需的工時(shí)消耗；第二，通過軟件保障翻譯工作的正確性和規(guī)范性。軟件的本質(zhì)是將館內(nèi)優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)和規(guī)范流程，以計(jì)算機(jī)程序的形式記錄下來并自動(dòng)“重復(fù)播放”，相當(dāng)于將正確的做法“固化”在日常工作中；第三，通過自主研發(fā)軟件可使檔案館掌握相關(guān)技術(shù)，使所用的軟件系統(tǒng)適應(yīng)本館業(yè)務(wù)要求并對用戶透明，便于日常維護(hù)以及隨業(yè)務(wù)變動(dòng)對其進(jìn)行改進(jìn)和提升；第四，通過軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的數(shù)據(jù)庫化，為學(xué)校決策部門今后數(shù)據(jù)挖掘、支持決策等應(yīng)用提供保障。

▲圖1 高校檔案館成績單翻譯數(shù)據(jù)庫E-R

3. 適應(yīng)檔案館翻譯業(yè)務(wù)的系統(tǒng)框架

目前，本校檔案館在開發(fā)專門成績單翻譯系統(tǒng)方面已經(jīng)進(jìn)行的主要工作包括：基于自身翻譯業(yè)務(wù)分析，給出成績單翻譯業(yè)務(wù)涉及的實(shí)體-關(guān)系圖（ER圖）模型。（如圖1所示）

圖中反映的是當(dāng)前本校檔案館翻譯業(yè)務(wù)所面對的學(xué)生學(xué)習(xí)的實(shí)際情況，例如同樣的課程由不同的學(xué)生學(xué)習(xí)，其學(xué)分會有所不同，故將學(xué)分作為“學(xué)習(xí)”聯(lián)系的屬性等。該ER圖中所涉及的實(shí)體都是需要出現(xiàn)在本校翻譯成績單之上的元素，需本檔案館自己存儲這些數(shù)據(jù)。通過該ER圖實(shí)現(xiàn)翻譯軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的概念設(shè)計(jì)。

在此將ER圖轉(zhuǎn)化為關(guān)系模式的原則包括：將“1”方主鍵納入“N”方實(shí)體；“1對1”的“翻譯”聯(lián)系的“中文方”主鍵統(tǒng)一納入“英文名”方實(shí)體為一個(gè)關(guān)系模式。以上五個(gè)關(guān)系模式的定義確定了軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲的基本模式。在這五個(gè)關(guān)系模式中，“學(xué)生成績”是核心的數(shù)據(jù)存儲模式，其余的四個(gè)模式都可視作是對該模式信息的補(bǔ)充說明。每個(gè)關(guān)系模式在翻譯系統(tǒng)中被設(shè)計(jì)為一個(gè)數(shù)據(jù)表。檔案館用戶一般日常輸入或?qū)氤煽冃畔⒌臄?shù)據(jù)表是“學(xué)生”和“學(xué)生成績”兩個(gè)表：將“學(xué)生”作為父表、“學(xué)生成績”作為子表，通過數(shù)據(jù)庫軟件的數(shù)據(jù)記錄指針聯(lián)動(dòng)功能傳遞信息。其余三個(gè)數(shù)據(jù)表作為背景信息輔助數(shù)據(jù)表。

▲圖2 “學(xué)生”數(shù)據(jù)表函數(shù)依賴分析

由邏輯設(shè)計(jì)得出的數(shù)據(jù)表一般應(yīng)盡可能提高其范式等級，以消除數(shù)據(jù)冗余、操作異常等現(xiàn)象，但也要兼顧業(yè)務(wù)實(shí)際意義和控制系統(tǒng)數(shù)據(jù)表總數(shù)量等因素。本系統(tǒng)所建立的五個(gè)數(shù)據(jù)表（關(guān)系模式）中，“課程”、“專業(yè)”、“校長”數(shù)據(jù)表可以達(dá)到3NF，甚至是BCNF。對于“學(xué)生成績”數(shù)據(jù)表，以“學(xué)號”+“課程名”為主鍵的情況下，不存在非主碼對主鍵的部分依賴和傳遞依賴，故此數(shù)據(jù)表可以達(dá)到3NF。但在本校實(shí)際軟件系統(tǒng)中不宜定義“學(xué)號”+“課程名”為該表主鍵，這是由于成績數(shù)據(jù)表在實(shí)際使用中有可能出現(xiàn)學(xué)號與課程名相同的若干條記錄，這表示一個(gè)學(xué)生在不同的學(xué)期學(xué)習(xí)了相同的課程。從這個(gè)意義上講，成績表的主鍵應(yīng)當(dāng)是“學(xué)號”+“課程名”+“學(xué)期”。這與數(shù)據(jù)庫教科書上經(jīng)典范例不同，是出于對檔案實(shí)際業(yè)務(wù)的分析結(jié)論。此時(shí)該表所有函數(shù)依賴左部都包含侯選碼，故其屬于BCNF。對于“學(xué)生”數(shù)據(jù)表，其函數(shù)依賴關(guān)系如圖2所示。

