文/泉州市第一醫(yī)院 黃艷

現(xiàn)代化醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理的研究

文/泉州市第一醫(yī)院 黃艷

現(xiàn)代化醫(yī)院繼續(xù)教育檔案的研究和建立，是我院目前檔案管理工作的重要研究內(nèi)容之一，也是我院醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育檔案管理和工作的迫切需要。本文通過對醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育檔案信息化的研究，結(jié)合實(shí)際，希望能取得一定的效果。

現(xiàn)代化；醫(yī)院繼續(xù)教育檔案；管理；研究

現(xiàn)代化醫(yī)院的繼續(xù)教育檔案信息化工作是我院繼續(xù)教育管理工作的一項(xiàng)重要研究內(nèi)容，也是目前我院檔案管理中正致力于開展的工作。繼續(xù)教育檔案管理和信息化建設(shè)是醫(yī)院的檔案管理工作，以醫(yī)院繼續(xù)教育為研究對象，利用先進(jìn)的信息技術(shù)為依托，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)手段為幫助，以及合理的檔案管理，繼續(xù)教育管理學(xué)，醫(yī)學(xué)和信息管理學(xué)等理論知識來指導(dǎo)管理工作。對各類在醫(yī)院在日常工作及繼續(xù)教育中的文件原材料，包括所有相關(guān)文件；醫(yī)務(wù)人員援外、援疆、進(jìn)修外出學(xué)習(xí)等證明；碩士研究，博士研究期間在讀證明及文憑；繼續(xù)教育學(xué)分證書等，進(jìn)行一個(gè)完整收集，整理合理，規(guī)范保管，有效研究和開發(fā)利用的過程。為了使醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理規(guī)范化，接收、存儲和使用信息技術(shù)的融合便利和信息，從而更好地提高了醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理工作，現(xiàn)在，對我院繼續(xù)教育檔案管理工作進(jìn)行實(shí)際分析。

一、醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)具有現(xiàn)實(shí)意義

醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)不斷發(fā)展。泉州市第一醫(yī)院是一所融醫(yī)療，科研，教學(xué)，康復(fù)和預(yù)防保健為一體的大型公立三級甲等綜合性醫(yī)院，承擔(dān)了泉州大部分突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急救援關(guān)鍵任務(wù)，服務(wù)范圍覆蓋泉州及周邊地區(qū)。2015年門診量153萬人次，出院病人78000人次，手術(shù)病人35000例次，開放2106張床位，其中1069張?jiān)跂|街院區(qū)，1037張?jiān)诔菛|院區(qū)。在編制員工2752人，其中高級職稱336人，中級職稱603人；擁有博士，碩士318人；擁有國家級學(xué)術(shù)團(tuán)體常委、委員15人，省級學(xué)術(shù)團(tuán)體主委、副主委、常委59人。

為適應(yīng)醫(yī)院和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，也應(yīng)該給予醫(yī)院繼續(xù)教育檔案有效的關(guān)注。醫(yī)院的繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)，及時(shí)和有效的提供信息，及時(shí)滿足醫(yī)院繼續(xù)教育的需要。隨著國民經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)瞬息萬變，搭建一個(gè)單位的科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展平臺和信息化建設(shè)，已成為部門發(fā)展現(xiàn)代化的一個(gè)重要標(biāo)志。醫(yī)院繼續(xù)教育檔案信息化建設(shè)，已成為繼續(xù)教育提高工作效率，創(chuàng)新的重要途徑。特別是醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育檔案是醫(yī)院醫(yī)護(hù)教育工作的可貴財(cái)富、原始材料，為今后繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育的工作發(fā)展提供更有意義的參考價(jià)值，可供未來查閱和借鑒。醫(yī)院檔案繼續(xù)教育信息化建設(shè)，推進(jìn)繼續(xù)教育工作，同時(shí)也有效地塑造繼續(xù)教育管理部門的新形象。

