張曉麗 呂艷麗

摘 要：檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，在檔案管理現(xiàn)代化過程中還存在著檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低，缺乏高級管理專業(yè)人員，檔案管理投入不足等問題。需要通過加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，加強(qiáng)復(fù)合型人才培養(yǎng)，加大檔案現(xiàn)代化管理的投入等手段實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備的廣泛應(yīng)用，大量電子文件應(yīng)運(yùn)而生，無紙化辦公的步伐日益加快，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展對檔案管理無疑提出了新的課題。如何運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段建立起支持檔案信息存貯、處理和傳輸?shù)母咝实臋n案信息管理系統(tǒng)已成為擺在廣大檔案工作者面前的一項(xiàng)重大課題。要求以現(xiàn)代化科學(xué)管理為指導(dǎo)，應(yīng)用現(xiàn)代的管理方法和手段，充分采用先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動性、積極性、創(chuàng)造性，對檔案管理的傳統(tǒng)方法和做法進(jìn)行改革，使檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、定量化、信息化、智力化的現(xiàn)代化管理。

1 檔案管理工作面臨的問題

第一，知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進(jìn)一步擴(kuò)大。以為檔案是經(jīng)濟(jì)形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點(diǎn)永遠(yuǎn)都不會改變。在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以，信息屬性已成為知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機(jī)讀、光盤、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，新的載體形式將會不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關(guān)系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學(xué)、合理。

第二，依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，知識經(jīng)濟(jì)將推動檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。知識經(jīng)濟(jì)是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)智能化、信息化、高級化的結(jié)果。先進(jìn)和技術(shù)設(shè)備是知識經(jīng)濟(jì)的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段。沒有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，任何思想和技術(shù)方法都無法落于實(shí)處。當(dāng)今社會，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備已運(yùn)用于社會生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域。檔案工作也是如此。計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計(jì)和檢索；微縮技術(shù)在檔案的保管方面具有十分重要的意義……總之，計(jì)算機(jī)、光盤、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)、微縮復(fù)制技術(shù)的普遍應(yīng)用將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，使之進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列。

第三，知識經(jīng)濟(jì)將為檔案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識經(jīng)濟(jì)不僅意味著知識的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，它更代表著先進(jìn)的、科學(xué)的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經(jīng)濟(jì)更需要增強(qiáng)開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學(xué)術(shù)自由精神。更需要引進(jìn)圖書館學(xué)，情報(bào)學(xué)的相關(guān)理論，加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，調(diào)整供求關(guān)系，加強(qiáng)定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結(jié)合。

第四，知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對檔案工作者的素質(zhì)將提出更高的要求。選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬攀侵R經(jīng)濟(jì)時(shí)代的核心內(nèi)容。實(shí)質(zhì)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案人員要具備較高的專業(yè)知識、自然科學(xué)知識和相關(guān)應(yīng)用知識。這樣，才能使先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、管理方法和優(yōu)秀人才結(jié)合起來，發(fā)揮出最大的效能泥腿動檔案事業(yè)發(fā)展。

2 加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)措施

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對于那些建館時(shí)間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會所用。而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

2、分級次著錄，省時(shí)省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引。而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4、要加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育

加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)。要注意加強(qiáng)檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉(zhuǎn)換意識。提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，獲取檔案信息技術(shù)和設(shè)施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的效益功能。

5、要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計(jì)算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。以為對于雜亂無章沒有系統(tǒng)整理的檔案，計(jì)算機(jī)是無法進(jìn)行管理的，即使可以管理也會因運(yùn)算程序的復(fù)雜化而使其效率大大降低。因此，要適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

6、要強(qiáng)化服務(wù)意識，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來。做到知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機(jī)關(guān)檔案工作整體水平的同時(shí)，要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜，在注重國有經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作的同時(shí)，把非公有制經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作納入服務(wù)范疇。

7、培養(yǎng)一批高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才

要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，有懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟(jì)的到來做好充分的準(zhǔn)備。

3 結(jié)束語

綜上所述，隨著社會信息化、數(shù)字化進(jìn)程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟(jì)活動的戰(zhàn)略資源。與此同時(shí)，信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用使檔案數(shù)字化建設(shè)提上了日程，給檔案工作帶來了新的契機(jī)。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)也是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

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