以“學(xué)號”作為主鍵的情況下，“學(xué)生”數(shù)據(jù)表中存在非主屬性對主鍵的傳遞依賴，因此該數(shù)據(jù)表最多達(dá)到2NF。之所以沒有進(jìn)一步分解該表以提升其范式等級，是出于實(shí)際應(yīng)用的考慮。若系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)表過多，對其運(yùn)行開銷、系統(tǒng)可靠性等方面會有不利影響。而“學(xué)生”數(shù)據(jù)表在只能達(dá)到2NF的情況下，會存在數(shù)據(jù)冗余、數(shù)據(jù)一致性不能保證等問題。為改善這些問題，可在系統(tǒng)代碼設(shè)計(jì)層面上采取事件觸發(fā)自動(dòng)填寫等舉措保障正確性，如在輸入表單中加入“畢業(yè)時(shí)間—校長名”的自動(dòng)填寫功能等。

在以上概念設(shè)計(jì)、邏輯設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上，我們提出一種翻譯系統(tǒng)，由構(gòu)成系統(tǒng)的用戶操作、數(shù)據(jù)流動(dòng)和系統(tǒng)功能邊界組成。特別是將用戶操作抽象建模，描述出檔案館翻譯信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具有的簡潔操作模式。依據(jù)此，用戶可以三種方式實(shí)現(xiàn)成績單翻譯：一、全導(dǎo)入：通過成績信息電子數(shù)據(jù)源直接導(dǎo)入成績信息；二、半導(dǎo)入：先制作可導(dǎo)入表再向系統(tǒng)輔助導(dǎo)入；三、全輸入：用戶向翻譯系統(tǒng)逐條輸入成績信息?？蚣苤?，全導(dǎo)入是“最理想”的制作過程，最能體現(xiàn)本文所述檔案館自主開發(fā)翻譯系統(tǒng)和獲取電子數(shù)據(jù)源的優(yōu)勢和意義。

三、小結(jié)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案服務(wù)，要求檔案管理與檔案技術(shù)的和諧統(tǒng)一、共同進(jìn)步。本文以高校檔案館成績單翻譯工作改進(jìn)為切入點(diǎn)，對如何從管理與技術(shù)兩方面系統(tǒng)性提升高校檔案館在大數(shù)據(jù)時(shí)代某一方面業(yè)務(wù)水平的問題進(jìn)行了探討，提出的工作改進(jìn)方法、系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案和系統(tǒng)框架模型，面向具體的工作實(shí)際，既針對本校實(shí)際情況，又對其他檔案館該類業(yè)務(wù)具有借鑒意義。

（本文是2014年度國家檔案局科技項(xiàng)目“大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館服務(wù)創(chuàng)新與發(fā)展趨勢研究”系列成果之一，項(xiàng)目編號：2014-X-16）

（責(zé)任編輯：閻海燕）

［1］ 王超.做好學(xué)生成績檔案翻譯利用工作的對策［J］. 蘭臺世界，2006，（7）.

［2］王玉玲. 高校檔案機(jī)構(gòu)職能延伸的困境與出路［J］.檔案學(xué)通訊， 2013，（2）.

G275

A

1005-9652（2016）04-0053-03

田 偉（1982—），男，天津人，天津工業(yè)大學(xué)檔案館館員，博士。

韓海濤（1960—），男，遼寧錦州人，天津工業(yè)大學(xué)檔案館館長，教授。