醫(yī)院繼續(xù)教育檔案信息化建設(shè)可以滿足工作自身發(fā)展的需要，我院2013年全院醫(yī)、技、藥初級職稱436人，中、高級職稱369人，繼續(xù)教育學(xué)分檔案805份，經(jīng)泉州市衛(wèi)計(jì)委、市人社局驗(yàn)證，學(xué)分達(dá)標(biāo)率100%；2014年全院醫(yī)、技、藥初級職稱333人，中、高級職稱385人，繼續(xù)教育學(xué)分檔案718份，經(jīng)泉州市衛(wèi)計(jì)委、市人社局驗(yàn)證，學(xué)分達(dá)標(biāo)率100%。但目前我院在學(xué)分登記、驗(yàn)證過程中主要采用的是手工登記和整理，所以一般要耗費(fèi)2～3個(gè)月的時(shí)間，工作效率比較低下。為了從根本上解決問題，只有采取提高繼續(xù)教育學(xué)分登記和驗(yàn)證效率的辦法，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化管理水平。

通過實(shí)現(xiàn)繼續(xù)教育學(xué)分檔案的信息化管理工作，才能從人手上、物資上和經(jīng)濟(jì)上以及空間上和工具上解放出來，才能有效利用和節(jié)約。平時(shí)在醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育檔案管理中，單純?nèi)斯げ僮鞣浅┈?。每年醫(yī)、技、藥人員晉升、晉級都要來借走繼續(xù)教育學(xué)分檔案；在進(jìn)行繼續(xù)教育檔案驗(yàn)證中，要進(jìn)行檔案的運(yùn)送、統(tǒng)計(jì)、歸檔工作，只有有效地對繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案采用信息化管理，才能快速提高工作效率，為醫(yī)、技、藥人員提供更好的服務(wù)，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育檔案的開發(fā)和利用。

二、醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)的舉措

（一）組織和管理。我院成立了以院長為組長的繼續(xù)教育領(lǐng)導(dǎo)小組，成立了專門職能科室科研教學(xué)科，由此形成了完整的管理體系。此外。根據(jù)上級要求，結(jié)合我院繼續(xù)教育檔案管理的實(shí)際情況，不斷完善、及時(shí)更新制定了一系列規(guī)章制度，具體包括：繼續(xù)教育學(xué)分檔案管理辦法、繼續(xù)教育學(xué)分登記獎(jiǎng)懲辦法等，并以此為依據(jù)來指導(dǎo)和落實(shí)各項(xiàng)醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育檔案管理工作。

（二）增加資金投入。我院聘請專業(yè)的軟件工程師來研發(fā)醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育信息化管理的系統(tǒng)，并加強(qiáng)繼續(xù)教育檔案管理人員的培訓(xùn)。我院讓繼續(xù)教育檔案管理人員去省市參加專門的檔案培訓(xùn)和信息化管理培訓(xùn)，每年每人不少于90學(xué)時(shí)。通過努力，管理水平和檔案專業(yè)水平明顯提高。

（三）落實(shí)管理制度和評價(jià)客觀化。根據(jù)上級文件的要求，結(jié)合我院平時(shí)的實(shí)際工作，制定建設(shè)了一系列的相關(guān)繼續(xù)教育檔案管理信息化的管理制度和措施；配備了專職部門與專職管理人員，在抓制度建設(shè)的同時(shí)，著重抓落實(shí)。

1.繼續(xù)教育學(xué)分檔案信息化管理，OA辦公工作處理的自動化，可提高工作的效率，工作流程可追溯，節(jié)省后勤的運(yùn)送成本，規(guī)范醫(yī)院的管理，促進(jìn)醫(yī)院的信息化，增強(qiáng)管理層的監(jiān)控能力。

2.OA系統(tǒng)的下一步工作計(jì)劃：（1）完成各科室繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育工作流程的搭建。計(jì)劃用一個(gè)月的時(shí)間通過各職能科室的配合，完成醫(yī)院基礎(chǔ)檔案工作流程單的設(shè)計(jì)以及工作流程的建立。目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的是信息科、人事科、院辦的部分工作流程的設(shè)計(jì)，下一步計(jì)劃完成科研教學(xué)科、總務(wù)科和設(shè)備科等職能科室的檔案工作流程的搭建工作；（2）收集科室意見，修改系統(tǒng)功能。完成工作委托，對工作進(jìn)行委托，完成短信組件功能，推進(jìn)工作短信通知，完成OA界面的修改，推進(jìn)OA的使用；（3）計(jì)劃對全院職工進(jìn)行培訓(xùn)，讓全院職工進(jìn)一步了解繼續(xù)醫(yī)學(xué)檔案信息化管理的好處，以便讓他們能夠在實(shí)際工作中能夠積極配合；（4）OA二期以及三期的組件，繼續(xù)教育檔案管理，數(shù)據(jù)分析與決策平臺，綜合信息平臺等，全院重視醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育檔案信息化建立。

三、存在的差距與不足

我院的信息系統(tǒng)在三級甲等醫(yī)院里面是很差的。我們的HQMS、臨床路徑、抗菌藥物軟件、醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育檔案信息化建設(shè)和其他醫(yī)院相比都是有很大的差距的。我們要充分和及時(shí)認(rèn)識到自身的差距，這主要和醫(yī)院的管理、大家的共識有關(guān)，認(rèn)識到醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院管理中的必要性，認(rèn)識到醫(yī)院建設(shè)的四大支柱：擁有優(yōu)秀技術(shù)的人才；具有現(xiàn)代化的醫(yī)療設(shè)備；適宜的醫(yī)院文化以及先進(jìn)的信息系統(tǒng)認(rèn)識到及早介入和盡早使用信息化管理，我們要改變觀念，重視信息化管理的建設(shè)。臨床、醫(yī)技、職能等有關(guān)科室都要盡早介入和使用信息化管理。同時(shí)，醫(yī)學(xué)檔案信息化管理中還存在一些問題。

（一）信息科和科研教學(xué)科內(nèi)人員配備不足。特別是具有開發(fā)軟件能力的工程師非常缺乏，具有專職檔案管理的工作人員也不夠?！按箦侊垺敝贫葘?dǎo)致部分工作人員積極性不高，并且全院醫(yī)護(hù)人員的繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理使用的應(yīng)用系統(tǒng)多而雜。

（二）服務(wù)器的問題和改進(jìn)。我院的各服務(wù)器已經(jīng)運(yùn)行了多年，對日益增長的數(shù)據(jù)量和業(yè)務(wù)量已經(jīng)不堪重負(fù)，系統(tǒng)反應(yīng)慢，造成低效率的現(xiàn)象；有很大一部分應(yīng)用服務(wù)器是單擊運(yùn)行，根本達(dá)不到規(guī)定的安全、穩(wěn)定和有保障的運(yùn)行。為了改變現(xiàn)狀，打算做出以下的改進(jìn)措施：信息系統(tǒng)的整合，建設(shè)以HLT和IHE為基礎(chǔ)的交換平臺，梳理所有業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，基本實(shí)現(xiàn)全閉環(huán)的信息管理；OA系統(tǒng)的拓張，在已經(jīng)建立的OA平臺上，繼續(xù)拓展辦公管理平臺；院內(nèi)無線網(wǎng)絡(luò)的架設(shè)；開展東街院區(qū)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的改造；信息化安全等級的保護(hù)；嘗試更大范圍開展院企合作開發(fā)模式；網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方便醫(yī)學(xué)教育管理服務(wù)等等。信息化建設(shè)，我院長期滯后，從各級評審工作就可以看出來。因此，通過對現(xiàn)代化醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理的研究，規(guī)范工作流程和開發(fā)相關(guān)軟件，加強(qiáng)思想認(rèn)識，節(jié)約消耗，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高效率的檔案管理辦公。